Sekretaris Adalah: Tugas, Fungsi, dan Kemampuan

By Loker Pintar Last updated Jan 10, 2023 280

Sekretaris Adalah: Tugas, Fungsi, dan Kemampuan | Ada banyak posisi dan perusahaan yang setiap harinya membuka lowongan pekerjaan. Sekretaris menjadi salah satu posisi yang banyak ditawarkan. Kabarnya posisi ini menjadi pekerjaan impian bagi kebanyakan orang.

Sekretaris adalah seseorang yang memiliki peran penting dalam lingkup kelas di sekolah atau skala besar perusahaan.

Mereka bertugas membantu kelancaran bisnis atau organisasi dengan mengelola dokumen, mengatur jadwal, dan melakukan komunikasi dengan klien atau stakeholder.

Tugas dan tanggung jawab sekretaris bervariasi tergantung pada tingkat tanggung jawab dan jenis organisasi tempat mereka bekerja.

Namun, tugas utama sekretaris adalah mengatur dan mengelola dokumen, mengatur jadwal, dan melakukan komunikasi dengan klien atau stakeholder.

Lantas tahukah anda bagaimana pekerjaan dan tugas sekretaris? Yuk simak ulasan tentang pekerjaan tersebut disini.

Sekretaris Adalah…

Rasanya kata “sekretaris” sudah tidak asing untuk didengar. Tahukah kamu bahwa sekretaris berasal dari bahasa latin? “Secretum” menjadi kata awal yang juga menggambarkan bagaimana tugas seorang sekretaris.

Secretum artinya rahasia sehingga maknanya seorang sekretaris akan bersinggungan dengan hal hal yang penting dan terkait dengan kondisi perusahaan.

Sekretaris adalah profesi yang memiliki peran penting dalam kelancaran bisnis atau organisasi. Tugas utama sekretaris adalah mengelola dokumen, mengatur jadwal, dan mengelola data organisasi.

Selain itu, sekretaris juga harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, terutama dalam menangani telepon dan surat menyurat, serta mampu berkomunikasi dengan baik dengan klien, stakeholder, dan anggota staf lainnya.

Kemampuan lain yang harus dimiliki sekretaris adalah kemampuan organisasi yang baik, kemampuan menggunakan komputer, integritas yang tinggi, sikap profesional, kemampuan multitasking, kemampuan problem solving, kemampuan bekerja di bawah tekanan, dan kemampuan beradaptasi.

Mereka harus dapat dipercaya untuk mengelola dokumen penting dan informasi rahasia dengan baik.

Posisi sekretaris harus diisi oleh orang yang mampu menjaga rahasia. Mereka memiliki fungsi untuk membantu pimpinan menangani segala permasalahan yang ada.

Tidak heran apabila sekretaris banyak mengetahui rahasia bisnis yang berjalan. Posisi ini juga harus dipegang oleh orang yang cepat dan tanggap.

Tugas Sekretaris

Beberapa tugas sekretaris adalah sebegai berikut:

1. Menyiapkan Berkas Rapat

Pimpinan perusahaan pastinya memiliki segudang kegiatan. Sudah menjadi kewajiban dan tugas sekretaris untuk menyiapkan segala dokumen dengan baik dan benar.

Dalam melaksanakan tugasnya, sekretaris dituntut untuk cermat dan teliti. Jangan sampai berkas yang akan dipakai rapat hilang atau rusak. Hal tersebut tentu akan menghambat dan bisa berakibat fatal.

Selain itu ketepatan waktu juga menjadi hal yang wajib bagi seorang sekretaris. Mengikuti setiap kegiatan pimpinan tidak boleh terlambat.

Bahkan sekretaris harus bersiap terlebih dahulu dibandingkan dengan pimpinan. Mengecek berbagai file hingga kesiapan fasilitas menjadi tanggung jawab yang wajib dilakukan.

2. Mengembangkan Dan Menerapkan Prosedur Kantor

Sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan biasanya menerima perintah langsung dari atasan untuk menyampaikan peraturan terkait dengan aturan kerja pegawai yang lain.

Hendaknya sekretaris mencatat apa saja yang diminta oleh pimpinan. Setelah itu tugas sekretaris harus menyampaikan peraturan tersebut kepada divisi yang lain.

Sekretaris tetaplah bagian dari pegawai sehingga mereka harus turut menerapkan aturan yang berlaku. Tidak hanya sebagai pengantar pesan, sekretaris juga harus ikut mematuhi setiap ketentuan yang ada.

Meskipun bertugas menyampaikan, bukan berarti sekretaris bisa lepas dari peraturan yang berlaku untuk seluruh karyawan perusahaan.

3. Menjaga File Penting Perusahaan

Mencatat hasil rapat menjadi salah satu pekerjaan yang akan dilakukan oleh seorang sekretaris. Catatan itu akan menjadi berkas yang sangat berharga karena didalamnya memuat berbagai informasi yang penting.

Sudah menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menjaga keberadaan berkas tersebut. Jangan sampai hilang atau tersebar kepada pihak lain.

Di ruang sekretaris biasanya terdapat sebuah komputer. Alat tersebut dapat digunakan untuk menyimpan berbagai berkas yang ada. Meskipun mencatat di kertas lebih mudah, bukan berarti cara ini jauh lebih aman.

Lebih baik pindahkan file dalam bentuk digital agar tidak mudah hilang. Selain komputer, sekretaris dapat mencatat rapat menggunakan laptop.

Laptop menjadi device yang paling banyak dipilih. Langkah ini dianggap lebih praktis ketimbang sekretaris harus mencatat secara manual.

Oleh karena itu, salah satu kemampuan wajib bagi sekretaris adalah mampu menggunakan ms word dengan baik. Sekretaris juga harus memiliki wawasan yang luas terkait dengan teknologi.

4. Menulis Memo Dan Surat

Surat menyurat menjadi salah satu bagian yang tidak terpisahkan dalam sebuah bisnis. Klien atau sesame pebisnis biasa mengirimkan surat untuk memberikan kabar perkembangan proyek yang sedang dijalankan.

Sudah menjadi kewajiban sekretaris untuk menyimpan berbagai surat tersebut. Selain itu mereka juga harus mahir menulis surat sesuai dengan perintah atasan.

Melihat hal tersebut sudah tidak heran apabila sekretaris harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Tidak hanya secara verbal, mereka harus bisa menyusun kalimat dengan baik dan benar.

Kalimat yang tidak padu ditakutkan akan membuat klien bingung dengan maksud yang hendak disampaikan.

5. Mengatur Konferensi Atau Pertemuan

Pekerjaan, gaji, fungsi dan tugas sekretaris sudah menjadi informasi dasar yang wajib diketahui sebelum kamu memilih posisi tersebut.

Salah satu tugas berat yang harus dilakukan sekretaris adalah mempersiapkan pertemuan atau konferensi yang akan diadakan oleh pimpinan. Jangan sampai nama perusahaan rusak karena pertemuan yang berantakan.

Mulai dari venue hingga hidangan atau jamuan tamu menjadi tanggung jawab sekretaris. Tentu mereka juga harus mampu melayani atasan dengan menjadi notulensi yang baik.

Tidak jarang sekertaris akan diminta untuk presentasi terkait dengan materi yang akan disampaikan oleh atasan. Hal tersebut menjadi salah satu tantangan yang harus dijalankan oleh sekretaris.

6. Melakukan Tugas Administrative Seperti Arsip Dan Fotokopi

Selain berhubungan dengan surat menyurat, sekretaris juga biasa diminta oleh pimpinan untuk memfotokopi sebuah berkas. Bisa saja berkas tersebut adalah dokumen penting sehingga sudah menjadi kewajiban mereka untuk menjaganya dengan baik. Berhati hati menjadi tugas utama mereka. Tidak heran apabila seorang sekretaris harus teliti dan cermat.

Kisaran gajinya yang bisa menyentuh angka belasan juta menjadi alasan posisi ini sangat diminati. Selain itu tampaknya pekerjaan sebagai sekretaris dianggap sebagai pekerjaan yang elit.

Meskipun begitu, siapa sangka jika posisi ini tidak mudah untuk dilakukan. Sekertaris menjadi bagian penting dalam perusahaan sehingga tidak heran apabila proses seleksinya cukup ketat.

Fungsi Sekretaris

Fungsi sekretaris bervariasi tergantung pada tingkat tanggung jawab dan jenis organisasi tempat mereka bekerja, namun beberapa tugas utama sekretaris adalah:

1. Menyiapkan Dokumen

Menyiapkan dokumen seperti surat-surat, laporan, dan presentasi. Ini termasuk mengetik, mengedit, dan mencetak dokumen sesuai kebutuhan. Sekretaris juga harus memiliki kemampuan memformat dokumen dengan baik agar terlihat profesional.

2. Menyiapkan Acara

Menyiapkan kegiatan-kegiatan seperti konferensi, seminar, dan acara-acara lainnya. Ini termasuk mengatur venue, menyiapkan materi presentasi, dan mengatur catering. Sekretaris juga harus memastikan bahwa semua persiapan terselesaikan tepat waktu.

3. Menyiapkan Perjalanan Bisnis

Mengatur perjalanan bisnis termasuk menyiapkan tiket pesawat, akomodasi, dan lain-lain. Sekretaris harus memastikan bahwa semua persiapan perjalanan terselesaikan dengan tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan pejabat atasan.

4. Menyiapkan Pertemuan

Menyiapkan ruangan rapat, mengatur makanan dan minuman, dan mengatur agendanya. Sekretaris harus memastikan bahwa semua persiapan pertemuan terselesaikan dengan baik, termasuk menyiapkan dokumen yang diperlukan dan mengirimkan pengingat kepada peserta rapat.

5. Mengelola Keuangan

Menyiapkan laporan keuangan, mengelola pemasukan dan pengeluaran, dan mengelola anggaran. Sekretaris harus memiliki pemahaman yang baik tentang keuangan organisasi dan harus mampu menyiapkan laporan keuangan yang akurat.

6. Mengelola Sumber Daya Manusia

Menyiapkan kontrak kerja, mengelola data karyawan, dan mengelola sistem gaji dan tunjangan. Sekretaris harus memiliki pemahaman yang baik tentang peraturan dan regulasi yang berlaku dalam organisasi terkait dengan sumber daya manusia.

Apa Saja Kemampuan Sekretaris?

Berikut ini adalah beberapa kemampuan yang perlu dimiliki seorang sekretaris:

1. Kemampuan Organisasi yang Baik

Sekretaris harus mampu mengelola dokumen dan jadwal dengan tepat. Ini termasuk menyimpan, mengatur, dan mengakses dokumen penting organisasi serta menyusun jadwal rapat, perjalanan bisnis, dan kegiatan lainnya. Sekretaris harus memiliki sistem penyimpanan yang teratur dan efisien untuk mengelola dokumen penting.

2. Kemampuan Komunikasi yang Baik

Sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dengan klien, stakeholder, dan anggota staf lainnya.

Mereka harus memiliki kemampuan mendengarkan yang baik untuk memahami kebutuhan orang lain dan memberikan solusi yang tepat.

Selain itu, sekretaris harus mampu menangani telepon dan surat menyurat dengan baik, serta memiliki kemampuan bertatap muka yang baik.

3. Kemampuan Menggunakan Komputer

Sekretaris harus mampu menggunakan program-program perkantoran seperti Microsoft Office untuk mengelola dokumen, menyiapkan presentasi, dan mengirim surat menyurat.

Kemampuan menggunakan program-program ini akan membantu sekretaris dalam mengelola dokumen, mengatur jadwal, dan mengatur data organisasi dengan lebih efisien.

4. Integritas yang Tinggi

Sekretaris harus memiliki integritas yang tinggi dan menjaga kerahasiaan informasi. Mereka harus dapat dipercaya untuk mengelola dokumen penting dan informasi rahasia dengan baik.

Ini penting untuk menjaga kepercayaan klien, stakeholder, dan anggota staf lainnya terhadap organisasi.

5. Sikap Profesional

Sekretaris harus memiliki sikap yang profesional dan ramah kepada klien, stakeholder, dan anggota staf lainnya.

Mereka harus mampu menjaga kedisiplinan dan kepatuhan terhadap aturan dan regulasi organisasi.

Sikap profesional ini akan membantu sekretaris dalam menjalankan tugas-tugasnya dengan baik dan menjaga hubungan yang baik dengan orang lain.

6. Kemampuan Multitasking

Sekretaris harus mampu mengelola beberapa tugas sekaligus dan menyesuaikan diri dengan perubahan yang cepat. Mereka harus mampu mengelola waktu dengan baik dan mengatur prioritas tugas dengan tepat.

7. Kemampuan Problem Solving

Sekretaris harus memiliki kemampuan menganalisis masalah dan mencari solusi yang tepat. Mereka harus mampu mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.

Kemampuan ini akan membantu sekretaris dalam menyelesaikan masalah yang terjadi dalam organisasi.

8. Kemampuan Bekerja di Bawah Tekanan

Sekretaris harus mampu bekerja di bawah tekanan dan menyelesaikan tugas tepat waktu. Mereka harus mampu mengelola stress dengan baik dan tetap fokus dalam menjalankan tugas-tugasnya.

9. Kemampuan Beradaptasi

Sekretaris harus mampu beradaptasi dengan lingkungan kerja yang berubah-ubah dan menerima perubahan dengan baik. Mereka harus mampu menyesuaikan diri dengan perubahan yang terjadi dalam organisasi dan terus belajar untuk meningkatkan kompetensi mereka.

Kisaran Gaji Sekretaris

Melihat besarnya tanggung jawab, rasanya tidak heran apabila seorang sekretaris memiliki gaji yang tinggi. Sebenarnya untuk masalah tersebut tergantung dengan kondisi perusahaan.

Semakin besar perusahaan maka gaji juga akan meningkat. Apabila dilihat di internet, kisaran gaji posisi sekretaris adalah 4,5 juta.

Selain itu gaji sekretaris dipengaruhi oleh pengalaman yang mereka miliki. Apabila kamu sudah pernah bekerja mengisis posisi itu, gajimu bisa jadi lebih tinggi dibandingkan pemula.

Dalam sebuah perusahaan posisi sekretaris tidak hanya diisi satu orang. Terdapat posisi sekretaris senior dan junior. Sekretaris senior memiliki jam terbang yang lebih dibandingkan juniornya.

Lantas apa perbedaan kerja antara sekretaris senior dan junior? Biasanya sekretaris senior menangani hal hal yang lebih urgen dan mendesak. Perlu ketelitian serta tanggung jawab yang lebih besar.

Sedangkan fungsi sekretaris junior adalah membantu sekretaris senior untuk mengatur berbagai berkas demi lancarnya bisnis perusahaan.

Sekretaris junior diisi oleh pegawai yang baru saja lulus kuliah sehingga belum memiliki pengalaman. Pekerjaan sekretaris cukup berat sehingga perlu dampingan dari orang yang kompeten. Ditakutkan sekretaris junior melakukan kesalahan fatal dan berimbas besar pada jalannya bisnis perusahaan.

Gaji sekretaris yang bekerja di perusahaan internasional bisa mencapai kisaran 8 hingga 10 juta. Gaji tersebut tentu berbeda jauh dengan perusahaan yang baru saja memulai usahanya.

Selain itu gaji sekretaris dipengaruhi oleh lokasi perusahaan. Setiap daerah memiliki UMR yang berbeda beda. Hal tersebut mempengaruhi kisaran nilai gaji yang akan kamu terima.

Terkait dengan bayaran kamu bisa tanyakan langsung kepada pihak HRD. Biasanya ketika proses tanda tangan kontrak semua ketentuan akan dijelaskan secara rinci. Kesempatan ini harus kamu gunakan dengan baik.

Tanyakan perihal pekerjaan, gaji, fungsi dan tugas sekretaris sejelas jelasnya dan pertimbangkan kembali apakah sesuai dengan keinginanmu atau tidak.

Sekian artikel berjudul Sekretaris Adalah: Tugas, Fungsi, Kemampuan, dan Gaji, semoga bermanfaat.