3 Asas Pokok Manajemen Perkantoran [Penjelasan Lengkap]
Apa saja Asas-Asas Pokok Manajemen Perkantoran? Sebuah organisasi selalu dibagi menjadi sekelompok orang dengan keterampilan yang berbeda bekerja sama untuk mencapai arah tertentu.
Arah yang akan dicapai oleh kelompok orang ini dapat dengan cepat terlihat jika ada pembagian kerja yang jelas dan jaringan yang baik antar anggota jajaran dalam organisasi dalam kerjasama yang dilakukan.
Meningkatnya jumlah tugas kantor yang semakin sulit dan melibatkan banyak perangkat mahal, menimbulkan berbagai masalah dalam kaitannya dengan masalah pembagian kerja, apakah terpusat atau terdesentralisasi.
Artikel ini merupakan kelanjutan dari Manajemen Perkantoran Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Tujuannya
Table of Contents
A. Asas-Asas Pokok Manajemen Perkantoran
Pengorganisasian adalah identifikasi dan klasifikasi kegiatan yang diperlukan untuk tujuan perusahaan/organisasi, yaitu mengelompokkan kegiatan-kegiatan tersebut pada satu sisi yang dipegang oleh seorang pimpinan/manajer dan pendelegasian wewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pekerjaan di lapangan.
Oleh karena itu koordinasi/pengelolaan tugas-tugas kantor dalam kaitannya dengan organisasi secara keseluruhan dapat menerapkan 3 (tiga) prinsip, yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas campuran atau gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi (dekonsentralisasi).
Apa saja asas asas manajemen perkantoran? berikut penjelasannya
1. Asas Sentralisasi (Pemusatan)
Apa itu asas sentralisasi dalam perkantoran? Asas sentralisasi adalah pemusatan kegiatan perkantoran pada suatu sisi atau unit tertentu (Manajemen dan pengarahan dilimpahkan kepada orang yang secara khusus bertanggung jawab atas bidang kegiatan perkantoran).
Jadi, semua pekerjaan kantor di organisasi terkait ditanggung dan dilakukan oleh organisasi independen, sedangkan lini lainnya (jalur operasional) tidak boleh melakukan pekerjaan kantor.
Semua kegiatan di wilayah administrasi diurus oleh unit pelayanan, misalnya pihak kesekretariatan atau pihak tata usaha.
Menurut asas sentralisasi, Manajer Perkantoran mempunyai peran penting dalam arti Manajer perkantoran bertanggung jawab kepada Tops Manajer atas kelangsungan dan ketertiban tugas-tugas kantor.
Sebelum lanjut ke Asas Pokok Manajemen Perkantoran lainnya, kita lihat diagram asas sentralisasi berikut:
a. Keuntungan Asas sentralisasi
Apakah keuntungan dari asas sentralisasi? Asas sentralisasi memiliki banyak keuntungan, antara lain:
- Pekerjaan kantor dilakukan oleh tenaga ahli di bidang perkantoran.
- Konsistensi dapat dicapai (metode tugas dapat diterapkan dengan cepat dan konsisten).
- Beberapa mesin kantor dapat diberi daya penuh.
- Pelatihan staf kantor dapat ditingkatkan.
- Ada elastisitas dalam organisasi.
- Biaya pelaksanaan tugas kantor dapat dihemat.
- Pekerjaan spesialis yang memenuhi syarat dapat diatur.
- Dapat menahan duplikasi peran.
b. Kekurangan Asas sentralisasi
Apakah kekurangan dari asas sentralisasi? Pada saat yang sama, kekurangan dari prinsip sentralisasi ini meliputi:
- Tidak ada kepastian bahwa kegiatan terpusat dapat menjamin dan melayani kebutuhan khusus setiap bagian atau pihak.
- Proses pelaksanaan dapat menjadi rumit.
- Lambat dalam menerapkan pekerjaan (kurang efektif waktu).
- Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh.
- Dapat menambah tugas administrasi dan surat menyurat.
- Pemantauan yang ketat bisa membuat frustrasi.
2. Asas desentralisasi
Apa itu asas desentralisasi dalam perkantoran? Asas desentralisasi adalah asas pemekaran atau pemerataan, di mana setiap sisi bagian berfungsi sebagai satu kesatuan yang tampak berdiri sendiri-sendiri.
Pada dasarnya Desentralisasi mencakup kegiatan kantor di semua unit atau sisi organisasi. Artinya kegiatan kantor tersebar (menyebar) ke seluruh unit atau sisi organisasi.
Jadi, dalam hal ini, setiap unit (bagian) melakukan pekerjaan kantor. Dan setiap manajer (kepala kantor) bertanggung jawab atas kegiatan kantor yang berada di bawah pimpinannya dan masing-masing pihak tidak dapat melampaui batas tanggung jawab.
Misalnya, kepala departemen keuangan hanya akan bertanggung jawab atas tugas-tugas kantor di departemen keuangan.
Dengan prinsip desentralisasi ini, setiap unit organisasi dan semua organisasi lain mengurus tugas induknya dan melakukan semua pekerjaan administratif yang ada di lingkungan mereka sendiri.
Misalnya, sisi produksi perusahaan melakukan banyak tugas untuk laporan, membuat laporannya sendiri, dan lainnya. Sudah cukup jelas bukan Asas Pokok Manajemen Perkantoran utnuk desentralisasi?
a. Keuntungan asas desentralisasi
Berikut adalah sejumlah keuntungan dari mekanisme asas desentralisasi:
- Tugas-tugas pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan segala kepentingan unitnya masing-masing.
- Tugas dilakukan oleh masing-masing pihak/badan sesuai dengan persyaratan tertentu.
- Tugas dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit
- Karakter generalistik dari beberapa karyawan dapat dikembangkan.
- Pemantauan dapat dilakukan secara efektif.
b. Kekurangan asas desentralisasi
Adapun kekurangan dari prinsip desentralisasi antara lain:
- Tugas akan terlalu bebas.
- Tidak ada harmonisasi dalam organisasi.
- Biaya tambahan timbul pada saat melaksanakan pekerjaan kantor (wasted cost).
- Peluang terciptanya duplikat arsip.
3. Asas campuran sentralisasi dan desentralisasi (dekonsentralisasi)
Secara umum, suatu organisasi/perusahaan yang telah berkembang dapat dijadikan sebagai unit pelayanan pusat yang mengemban dan bertanggung jawab atas tugas-tugas perkantoran di seluruh organisasi/perusahaan.
Di sisi lain, tugas kantor yang tidak masuk akal dengan sentralisasi karena itu tetap dilakukan oleh unit terkait.
Cara mengatur tugas kantor ini merupakan mekanisme gabungan dari sentralisasi dan desentralisasi.
Setelah dipikir-pikir, perusahaan/organisasi perkantoran umumnya menggunakan prinsip gabungan.
Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa beberapa perusahaan/organisasi perkantoran saja atau secara khusus menggunakan mekanisme sentralisasi atau desentralisasi.
Masalah pemilihan mekanisme organisasi tergantung pada mekanisme mana yang paling bermanfaat bagi organisasi.
Ini ditetapkan setelah inspeksi dan evaluasi dilakukan dari semua sisi, terutama akurasinya mungkin berhasil atau tidak.
Setiap organisasi harus dibuat sesederhana mungkin tanpa menyerah atau melupakan kemungkinan untuk perubahan di masa depan.
Namun, untuk menghindari banyaknya permasalahan di unit kerja operasional, unit operasional harus mendapat masukan dan bimbingan dari ahli kantor di unit layanan pusat.
B. Asas Pokok Pengorganisasian
Dalam hal ini, menurut dr. Sedarmayanti, M.Pd. dalam bukunya Manajemen Perkantoran. Asas Pokok pengorganisasian adalah:
1. Asas Pembagian Kerja
Asas pembagian kerja adalah memisahkan secara utuh arti pekerjaan sehingga dapat dipikul oleh seseorang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan yang sedang dilakukan.
Oleh karena itu, dirumuskan definisi tugas yang jelas diperlukan sehingga duplikasi, tabrakan, dan pengaburan bagian kerja dapat dihindari.
2. Asas Fungsionalisasi
Asas fungsionalisasi menentukan apakah koordinasi yang baik antara kegiatan harus diwujudkan ketika memecahkan masalah dan perencanaan, sehingga pihak fungsional berkewajiban untuk memulainya.
3. Asas koordinasi
Asas koordinasi menekankan pentingnya agar masing-masing pihak menyesuaikan, menyelaraskan dan menyesuaikan baik kegiatan, waktu atau pengertian peraturan dan pengawasan, pemrograman dan penganggaran, perekrutan dan pemantauan pekerjaan dan beberapa fungsi yang dijalankannya.
4. Asas Kesinambungan
Asas kesinambungan mengutamakan kewajiban ketika tugas harus dilaksanakan secara terus menerus sesuai dengan aturan dan program yang telah ditentukan tanpa bergantung pada pejabat senior tertentu.
5. Asas Akridion
Asas akrodion mengutamakan apakah organisasi dapat tumbuh atau menyusut sesuai dengan tuntutan pekerjaan dan beban kerja
6. Asas Pendelegasian Wewenang
Asas pendelegasian wewenang mengharuskan setiap manajer untuk menyediakan sebagian
Pekerjaan dan wewenang kepada pejabat yang sebagai bawahannya.
7. Asas Keluwesan
Asas keluwesan atau fleksibilitas menuntut organisasi untuk selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan perubahan dan kondisi yang berubah sehingga kekakuan dalam penerapan kerja dapat dihindari.
8. Asas Rentang Pengendalian
Asas rentang pengendalian berusaha untuk memastikan bahwa ketika menentukan jumlah unit organisasi atau individu yang dibawahi oleh manajer senior, hal ini perlu diperhitungkan secara rasional mengingat bahwa kekuasaan pimpinan untuk mengatur bawahannya terbatas.
Jika Anda membutuhkan perbandingan (rasio), unit kerja hierarkis berbentuk piramida dengan sejumlah perbandingan, misalnya. 1 : 3 – 7, sebagai berikut:
Ini jelas penting dalam hal klasifikasi pekerjaan, distribusi tugas, analisis tugas dan evaluasi tugas. Juga penting menghindari tugas yang menumpuk, macet dan terabaikan.
Jadi jangan biarkan ada tugas atau unit kerja apa pun yang berada di luar jangkauan penendalian pemimpin mana pun, itu karena setiap pemimpin memiliki fungsi pengawasan.
9. Asas jalur dan staf
Asas jalur dan staf sebagai prinsip penentu dalam pengaturan organisasi perbedaan harus dibuat antara komponen organisasi yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan dasar lembaga dan unit organisasi yang memenuhi beberapa tugas bantuan.
10. Asas kepastian dalam struktur/pembaganan
Asas struktur dalam hal ini mengharuskan setiap organisasi menggambarkan bentuk organisasinya sehingga setiap pihak yang berkepentingan dapat segera mengidentifikasi posisi dan hubungan masing-masing unit organisasi yang ada.
Berikut ini ada video mengenai penjelasan asas pokok manajemen perkantoran.
Sekian artikel berjudul 3 Asas Pokok Manajemen Perkantoran, semoga bermanfaat.