Contoh Sistem Pengendalian Manajemen Bank Muamalat
Contoh Sistem Pengendalian Manajemen Bank Muamalat atau Contoh kasus ini bertujuan untuk pembelajaran.
Artikel ini untuk melengkapi Sistem Pengendalian Manajemen Adalah: Pengertian, Fungsi dan Manfaat
Table of Contents
A. Contoh Sistem Pengendalian Manajemen (Pendahuluan)
PT Bank Muamalat Indonesia Tbk (BMI) didirikan pada 24 Rabius Tsani 1412 H atau 1 November 1991, diprakarsai oleh Majelis Ulama Indonesia (MUI) dan Pemerintah Indonesia.
Bank Muamalat memulai kegiatan operasinya pada 1 Mei 1992 dengan dukungan nyata dari eksponen Ikatan Cendekiawan Muslim se-Indonesia (ICMI) dan beberapa pengusaha Muslim.
Pendirian Bank Muamalat juga menerima dukungan masyarakat, terbukti dari komitmen pembelian saham Perseroan senilai Rp 84 miliar pada saat penandatanganan akta pendirian
Perseroan, di Acara silaturahmi peringatan pendirian yang diadakan di Istana Bogor, diperoleh tambahan komitmen dari masyarakat Jawa Barat yang turut menanam modal senilai Rp 106 miliar.
Pada tanggal 27 Oktober 1994, hanya dua tahun setelah didirikan, Bank Muamalat berhasil menyandang predikat sebagai Bank Devisa.
Prestasi ini semakin memperkokoh posisi Perseroan sebagai bank syariah pertama dan terkemuka di Indonesia dengan beragam jasa maupun produk yang terus dikembangkan.
B. Bentuk Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem Pengendalian Manajemen di Bank Muamalat dilaksanakan melalui sistem dan prosedur yang jelas dan ditetapkan oleh Direksi serta Dewan Komisaris.
Mekanisme pengawasan yang dilakukan berbagai lini dari jabatan manajemen tertinggi hingga jabatan terendah merupakan hal yang rutin dan berkesinambungan.
Dengan adanya pembagian fungsi, tugas, dan wewenang yang jelas, maka sistem pengendalian manajemen ini diharapkan berjalan sebagaimana mestinya.
Sistem Pengendalian Manajemen di Bank Muamalat berjalan sesuai struktur pusat. Untuk kantor cabang hanya menjalankan sesuai dengan fungsi dan tugas pokok sesuai standard operating procedure (SOP).
Kantor Cabang memberikan pertanggung jawaban ke kantor pusat dan memiliki otorisasi tersendiri Untuk menjalankan sebuah sistem pengendalian manajemen, Bank Muamalat memiliki apa yang disebut dengan Ittifaq Muamalat.
Ittifaq Muamalat adalah perjanjian kerjasama bersama yang dibuat oleh serikat pejuang Muamalat dengan pengusaha yang memuat syarat-syarat kerja dan tata tertib perusahaan.
Pengusaha dan Pengurus Serikat Pejuang Muamalat sepakat bahwa isi dari ittifaq Muamalat ini berlaku bagi semua kru tetap, sejak hari pertama bekerja di PT Bank Muamalat Indonesia Tbk.
Selanjutnya ittifaq Muamalat ini berlaku di PT Bank Muamalat Indonesia Tbk. Yang meliputi kantor pusat, kantor cabang, kantor cabang pembantu, dan kantor kas di seluruh Indonesia. Ittifaq Muamalat ini mengatur segala tentang syarat-syarat kerja, tata tertib, hak dan kewajiban karyawan, serta segala yang terkait dengan perusahaan.
Secara garis besar nya peneliti akan menggambarkan sebagai berikut:
1. Hari dan Jam Kerja serta Istirahat
- Perusahaan menentukan hari kerja didasarkan kepada kebutuhan perusahaan dan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku, dan setiap penyimpangan terhadap jam kerja ini dilaksanakan setelah memberitahukan kepada Departemen Tenaga Kerja. Tembusan dari setiap izin tersebut akan diberikan kepada Serikat Pejuang Muamalat.
- Hari kerja perusahaan adalah 5 (lima) hari dalam seminggu.
- Jam kerja perusahaan adalah 8 (delapan) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam seminggu.
- Waktu dan Jam Kerja Perusahaan diatur sebagai berikut:
Hari Senin s/d Kamis:
– 08.00 – 12.00
– 12.00 – 13.00 (Istirahat)
– 13.00 – 17.00
Hari Jumat:
– 08.00 – 11.30
– 11.30 – 13.30 (Istirahat)
– 13.30 – 17.00 - Jam istirahat termasuk pelaksanaan sholat dhuhur.
- Dalam rangka mealayani kepentingan umum, maka kantor (kecuali kantor kas) tetap buka dalam jam istirahat. Sehubungan dengan hal tersebut, maka bagi unit kerja yang harus tetap melayani kepentingan umum, jam istirahat diatur menurut kebijakan pimpinan unit kerja masing-masing supaya tidak menimbulkan hambatan-hambatan kerja.
- Pekerjaan yang dilakukan melebihi dari 8 (delapan) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam seminggu dihitung sebagai lembur.
- Setiap perubahan jam kerja oleh Perusahaan akan diberitahukan sebelumnya kepada kru dengan tenggang waktu yang layak.
- Bagi Kru yang melakukan tugas tertentu untuk kepentingan perusahaan berlaku jam kerja tersendiri sesuai dengan sifat pekerjaannya.
2. Kerja Lembur
- Perusahaan dapat meminta krunya untuk bekerja lembur sesuai dengan undang-undang No. 1/1951, dan semua kru harus bersedia melakukan nya dengan rasa tanggung jawab.
- Kru yang melakukan kerja lembur, sebelumnya wajib mengisi Surat Perintah Lembur yang disahkan oleh atasannya (Supervisor Langsung)
- Kru dengan kepangkatan officer tidak berhak atas upah lembur.
- Perhitungan upah lembur dihitung berdasarkan surat keputusan Menteri Tenaga Kerja No.72/MEN/84.
- Setiap kru yang telah melakukan kerja lembur pada hari kerja melewati waktu makan malam (pukul 19.00) diberikan bantuan uang makan sebesar Rp.20.000 (dua puluh ribu rupiah), dan apabila sampai melewati tengah malam (pukul 24.00) diberikan uang makan tambahan sebesar Rp.20.000 (dua puluh ribu rupiah), dan sebelumnya wajib mengisi Surat Perintah Lembur yang ditandatangani oleh supervisornya.
- Setiap kru yang telah melakukan kerja lembur pada hari libur dan melebihi 4 (empat) jam kerja dari mulai bekerja berhak mendapatkan bantuan uang makan sebesar Rp.20.000 (dua puluh ribu rupiah) dan sebelumnya wajib mengisi Surat Perintah Lembur yang ditandatangani oleh supervisornya.
- Hal hal mengenai pelaksanaan kerja lembur diatur dan ditetapkan dalam ketentuan tersendiri yang tidak dapat dipisahkan dari Intifaq Muamalat.
3. Keselamatan Kerja
Keselamatan dan Kesehatan Kerja adalah upaya perlindungan agar para kru yang berada dalam tempat kerja selalu dalam keadaan selamat dan sehat serta agar setiap sarana dan prasana kantor digunakan secara aman dan efisien
4. Kewajiban Perusahaan dalam Hal Keselamatan Kerja dan Kesehatan Kerja
Kewajiban perusahaan untuk menjelaskan kepada para kru antara lain:
- Kondisi dan bahaya yang timbul di tempat kerja.
- Memberikan alat pengamanan dan pelindung sesuai peraturan yang berlaku.
- Memberitahu cara dan sikap yang aman dalam menjalani pekerjaan.
5. Kewajiban Kru dalam Hal Keselamatan Kerja dan Kesehatan Kerja
- Memenuhi dan melaksanakan aturan-aturan tentang keselamatan kerja yang telah ditetapkan.
- Menggunakan sarana pelindung keselamatan kerja yang telah disediakan perusahaan.
6. Pendidikan dan Pelatihan
- Perusahaan senantiasa berusaha agar kru selalu memperoleh kesempatan untuk menambah ilmu, meningkatkan ketrampilan, dan kemampuan, yang sesuai dengan pekerjaannya melalui pendidikan dan latihan, tanpa harus menggangu pekerjaan utamanya.
- Pada dasarnya pendidikan dan latihan (training) tersebut dibagi menjadi 2 yaitu:
a. Program pendidikan dan pelatihan Intern adalah pelatihan atau pendidikan yang dilakukan secara rutin yang diselenggarakan oleh perusahaan dengan menggunakan Instruktur dari luar maupun dalam dengan fasilitas ditanggung oleh perusahaan.
b. Program pendidikan dan pelatihan ekstern adalah pelatihan atau pendidikan yang secara rutin diselenggarakan oleh lembaga-lembaga pendidikan atau pelatihan akademis yang ditunjuk/direkomendasikan oleh perusahaan. - Setiap tahun perusahaan akan melakukan analisa terhadap kebutuhan pendidikan dan pelatihan bagi perusahaan.
- Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan bagi kru merupakan kewajiban Perusahaan dan diselenggarakan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
7. Disiplin, Tata Tertib Kerja dan Tanggung Jawab
- Disiplin kerja merupakan salah satu faktor penunjang dalam menentukan perkembangan dan kemajuan peusahaan serta peningkatan kesejahteraan kas.
- Disiplin kerja mempunyai keterkaitan yang erat dan sangat berpengaruh terhadap hal-hal sebagai berikut:
a. Kenaikan Upah Kru
b. Peningkatan dan penurunan kinerja kru dan perusahaan
c. Kesinambungan hubungan kerja dengan perusahaan
d. Peningkatan produktivitas - Disiplin kerja adalah ketaatan dan kepatuhan melaksanakan kewajiban-kewajiban baik yang diatur dalam intifaq muamalat, ketentuan norma hukum, nilai-nilai syariah serta peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
8. Tata Tertib Kerja
- Setiap kru diwajibkan memakai pakaian kerja yang bersih dan selalu rapi dan pantas dalam bertugas/bekerja dengan mengikuti ketentuan syariah islam untuk memberikan citra yang baik kepada nasabah dan/atau relasi perusahaan yang berkunjung ke perusahaan.
- Bagi kru yang mendapatkan pakaian kerja/seragam, diwajibkan untuk mengenakannya selama bekerja, sesuai dengan ketentuan perusahaan yang berlaku.
- Setiap kru diwajibkan untuk memelihara lingkungan kerja agar selalu bersih dan teratur serta wajib memelihara dengan baik semua peralatan inventaris yang disediakan oleh perusahaan
menjadi tanggung jawabnya. Setiap kehilangan atau kerusakan setiap peralatan tersebut harus segera dilaporkan oleh Kru yang memakai dan/atau bertanggung jawab atas peralatan dan inventaris tersebut kepada atasan atau pejabat yang berwenang. - Peralatan inventaris milik perusahaan hanya boleh dipergunakan untuk keperluan keperluan perusahaan. Kru dilarang untuk memindahkan barang barang inventaris perusahaan dari
tempatnya., tanpa persetujuan terlebih dahulu dari atasannya atau dari salah satu pejabat yang berwenang. - Setiap kru diwajibkan memakai Kartu Tanda Pengenal (ID Card) selama berada dalam lingkungan perusahaan dan selama melaksanakan tugas-tugas perusahaan.
- Setiap kru yang diberi kepercayaan menguasai password/kode uji, diwajibkan untuk menjaga kerahasian paswordnya.
- Setiap kru diharapkan untuk meperhatikan pengumuman-pengumuman resmi dari perusahaan yang diedarkan kepada kru dan/atau terpasang pada papan pengumuman.
- Setiap kru harus memberitahukan kepada perusahaan khususnya bagian personalia apabila terjadi perubahan data sebagai berikut:
a. Pergantian alamat KTP.
b. Perubahan status yang menyangkut kelahiran, perkawinan, kematian.
c. Perubahan dalam gelar akademis atau tambahan klasifikasi lainnya dalam bidang pendidikan.
d. Melaporkan hasil pendidikan, seminar, workshop, training dan sejenisnya baik yang diikuti atas biaya sendiri maupun perusahaan. - Dalam hubungannya dengan setiap nasabah:
a. Setiap kru harus menunjukkan sikap dan tingkah laku yang baik dan menarik kepada nasabah, sehingga menimbulkan kepuasaan, kepercayaan serta citra yang positif atas semua pelayanan yang diberikan Bank Muamalat kepada nasabah.
b. Apabila ada keluhan dari nasabah, baik yang dinyatakan secara lisan maupun melalui surat, wajib untuk segera diselesaikan/dijawab secara cepat dan memberikan kepuasan terhadap nasabah. - Setiap kru harus menghindarkan terjadinya perkelahian atau pertengkaran mulut yang keras atau yang mendorong kru lain untuk melakukan kekerasan.
- Selama jam kerja atau di dalam lingkungan kantor maupun dalam rangka tugas dinas, kru dilarang mengucapkan kata-kata kasar yang tidak sopan, menyebarkan informasi yang bersifat menghina atau menggunjingkan pihak lain, dan/atau melakukan tindakan yang tidak bermoral dalam bentuk apapun.
- Setiap kru dilarang membawa senjata api/tajam lainnya kedalam tempat kerja atau kantor.
- Setiap kru dilarang membawa minuman keras serta meminumnya, menggunakan atau membawa obat-obatan terlarang (narkotika) ke tempat kerja/kantor.
- Menjaga nama baik perusahaan, baik dari sudut syariah dan hal-hal umum, baik dalam hal tata krama maupun dalam tindakan di dalam maupun diluar kantor.
- Bagi kru yang melanggar ketentuan-ketentuan tersebut diatas ini dapat dikenakan sanksi sesuai peraturan perundangan-undangan yang berlaku.
9. Kehadiran Kru
- Pada setiap hari kerja kru wajib mencatatkan sendiri kehadirannya pada sistem absensi yang disediakan oleh perusahaan. Pencatatan kehadiran tersebut dilakukan minimal 2 (dua) kali yaitu pada pagi hari sebelum jam kantor dan sore hari pada waktu jam jam kantor berakhir.
- Apabila kru terlambat datang atau pulang lebih awal dari jam kerja, harus mendapatkan ijin dari atasannya minimal setingkat Kepala Bagian.
- Apabila kru satu dan lain hal, tidak melakukan absensi meskipun kru tersebut hadir di kantor, maka harus melaporkan nya kepada atasannya.
- Kru yang tidak masuk kerja karena sakit atau karena alasan lain yang dapat diterima oleh perusahan, wajib memberitahukan kepada atasan langsung secara lisan pada hari itu juga dan pada hari ketika kru yang bersangkutan masuk kembali, dapat memberikan Surat Keterangan Dokter atau pemberitahuan secara tertulis.
10. Kewajiban Atasan
- Bersikap dan berperilaku sebagai panutan, dapat diteladani oleh bawahannya.
- Memberi perintah yang layak, tegas dan jelas pada bawahannya.
- Memberi pembinaan, bimbingan dan tuntunan secara proaktif ke arah peningkatan prestasi, berdisiplin dan peningkatan produktifitas kerja bawahan nya masing-masing.
- Memberi sanksi atas pelanggaran yang sifatnya mendidik terhadap bawahannya yang melanggar Intifaq Muamalat.
11. Kewajiban Kru
- Melaksanakan kewajiban syariah Islam.
- Melakukan pekerjaan yang diberikan oleh perusahaan sesuai dengan fungsi dan kedudukannya dengan penuh tanggung jawab.
- Melaksanakan fungsi dan tugasnya dengan baik serta mencapai suatu prestasi kerja/sasaran yang merupakan tujuan dari pekerjaan atau jabatannya dengan mengikuti deskripsi kerja yang telah ada.
- Mengikuti segenap kegiatan yang berkaitan dengan pembinaan intelektualitas dan komitmen keislaman.
- Memelihara lingkungan kerja agar selalu bersih dan teratur agar menimbulkan citra yang baik mengenai perusahaan sebagai Lembaga Keuangan Syariah.
- Menjunjung tinggi kepercayaan nasabah dengan tidak menceritakan atau menyampaikan kepada pihak ketiga baik itu data keuangan atau informasi lainnya yang diketahui berhubungan dengan nasabah dan/atau perusahaan sesuai dengan Undang-Undang Perbankan No. 10/1998
- Menjaga nama baik perusahaan baik dari sudut syariah maupun hal-hal umum lainnya meliputi sikap, etika tingkah laku, baik di dalam maupun diluar perusahaan.
- Setiap kru menyadari dan menghayati peranannya sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari usaha PT Bank Muamalat Indonesia, Tbk, oleh karenanya selalu berupaya untuk menumbuhkan citra yang positif dalam setiap situasi dan kondisi.
- Kru yang telah menyebabkan Perusahaan menderita kerugian, diwajibkan untuk bertanggung jawab kepada perusahaan. Jika dipandang perlu maka perusahaan dapat mengajukan gugatan peradilan terhadap kru yang bersangkutan.
12. Larangan-larangan
- Kru dilarang menerima pemberian dalam bentuk apapun dari nasabah atau relasi perusahaan yang mempunyai kaitan atau setidak-tidaknya di duga mempunyai kaitan dengan pekerjaannya yang dapat mempengaruhi dan/atau diduga dapat mempengaruhi kebijakan atau keputusan yang akan diambil.
- Setiap kru tidak dibenarkan untuk melakukan tindakan tercela seperti memalsukan dokumen-dokumen perusahaan atau tanda tangan pejabat perusahaan, bekerja diluar ketentuan dan/atau standar prosedur yang telah ditentukan serta tindakan-tindakan ketidak jujuran lainnya yang dapat merugikan serta merusak nama baik perusahaan.
- Setiap kru dilarang berjudi dan/atau memasuki dan mengunjungi tempat-tempat perjudian dan/atau melakukan tindakan yang bertentangan dengan kesusilaan.
- Melakukan penipuan, pencurian dan penggelapan barang, dokumen dan atau uang milik pengusaha atau teman sekerja.
- Memberikan keterangan palsu atau yang di palsukan sehingga merugikan perusahaan atau kepentingan negara.
- Mabuk atau minum minuman keras yang memabukkan, madat memakai obat bius atau menyalahgunakan obat-obatan terlarang atau obat-obatan perangsang lainnya yang dilarang oleh perundang-undangan serta merokok di lingkungan tempat kerja.
- Melakukan tindakan kejahatan menyerang, mengintimidasi atau menipu pengusaha atau teman kerja dan memperdagangkan barang terlarang baik dalam lingkungan perusahaan maupun di luar lingkungan perusahaan.
- Menganiaya mengancam secara fisik maupun mental, menghina secara kasar pengusaha atau keluarga pengusaha atau teman kerja.
- Membujuk pengusaha atau teman sekerja untuk melakukan suatu perbuatan yang bertentangan dengan hukum atau kesusilaan serta peraturan perundangan yang berlaku.
- Kru dilarang untuk membocorkan rahasia perusahaan antara lain dengan memberikan informasi tertulis yang dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan atau organisasi lain berupa rekening-rekening, transaksi-transaksi, dan data nasabah sistem dan prosedur, pelayanan bank, rencana usaha, metode dan strategi pemasaran serta dokumen dokumen lainnya yang menyangkut kepentingan perusahaan baik saat itu masih menjadi kru setelah berakhirnya hubungan kerja dengan perusahaan.
- Mencemarkan nama baik perusahaan dan/atau keluarga pengusaha yang seharusnya dirahasiakan kecuali untuk kepentingan negara.
- Menggunakan jabatan dan wewenang untuk melakukan tindakan yang menguntungkan diri sendiri maupun pihak ketiga seperti keluarga, teman-teman tanpa mengindahkan kepentingan perusahaan.
- Pada saat bersamaan bekerja sebagai kru di pihak lain tanpa izin perusahaan.
13. Pelanggaran dan Sanksi
- Pelanggaran adalah tindakan kru yang melakukan penyimpangan dan/atau pelanggaran terhadap tata tertib dan atau ketentuan lain yang telah ditetapkan.
- Sanksi terhadap pelanggaran yang dilakukan oleh kru dimaksudkan sebagai tindakan korektif dan pembinaan terhadap sikap dan tingkah laku kru, termasuk dalam melaksanakan ibadah
keagamaan. - Pemberian sanksi didasarkan pada:
a. Macam pelanggaran
b. Frekuensi (sering/pengulangan) pelanggaran
c. Besar kecilnya pelanggaran
d. Peraturan perusahaan dan tata tertib kerja
e. Unsur kesengajaan
14. Jenis-jenis Pelanggaran
Uraian/Larangan jenis pelanggaran adalah sebagai berikut:
- Pelanggaran tingkat I adalah:
a. Datang terlambat tanpa alasan yang wajar.
b. Tidak mengenakan kartu tanda pengenal selama berada di lingkungan perusahaan atau selama melaksanakan tugas dinas tanpa alasan yang wajar.
c. Meninggalkan tempat kerja atau pulang lebih awal tanpa izin dari atasannya.
d. Tidak mematuhi pengarahan atasannya tanpa alasan yang wajar.
e. Selama bertugas tidak mengenakan busana/pakaian seragam yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
f. Mengganggu ketenangan, ketentraman, dan keharmonisan lingkungan atau suasana kerja. - Pelanggaran tingkat II adalah:
a. Mengisikan kehadiran pada sistem absensi atas kehadiran orang lain atau kehadirannya sendiri diisikan oleh orang lain dengan sepengetahuannya, tanpa kehadiran yang bersangkutan.
b. Tidak masuk kerja selama 2 (dua) hari dalam sebulan tanpa memberi laporan atau keterangan tertulis atau memberi laporan palsu.
c. Seingkali datang terlambat dan atau pulang lebih awal dan seringkali meninggalkan tugas nya untuk kepentingan pribadi.
C. Struktur Sistem Pengendalian Manajemen
Dilihat dari strukturnya, Sistem pengendalian manajemen pada Bank Muamalat terdiri atas pusat pertanggung jawaban (komponen organisasi seperti divisi, departemen, bagian seksi dan sebagainya) yang diberi tugas untuk mencapai sebagian atau beberapa tujuan perusahaan.
Pemberian tugas pada pusat pertanggungjawaban tersebut penting karena beberapa alasan.
Pertama, sasaran yang harus dicapai oleh pusat pertanggung jawaban menjadi jelas sehingga manajemen pusat pertanggung jawaban berusaha keras untuk mencapai sasaran.
Kedua, dalam hal tujuan perusahaan tidak tercapai, letak kegagalan dapat diketahui lebih mudah.
Menurut Anthony, Dearden dan Beadford (1989:29) Struktur pengendalian manajemen dipusatkan pada berbagai macam pusat tanggung jawab.
Pusat pertanggung jawaban adalah suatu unit organisasi yang dikepalai oleh seorang manajer yang bertanggung jawab. Setiap pusat tanggung jawab mempunyai masukan dan keluaran.
Pusat-pusat ini dikelompokan berdasarkan sejauh mana masukan dan keluaran yang menjadi tanggung jawab manajer pusat diukur dalam satuan moneter.
Secara garis besar pusat pertanggung jawaban ini dibedakan menjadi:
1. Pusat Biaya
Pusat biaya adalah pusat pertanggung jawaban dimana input dan biaya diukur dalam unit moneter namun outputnya tidak diukur dalam unit moneter.
Bank Muamalat memiliki apa yang disebut dengan Account Manajer.
Fungsi Account Manager ialah sebagai pejabat manajemen yang ditugaskan membantu pimpinan cabang dalam menangani tugas-tugas khususnya yang menyangkut bidang marketing dan pembiayaan disamping itu berfungsi sebagai supervisi dan pekerjaan lain sesuai dengan ketentuan/policy management.
Tugas-tugas pokok Account Manager antara lain adalah melakukan koordinasi setiap pelaksanaan tugas-tugas marketing dan pembiayaan dari unit/bagian yang berada di bawah supervisinya.
Sehingga dapat memberikan pelayanan kebutuhan perbankan bagi nasabah secara efektif dan efisien yang dapat merumuskan dan menguntungkan baik bagi nasabah maupun Bank Muamalat Indonesia.
Selanjutnya Account Manager melakukan monitoring, evaluasi, riview dan supervisi terhadap pelaksana tugan dan fungsi marketing pada unit atau bagian yang ada dibawah supervisi.
Account Manager juga diwajibkan untuk dapat melayani dan menerima calon nasabah atau nasabah secara aktif yang memerlukan pelayanan jasa perbankan khususnya mengenai masalah pembiayaan.
Account Manager di Bank Muamalat telah menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sebagai mana mestinya.
Account Manager mampu mengkoordinasikan dan melakukan pengawasan secara langsung kepada subordinat yang berada di bawah supervisinya.
Selain itu Account Manajer mampu mengelola seluruh aktivitas support pembiayaan yang meliputi kegiatan penilaian jaminan, analisa yuridis, pengikatan dan pencairan pembiayaan, pemeliharaan dokumen pembiayaan, serta pembuatan laporan internal dan eksternal efektif, efisien dan sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
2. Pusat Pendapatan
Pusat pendapatan merupakan pusat pertanggungjawaban dimana outputnya diukur dalam unit moneter, tetapi tidak dihubungkan dengan inputnya.
Karena pusat pendapatan adalah organisasi yang tidak mempunyai tanggung jawab terhadap laba.
Masing-masing pusat pendapatan juga merupakan pusat biaya karena sebenarnya mereka mengeluarkan biaya untuk memperoleh pendapatan, namun biaya tersebut tidak diukur.
Untuk memaksimalkan pusat pendapatan Bank Muamalat memiliki apa yang dinamakan Account Manager Penghimpunan Dana (Funding).
Account Manager Funding bertugas dalam pengumpulan dana masyarakat sesuai dengan produk yang ada, seperti Tabungan Ummat, Tabungan Ummat Junior, Shar-e, Deposito, Deposito Full Invest dan Giro Wadi’ah.
Untuk mencapai hasil yang optimum maka sebelum bagian penghimpunan dana tersebut beroperasi, maka haruslah membuat rencana target yang ingin dicapai.
Account Manager Funding pada Bank Muamalat Cabang Malang mampu merumuskan strategi dan melakukan identifikasi calon nasabah sesuai target market perusahaan.
Setiap bulan Account Manager Funding membuat laporan bulanan atas pencapaian pendapatan dari account yang di-handle untuk memastikan tercapainya target pendapatan.
Selain itu Account Manager Funding mengusahakan seluruh transaksi memperoleh margin optimal serta meningkatkan fee base sehingga target pendapatan perusahaan dapat tercapai.
3. Pusat Laba
Pusat laba adalah unit organisasi yang dipimpin manajer untuk mencapai profit. Kinerja ekonomis suatu pusat laba selalu diukur dari pendapatan bersih yaitu pendapatan yang tersisa setelah biaya termasuk overhead perusahaan, dialokasikan pada pusat laba.
Walaupun laba mampu menunjukkan efisiensi dan efektifitas perusahaan maupun pusat laba, tetapi sebagai alat pengukur, laba juga menimbulkan masalah.
Laba tidak mencerminkan seluruh hasil kinerja manajemen. Untuk peningkatan profit perusahaan dan pencapaian tujuan perusahaan Officer Operational sangat memegang peranan penting sebagai pejabat manajemen yang ditugaskan untuk membantu pimpinan cabang dalam melakukan tugas-tugas di bidang operasional bank.
Fungsi tersebut meliputi aspek-aspek kuantitatif dan kualitatif secara efektif dan efisien dalam rangka pelaksanaan dan pengamanan jasa-jasa perbankan berdasarkan sistem dan prosedur operasional perusahaan yang telah ditetapkan seta sesuai dengan kebijaksanaan manajemen serta peraturan-peraturan Bank Indonesia.
Disamping itu juga melaksanakan supervisi dan pekerjaan lain yang sesuai dengan policy manajemen.
Sebagai koordinator kru operasional sebagai checker harian operasional cabang yang melakukan monitoring, evaluasi, review, dan kondisi terhadap pelaksanaan tugas-tugas pelayanan di cabang operasional.
Officer Operational Bank Muamalat cabang Malang telah mampu mengkoordinasikan dan melakukan pengawasan secara langsung kepada subordinat yang berada di bawah supervisinya dengan baik.
Officer Operational membuat laporan internal dan eksternal untuk memastikan semua kegiatan tersebut dapat berjalan secara efektif, efisien dan sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan.
Officer Operational mampu melakukan penilaian kinerja (Performance Appraisal) untuk staf
operasional masing-masing dengan baik, untuk selanjutnya membuat rekomendasi peningkatan gaji/grade, mutasi/rotasi dan rencana pengembangan kru.
4. Pusat Investasi
Pusat investasi adalah pusat pertanggung jawaban apapun yang ada dalam suatu organisasi yang mempunyai pengendalian atas biaya atas pendapatan dan mempunyai pengendalian juga atas dana investasi.
Pusat investasi diukur seberapa jauh kaitan antara laba dan investasi itu sendiri.
Untuk memaksimalkan pusat investasi Bank Muamalat memiliki apa yang dinamakan Account Manager Penanaman Dana (landing).
Account Manager Penanaman Dana (Landing) bertugas memperoses calon nasabah permohonan pembiayaan sehingga menjadi debitur.
Selanjutnya membina debitur tersebut agar memenuhi kesanggupannya terutama dalam pembayaran kembali pinjamannya serta menyelesaikan kasus atau masalah debitur yang perlu dilakukan penanggulan kemungkinan terjadi masalah, sehingga sejauh mungkin dapat dihindari
secara preventif.
Account Manajer Landing di Bank Muamalat mampu merumuskan strategi dan melakukan identifikasi calon nasabah dengan baik sehingga target market dapat tercapai.
Account Manajer Landing menyajikan usulan pembiayaan dan memorandum pembiayaan secara informatif, akurat dan detail sehingga dapat dijadikan bahan pengambilan keputusan pembiayaan oleh komite penanaman dana.
Selanjutnya Account Manajer Landing membuat apa yang disebut dengan Pipeline landing bulanan beserta realisasinya.
Manajer Penananaman Dana melakukan analisis nasabah penanaman dana dengan mengedepankan konsep Prudential Banking.
Penerapan prinsip kehati-hatian (prudential banking principles) dalam seluruh kegiatan perbankan Bank Muamalat cabang Malang merupakan salah satu cara untuk menciptakan perbankan yang sehat, yang pada gilirannya akan berdampak positif terhadap perekonomian secara makro.
Selain itu, implementasi prinsip prudential banking harus diterapkan secara menyeluruh, sehingga tidak hanya menyangkut masalah pemberian kredit, tetapi dimulai saat bank tersebut didirikan, penentuan manajemen yang memenuhi uji kecukupan dan kelayakan (fit and proper test).
D. Proses Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen harus didukung dengan struktur organisasi yang baik.
Pusat pertanggungjawaban adalah unit organisasi yang dipimpin oleh manajer yang bertanggungjawab terhadap aktivitas pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya.
Suatu organisasi merupakan kumpulan dari berbagai pusat pertanggungjawaban.
Dengan adanya struktur organisasi diharapkan tercapai fungsi yang tegas dan bertanggung jawab disertai dengan pendelegasian wewenang dan adanya batas-batas keputusan yang diambil oleh
setiap bagian.
Berdasarkan bentuk struktur organisasi Bank Muamalat Cabang Malang, pimpinan memberi wewenang secara langsung kepada bagian yang ada di bawahnya.
Proses Sistem Pengendalian Manajemen pada Bank Muamalat memegang peranan yang sangat penting karena bank menyadari bahwa praktek sistem pengendalian manajemen yang baik memegang peranan penting bagi keberhasilan bank dan juga sistem perbankan secara keseluruhan.
Untuk itu Bank Muamalat menerapkan Sistem Pengendalian Manajemen dengan membentuk
Satuan Kerja Manajemen Risiko yang mengelola risiko pembiayaan, risiko operasional, risiko pasar, risiko likuiditas, risiko stratejik, risiko hukum, risiko reputasi dan risiko kepatuhan.
Proses pengelolaan manajemen risiko Bank Muamalat dilakukan melalui identifikasi, pengukuran, pemantauan dan pengendalian terhadap risiko sebagaimana di atas Pelaksanaan proses Sistem Pengendalian Manajemen pada Bank Muamalat dilakukan dengan menganalisis karakteristik risiko yang melekat pada produk dan kegiatan usaha bank.
Sedangkan untuk pengukuran risiko, Bank Muamalat melakukan evaluasi secara berkala terhadap kesesuaian asumsi, sumber data, dan prosedur yang digunakan untuk mengukur risiko dan penyempurnaan terhadap sistem pengukuran risiko apabila terdapat perubahan kegiatan usaha,
produk, transaksi dan faktor risiko yang bersifat material pada Perseroan.
Pemantauan risiko dilakukan dengan evaluasi terhadap eksposur risiko dan penyempurnaan proses pelaporan apabila terdapat perubahan kegiatan usaha, produk, transaksi, faktor risiko, teknologi informasi, dan sistem informasi manajemen risiko yang bersifat material.
Dengan ditetapkannya struktur organisasi Bank Muamalat yang baru pada Oktober 2010, fungsi dan proses Sistem Pengendalian dijalankan oleh Divisi Manajemen Risiko yang berada dibawah supervisi Direktur Kepatuhan dan Manajemen Risiko.
Penyusunan struktur organisasi dilakukan dengan pendekatan jenis risiko yang ditangani (risk handled approach).
Sebagaimana diketahui Bank Indonesia mempersyaratkan bank-bank di Indonesia untuk melakukan proses manajemen dengan 8 jenis risiko, yakni :
- Risiko pembiayaan,
- Risiko pasar,
- Risiko likuiditas,
- Risiko operasional,
- Risiko strategis,
- Risiko hukum,
- Risiko reputasi,
- Risiko kepatuhan.
Sehubungan dengan hal tersebut, maka departemen yang ada dibawah Divisi Manajemen Risiko, adalah sebagai berikut :
1. Financing Risk Management Department, melakukan proses manajemen risiko pembiayaan
Risiko pembiayaan sering didefinisikan sebagai risiko kerugian akibat kegagalan atau ketidakmampuan nasabah pembiayaan untuk memenuhi kewajibannya sesuai akad atau perjanjian yang telah ditetapkan antara Bank Muamalat dengan nasabah pembiayaan.
Struktur aset bank memiliki karakteristik bahwa sebagian besar aset bank tertanam dalam bentuk
pembiayaan yang merupakan bisnis utama bank.
Dengan demikian, setiap penyaluran pembiayaan mengandung risiko inherent yaitu risiko pembiayaan, sehingga pengelolaan risiko pembiayaan mendapatkan perhatian yang lebih dibandingkan risiko lain.
Hal ini tercermin dalam pengembangan struktur organisasi dan peran yang dijalankan oleh Financing Risk Management Department yang menjadi pelaksana proses manajemen risiko pembiayaan.
Bank Muamalat menetapkan departemen ini ada di setiap cabang, area, dan di kantor pusat.
Salah satu tugas utama Financing Risk Management Department adalah melaksanakan fungsi independen financing risk assessment dan bertindak sebagai independen financing risk assessor dalam pengajuan pembiayaan.
Tugas ini dilaksanakan oleh Financing Risk Officer (FRO) untuk level officer dan Financing Risk Staff (FRS) untuk level clerical.
Keduanya dapat berkedudukan di kantor pusat, cabang, atau area, dan bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Manajemen Risiko.
Sedangkan Financing Risk Monitoring Officer (FRMO) bertugas untuk memperbaharui dan mengawasi pembiayaan agar sesuai dengan Muamalat Industrial Code dan Ketentuan Bank Indonesia.
Setiap pengajuan pembiayaan, exposure baru atau tambahan, wajib melewati risk assessment untuk mengukur dan menilai risiko yang timbul dari penyaluran pembiayaan oleh Bank Muamalat kepada nasabah.
Risk assessment dilaksanakan sebelum pengajuan pembiayaan diputuskan oleh Komite Pembiayaan sesuai dengan batas kewenangannya.
Tujuannya adalah untuk mengendalikan risiko pembiayaan, melakukan penyebaran risiko portofolio, menerapkan asas-asas pembiayaan yang sehat dan prinsip kehati-hatian, meningkatkan efesiensi dan efektivitas pengelolaan risiko, pemenuhan kebutuhan pembiayaan sesuai syariah, serta menerapkan mitigasi dalam bentuk persyaratan pembiayaan pada risiko yang teridentifikasi.
2. Risk Profile Reporting & Monitoring Department, membuat laporan profil risiko, memonitor profil risiko, mengevaluasi, serta mengusulkan alat ukur dan prosedur manajemen risiko
Risiko operasional merupakan risiko kerugian yang diakibatkan oleh kegagalan atau tidak memadainya proses internal, manusia dan sistem, atau sebagai akibat dari kejadian eksternal.
Manajemen risiko operasional Bank Muamalat dilakukan sesuai ketentuan PBI Nomor 5/8/PBI/2003 tentang Implementasi Manajemen Risiko untuk Bank Umum.
3. Market & Liquidity Risk Management Department, menjalankan proses manajemen risiko pasar dan likuiditas
Market & Liquidity Risk Management Department menangani manajemen risiko yang berkaitan risiko likuiditas dan risiko pasar.
Dalam hal ini Market & Liquidity Risk Management Department memonitor aktivitas harian yang dilaksanakan Divisi Tresuri serta melakukan sosialisasi kepada unit pengelola risiko (risk taking unit) yang terkait dalam rangka penyamaan persepsi tentang budaya risiko pasar, risiko likuiditas, serta ketentuan lainnya.
Seiring dengan kebutuhan pengelolaan risiko pasar dan likuiditas dalam rangka pemenuhan kebutuhan laporan internal manajemen dan eksternal kepada Bank Indonesia, maka tahap awal fokus pekerjaan selama tahun 2010 adalah penyempurnaan laporan profil risiko pasar dan likuiditas.
4. Operational & Other Risks Management Department, melaksanakan proses manajemen risiko operasional dan mengawasi risiko strategis, hukum, dan kepatuhan
Manajemen risiko operasional untuk mengelola potensi risiko operasional yang kemungkinan dapat timbul, sehingga menyebabkan kerugian bank.
Salah satu tugas utama dari Operational & Other Risks Management Department adalah memastikan fungsi independen operational risk assessment telah berjalan efektif oleh operational risk officer pada Divisi Manajemen Risiko.
Selain itu, departemen ini bertugas memberikan risk opinion terhadap segenap operational risk, reputation risk maupun strategic risk yang dihadapi bank secara keseluruhan sehubungan dengan pelaksanaan aktivitas bank.
Pengidentifikasian dan pengukuran risiko operasional dilakukan oleh resident auditor yang ada di cabang seluruh Indonesia.
Temuan pemeriksaan yang dilaporkan dengan menggunakan media Lembar Kerja Pencatatan
Penyimpangan dan Transaksi Berisiko (LKPPTB).
Pelaporan risiko operasional dilakukan oleh Operational & Other Risks Management Department, melalui pelaporan manajemen risiko triwulanan kepada Bank Indonesia dan bulanan untuk keperluan internal.
Sedangkan untuk pengendalian risiko operasional dilakukan oleh seluruh Operation Manager dan Divisi Operasi Nasional.
Pada dasarnya setiap karyawan bertanggung jawab meminimalisir kemungkinan terjadinya risiko dalam setiap aktivitas operasional.
Bank Muamalat berkomitmen penuh untuk senantiasa meningkatkan kemampuan pengelolaan risiko operasional secara profesional dan konsisten.
E. Analisa Sistem Pengendalian Manajemen
Dalam melakukan penilaian terhadap sistem pengendalian manajemen pada Bank Muamalat, peneliti melakukan pengujian pengendalian terhadap sistem pengendalian manajemen yang berlaku di perusahaan.
Peneliti melakukan pemeriksaan terhadap rencana yang dibuat berkaitan dengan aktivitas yang akan dilakukan termasuk ketersediaan sumber daya untuk melakukan aktivitas tersebut.
Di samping itu peneliti juga harus menelusuri semua metode yang digunakan manajemen dalam membandingkan pelaksanaan aktivitas sesungguhnya dengan rencana yang berkaitan dengan
aktivitas tersebut.
Dalam hal ini peneliti melakukan pengamatan langsung terhadap kekuatan maupun kelemahan sistem pengendalian manajemen yang dimiliki perusahaan.
Tahapan penilaian sistem pengendalian manajemen adalah sebagai berikut:
- Menggambarkan dan menganalisis sistem pengendalian.
- Melakukan penilaian pengendalian.
- Menaksir risiko pengendalian
Masing-masing kegiatan diuraikan sebagai berikut:
1. Menggambarkan dan Menganalisis Sistem Pengendalian
Menggambarkan sistem pengendalian adalah menyajikan secara tertulis gambaran mengenai sistem/prosedur pelaksanaan kegiatan operasional auditan.
Gambaran dimaksud di proses melalui internal control questionaire, yang dilengkapi dengan penjelasan dalam bentuk narasi.
Metode ini akan dijelaskan pada bagian berikutnya. Menganalisis sistem pengendalian adalah mengidentifikasi pengendalian yang ada di Bank Muamalat, serta menganalisis kekuatan dan kelemahannya.
Analisis pengendalian tersebut dilakukan melalui pengujian sepintas (walk-through test ), dan pengujian terbatas (limited testing of the system ) terhadap sistem.
Pengujian sepintas adalah pengujian pengendalian dengan mempelajari dua atau tiga dokumen yang diproses melalui aktivitas pengendalian yang sedang berjalan.
Pengujian sepintas dilakukan dengan mengikuti proses suatu kegiatan sejak awal sampai akhir untuk menguji/melihat dari dekat aktivitas pengendalian yang sedang berjalan.
Hal ini dilakukan dengan cara observasi maupun review dokumen.
Diharapkan dengan melakukan pengujian ini, diperoleh gambaran mengenai apakah pengendalian telah ditempatkan pada posisi yang tepat sesuai manual/pedoman, sekaligus mendeteksi kelemahan-kelemahan potensial.
2. Melakukan pengujian pengendalian (test of control )
Pengujian pengendalian dilakukan bertujuan untuk menaksir risiko pengendalian pada sistem/prosedur yang diuji.
Tahap pengujian pengendalian meliputi melaksanakan pengujian, yaitu melakukan pengujian yang lebih luas terhadap data/dokumen yang mendukung pengendalian untuk meyakini keandalan pengendalian.
Unsur yang diperhatikan peneliti pada pelaksanaan pengujian ini adalah sifat non-angka dari data, seperti ciri-ciri yang menunjukkan keabsahan dokumen, ketelitian perhitungan, kelengkapan data pendukung dan sebagainya.
3. Menaksir Risiko Pengendalian
Risiko pengendalian merupakan risiko kemungkinan tidak terdeteksinya kesalahan pada data oleh sistem pengendalian yangditerapkan manajemen.
Bila kesalahan pada data tidak terdeteksi oleh sistem pengendalian, maka informasi yang dihasilkan jugaakan mengandung kesalahan dan jika kesalahan tersebut banyak, maka informasi tersebut dapat menyesatkan.
Risiko pengendalian berbanding terbalik dengan derajat keandalan. Dengan demikian, menaksir risiko pengendalian sama artinya dengan menentukan derajat keandalan sistem pengendalian:
- pengendalian dianggap kuat atau andal bila risiko pengendaliannya rendah, sebaliknya
- pengendalian dianggap lemah atau tidak andal bila mengandung risiko pengendalian yang tinggi
Kegiatan pengendalian manajemen di Bank Muamalat secara garis besar meliputi:
a. Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi
Dalam Sistem Pengendalian Manajemen Bank Muamalat Indonesia cabang Malang, Sistem Pengendalian Manajemen berjalan sesuai dengan prosedur dan telah direncanakan dengan
baik sebelumnya, Sistem Pengendalian Manajemen tersebut dilaksanakan melalui sistem dan prosedur yang jelas dan ditetapkan oleh Direksi serta Dewan Komisaris.
Untuk menjalankan sistem pengendalian manajemen, Bank Muamalat menyusun sebuah sistem yang terencana yang disebut dengan Ittifaq Muamalat.
Ittifaq muamalat ini berlaku bagi seluruh anggota organisasi Bank Muamalat meliputi seluruh pengurus Serikat Pejuang Muamalat dan kru tetap Bank Muamalat Indonesia.
b. Mengkordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi.
Sistem Pengendalian Manajemen di Bank Muamalat berjalan sesuai struktur pusat.
Struktur organisasi pada Bank Muamalat telah berjalan sesuai dengan mekanisme yang ada,
sehingga pengkoordinasian aktivitas-aktivitas dalam organisasi Bank Muamalat dapat berjalan dengan sebagaimana mestinya.
Hal ini dikarenakan setiap unit aktivitas organisasi pada Bank Muamalat telah menjalankan tugas dan wewenang nya sesuai dengan job desk yang telah ditetapkan.
Dengan demikian tujuan dari perusahaan akan lebih mudah tercapai.
c. Mengkomunikasikan Informasi
Untuk mencapai tujuan perusahaan dibutuhkan sistem komunikasi yang jelas, agar mempermudah penyampaian segala macam bentuk informasi dari atasan kepada bawahan.
Ada dua macam bentuk penyampaian informasi dalam kegiatan organisasi pada Bank Muamalat, yaitu:
1) Secara Langsung
Dalam mengkomunikasikan informasi, Atasan memberikan perintah atau informasi secara langsung kepada bawahan agar mudah di pahami oleh bawahan.
Sesuai dengan Ittifaq Muamalat, seorang atasan wajib memberikan perintah yang layak, tegas dan jelas pada bawahannya.
Selain itu seorang atasan juga harus mampu memberi pembinaan, bimbingan dan tuntunan secara proaktif ke arah peningkatan prestasi, berdisiplin dan peningkatan produktifitas kerja bawahan nya masing-masing.
2) Secara Tidak Langsung
Dalam mengkomunikasikan informasi secara tidak langsung perusahaan mencetak dan mendistribusikan naskah Ittifaq Muamalat kepada semua anggota organisai Bank Muamalat.
Selain itu Bank Muamalat mewajibkan setiap kru untuk meperhatikan pengumuman-pengumuman resmi dari perusahaan yang diedarkan kepada kru dan/atau terpasang pada papan pengumuman.
d. Mempengaruhi anggota organisasi untuk mengubah perilaku mereka.
Untuk meningkatkan kinerja dari orgonisasi Bank Muamalat maka perusahaan memberikan pelatihan atau training kepada kru Bank Muamalat Pada dasarnya pendidikan dan latihan (training) tersebut dibagi menjadi 2 yaitu:
a) Program pendidikan dan pelatihan Intern adalah pelatihan atau pendidikan yang dilakukan secara rutin yang diselenggarakan oleh perusahaan dengan menggunakan Instruktur dari luar maupun dalam dengan fasilitas ditanggung oleh perusahaan.
b) Program pendidikan dan pelatihan ekstern adalah pelatihan atau pendidikan yang secara rutin
diselenggarakan oleh lembaga-lembaga pendidikan atau pelatihan akademis yang ditunjuk/direkomendasikan oleh perusahaan
Selain itu Bank Muamalat juga menerapkan sistem reward and punishment. Untuk memotivasi setiap anggota organisasi agar meningkatkan kinerja dari perusahaan.
Maka Bank Muamalat memberikan kesempatan kepada kru yang berprestasi untuk mendapatkan penghargaan, promosi kenaikan jabatan dan tanda jasa.
Perusahaan memberikan penghargaan/reward haji kepada kru berdasarkan performance kerja unit kerjanya.
Sebaliknya, jika ada dari anggota organisasi yang melakukan penyimpangan dan/atau pelanggaran terhadap tata tertib dan atau ketentuan lain yang telah ditetapkan, akan diberikan sanksi sesuai dengan yang telah ditetetapkan pada Intifaq Muamalat.
Pemberian sanksi terhadap pelanggaran yang dilakukan oleh kru dimaksudkan sebagai tindakan korektif dan pembinaan terhadap sikap dan tingkah laku kru.
Agar dapat mengubah perilaku anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai.
Dengan adanya sistem reward and punishment tersebut diharapkan dapat memotivasi para anggota organisasi untuk meningkatkan kinerja dan mengubah perilaku kru Bank Muamalat Indonesia agar visi dan misi perusahaan dapat tercapai.
Sekian artikel berjudul Contoh Sistem Pengendalian Manajemen Bank Muamalat, Semoga bermanfaat.