5 Proses Manajemen Proyek agar Berhasil

By Loker Pintar Last updated Mar 4, 2022 358

5 Proses Manajemen Proyek agar Berhasil? Selamat kepada Anda yang baru saja mendapatkan proyek.

Namun harus diingat bahwa sebagai seorang manajer proyek perlu mengetahui tingkatan-tingkatan dalam manajemen proyek.

Keberhasilan atau kegagalan pekerjaan proyek ada di tangan Anda.

Dengan memperhatikan setiap tahap manajemen, Anda dapat membuat rencana yang tepat, memaksimalkan kekuatan tim, dan mengelola risiko.

Pada akhirnya, Anda pasti akan menemukan kesuksesan dalam menjalankan proyek tersebut. Mari kita mulai bahas apa itu 5 Langkah manajemen proyek?

Table of Contents

Proses Manajemen Proyek

Lalu bagaimana tingkat keberhasilan proses manajemen proyek? Apa yang penting untuk Anda lakukan?

Berikut pernyataan yang saya ambil dari Process Street, dengan beberapa rekonsiliasi. Silakan baca dengan baik.

1. Konsepsi dan Inisiasi (Conception and initiation)

Proses Manajemen Proyek yang pertama yaitu konspsi dan inisiasi.

Sederhananya, tahapan ini berisi kegiatan untuk menghasilkan rencana dan mempresentasikannya kepada pihak terkait.

Yaitu beberapa pemegang wewenang dalam perusahaan untuk menentukan apakah proyek tersebut layak untuk dikerjakan atau tidak.

Penataan rencana ini harus dilakukan saat matang. Jika Anda mendapatkan pekerjaan sebagai manajer proyek, Anda harus berkonsultasi dengan beberapa orang agar beberapa rencana dapat berjalan dengan baik.

Dua pertanyaan kunci untuk dijawab dengan manajer proyek pada tahap ini adalah:

Apakah proyek itu layak?
Apakah proyek itu berharga?

Pemikiran yang tepat dan berharga ini tentunya didasarkan pada hubungan dengan perusahaan. Semua dapat dijawab dengan mengevaluasi beberapa hal dasar.

Misalnya dalam hal memprediksi berapa lama proyek akan selesai, berapa nilai uangnya, dan dampak dari penyelesaian proyek tersebut.

Memastikan keuntungan tim dan berbagai keuntungan lainnya.

Jangan sampai tenaga Anda dan tim Anda habis sia-sia karena Anda mengerjakan proyek yang tidak memiliki nilai atau tidak bisa dikelola oleh sumber daya manusia.

Jika, setelah dibuat dan diperhitungkan, rencana tersebut tampak sesuai dan berharga, ia dapat melanjutkan ke tahap berikutnya.

Dengan meminta keputusan pihak yang lebih tinggi yang memiliki otoritas. Yaitu atasan ada bisa CEO, direktur atau pihak lainnya.

Oh ya, dalam hal ini Anda tidak perlu terlalu teknis. Masalah itu akan dikembangkan di tingkat berikutnya.

2. Memahami dan Merencanakan Proyek (Definition and planning)

Memahami dan merencanakan proyek adalah Proses Manajemen Proyek selanjutnya.

Setelah rencana tersebut disetujui oleh atasan Anda, Anda dapat mulai menjelaskan dan merencanakan lebih detail.

Yang dimaksud di sini adalah menguraikan berbagai hal secara rinci:

a. Visi proyek

Jelaskan apa yang ingin Anda capai dengan proyek ini? kenapa harus mencapainya?

b. Ruang lingkup proyek

Ruang lingkup adalah menetapkan batas pada apa yang akan dilakukan tim untuk membuat visi proyek sukses.

c. Milestones

Tujuan yang dicapai harus dijelaskan dalam milestones. Milestones adalah tujuan kerja yang diukur dari tujuan keseluruhan dalam periode waktu tertentu.

Misalnya, jika tujuannya adalah untuk menyelesaikan satu tahun, tugas apa yang harus diselesaikan setiap bulan. Apa target bulanannya?

d. perencanaan manajemen risiko

Pada tahap ini perlu ditentukan risiko-risiko yang mungkin ada. Baik dari segi waktu, biaya, sumber daya manusia dan lain-lain.

e. Jadwal pengerjaan

Setiap tugas harus diperkirakan secara rinci dan diselaraskan dengan waktu penyelesaian.

Dalam konsepnya, rencana tersebut dilaksanakan sedetail mungkin.

Jadi setiap anggota tim yang berpartisipasi tahu apa yang harus dilakukan dari hari ke hari.

Setiap hari mereka memahami apa yang perlu ditangani dan apa parameter keberhasilan pekerjaan mereka.

Biasanya saat bekerja di tahap ke 2 ini ada 2 rencana yang bisa dipegang sebagai prinsip. Yaitu sistem SMART dan sistem CLEAR.

Prinsip SMART sebagai ringkasan dari:

Spesifik
Measurable (ketercapaian tujuan bisa diukur)
Attainable (jelas cara mencapai tujuan terpentingnya)
Realistis
Tepat waktu

Prinsip CLEAR sebagai ringkasan dari:

Collaboration (memastikan tim bisa didorong bekerjasama)
Limited (tujuan yang dibuat perlu dibatasi supaya bisa dikelola dengan mudah)
Emotion (tim yang bekerja dibangun hubungan emosionalnya)
Appreciable (tugas besar mesti dipecah agar target tercapai)
Refineable (tujuan atau target sebaiknya fleksibel agar mudah melakukan penyesuaian)

3. Pelaksanaan Proyek (Launch or execution)

Proses Manajemen Proyek yang ketiga ada pelaksanaan proyek.

Bagaimana proses terjadinya manajemen proyek? mari kita lihat gambar dibawah ini

Sebelum melakukan dan memulai koordinasi awal dengan anggota tim untuk menyukseskan proyek, pastikan hal-hal berikut:

Anda sudah tahu pekerjaan apa yang penting dan harus dikerjakan.
Anda telah memahami bagaimana semua tugas ini dapat dilakukan.
Anda telah menjelaskan siapa orang-orang yang ingin mengerjakan tugas.
Anda benar-benar yakin kapan waktunya untuk menyelesaikan semua tugas.

Jika sudah beres, eksekusi bisa dimulai dengan berdiskusi dengan semua tim yang akan bekerja.

Pertemuan tatap muka ini penting. Jadi, setiap orang harus datang dan Anda harus memiliki beberapa poin untuk dikatakan. Poin-poin ini meliputi:

Berbagi atau mendistribusikan sumber daya secara merata berdasarkan keperluan
Pekerjaan untuk setiap anggota tim
Timeline (satu set timeline pengerjaan proyek)
Peran dan tanggung jawab masing-masing anggota
Mekanisme kerja dan saluran komunikasi selama proyek berjalan
Beberapa informasi tambahan dalam mendukung pelaksanaan

Pastikan semua anggota tim benar-benar mendapatkan dan memahami informasi tersebut.

Bukalah ruang untuk bertanya dan berdiskusi jika ada hal-hal yang belum mereka ketahui.

Catatan: Agar proses manajemen proyek berjalan lancar, Anda perlu memastikan bahwa Anda menerapkan konsep orang yang tepat di tempat yang tepat.

Jadi setiap orang memiliki pekerjaan yang sesuai dengan kelebihannya. Mengalokasikan sumber daya manusia dengan baik.

Karena itu juga penting bagi seorang manajer proyek untuk memahami latar belakang anggota timnya. Mulai dari kemampuannya hingga pengalamannya.

Kalau masih gelap pasti bisa konsultasi ke tim HRD atau orang lain untuk menambahkan rekomendasi.

Hasil yang tidak diinginkan dapat terjadi ketika banyak orang melakukan sesuatu yang tidak sesuai dengan industri dan latar belakang mereka.

Dimulai dengan melesetnya waktu, kualitas yang buruk, berakhir dengan kecelakaan di tempat kerja.

4. Kontrol dan Kinerja (Performance and control)

Proses Manajemen Proyek yang cukup penting yaitu kontrol dan kinerja.

Materi manajemen proyek yang perlu dikuasai oleh seorang manajer proyek selanjutnya yaitu kontrol dan kinerja.

Tingkatan ini dilakukan mulai dari pelaksanaan proyek sampai dengan penyelesaiannya sebagai hasil pekerjaan.

Dapat dikatakan bahwa ini adalah tahap terberat bagi seorang manajer proyek.

Dibutuhkan banyak upaya untuk memastikan bahwa rencana yang disiapkan awal dapat direalisasikan hingga selesai.

Adalah normal bagi banyak manajer proyek untuk merasa tegang pada tahap ini.

“Apakah proyek itu akan berhasil?”

Pertanyaan ini bisa berdering setiap hari.

Untuk memudahkan tahap ini, setidaknya ada banyak hal penting yang harus dilakukan seorang manajer proyek, yaitu:

Lakukan pertemuan khusus dengan tim di dalam forum. Intensitasnya dapat bervariasi antara tingkat manajemen proyek konstruksi dan proyek IT atau lainnya. Satu hal yang jelas, ini harus disepakati dengan koordinasi di awal.
Menggunakan alat KPI atau Key Performance Indicators. Tugasnya adalah untuk mengetahui seberapa jauh tugas Anda telah direalisasikan bersama tim. Nanti Anda akan melihat perbedaan antara target dan aktual.
Beberapa masalah implementasi diidentifikasi. Misalnya, ketidaksesuaian tujuan dan pencapaian hasil kerja seperti yang ditunjukkan dalam KPI. Perubahan rencana tertentu dapat dilakukan selama tujuannya adalah untuk memecahkan masalah.

Sebagai manajer yang memahami manajemen proyek, tugas utama Anda di level ini adalah mengelola kinerja.

5. Menutup Proyek (Project close)

Proses Manajemen Proyek terakhir yaitu menutup proyek.

Proyek selesai ketika hasil pekerjaan diserahkan kepada pemilik proyek dan pemilik proyek menganggapnya selesai.

Tapi ingat, seorang manajer proyek tidak bisa hanya berbaring setelah proyek selesai. Masih ada kegiatan yang harus diselesaikan.

Selesaikan proyek dengan setidaknya 2 hal:

a. Memberikan apresiasi

Terlepas dari hasil yang dicapai, anggota tim pasti telah mengeluarkan energi dan kekuatan mereka.

Mereka perlu mendapatkan apresiasi karena pekerjaan mereka. Apalagi jika hasilnya memberikan kepuasan.

Langkah paling sederhana mungkin adalah memberikan ucapan selamat. Dan langkah yang lebih baik mungkin memberikan hadiah atau bonus.

Menjadikan tim lebih semangat dan ingin secara sukarela meningkatkan kinerjanya di masa yang akan datang.

b. Evaluasi

Tidak ada gading yang tidak retak. Begitu pula dengan proyek yang sudah selesai. Jika ada cacat di sana-sini, bisa dilakukan evaluasi material.

Oleh karena itu, manajer proyek harus mengevaluasi setiap hasil kerja. Mulai dari soal ketepatan jadwal, perkiraan anggaran, kualitas proyek dan lain-lain.

Dengan cara ini, tim dapat mencapai hasil yang lebih optimal di proyek berikutnya.

Secara rinci, tingkat manajemen proyek IT dapat berbeda dari industri lain. Namun secara umum, beberapa tahapan di atas dapat dikaitkan di sektor pekerjaan apa pun

Kesimpulan

Memang, Anda yang berkesempatan menjadi manajer proyek kini dimudahkan dengan hadirnya banyak tools canggih.

Peluang ini diperlukan untuk Anda sebagai Pekerjaan, Gaji dan Tugas Project Manager

Ada cukup banyak program dan situs web yang menyediakan alat lengkap untuk melewati proses manajemen proyek di atas dengan benar.

Sekian artikel berjudul Proses Manajemen Proyek, semoga bermanfaat bagi anda.