Berita Acara Rapat [Penjelasan Lengkap]

By Loker Pintar Last updated Jan 6, 2023 199

Berita Acara Rapat [Penjelasan Lengkap] | Setiap rapat yang diadakan di kantor pasti selalu diikuti dengan sebuah dokumen resmi yang disebut berita acara.

Ini adalah sebuah naskah dinas yang menyatakan pengesahan tentang apa yang terjadi selama rapat berlangsung.

Di dalamnya tercantum berbagai hal seperti kegiatan yang dilakukan, kehilangan atau kerusakan yang terjadi, penyerahan barang, dan banyak lagi.

Berita acara ini sangat penting karena dapat membantu menyelesaikan masalah yang mungkin terjadi selama pelaksanaan kegiatan, perencanaan, atau pengendalian kebijakan pimpinan.

Selain itu, berita acara rapat yang dibuat oleh notulen juga harus memenuhi unsur pokok tertentu agar terdapat rekaman yang akurat tentang kegiatan yang telah dilakukan.

Apa itu Berita Acara Rapat?

Berita acara rapat adalah sebuah dokumen resmi yang mencatat hasil dari suatu rapat yang telah diadakan.

Berita acara ini biasanya berisi poin-poin penting yang telah disepakati bersama selama rapat berlangsung, serta perincian tentang keputusan yang diambil dan tindak lanjut yang akan dilakukan.

Tujuan dari berita acara rapat ini adalah untuk memberikan rekaman yang akurat tentang apa yang terjadi dalam rapat, sehingga dapat dijadikan sebagai referensi dalam pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan rapat tersebut.

Dokumen ini biasanya ditandatangani oleh pemimpin rapat dan sekretaris rapat, yang merupakan orang yang bertanggung jawab untuk menyusun dan mengelola pertemuan tersebut.

Fungsi Berita Acara Rapat

Berita acara rapat memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

Sebagai dokumentasi atau catatan resmi tentang hasil rapat yang telah diadakan
Sebagai bukti resmi tentang keputusan yang diambil dalam rapat
Sebagai panduan atau petunjuk pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan rapat
Sebagai referensi di masa mendatang untuk mengetahui kegiatan yang telah dilakukan sebelumnya
Sebagai alat evaluasi untuk mengevaluasi pelaksanaan kegiatan yang telah dilakukan sesuai dengan keputusan yang diambil dalam rapat
Sebagai alat komunikasi untuk memberitahukan kepada seluruh pihak yang terkait tentang hasil rapat yang telah diadakan.
Sebagai alat pengendalian untuk memastikan bahwa kegiatan yang telah disepakati dalam rapat terlaksana sesuai dengan yang diharapkan
Sebagai alat perencanaan untuk menentukan langkah-langkah yang akan diambil dalam menyelesaikan suatu masalah atau mencapai tujuan yang diinginkan
Sebagai alat koordinasi untuk memastikan bahwa kegiatan yang telah disepakati dalam rapat dilakukan secara terkoordinasi dengan pihak lain yang terkait.

Ciri-Ciri Berita Acara Rapat yang Baik dan Benar

Setiap kali mengadakan rapat, sering kita membutuhkan sebuah dokumen yang bisa menjadi bukti resmi tentang rapat tersebut.

Salah satu dokumen yang sering digunakan untuk tujuan tersebut adalah berita acara rapat. Berita acara ini berfungsi sebagai alat dokumentasi atau arsip dalam bentuk catatan teks yang menjadi bukti resmi tentang rapat yang terjadi.

Namun, agar berita acara tersebut layak digunakan dan dapat dikatakan sebagai berita acara rapat yang baik, ada beberapa ciri yang harus dimiliki oleh berita acara tersebut.

Ciri-ciri tersebut akan membantu menjamin keabsahan dan kualitas dari surat berita acara tersebut. Berikut adalah ciri-ciri berita acara rapat yang baik dan benar:

Terdiri dari judul yang jelas dan sesuai dengan tema rapat
Memuat tanggal, waktu, dan tempat rapat
Menyebutkan nama dan jabatan pimpinan rapat, serta anggota yang hadir dan tidak hadir dalam rapat
Menyebutkan sasaran dan tujuan rapat
Memuat urutan kegiatan rapat secara terinci, termasuk presentasi yang diberikan, diskusi yang dilakukan, dan keputusan yang diambil
Menyebutkan tindak lanjut yang akan dilakukan sesuai dengan keputusan yang diambil dalam rapat
Mencantumkan tanda tangan pimpinan rapat dan sekretaris rapat
Ditulis dengan bahasa yang jelas, tepat, dan sesuai dengan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan)
Ditandatangani oleh pimpinan rapat dan sekretaris rapat
Disimpan dan diarsipkan dengan baik untuk dijadikan sebagai referensi di masa mendatang.

Format Berita Acara Rapat

Berikut adalah format berita acara rapat secara detail:

1. Judul

Judul berita acara yang menjelaskan tentang rapat yang akan dilaporkan.

Contoh:

“Berita Acara Rapat Koordinasi Program Penanggulangan Bencana”

2. Tanggal, Waktu, dan Tempat

Menyebutkan tanggal, waktu, dan tempat diadakannya rapat.

Contoh:

“Rapat ini diadakan pada tanggal 20 Januari 2022, pukul 09.00-12.00 WIB di Ruang Rapat Lantai 3 Gedung A”

3. Pimpinan Rapat:

Nama dan jabatan pimpinan rapat yang menyelenggarakan rapat.

Contoh:

“Rapat ini dipimpin oleh Bapak/Ibu X selaku Ketua panitia”

4. Anggota Hadir

Nama dan jabatan anggota yang hadir dalam rapat.

Contoh:

“Dalam rapat ini hadir: (1) Bapak/Ibu X selaku ketua panitia; (2) Bapak/Ibu Y selaku anggota panitia; (3) Bapak/Ibu Z selaku anggota panitia”

5. Anggota tidak hadir

Nama dan jabatan anggota yang tidak hadir dalam rapat.

Contoh:

“Dalam rapat ini tidak hadir: (1) Bapak/Ibu A selaku anggota panitia; (2) Bapak/Ibu B selaku anggota panitia”

6. Sasaran dan Tujuan Rapat

Menjelaskan sasaran dan tujuan rapat yang akan dilakukan.

Contoh:

“Rapat ini bertujuan untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi dalam pelaksanaan program penanggulangan bencana di Desa XYZ, serta menentukan langkah-langkah yang akan diambil untuk meningkatkan efektivitas program tersebut”

7. Urutan Kegiatan Rapat

Menjelaskan secara terinci urutan kegiatan rapat, termasuk presentasi yang diberikan, diskusi yang dilakukan, dan keputusan yang diambil.

Contoh:

“Dalam rapat ini, pertama Bapak/Ibu X memberikan presentasi tentang program penanggulangan bencana yang akan dilaksanakan. Kemudian, dipersilahkan Bapak/Ibu Y untuk memberikan tanggapan dan saran terkait program tersebut. Setelah itu, dilakukan diskusi terbuka yang diikuti oleh seluruh anggota panitia. Berdasarkan hasil diskusi tersebut, diputuskan untuk mengadakan kegiatan sosialisasi program penanggulangan bencana kepada masyarakat pada tanggal 30 Januari 2022 di Desa XYZ”

8. Tindak Lanjut

Menyebutkan tindak lanjut yang akan dilakukan sesuai dengan keputusan yang diambil dalam rapat.

Contoh:

“Berdasarkan keputusan yang diambil dalam rapat, maka panitia akan mengadakan kegiatan sosialisasi program penanggulangan bencana kepada masyarakat pada tanggal 30 Januari 2022 di Desa XYZ. Selain itu, panitia juga akan menyiapkan materi sosialisasi dan mengirimkan surat undangan kepada masyarakat Desa XYZ”

9. Tanda Tangan

Mencantumkan tanda tangan pimpinan rapat dan sekretaris rapat.

Contoh:

“Rapat ini ditutup pada pukul 12.00 WIB. Tandatangan: (Pimpinan Rapat) (Sekretaris Rapat)”

Cara Membuat Berita Acara Rapat

Berikut adalah cara membuat berita acara rapat secara detail:

1. Tentukan Judul dan Tujuan Rapat

Tentukan judul yang sesuai dengan tema rapat, serta tujuan yang ingin dicapai dari rapat tersebut. Misalnya:

“Rapat Koordinasi Program Penanggulangan Bencana” dengan tujuan untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi dalam pelaksanaan program penanggulangan bencana di Desa XYZ, serta menentukan langkah-langkah yang akan diambil untuk meningkatkan efektivitas program tersebut.

2. Tentukan Tanggal, Waktu, dan Tempat Rapat

Tentukan tanggal, waktu, dan tempat yang tepat untuk menyelenggarakan rapat sesuai dengan tujuan rapat. Misalnya:

“Rapat ini akan diadakan pada tanggal 20 Januari 2022, pukul 09.00-12.00 WIB di Ruang Rapat Lantai 3 Gedung A”.

3. Buat Daftar Undangan

Buat daftar anggota yang akan diundang ke rapat, serta informasikan tanggal, waktu, dan tempat rapat kepada anggota tersebut.

4. Buat Agenda Rapat

Buat agenda rapat yang menjelaskan urutan kegiatan rapat, serta materi yang akan dibahas dalam rapat. Misalnya:

“Agenda rapat: (1) Pembukaan oleh pimpinan rapat; (2) Presentasi program penanggulangan bencana oleh Bapak/Ibu X; (3) Tanggapan dan saran dari Bapak/Ibu Y; (4) Diskusi terbuka; (5) Penutupan rapat.”

5. Persiapkan Materi Rapat

Persiapkan materi yang akan dibahas dalam rapat, termasuk presentasi, data, dan dokumen yang dibutuhkan. Pastikan bahwa semua materi telah disiapkan dengan baik dan siap untuk dibagikan kepada anggota rapat.

6. Selenggarakan Rapat

Selenggarakan rapat sesuai dengan agenda yang telah dibuat, serta pastikan bahwa semua anggota yang diundang hadir dalam rapat.

Jaga konsentrasi dan fokus selama rapat berlangsung, serta sampaikan materi dengan jelas dan mudah dipahami oleh anggota rapat.

7. Buat Catatan Rapat

Buat catatan rapat yang mencakup semua poin penting yang dibahas dalam rapat, serta keputusan yang diambil.

Catatan rapat dapat dibuat dengan cara menuliskan poin-poin tersebut secara terstruktur, atau dengan menggunakan software notulensi.

8. Buat Berita Acara Rapat

Buat berita acara rapat yang mencakup semua informasi yang diperlukan, termasuk judul, tanggal, waktu, tempat, pimpinan rapat, anggota hadir dan tidak hadir, sasaran dan tujuan rapat, urutan kegiatan rapat, tindak lanjut, dan tanda tangan.

Pastikan bahwa berita acara rapat tersebut dibuat secara akurat dan lengkap, sesuai dengan catatan rapat yang telah dibuat.

Berita acara rapat biasanya dibuat dalam bentuk naskah, namun dapat juga dibuat dalam bentuk elektronik seperti dokumen Microsoft Word atau Google Docs.

9. Review dan Finalisasi Berita Acara Rapat

Review ulang berita acara rapat untuk memastikan bahwa semua informasi yang tercantum sudah benar dan lengkap.

Jika sudah yakin, finalisasi berita acara rapat dengan menandatangani oleh pimpinan rapat dan sekretaris rapat.

10. Distribusikan dan Arsip Berita Acara Rapat

Distribusikan berita acara rapat kepada anggota rapat yang hadir, serta arsip berita acara rapat untuk keperluan referensi di kemudian hari.

Berita acara rapat dapat diarsipkan dalam bentuk fisik atau elektronik, sesuai dengan kebijakan yang berlaku di perusahaan atau organisasi terkait.

Siapa yang Membuat Berita Acara Rapat?

Berita acara rapat biasanya dibuat oleh notulen atau sekretaris rapat. Notulen adalah orang yang bertugas mencatat hasil rapat dengan menggunakan software notulensi atau secara manual.

Sekretaris rapat adalah orang yang bertugas mengatur jalannya rapat, menyiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan, dan mencatat hasil rapat dalam bentuk berita acara.

Selain itu, pimpinan rapat juga berperan dalam pembuatan berita acara rapat, karena ia bertanggung jawab atas jalannya rapat dan memastikan bahwa semua poin penting yang dibahas dalam rapat tercatat dalam berita acara. Pimpinan rapat juga biasanya yang menandatangani berita acara rapat sebagai tanda pengesahan.

Contoh Berita Acara Rapat

Berikut adalah contoh berita acara rapat perusahaan:

Berita Acara Rapat

Judul: Rapat Koordinasi Penjualan Tahun 2022

Tanggal: 20 Januari 2022

Waktu: 09.00-12.00 WIB

Tempat: Ruang Rapat Lantai 3, Gedung A

Pimpinan Rapat: Bapak/Ibu X (Direktur Utama)

Anggota Hadir:

Bapak/Ibu Y (Direktur Penjualan)
Bapak/Ibu Z (Manager Penjualan)
Bapak/Ibu A (Asisten Manager Penjualan)
Bapak/Ibu B (Staf Penjualan)

Anggota Tidak Hadir:

Bapak/Ibu C (Manager Penjualan)

Sasaran dan Tujuan Rapat:

Menyusun rencana penjualan tahun 2022
Menentukan target penjualan tahun 2022
Menetapkan strategi pemasaran yang efektif

Urutan Kegiatan Rapat:

Pembukaan oleh Bapak/Ibu X
Presentasi rencana penjualan tahun 2022 oleh Bapak/Ibu Y
Tanggapan dan saran dari Bapak/Ibu Z
Diskusi terbuka
Penutupan oleh Bapak/Ibu X

Tindak Lanjut:

Rencana penjualan tahun 2022 disetujui dengan target penjualan sebesar Rp 10.000.000.000
Strategi pemasaran yang efektif akan ditetapkan pada rapat selanjutnya

Tanda Tangan:

Bapak/Ibu X (Direktur Utama)
Bapak/Ibu Y (Direktur Penjualan)

Catatan: Berita acara rapat ini telah disetujui dan diakui sebagai dokumen resmi oleh pimpinan rapat dan sekretaris rapat.

Sekian artikel berjudul Berita Acara Rapat [Penjelasan Lengkap], semoga bermanfaat.