Admin Fakturis Adalah: Peran dan Tanggung Jawab dalam Administrasi Penjualan

By Loker Pintar Last updated Okt 17, 2023 331

Admin Fakturis Adalah: Peran dan Tanggung Jawab dalam Administrasi Penjualan | Ketika berbicara tentang kelancaran operasi bisnis, banyak orang mungkin memikirkan faktor-faktor seperti pemasaran, produksi, atau manajemen keuangan. Namun, dalam kenyataannya, ada sebuah peran yang sering kali terlupakan, namun tak kalah krusial dalam menjaga kelancaran sebuah perusahaan: admin fakturis.

Admin fakturis, mungkin bukan istilah yang sering kita dengar dalam percakapan sehari-hari, namun perannya dalam administrasi penjualan sangat penting.

Mereka adalah sosok yang bertanggung jawab untuk menjalankan berbagai tugas terkait administrasi, yang tak jarang membuat perbedaan antara keuntungan dan kerugian dalam dunia bisnis.

Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi peran dan tanggung jawab seorang admin fakturis secara mendalam. Mulai dari pencatatan orderan hingga pengelolaan data pelunasan piutang, admin fakturis adalah garda terdepan dalam menjaga catatan transaksi dan menjawab kebutuhan pelanggan.

Dan hal ini tidak hanya tentang tumpukan faktur dan angka-angka, tetapi juga mengenai kemampuan komunikasi, ketelitian, dan pemahaman tentang peraturan perpajakan.

Selain itu, kita juga akan membahas syarat-syarat yang dibutuhkan untuk menjadi seorang admin fakturis yang sukses, serta keahlian yang perlu dimiliki. Admin fakturis bukan hanya “pengisi formulir,” mereka adalah penjaga integritas keuangan perusahaan dan penangan masalah pelanggan.

Jadi, mari kita menjelajahi dunia yang mungkin terabaikan ini dan mengungkap peran yang tak tergantikan dari seorang admin fakturis dalam menjaga roda bisnis tetap berputar dengan lancar.

Table of Contents

Admin Fakturis Adalah…

Admin fakturis adalah seorang profesional dalam dunia administrasi bisnis yang memiliki tanggung jawab utama dalam mengelola proses fakturisasi dan administrasi penjualan.

Tugas mereka mencakup mencatat pesanan pelanggan, membuat faktur penjualan, mengelola data penjualan, mengurus pengiriman barang, menanggapi keluhan pelanggan, dan memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar.

Mereka berperan dalam memastikan bahwa setiap transaksi penjualan tercatat dengan akurat, termasuk harga produk, jumlah, dan informasi pembayaran. Admin fakturis juga bertanggung jawab untuk memproses retur barang jika diperlukan dan mengkoordinasikan pengiriman barang kepada pelanggan.

Selain tugas-tugas operasional, admin fakturis juga dapat memiliki peran dalam mengelola data pelunasan piutang, mengontrol daftar inkado harian (DIH) untuk penagihan, serta mengelola dokumen penagihan dan pelunasan. Mereka harus memahami peraturan perpajakan yang berlaku dan memastikan bahwa faktur-faktur yang mereka buat sesuai dengan ketentuan pajak yang berlaku.

Pentingnya peran admin fakturis terletak pada menjaga kelancaran administrasi penjualan, meminimalkan kesalahan dalam fakturisasi, dan memastikan kepuasan pelanggan dengan penyediaan faktur yang akurat dan komunikasi yang baik. Dalam lingkup bisnis, admin fakturis adalah elemen kunci dalam menjaga keberhasilan operasi penjualan dan keuangan perusahaan.

Peran dan Tanggung Jawab Admin Fakturis

Ketika kita berbicara tentang seorang admin fakturis, mungkin terdengar sebagai peran yang sederhana, tetapi sesungguhnya, tanggung jawab mereka sangat penting dalam menjaga administrasi penjualan berjalan dengan baik. Di bawah ini, mari kita lihat dengan lebih rinci mengenai peran dan tanggung jawab seorang admin fakturis.

1. Pencatatan Orderan

Sebagai admin fakturis, pencatatan orderan adalah salah satu tugas pertama yang harus diemban. Mereka harus menerima pesanan dari pelanggan, mencatat dengan teliti setiap rincian pesanan, seperti produk yang dipesan, jumlahnya, tanggal pemesanan, serta informasi pengiriman yang dibutuhkan.

Pencatatan yang tepat sangat penting untuk memastikan bahwa pesanan pelanggan terpenuhi secara akurat dan efisien. Kesalahan di tahap ini dapat menyebabkan kebingungan dan ketidakpuasan pelanggan.

2. Pembuatan Invoice

Admin fakturis bertanggung jawab untuk menyusun invoice penjualan berdasarkan pesanan yang dicatat sebelumnya. Mereka harus mencantumkan rincian harga produk, jumlah yang harus dibayarkan, dan metode pembayaran yang tersedia.

Pembuatan invoice yang tepat dan akurat membantu dalam transparansi transaksi, memberikan panduan yang jelas kepada pelanggan, dan memastikan bahwa perusahaan menerima pembayaran sesuai dengan pesanan yang dilakukan.

3. Pelaporan Penjualan

Seiring berjalannya waktu, admin fakturis juga harus menyusun laporan penjualan berkala. Laporan ini memberikan gambaran tentang performa penjualan perusahaan, termasuk penjualan harian, mingguan, atau bulanan.

Laporan penjualan adalah alat yang sangat berguna untuk manajemen perusahaan dalam membuat keputusan strategis, merencanakan stok produk, dan memantau perkembangan bisnis.

4. Pengelolaan Retur Barang

Terkadang, pelanggan mengembalikan produk yang mereka beli. Admin fakturis harus mengelola proses pengembalian barang ini. Mereka memeriksa keadaan barang yang dikembalikan, memproses penggantian barang atau pengembalian dana sesuai kebijakan perusahaan.

Kemampuan menangani retur barang dengan baik adalah kunci untuk mempertahankan kepercayaan pelanggan dan menjaga reputasi perusahaan.

5. Koordinasi Pengiriman Barang

Pengiriman barang merupakan bagian penting dalam penjualan. Admin fakturis seringkali berperan dalam mengkoordinasikan pengiriman barang kepada pelanggan.

Mereka harus berinteraksi dengan departemen pengiriman atau pihak ketiga yang menangani pengiriman untuk memastikan bahwa barang dikirim dengan tepat waktu dan sesuai dengan pesanan pelanggan.

6. Penanganan Keluhan Divisi Pemasaran

Admin fakturis juga harus siap untuk menangani keluhan yang mungkin muncul dari divisi pemasaran. Ini mungkin berkaitan dengan masalah faktur, pengiriman yang tidak tepat, atau perbedaan antara pesanan dan barang yang diterima.

Kemampuan berkomunikasi dan menyelesaikan masalah dengan baik adalah sangat penting dalam situasi ini.

7. Pengelolaan Pelunasan Tagihan Cabang

Dalam beberapa kasus, admin fakturis juga bertanggung jawab untuk mengelola pelunasan tagihan dari cabang-cabang perusahaan. Mereka memeriksa pembayaran yang diterima dari cabang, memastikan bahwa jumlahnya sesuai dengan tagihan, dan mencatatnya dengan akurat.

Pengelolaan pelunasan tagihan cabang merupakan salah satu tugas krusial dalam menjaga likuiditas perusahaan.

8. Monitoring dan Proses Pelunasan Piutang

Admin fakturis harus memantau pembayaran pelanggan secara keseluruhan dan memproses data pelunasan piutang melalui komputer. Dengan pemantauan yang cermat, mereka dapat menentukan tanggal penagihan berikutnya bagi pelanggan yang masih memiliki hutang.

Monitoring piutang adalah bagian penting dari manajemen keuangan yang efisien.

9. Kontrol Daftar Inkado Harian (DIH)

Daftar Inkado Harian (DIH) mencatat sejumlah transaksi yang harus ditagihkan kepada pelanggan. Admin fakturis harus mengontrol DIH, memastikan bahwa semua transaksi yang perlu ditagihkan telah tercatat dengan baik.

Kontrol DIH membantu dalam memastikan bahwa pendapatan perusahaan tetap terkelola dengan baik.

10. Pengelolaan Dokumen Penagihan

Admin fakturis juga bertanggung jawab untuk mengontrol penerimaan dokumen penagihan dari berbagai sumber, termasuk ekspedisi, tim penjualan, atau juru tagih. Mereka harus menyimpan dokumen dengan rapi dan mengeluarkannya saat diperlukan untuk tukar faktur atau proses penagihan.

Pengelolaan dokumen penagihan membantu menjaga catatan transaksi yang lengkap dan terorganisir.

11. Controlling Penerimaan Dokumen Pelunasan

Selain itu, admin fakturis juga harus melakukan kontrol penerimaan dokumen pelunasan yang telah tertagih dan yang belum tertagih dari kolektor, tim penjualan, berdasarkan DIH, lalu melanjutkan dengan proses pelunasan yang tepat di sistem perusahaan, seperti SAP.

Pengendalian penerimaan dokumen pelunasan adalah langkah terakhir yang penting dalam menyelesaikan transaksi penjualan.

Pada intinya, peran seorang admin fakturis adalah menjaga kelancaran dan ketertiban administrasi penjualan perusahaan. Mereka adalah garda terdepan dalam menjaga catatan transaksi dengan akurat, mengelola komunikasi dengan pelanggan, dan memastikan bahwa pembayaran dan tagihan berjalan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Dengan tanggung jawab yang begitu beragam dan penting, admin fakturis menjadi elemen kunci dalam menjaga keberhasilan perusahaan.

Syarat untuk Menjadi Admin Fakturis

Ketika mempertimbangkan untuk mengejar karir sebagai seorang admin fakturis, ada beberapa syarat yang perlu dipenuhi. Peran ini memerlukan kombinasi keterampilan, pendidikan, dan sifat-sifat pribadi tertentu untuk berhasil.

Di bawah ini, mari kita bahas dengan lebih rinci mengenai syarat-syarat yang dibutuhkan untuk menjadi seorang admin fakturis yang sukses.

1. Pendidikan Minimal

Pendidikan SMA atau SMK Sederajat

Syarat pertama untuk menjadi admin fakturis adalah memiliki pendidikan setidaknya tingkat Sekolah Menengah Atas (SMA) atau Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) sederajat. Pendidikan ini memberikan dasar yang diperlukan untuk memahami tugas-tugas administratif.

2. Dedikasi, Kedisiplinan, dan Keterampilan Pekerja Keras

a. Dedikasi Tinggi

Seorang admin fakturis harus memiliki dedikasi tinggi terhadap pekerjaannya. Mereka harus siap bekerja keras untuk menjalankan tugas-tugas administratif dengan teliti dan penuh tanggung jawab.

b. Kedisiplinan

Kedisiplinan adalah kunci untuk menjalankan tugas-tugas dengan tepat waktu dan efisien. Seorang admin fakturis harus disiplin dalam mengelola waktu dan menjalankan tugas-tugas sehari-hari.

c. Keterampilan Pekerja Keras

Pekerja keras adalah sifat yang tak terpisahkan dari seorang admin fakturis. Mereka harus siap bekerja dengan tekun untuk menjalankan tugas-tugas yang memerlukan perhatian terus-menerus.

3. Integritas, Ketelitian, dan Disiplin

a. Jujur

Integritas adalah sifat yang tak tergantikan dalam pekerjaan admin fakturis. Mereka harus jujur dalam semua aspek pekerjaan, terutama dalam mengelola uang dan transaksi perusahaan.

b. Ketelitian

Ketelitian adalah kualitas penting untuk seorang admin fakturis. Kesalahan kecil dalam pencatatan atau faktur bisa memiliki dampak besar pada keuangan perusahaan.

c. Disiplin

Disiplin adalah kunci dalam menjaga keteraturan dalam administrasi penjualan. Seorang admin fakturis harus memiliki disiplin diri dalam menjalankan proses-proses secara konsisten.

4. Kemampuan Penampilan dan Sikap Sopan

Bisa Tampil Rapi dan Sopan

Seorang admin fakturis sering berinteraksi dengan pelanggan atau kolega. Oleh karena itu, mereka harus mampu tampil rapi dan sopan dalam penampilan dan perilaku.

5. Pengalaman Kerja yang Dibutuhkan

Pengalaman di Bidang Admin Fakturis Minimal 1 Tahun

Memiliki pengalaman sebelumnya dalam pekerjaan administrasi yang melibatkan fakturisasi akan menjadi nilai tambah. Pengalaman ini membantu pemahaman tugas-tugas admin fakturis dan meningkatkan kemampuan dalam menjalankannya.

6. Keahlian dalam Penggunaan Microsoft Office

Dapat Menggunakan Microsoft Office

Kemampuan dalam mengoperasikan perangkat lunak Microsoft Office seperti Excel, Word, dan Outlook sangat penting. Perangkat ini sering digunakan dalam pekerjaan seorang admin fakturis untuk membuat faktur, laporan, dan berkomunikasi melalui email.

7. Keterampilan dalam Pengelolaan Data Administrasi Kantor

Mampu Menyusun, Merapikan Data Administrasi Kantor

Seorang admin fakturis harus memiliki keterampilan dalam mengorganisasi dan mengelola data administrasi kantor. Mereka harus dapat menyimpan dan mencari informasi dengan efisien.

Pemenuhan syarat-syarat ini akan membantu calon admin fakturis untuk menjalankan tugas-tugas dengan baik dan memberikan kontribusi positif dalam menjaga kelancaran proses administrasi penjualan dan keuangan perusahaan. Seorang admin fakturis adalah elemen penting dalam menjaga keberhasilan operasi bisnis.

Syarat untuk Menjadi Admin Fakturis

Becoming an admin fakturis doesn’t happen overnight; it requires a specific set of qualifications and skills. In this section, we’ll explore the essential qualifications and skills necessary to excel in this role.

1. Pendidikan Minimal

SMA atau SMK Sederajat: Untuk menjadi seorang admin fakturis, pendidikan setidaknya tingkat Sekolah Menengah Atas (SMA) atau Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) sederajat diperlukan. Pendidikan ini memberikan dasar yang diperlukan untuk memahami tugas-tugas administratif.

2. Dedikasi, Kedisiplinan, dan Keterampilan Pekerja Keras

Dedikasi Tinggi: Seorang admin fakturis harus memiliki dedikasi tinggi terhadap pekerjaannya. Mereka harus siap bekerja keras untuk menjalankan tugas-tugas administratif dengan teliti dan penuh tanggung jawab.
Kedisiplinan: Kedisiplinan adalah kunci untuk menjalankan tugas-tugas dengan tepat waktu dan efisien. Seorang admin fakturis harus disiplin dalam mengelola waktu dan menjalankan tugas-tugas sehari-hari.
Keterampilan Pekerja Keras: Pekerja keras adalah sifat yang tak terpisahkan dari seorang admin fakturis. Mereka harus siap bekerja dengan tekun untuk menjalankan tugas-tugas yang memerlukan perhatian terus-menerus.

3. Integritas, Ketelitian, dan Disiplin

Jujur: Integritas adalah sifat yang tak tergantikan dalam pekerjaan admin fakturis. Mereka harus jujur dalam semua aspek pekerjaan, terutama dalam mengelola uang dan transaksi perusahaan.
Ketelitian: Ketelitian adalah kualitas penting untuk seorang admin fakturis. Kesalahan kecil dalam pencatatan atau faktur bisa memiliki dampak besar pada keuangan perusahaan.
Disiplin: Disiplin adalah kunci dalam menjaga keteraturan dalam administrasi penjualan. Seorang admin fakturis harus memiliki disiplin diri dalam menjalankan proses-proses secara konsisten.

4. Kemampuan Penampilan dan Sikap Sopan

Bisa Tampil Rapi dan Sopan: Seorang admin fakturis sering berinteraksi dengan pelanggan atau kolega. Oleh karena itu, mereka harus mampu tampil rapi dan sopan dalam penampilan dan perilaku.

5. Pengalaman Kerja yang Dibutuhkan

Pengalaman di Bidang Admin Fakturis Minimal 1 Tahun: Memiliki pengalaman sebelumnya dalam pekerjaan administrasi yang melibatkan fakturisasi akan menjadi nilai tambah. Pengalaman ini membantu pemahaman tugas-tugas admin fakturis dan meningkatkan kemampuan dalam menjalankannya.

6. Keahlian dalam Penggunaan Microsoft Office

Dapat Menggunakan Microsoft Office: Kemampuan dalam mengoperasikan perangkat lunak Microsoft Office seperti Excel, Word, dan Outlook sangat penting. Perangkat ini sering digunakan dalam pekerjaan seorang admin fakturis untuk membuat faktur, laporan, dan berkomunikasi melalui email.

7. Keterampilan dalam Pengelolaan Data Administrasi Kantor

Mampu Menyusun, Merapikan Data Administrasi Kantor: Seorang admin fakturis harus memiliki keterampilan dalam mengorganisasi dan mengelola data administrasi kantor. Mereka harus dapat menyimpan dan mencari informasi dengan efisien.

8. Pengetahuan tentang Peraturan Perpajakan (Opsional)

Pengetahuan tentang Peraturan Perpajakan yang Berlaku: Pengetahuan tentang peraturan perpajakan dapat menjadi keuntungan tambahan. Ini memastikan bahwa faktur yang dibuat sesuai dengan persyaratan perpajakan yang berlaku.

Keahlian yang Dibutuhkan Admin Fakturis

Menjadi seorang admin fakturis yang sukses memerlukan sejumlah keahlian yang khusus dan penting. Dalam bagian ini, kita akan membahas keahlian-keahlian yang perlu dimiliki untuk menjalani peran ini dengan baik.

1. Pemahaman tentang Proses Fakturisasi

Pengetahuan tentang Proses Fakturisasi: Seorang admin fakturis harus memiliki pemahaman yang baik tentang proses fakturisasi, termasuk bagaimana membuat faktur, mencatat transaksi, dan mengelola data penjualan. Mereka perlu tahu langkah-langkah yang diperlukan untuk menghasilkan faktur yang akurat.
Pemahaman tentang Peraturan Perpajakan: Pemahaman tentang peraturan perpajakan yang berlaku sangat penting. Ini termasuk mengetahui persyaratan dan kewajiban perpajakan untuk memastikan bahwa semua faktur sesuai dengan peraturan yang berlaku.

2. Kemampuan Komunikasi yang Baik

Kemampuan Berkomunikasi yang Efektif: Seorang admin fakturis harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Mereka perlu berkomunikasi dengan pelanggan dan tim internal untuk menjawab pertanyaan, menyelesaikan masalah, dan memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar.

3. Ketelitian dan Keakuratan

Ketelitian yang Tinggi: Ketelitian dan keakuratan adalah kualitas yang sangat penting bagi seorang admin fakturis. Kesalahan dalam mencatat transaksi atau membuat faktur dapat berdampak buruk pada keuangan perusahaan dan citra perusahaan di mata pelanggan.

4. Keterampilan Organisasi

Keterampilan Organisasi yang Baik: Seorang admin fakturis harus memiliki keterampilan organisasi yang baik. Mereka harus mampu mengatur dan mengelola arsip faktur dengan baik agar mudah diakses dan ditemukan jika diperlukan.

5. Pengetahuan tentang Peraturan Perpajakan

Pengetahuan tentang Peraturan Perpajakan: Sebagai admin fakturis, memahami peraturan perpajakan yang berlaku sangat penting. Ini termasuk mengetahui bagaimana menghitung dan mengelola pajak yang diterapkan pada penjualan.

Keahlian ini membantu seorang admin fakturis untuk menjalankan tugas-tugas dengan efisien, menjaga akurasi data transaksi, dan memastikan bahwa perusahaan beroperasi sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Dengan kombinasi keahlian ini, mereka dapat menjaga administrasi penjualan berjalan dengan baik dan memberikan layanan terbaik kepada pelanggan.

Tantangan dalam Pekerjaan Admin Fakturis

Peran seorang admin fakturis, meskipun krusial, tidaklah tanpa tantangan. Dalam pekerjaan mereka, mereka sering dihadapkan pada berbagai kendala yang perlu diatasi. Di bawah ini, mari kita telaah tantangan-tantangan yang sering dihadapi oleh admin fakturis.

1. Menghadapi Kesalahan dalam Faktur

Kesalahan Input Data: Pencatatan data yang salah atau ketidakakuratan dalam mengisi faktur adalah masalah umum. Kesalahan semacam ini bisa menyebabkan kebingungan dan ketidakpuasan pelanggan.
Perbaikan dan Koreksi: Mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan dalam faktur adalah tugas yang memakan waktu. Admin fakturis harus merancang metode untuk meminimalkan kesalahan dan merespon dengan cepat jika kesalahan terjadi.

2. Penanganan Konflik dengan Pelanggan

Keluhan Pelanggan: Terkadang pelanggan mungkin tidak puas dengan faktur yang diterima atau ada ketidaksesuaian antara pesanan dan barang yang diterima.
Penyelesaian Konflik: Menangani keluhan pelanggan dengan baik adalah tantangan tersendiri. Admin fakturis perlu memiliki keterampilan komunikasi yang kuat dan empati untuk merespons dengan bijak, menyelesaikan masalah, dan mempertahankan hubungan baik dengan pelanggan.

3. Pemeliharaan Data yang Akurat dan Tertata Rapi

Volume Data yang Besar: Dalam pekerjaan admin fakturis, volume data bisa sangat besar. Menjaga agar semua data tercatat dengan benar dan tersimpan dengan rapi adalah pekerjaan yang memerlukan dedikasi dan ketelitian.
Pengorganisasian Data: Admin fakturis harus memiliki sistem yang baik untuk mengorganisasi data, memastikan bahwa informasi dapat diakses dengan cepat jika diperlukan.

4. Mematuhi Peraturan Perpajakan yang Terus Berkembang

Perubahan Peraturan Perpajakan: Peraturan perpajakan bisa berubah dari waktu ke waktu, dan admin fakturis perlu selalu memastikan bahwa faktur-faktur yang mereka buat tetap sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Pengetahuan yang Diperbarui: Mempelajari dan memahami perubahan-perubahan perpajakan adalah tantangan tersendiri. Admin fakturis harus selalu memperbarui pengetahuan mereka tentang aturan perpajakan untuk memastikan kepatuhan perusahaan.

Tantangan-tantangan ini adalah bagian alami dari pekerjaan seorang admin fakturis. Namun, dengan dedikasi, keterampilan komunikasi, ketelitian, dan pemahaman tentang peraturan perpajakan, mereka dapat mengatasi kendala-kendala ini dan menjalankan tugas mereka dengan efisien. Seiring berjalannya waktu, pengalaman juga akan menjadi guru terbaik dalam mengatasi tantangan-tantangan ini.

Kesimpulan

Dalam kesimpulan, seorang admin fakturis memainkan peran yang penting dalam menjaga kelancaran administrasi penjualan dan keuangan suatu perusahaan.

Mereka memiliki tanggung jawab yang beragam, mulai dari pencatatan pesanan pelanggan, pembuatan faktur, hingga pengelolaan data penjualan dan pelunasan piutang.

Untuk berhasil dalam peran ini, seorang admin fakturis perlu memenuhi sejumlah syarat, seperti pendidikan minimal, dedikasi, ketelitian, dan keterampilan komunikasi yang baik.

Pengalaman di bidang ini juga menjadi nilai tambah. Mereka juga harus memahami peraturan perpajakan yang berlaku untuk memastikan kepatuhan perusahaan.

Meskipun tugas-tugas seorang admin fakturis bisa menantang, seperti menghadapi kesalahan dalam fakturisasi, menangani konflik dengan pelanggan, atau menjaga data tertata rapi, dedikasi dan keterampilan yang dimiliki akan membantu mereka mengatasi kendala-kendala ini.

Dengan peran yang krusial dalam menjaga administrasi penjualan dan keuangan berjalan dengan baik, admin fakturis menjadi elemen penting dalam kesuksesan operasi bisnis.

Kesalahan dalam tugas mereka dapat berdampak pada citra perusahaan dan kepuasan pelanggan, oleh karena itu, peran mereka dalam mengelola faktur dan administrasi penjualan sangatlah penting.

Sekian artikel berjudul Admin Fakturis Adalah: Peran dan Tanggung Jawab dalam Administrasi Penjualan, semoga bermanfaat.