Order Taker adalah: Tugas, Syarat, dan Kelengkapan

Order Taker adalah: Tugas, Syarat, dan Kelengkapan | Sebuah hotel adalah panggung di mana berbagai elemen harus beriringan untuk menciptakan pengalaman tak terlupakan bagi tamu. Di balik layar, ada pahlawan tak terlihat yang memiliki peran sentral dalam memastikan setiap kebutuhan dan permintaan tamu terpenuhi dengan sempurna: Order Taker.

Artikel ini akan mengupas tuntas peran dan tugas yang dimainkan oleh sosok yang mungkin sering luput dari perhatian kita ini dalam industri perhotelan.

Setiap kali Anda menginginkan sesuatu tambahan di kamar, merasa kehilangan barang, atau punya keluhan, siapa yang Anda hubungi? Dialah order taker.

Mereka adalah ujung tombak dalam menjaga hubungan harmonis antara tamu dan hotel. Mari kita gali lebih dalam untuk memahami esensi peran mereka dan bagaimana mereka menjadi tulang punggung operasional hotel yang sukses.

Order Taker adalah…

Order Taker adalah seorang profesional dalam industri perhotelan yang bertanggung jawab untuk menerima dan memproses segala bentuk permintaan atau pesanan dari tamu hotel melalui sambungan telepon.

Tugas utama order taker adalah menjawab pertanyaan tamu, mencatat pesanan tambahan fasilitas atau layanan, menanggapi keluhan, dan mengarahkan permintaan tamu ke departemen yang bersangkutan di hotel.

Order taker biasanya bekerja di area khusus, seperti pusat panggilan atau meja resepsionis, dan harus siap standby untuk melayani tamu kapan pun diperlukan.

Kecepatan, ketelitian, dan kemampuan komunikasi yang baik sangat penting dalam peran ini, karena setiap permintaan atau keluhan tamu harus ditangani dengan efisien dan profesional.

Selain itu, order taker juga berperan sebagai penghubung antara tamu dan berbagai departemen di hotel, seperti housekeeping, restoran, atau layanan kamar.

Mereka memastikan informasi yang diterima dari tamu disampaikan dengan tepat kepada bagian yang bertanggung jawab, sehingga pelayanan kepada tamu dapat berjalan lancar dan memuaskan.

Order taker, mungkin bagi sebagian orang, terdengar seperti peran yang sederhana. Namun, bagi saya, mereka adalah pahlawan tak terungkap di balik tiap permintaan dan keluhan tamu di dunia perhotelan.

Secara sederhana, order taker adalah sosok yang berada di garis depan, siap sedia untuk melayani segala jenis permintaan tamu melalui telepon.

Bayangkan saja, saat Anda membutuhkan tambahan handuk, memesan makanan, atau hanya sekadar ingin mengetahui informasi seputar kamar Anda, siapa yang akan menjawab panggilan Anda?

Ya, dialah order taker. Dengan seni mendengarkan yang luar biasa, mereka menjadi portal utama komunikasi antara tamu dan berbagai layanan di hotel.

Tugas mereka bukan hanya mencatat apa yang diucapkan oleh tamu, tetapi juga membaca di antara baris-baris kata untuk memahami kebutuhan sebenarnya.

Kecepatan dalam merespons, ketelitian dalam mencatat, dan kemampuan berkomunikasi yang tulus adalah kunci dari pengertian order taker. Mereka adalah penyambung suara dan pemecah masalah yang tak ternilai, menjadikan setiap panggilan tamu sebagai kesempatan untuk menciptakan pengalaman tak terlupakan.

Baca juga: Room Attendant adalah: Tugas, Kualifikasi, dan Skill yang Dibutuhkan

Tugas dan Tanggung Jawab Order Taker

1. Handover Pekerjaan yang Lancar

Seorang order taker memulai harinya dengan langkah awal yang krusial, yaitu melakukan handover pekerjaan dengan order taker sebelumnya atau supervisor.

Proses ini adalah fondasi dari kelancaran operasional. Semua informasi terkait permintaan tamu harus disampaikan dengan jelas agar tidak ada kebingungan di antara tim.

2. Mencatat Keluhan dan Permintaan Tamu dalam Log Book

Mencatat adalah seni yang harus dikuasai oleh seorang order taker. Setiap keluhan atau permintaan tamu harus terdokumentasi dengan rinci dalam log book.

Dari kebutuhan tambahan handuk hingga keluhan terkait kenyamanan kamar, setiap detail dicatat untuk memastikan respons yang cepat dan akurat.

3. Meneruskan Direct Request ke Bagian yang Berwenang

Sebagai perantara antara tamu dan berbagai departemen di hotel, order taker bertanggung jawab untuk meneruskan direct request dari tamu ke bagian yang berwenang.

Kecepatan dan ketepatan dalam menyampaikan informasi menjadi kunci agar setiap permintaan dapat ditindaklanjuti dengan segera.

4. Mengelola Administrasi dengan Baik

Tidak hanya menjadi ahli dalam melayani tamu, seorang order taker juga harus mahir dalam mengelola administrasi. Dari pembuatan laporan harian hingga pencatatan inventaris linen dan cleaning supplies, tugas administratif ini memastikan segala sesuatu berjalan sesuai rencana.

5. Menangani Kehilangan dan Penemuan Barang

Ketelitian bukan hanya dalam mencatat permintaan, tetapi juga dalam menangani kehilangan dan penemuan barang. Setiap item yang ditemukan atau dilaporkan hilang harus dicatat dengan akurat untuk memastikan proses pelaporan dan penyelesaian berjalan efisien.

6. Membuat Log Inventory Linen dan Cleaning Supplies

Memastikan ketersediaan linen dan cleaning supplies adalah tanggung jawab order taker. Mereka membuat log inventory yang rapi, memantau stok, dan memberi laporan kepada pihak terkait untuk memastikan ketersediaan terus terjaga.

7. Bertanggung Jawab atas Pengeluaran Ekstra Item untuk Tamu

Order taker juga menjadi penjaga kendali atas pengeluaran ekstra item untuk tamu. Dengan memastikan setiap item yang diberikan kepada tamu sesuai dengan prosedur dan kebijakan hotel, mereka menjaga efisiensi dan keuangan tetap terkendali.

8. Memberikan Informasi Status Kamar pada Roomboy

Kerjasama dengan berbagai departemen adalah kunci kesuksesan. Order taker memberikan informasi status kamar kepada roomboy agar dapat merencanakan pekerjaan mereka dengan efisien. Komunikasi yang lancar adalah kuncinya.

9. Menjalankan Tugas dari Atasan di Housekeeping

Selain tugas rutin, order taker juga harus siap menjalankan tugas tambahan yang diberikan oleh atasan di departemen housekeeping. Ini mencakup tugas-tugas spesifik yang memastikan keseluruhan operasional berjalan dengan lancar.

Tugas dan tanggung jawab seorang order taker tidak hanya melibatkan aspek pelayanan tamu, tetapi juga menggambarkan peran kritis mereka dalam menjaga kelancaran operasional hotel secara keseluruhan.

Dengan penuh tanggung jawab dan ketelitian, mereka menjadi garda terdepan dalam memberikan pengalaman tak terlupakan kepada setiap tamu.

Syarat Menjadi Petugas Order Taker

1. Kemampuan Komunikasi yang Bagus

Sebagai jembatan utama antara tamu dan hotel, kemampuan komunikasi yang luar biasa adalah kunci utama. Seorang order taker harus dapat berbicara dengan jelas, ramah, dan efektif agar dapat memahami dengan baik setiap permintaan atau keluhan tamu.

2. Menguasai Product Knowledge

Keahlian dalam menguasai informasi tentang produk atau fasilitas hotel adalah syarat yang tak terhindarkan. Dengan pengetahuan yang mendalam, order taker dapat memberikan informasi yang akurat dan membantu tamu dengan lebih baik.

3. Mampu Mengoperasikan Komputer dan Telepon

Teknologi adalah sahabat setia seorang order taker. Kemampuan dalam mengoperasikan komputer dan telepon tidak hanya mempercepat proses kerja, tetapi juga memastikan setiap data tercatat dengan baik.

4. Keahlian dalam Administrasi

Tugas administratif seperti pencatatan pesanan, pembuatan laporan, dan pengelolaan data menjadi bagian integral dari pekerjaan order taker. Keahlian dalam administrasi menjadi syarat yang penting.

5. Mampu Berbahasa Inggris dan Bahasa Lainnya (diutamakan)

Dalam dunia global perhotelan, kemampuan berbahasa Inggris menjadi nilai tambah. Di beberapa tempat, kemampuan berbahasa lain juga diutamakan untuk melayani tamu dari berbagai negara.

6. Sikap Profesional

Sikap profesional adalah cerminan dari kualitas pelayanan. Order taker harus dapat menjaga etika kerja, berpakaian rapi, dan memberikan layanan dengan tingkat profesionalisme yang tinggi.

7. Sopan Santun

Sopan santun adalah pondasi dari layanan tamu yang baik. Dalam setiap interaksi, order taker harus mampu menjaga kesopanan, memberikan tanggapan yang sopan, dan menciptakan pengalaman berkomunikasi yang menyenangkan.

8. Bertanggung Jawab

Dalam menangani permintaan dan keluhan tamu, tanggung jawab adalah kunci. Order taker harus dapat bertanggung jawab terhadap tugas dan informasi yang mereka kelola, memastikan setiap aspek teratasi dengan baik.

9. Ramah

Keberadaan order taker bukan hanya untuk mencatat permintaan, tetapi juga untuk menciptakan pengalaman positif bagi tamu. Sikap ramah adalah senjata ampuh untuk menciptakan hubungan yang baik dan meningkatkan kepuasan tamu.

Menjadi seorang order taker bukan hanya tentang memiliki keterampilan teknis, tetapi juga melibatkan kemampuan interpersonal dan sikap pelayanan yang tinggi.

Dengan memenuhi syarat-syarat tersebut, seorang calon order taker dapat tampil maksimal dalam memainkan peran kritisnya dalam dunia perhotelan.

Kelengkapan Order Taker

1. Komputer

Sebagai sahabat setia dalam era digital, komputer menjadi alat utama bagi seorang order taker. Dengan komputer, mereka dapat mencatat pesanan, mengelola inventaris, dan menjalankan tugas administratif dengan lebih efisien.

2. Switchboard Telepon

Switchboard telepon adalah pusat komunikasi di tangan order taker. Alat ini memungkinkan mereka mengarahkan panggilan dari tamu dengan cepat dan efektif, memastikan setiap permintaan atau keluhan dapat segera direspon.

3. Telepon Kantor

Sebuah telepon kantor adalah senjata utama order taker dalam menjalankan tugas sehari-hari. Dengan telepon ini, mereka dapat berkomunikasi dengan tamu dan berbagai departemen di hotel tanpa hambatan.

4. Whiteboard Informasi

Whiteboard informasi berperan sebagai papan pengumuman untuk membagikan informasi penting. Dari daftar tamu yang akan tiba hingga status kamar, whiteboard ini memastikan setiap anggota tim memiliki akses pada informasi terkini.

5. Buku Catatan Penemuan dan Kehilangan

Dalam menjaga ketertiban, buku catatan penemuan dan kehilangan menjadi alat penting. Setiap penemuan atau kehilangan barang harus dicatat dengan rinci, membantu proses pelaporan dan penanganan dengan lebih efektif.

6. Buku Perintah Kerja

Buku perintah kerja adalah panduan bagi order taker. Di dalamnya, mereka dapat menemukan instruksi atau tugas yang diberikan oleh atasan atau supervisor. Keteraturan dalam mengeksekusi tugas ini mendukung kelancaran operasional.

7. Log Book

Log book adalah buku pencatatan utama yang mencatat segala bentuk interaksi dan permintaan tamu. Setiap detail penting, termasuk keluhan atau permintaan, harus terdokumentasi dengan baik di log book.

8. Key Control

Dalam manajemen kunci, key control adalah alat yang memastikan keamanan dan ketertiban. Order taker bertanggung jawab untuk mengelola distribusi kunci kamar dengan cermat dan sesuai prosedur.

9. Key Drop

Key drop menjadi tempat penyimpanan kunci tambahan atau cadangan. Dengan key drop, order taker dapat dengan mudah mengambil dan mendistribusikan kunci kamar sesuai kebutuhan tamu.

Dengan kelengkapan order taker yang mencakup berbagai perangkat ini, setiap aspek tugas mereka dapat dijalankan dengan lebih efisien. Semua alat ini bekerja bersama untuk menciptakan sistem pelayanan yang handal dan meningkatkan kualitas layanan bagi tamu.

Contoh Laporan Order Taker

1. Request Tamu

• Permintaan: Bath towel, hand towel, dan face towel.
  Tamu dengan nama Aulia membutuhkan tambahan handuk untuk kenyamanan di kamar 45C.
• Permintaan: Make up room.
  Tamu dengan nama Budi meminta agar kamar 22A segera dibersihkan.
• Permintaan: Pick up laundry.
  Tamu dengan nama Citra meminta laundry diambil dari kamar 31B.
• Permintaan: Guest supplies.
  Tamu dengan nama Dewi membutuhkan penambahan guest supplies di kamar 12D.
• Permintaan: Set mini bar.
  Tamu dengan nama Eka meminta mini bar diisi ulang di kamar 17E.
• Permintaan: Open connecting.
  Tamu dengan nama Farhan ingin menghubungkan dua kamar di lantai 2.
• Permintaan: Setrika dan board setrika.
  Tamu dengan nama Gina membutuhkan setrika dan board setrika di kamar 29F.
• Permintaan: Set extra bed.
  Tamu dengan nama Hadi memesan extra bed untuk kamar 11B.
• Permintaan: Dry food.
  Tamu dengan nama Ika menginginkan penyediaan dry food di kamar 14C.

2. Problem/Complaint Tamu

• Keluhan: Lampu entrance dalam mati.
  Tamu dengan nama Joko melaporkan bahwa lampu di pintu masuk hotel mati.
• Keluhan: AC tidak dingin.
  Tamu dengan nama Kiki mengalami masalah dengan AC yang tidak dingin di kamar 25D.
• Keluhan: Tatakan hand shower lepas.
  Tamu dengan nama Lina melaporkan tatakan hand shower yang lepas di kamar mandi.
• Keluhan: Meja oval goyang.
  Tamu dengan nama Mira menyampaikan bahwa meja oval di kamar 36A goyang.
• Keluhan: Saluran dari hand shower ke head patah.
  Tamu dengan nama Nanda melaporkan kerusakan pada saluran air dari hand shower ke head.
• Keluhan: Lampu halogen mati.
  Tamu dengan nama Oji melaporkan bahwa lampu halogen di kamar 40B tidak menyala.
• Keluhan: Telepon kamar mandi dan telepon di kamar bermasalah.
  Tamu dengan nama Putri melaporkan kendala dengan telepon di kamar mandi dan kamar.
• Keluhan: Lampu di atas shower box mati.
  Tamu dengan nama Qori melaporkan bahwa lampu di atas shower box tidak berfungsi.
• Keluhan: Tissue holder lepas.
  Tamu dengan nama Rara melaporkan bahwa tissue holder di kamar mandi lepas.
• Keluhan: Kamar mandi tergenang air.
  Tamu dengan nama Siti melaporkan masalah genangan air di kamar mandi.
• Keluhan: Banyak semut.
  Tamu dengan nama Toni melaporkan adanya masalah dengan keberadaan semut di kamar 19C.

Laporan ini mencakup berbagai permintaan tambahan fasilitas yang diajukan oleh tamu serta keluhan yang perlu segera ditangani. Dengan mencatat informasi ini, order taker dapat bekerja sama dengan berbagai departemen di hotel untuk memastikan kepuasan tamu dan pemeliharaan kualitas layanan.

Percakapan Order Taker dan Tamu

1. Order Taker (A) Memperkenalkan Diri

A : Selamat pagi, dengan saya order taker Shinta, ada yang bisa dibantu?

B : Ya, selamat pagi. Bisakah saya meminjam setrika untuk baju?

A : Tentu, Bisa minta tolong diinformasikan nama dan nomor kamar?

B : Nama saya Ihsan, ada di kamar nomor 36B.

A : Apakah ada tambahan lainnya pak?

B : Tidak, terimakasih!

A : Oke Pak Ihsan, saya ulangi pesanan Anda ya. : Pesanan atas nama Pak Ihsan, request 1 buah setrika baju, akan diantar ke kamar nomor 36B.

B : Ya, benar.

A : Mohon ditunggu ya pak, akan kami antarakan segera.

B : Oke, saya tunggu. Terimakasih.

A : Sama-sama pak.

2. Percakapan yang Sederhana Namun Teliti

A : Selamat siang, ini order taker Shinta. Ada yang bisa saya bantu?

B : Ya, selamat siang. Saya ingin memesan sarapan untuk dua orang besok pagi.

A : Tentu, bisa saya tahu nama dan nomor kamar Anda?

B : Nama saya Rini, dan nomor kamar saya 18D.

A : Baik, Rini. Untuk sarapannya, apakah ada preferensi khusus atau diet yang perlu diperhatikan?

B : Tidak ada preferensi khusus, tetapi tolong pastikan ada kopi dan jus jeruk.

A : Catat, Rini. Sarapan untuk dua orang besok pagi dengan kopi dan jus jeruk. Terimakasih.

B : Terimakasih juga.

3. Penanganan Keluhan dengan Profesionalisme

A : Selamat malam, ini Shinta dari order taker. Ada yang bisa saya bantu?

B : Malam. Saya ingin melaporkan bahwa lampu di kamar saya tidak menyala.

A : Terimakasih atas laporannya. Bisa saya tahu nama dan nomor kamar Anda?

B : Nama saya Ali, dan nomor kamar saya 28C.

A : Maaf atas ketidaknyamanannya, Ali. Saya akan segera menginformasikan ke teknisi untuk segera menanggapi masalah lampu tersebut.

B : Baik, terimakasih.

A : Jika ada keluhan atau permintaan lain, jangan ragu untuk menghubungi kami. Semoga malam Anda tetap menyenangkan.

B : Terimakasih, Shinta.

Percakapan antara order taker dan tamu tidak hanya sekadar bertukar informasi, tetapi juga merupakan bentuk interaksi yang melibatkan kelembutan, kejelasan, dan ketelitian.

Dengan pendekatan yang personal, order taker dapat memastikan setiap kebutuhan tamu terpenuhi dengan baik, menciptakan pengalaman yang tak terlupakan dalam dunia perhotelan.

Kesimpulan

Dalam kesimpulan, peran order taker dalam industri perhotelan menjadi elemen krusial dalam memberikan pelayanan yang efisien dan memuaskan bagi para tamu.

Dengan menjadi jembatan antara tamu dan berbagai departemen hotel, order taker tidak hanya bertugas untuk menerima pesanan tambahan atau menyampaikan informasi, tetapi juga berperan dalam memastikan setiap aspek permintaan tamu ditangani dengan cermat dan cepat.

Ketelitian dalam mencatat permintaan, kejelasan dalam berkomunikasi, dan kemampuan untuk menjawab keluhan dengan profesionalisme adalah kunci dari peran order taker.

Mereka juga memiliki tanggung jawab untuk menjaga kerjasama yang baik antardepartemen dalam hotel, sehingga setiap layanan dapat berjalan harmonis.

Syarat-syarat menjadi order taker mencakup kemampuan komunikasi yang baik, penguasaan product knowledge, keahlian dalam operasional komputer dan telepon, serta sikap profesional dan ramah.

Dengan memiliki kelengkapan berupa perangkat teknologi dan sistem pencatatan, order taker dapat melaksanakan tugasnya secara efektif.

Dalam percakapan dengan tamu, order taker menunjukkan kelembutan, kejelasan, dan sikap profesional. Mereka juga siap menanggapi keluhan dengan sigap dan memberikan solusi yang memuaskan.

Dengan demikian, peran dan tugas order taker tidak hanya bersifat administratif, tetapi juga memiliki dampak yang besar terhadap kepuasan tamu dan reputasi hotel secara keseluruhan.

Sebagai bagian integral dari operasional perhotelan, order taker menjadi garda terdepan dalam menciptakan pengalaman menginap yang positif dan tak terlupakan bagi para tamu.

Sekian artikel berjudul Order Taker adalah: Tugas, Syarat, dan Kelengkapan, semoga bermanfaat.