Pekerjaan, Gaji, Fungsi dan Tugas Receptionist

Apa Pekerjaan, Gaji, Fungsi dan Tugas Receptionist? Mungkin jika dilihat sekilas, receptionist yang berada di lobi utama perusahaan kerap dianggap sebagai pekerjaan yang ringan karena terlihat santai dan hanya berdiam di satu tempat saja.

Padahal mereka harus melalui banyak tes serta menyanggupi beberapa banyak tugas yang tidak sedikit. Lantas seperti apakah sebenarnya pekerjaan, gaji, fungsi dan tugas receptionist? Simak ulasan berikut.

A. Apa Receptionist Itu?

Receptionist merupakan karyawan di suatu perusahaan yang memiliki tugas penting untuk menyapa, melayani, dan memberikan informasi.

Baik untuk pengunjung yang datang dan klien ataupun stakeholder dalam suatu perusahaan terkait dengan tujuan memiliki informasi yang dibutuhkan.

Singkatnya, receptionist harus mampu melayani dengan informatif mengenai semua informasi yang nantinya akan diberikan kepada tamu.

Tidak hanya itu saja, profesi ini juga dapat dikatakan sebagai jembatan penghubung pertama antara manajemen perusahaan dengan tamu yang memiliki kepentingan khusus pada saat itu.

B. Tanggung Jawab Dan Tugas Receptionist

Berdiri di bagian depan perusahaan membuat receptionist harus mengemban beberapa tanggung jawab yang hampir seluruhnya berkaitan erat dengan orang lain.

Adapun tanggung jawab besar pekerjaan satu ini, diantaranya yakni sebagai penerima panggilan telepon lalu menghubungkannya ke bagian terkait.

Memberikan informasi via telepon jika ada orang yang bertanya seputar produk atau jasa perusahaan, juga menjadi tugas yang tak boleh terlupakan.

Apabila ada tamu yang datang, maka receptionist berkewajiban untuk menyambut serta memberikan deretan informasi serta referensi yang berkaitan dengan kunjungan tersebut.

Bahkan terkadang, receptionist juga diminta untuk mengatur pertemuan antara tamu dengan perusahaan.

Di samping itu, menerima serta meneliti informasi tamu yang sudah datang berkunjung, juga menjadi tanggung jawab penting yang dilakukan oleh mereka yang berdiri di balik meja lobi perusahaan.

Jika selama ini kamu mengira bahwa menerima dan meneruskan surat adalah tugas sekretaris, namun kenyataannya tugas tersebut juga dipegang oleh receptionist perusahaan.

Maka jangan heran jika sering melihat banyak tumpukan surat ataupun barang yang berjejer rapi di meja utamanya.

C. Karakteristik Utama yang Harus Dimiliki Receptionist

1. Keterampilan

Keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang receptionist, meliputi keterampilan teknis, pribadi, dan keterampilan berkomunikasi.

Untuk keterampilan teknis, ia akan dituntut untuk bisa menggunakan alat pendukung yang berada di atas meja kerjanya. Tidak hanya telepon saja, tapi juga penggunaan komputer dan beberapa perangkat lunak lain.

Pada keterampilan pribadi yang harus dimiliki, yakni kemampuan untuk mengelola pekerjaannya dalam menyambut dan melayani tamu.

Pada poin ini, ia akan diminta untuk dapat menjalin kerjasama yang baik dengan atasan, karyawan, bawahan, bahkan departemen lainnya. Dengan begitu, mereka harus mampu membantu dan saling menghormati orang di sekitarnya.

Sedangkan untuk keterampilan berkomunikasi, iat harus bisa menyampaikan informasi dengan cara yang benar. Diantaranya meliputi penggunaan kata kata yang efektif, efisien, ramah, sederhana, dan mudah dipahami oleh lawan bicaranya.

Alhasil para tamu pun tidak akan kecewa jika keinginan mereka tidak terpenuhi.

2. Pengetahuan

Menjadi seorang receptionist, dituntut untuk mempelajari keterampilan umum. Hal ini perlu diperhatikan, karena nantinya ia akan menerima tamu dari berbagai budaya, perbedaan nasional, bahkan latar belakang etnis yang berbeda beda.

Agar bisa melakukan tugas ini dengan sukses, maka ia perlu mengetahui budaya serta cara menerima tamu dari berbagai latar belakang yang berbeda.

Di samping itu, profesi ini juga diharuskan untuk mengetahui rencana perusahaan agar bisa menunjukkan posisi ketika diminta oleh para tamu.

Disini, keahlian internasional juga harus dikuasai dengan baik. Apabila ia mampu mengendalikan bahasa internasional, maka akan menjadi  trik ampuh untuk menunjang karir setinggi mungkin.

Tidak hanya itu saja, tapi juga harus memiliki pengetahuan khusus yang termasuk didalamnya yakni tingkat ketelitian yang baik.

Mengapa hal ini penting? Karena mereka memiliki tugas dalam menyambut tamu, maka ia harus selalu berhati hati saat menghitung akun tamu.

Khususnya dalam menulis nama, alamat, dan beberapa informasi lain yang berkaitan dengan tamu tersebut.

3. Kepribadian yang Harus Tertanam Dalam Diri Seorang Receptionist

Menjadi receptionist juga harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan, dimana nantinya kamu harus selalu siap membantu tamu. Meskipun saat itu suasana hatimu sedang tidak baik, namun kamu tidak boleh melupakan kewajiban penting kamu sebagai receptionist yang memancarkan aura bahagia setiap harinya.

Memiliki kepribadian yang baik, sopan, dan bijaksana juga menjadi syarat yang harus dipenuhi. Dimana petugas di balik meja lobi utama ini kerap kali ditugaskan untuk menghubungkan bagian internal perusahaan dengan perusahaan lainnya, maka ia harus berteman baik dengan perusahaan lain agar meningkatkan citra baik perusahaannya.

D. Fungsi Penting Receptionist

Secara garis besar, receptionist berfungsi sebagai diplomat yang dapat menuntun untuk melakukan negosiasi dengan tamu. Banyak kasus dalam kantor maupun hotel, akan ada beberapa tamu yang menanyakan berbagai pertanyaan kepada sang penerima tamu ini.

Namun jika receptionist tidak bisa menemukan jawaban, maka ia harus bisa menunda pertanyaan dengan bahasa yang sopan.

Tentunya semua tamu yang datang ke kantor ataupun hotel memiliki maksud dan tujuan khusus yang pastinya berbeda beda.

Dari sini, receptionist harus memahami apa saja tujuan yang dilakukan oleh tamu tersebut. Tahap selanjutnya yang juga harus dilakukan, yakni menjadi seorang wakil perusahaan dalam memberikan keputusan serta bertindak sebagai seorang diplomat sesuai prosedur perusahaan.

Fungsi berikutnya yakni sebagai record keeper. Perlu diingat, bahwa tamu yang datang ke perusahaan kerap kali menitipkan berbagai pesan penting untuk karyawan atau atasan yang berada di dalam perusahaan.

Sebagai receptionist, maka ia diharuskan untuk memahami prosedur dalam menerima pesan hingga menyampaikannya kembali.

Dengan demikian, pesan  dapat disampaikan dengan baik dalam bentuk tulisan maupun dalam bentuk lisan. Sebenarnya, secara tidak langsung fungsi ini juga menuju receptionist agar pandai dalam berbahasa.

Bukan hanya menguasai bahasa verbal saja, tapi juga paham betul menggunakan bahasa tulisan yang sesuai dengan standar operasional prosedur dalam perusahaan.

Baca juga: Pekerjaan, Gaji, Fungsi dan Tugas Sekretaris

E. Berapa Gaji Receptionist?

Sejatinya, gaji ]yang diterima oleh petugas front desk berbeda beda menurut bidangnya. Untuk receptionist yang bekerja di pelayanan industri, akan mendapatkan besaran gaji berkisar 2,8 juta hingga 3,5 juta perbulannya.

Namun untuk receptionist yang ditempatkan pada bidang industri wholesale yakni kisaran 3 juta perbulan.

Berbeda dengan yang lainnya, penghasilan tetap seorang receptionist pada bidang industri pertanian yakni menginjak angka berkisar 4 juta per bulan, sedangkan untuk receptionist pabrik yakni berkisar di angka 2,6 juta perbulan.

Mungkin menurut kamu tergolong cukup tinggi, namun angka ini juga akan disesuaikan dengan  pekerjaan, gaji, fungsi dan tugas receptionist yang tidak mudah.

Demikian beberapa informasi penting seputar dunia receptionist. Dari penjelasan tersebut, diharapkan kamu bisa lebih memahami serba serbi receptionist yang mungkin akan membantu kamu menggapai impian besar ini. Tidak hanya pada perusahaan besar saja, tapi bisa juga di hotel berbintang.