Cara dan Manfaat Briefing

Bagaimana Cara dan Manfaat Briefing? Sebagian besar perusahaan pasti mempunyai budaya kerja yang baik guna mengendalikan produktivitas karyawannya.

Salah satunya ialah mengadakan morning briefing, suatu kebiasaan kecil yang justru meningkatkan kinerja perusahaan.

Lewat pertemuan ini akan terjalin komunikasi yang baik antar karyawan, sehingga diharapkan dapat mempersempit salah paham. Berikut penjelasan cara dan manfaat briefing.

A. Pengertian Briefing dalam Perusahaan

Ketika bekerja dalam tim setiap kepala perlu menyamakan presepsi guna mencapai tujuan bersama. Maka dari itu, komunikasi antar karyawan harus dibangun dengan apik untuk meminimal salah paham.

Sehingga alur pekerjaan bisa berjalan selaras dengan visi dan misi perusahaan. Itulah mengapa briefing berperan penting untuk pendistribusian tugas, serta memperjelas fungsi jobdesc ke karyawan.

Biasanya materi briefing terkait pengarahan jobdesc ataupun penyampaian informasi terkini. Kegiatan ini bisa dilaksanakan oleh masing-masing divisi agar kinerja anggotanya lebih terkontrol.

Penerapan briefing sangat membantu dalam pengelolaan tugas, sehingga gap ataupun kesalahan informasi dapat diminimal. Briefing nantinya akan dipimpin ketua tim atau kepala divisi.

Pelaksanaan briefing berbeda setiap perusahaan, tergantung kebijakan yang diterapkan. Ada yang melakukannya pada pagi hari sehingga kerap dinamakan morning briefing.

Ada pula yang memiliki nama tersendiri yang cukup beragam. Waktunya pun tidak harus pagi hari terkadang siang hari atau sore hari. Tapi terkadang briefing saat sore hari bersamaan evaluasi pekerjaan yang dilakukan satu hari itu.

Agenda briefing ini juga bisa dimanfaatkan untuk membangun pertemanan antar karyawan. Sehingga suasana lingkungan kerja terasa lebih menyenangkan apabila mengenal satu sama lain.

Selain itu jalannya komunikasi cenderung mudah karena intensitas bertemu. Jadi bisa dibilang briefing juga merupakan salah satu cara perusahaan untuk menciptakan harmonisasi.

B. Tujuan Diadakan Briefing

Pada perusahaan besar briefing ditujukan untuk memberikan pengarahan kinerja bawahan. Supaya alur pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan SOP berlaku.

Briefing dilaksanakan sebelum mulai bekerja untuk memberi suntikan semangat dan beberapa informasi penting. Lalu saat sore hari briefing kembali dilakukan guna mengevaluasi kinerja. Namun umumnya briefing cukup sekali dalam satu hari.

Durasi briefing bervariasi tergantung dari kebutuhan para pemimpinnya. Biasanya sekitar 10-15 menit untuk menyampaikan informasi.

Ciri khas briefing ialah singkat, padat, jelas, dan langsung pada urgensi materi yang dibahas. Jangan membuang waktu dengan membahas sesuatu yang kurang penting. Mengingat durasi briefing akan memakan waktu bekerja para karyawan.

C. Manfaat Adanya Briefing

1. Guna Membangun Semangat Kerja

Sebelum berangkat kerja, beberapa orang mungkin mengalami kejadian yang kurang menyenangkan. Dampaknya cukup mempengaruhi mood ketika bekerja dan bisa mengurangi produktivitas.

Maka penting bagi seorang manager atau kepala divisi untuk membangun semangat kembali. Caranya bisa melalui briefing sebelum para karyawan memulai pekerjaannya.

Berbagai trik dapat dilakukan untuk memperkuat semangat, mulai dari bernyanyi hingga menggerakkan tubuh. Sehingga perasaan kesal, otot yang tegang, dan pikiran negatif mudah tersingkirkan.

Suasana briefing yang menyenangkan tersebut bisa membantu karyawan untuk relax kembali. Alhasil semangat kerja meningkat serta menjalani beban pekerjaan dengan hati gembira.

2. Menciptakan Kekompakan Antar Pegawai

Baik perusahaan skala kecil maupun besar tentu tidak dikerjakan sendirian. Ada banyak orang yang turut terlibat dalam setiap lini, dan terbagi dalam beberapa jobdec.

Karena jobdesc satu sama lain saling berkesinambungan, maka kamu tidak bisa menghindar untuk berinteraksi dengan karyawan lain. Meskipun skill mumpuni namun tanpa kerjasama maka perusahaan tidak bisa berjalan efektif.

Oleh sebab itu, perlu mengetahui cara dan manfaat briefing untuk membina keakraban antar karyawan. Tujuannya agar satu sama lain tidak sungkan utnuk bertanya dan minta tolong.

Sehingga pekerjaan dapat selesai tepat waktu dan sesuai ekspektasi. Tidak perlu melakukan acara outdoor yang menghabiskan banyak biaya. Cukup melakukan briefing setiap hari dan memanfaatkannya secara efektif.

3. Menjalin Komunikasi yang Baik

Banyak yang mengira bahwa komunikasi melalui digital lebih efektif dibandingkan bertemu langsung. Arahan tugas hingga hasil rapat cukup disampaikan melalui grup chat ataupun pesan pribadi.

Padahal kenyataannya sering kali terjadi missed komunikasi karena beda cara menerjemahkan pesan. Hal inilah yang terkadang memunculkan salah paham dan perbedaan presepsi.

Maka solusi paling tepat ialah melakukan briefing secara langsung. Melalui agenda ini para pemimpin tim bisa menyampaikan informasi dan arahan tugas secara jelas.

Selain itu karyawan juga boleh menyampaikan keluhan atau kesulitan saat mengerjakan sesuatu. Karena penyampaiannya langsung jadi supervisor atau ketua divisi bisa memberikan solusi cepat dan tepat sasaran.

4. Menyampaikan Evaluasi Singkat

Briefing memang kerap kali dilakukan sebelum mulai bekerja. Durasinya singkat dan menyampaikan informasi yang penting saja.

Namun momen briefing juga kadang dimanfaatkan untuk melontarkan beberapa evaluasi dan laporan kerja. Misalnya terkait tinjauan kerja ke suatu daerah, jika ada masalah atau kesalahan prosedur teknis dapat disampaikan saat itu juga.

5. Menyatukan Visi dan Misi

Komunikasi sangat diperlukan ketika kamu bekerja sama dengan banyak orang. Mengingat setiap orang memiliki cara pandang yang berbeda-beda.

Walaupun bekerja di tempat yang sama tapi kadang visi yang dibawa tidak sama. Maka dari itu, lewat briefing baik atasan maupun bawahan bisa saling komunikasi untuk menyamakan presepsi. Sehingga visi, misi, dan tujuan dapat tercapai sempurna.

Baca juga: Contoh Izin Sakit Kerja Lewat Whatsapp

D. Perbedaan Briefing dan Meeting

Briefing dilaksanakan dalam waktu singkat, biasanya kurang dari 30 menit. Bahan briefing terkadang terkait pembagian tugas serta penjelasan jobdesc.

Kadang pula membahas evaluasi singkat perihal beberapa kesalahan kecil. Tujuannya agar segera dibenahi dan tidak mengulangi hal yang sama. Sekaligus membudayakan kinerja yang baik dan menciptakan suasana kerja yang tenang.

Sedangkan meeting cenderung dilakukan dengan durasi lama. Biasanya minimal 1 jam bahkan bisa jadi seharian penuh. Bahan pembahasan briefing lebih beragam, mulai dari evaluasi bulanan hingga masalah berat di kantor.

Tujuan meeting ialah mencari solusi bersama atas masalah yang mengganggu produktivitas. Hasil meeting nantinya disampaikan ke masing-masing divisi oleh ketua tim.

E. Cara Membiasakan Briefing

1. Buat Peraturan Tertulis

Menerapkan sistem briefing awalnya sangat berat, bahkan banyak ditolak para bawahan. Oleh karenanya, buatlah peraturan tertulis perihal waktu briefing.

Meskipun terkesan memaksa namun lama-lama akan menjadi kebiasaan. Tanpa sadar waktu briefing menjadi momen yang ditunggu-tunggu.

2. Ciptakan Suasana Santai

Ketika briefing tidak perlu formal dan kaku seperti menyampaikan materi. Sampaikan dengan bahasa santai dengan kesan kekeluargaan.

Boleh juga menceritakan kendala-kendala pekerjaan dan menyampaikan ide-ide. Hal ini bukan hanya semakin mendekatkan antar karyawan, tetapi juga membuat lingkungan kerja terasa lebih hidup.

3. Siapkan Materi Briefing

Tidak melulu materi serius, bicarakan hal-hal yang sekiranya urgent saja. Hal ini untuk menghindari karyawan bosan dengan pembahasannya.

Selain itu supaya lebih cepat agar tidak memotong jam kerja. Jadi kamu bisa mempersiapkan materi sebelumnya agar tahu tujuan adanya briefing.

Briefing memang diperlukan untuk menyelaraskan presepsi, supaya tercapai visi dan misi perusahaan. Mengingat banyaknya jumlah karyawan sehingga punya berbagai cara pandang berbeda.

Oleh karena itu, briefing dilaksanakan untuk meluruskan kedala dan pendapat antar karyawan.