Pekerjaan, Gaji dan Tugas General Affair

Bagaimana Pekerjaan, Gaji dan Tugas General Affair? Tentu saja, untuk menjalankan bisnis, harus ada General Affair yang profesional di perusahaan.

Karena mereka adalah parameter yang menentukan berjalan atau tidaknya sebuah perusahaan. Tak heran jika profesi ini menjadi incaran sebagian besar pencari lowongan kerja.

Agar mekanisme kerja perusahaan dapat berjalan dengan lancar, maka perusahaan akan membagi departemen sesuai dengan keahlian dan tanggung jawabnya.

Ketika departemen HRD berfokus pada sumber daya manusia, departemen General Affair diperlukan untuk mengurus operasi perusahaan secara detail.

Dapat dikatakan bahwa sebagai mitra HRD, staf General Affairs memastikan kelancaran operasional SDM, terutama untuk memenuhi kebutuhan umum karyawan, inventaris, kantor dan membangun hubungan internal dan eksternal perusahaan.

Meskipun pekerjaan ini sekilas tampak biasa aja, namun tetap membutuhkan departemen General Affair yang kompak dan dapat diandalkan untuk mengembangkan perusahaan lebih jauh.

Secara umum, departemen yang biasa disebut General Affair bergabung dengan HRD atau bergabung pada Purchasing atau pembelian.

Namun jika perusahaan tersebut merupakan bisnis yang sedang berkembang dan rasionya cukup besar, biasanya General Affairs tidak digabungkan dengan departemen lain.

Karena jelas keduanya memiliki peran yang berbeda dan dikhawatirkan akan terjadi tumpang tindih dalam penyelesaian pekerjaan. Lalu apa tugas General Affairs?

A. Pengertian General Affair

General Affairs merupakan posisi perusahaan yang berperan dalam pengendalian.

General Affair berperan dalam memastikan semua kegiatan perusahaan berjalan dengan baik. Dalam hal ini ia bertanggung jawab atas pengelolaan usaha operasional perusahaan.

General Affair sebenarnya lebih fokus memberikan pelayanan kepada seluruh bagian bisnis demi kelancaran bisnis secara keseluruhan melalui entitas pendukung.

General Affair memiliki beberapa fokus layanan, yaitu aset dan pembelian, yang meliputi pemeliharaan dan pemesanan melalui vendor tepercaya.

B. Tugas dan Tanggung Jawab General Affair

Tugas General Affair berkaitan dengan kegiatan perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

1. Pengadaan, Pencatatan dan Pemeliharaan Aset Perusahaan

Tugas General Affair yaitu sebagai pengadaan, pencatatan dan pemeliharaan aset perusahaan.

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, jika HRD memiliki peran dalam mengelola dan meningkatkan sumber daya manusia perusahaan, pekerjaan General Affairs lebih pada mengelola persediaan barang dan fasilitas operasional perusahaan.

Barang yang dimaksud adalah segala jenis barang atau fasilitas yang dapat menunjang kegiatan pekerja.

Oleh karena itu, General Affairs harus dapat menentukan fasilitas mana yang lebih bernilai bagi karyawan dan diprioritaskan.

Sebagai contoh, di perusahaan manufaktur, tugas general affair secara umum dimulai dengan penyediaan kendaraan perusahaan, penyediaan dan distribusi alat tulis dan berbagai peralatan kerja lainnya (meja, bangku, netbook, komputer, dll) hingga pemasangan Internet atau WLAN.

Itu tidak berakhir dengan pengadaan, karena general affair akan berkomitmen untuk memastikan bahwa semua fasilitas perusahaan terus terjaga dan terawat.

Bertanggung jawab atas pemeliharaan gedung perkantoran untuk memastikan kebersihan lingkungan kerja demi kenyamanan kerja karyawan.

2. Membuat Laporan Anggaran dan Pembayaran

Tugas General Affair selanjutnya yaitu membuat laporan anggaran dan pembayaran

Ingatlah bahwa tugas General Affairs adalah untuk memastikan pasokan barang dan fasilitas perusahaan.

Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang yang dipesan oleh departemen lain benar-benar dibutuhkan dan sesuai anggaran.

Untuk itu, penyusunan laporan anggaran dengan menyesuaikan fokus barang tidak lepas dari general affair.

Sejak ada pekerjaan ini, perusahaan terbebas dari pembengkakan anggaran pembelian perusahaan.

Fokus saat membeli barang atau menyediakan fasilitas tentu harus mempertimbangkan manfaat jangka panjang bagi bisnis.

Karena itu, GA harus hati-hati dan fokus pada item mana yang harus segera dibeli atau bisa ditunda.

General affair tidak hanya menyusun laporan anggaran tetapi juga melaksanakan operasional pembayaran secara berkala untuk listrik, air, telepon, sambungan Internet (WLAN), iuran pegawai BPJS dan berbagai pembayaran berkala lainnya.

General affair juga yang akan mengurus reimbursement karyawan.

3. Berurusan dengan Masalah Perijinan dan Legalitas Perusahaan

Tugas General Affair selanjutnya yaitu membatu pengurusan masalah perijinan dan legalitas perusahaan.

Dalam sebuah perusahaan, menjadi perhatian umum untuk mengurus legalitas penerbitan izin, baik untuk karyawan atau perusahaan.

Oleh karena itu, general affair sering menjadi perwakilan perusahaan untuk bertemu dengan pihak eksternal terkait untuk membantu masalah persetujuan eksternal ini.

Pihak yang terkait dengan penerbitan izin eksternal dapat mencakup polisi, organisasi masyarakat, media, kelurahan, kelurahan, dan lain-lain.

Oleh karena itu, selain bertemu dan mengurus izin, general affair juga harus menjalin hubungan baik dengan mereka.

4. Menjalin Komunikasi dengan Semua Bagian

Tugas General Affair selanjutnya yaitu menjalin komunikasi dengan semua bagian.

Karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan tim internal perusahaan, General Affairs bertindak sebagai jembatan informasi antara semua bidang dan manajemen keuangan perusahaan.

Karena setiap bagian biasanya lebih mengetahui kebutuhannya. Sampai saat General Affar menerima saran atau permintaan dari bagian tertentu mengenai fasilitas operasional yang dibutuhkan.

Di sisi lain, hal-hal umum perlu memahami secara rinci ide-ide dan rincian anggaran perusahaan.

Sehingga tidak bisa langsung menyetujui semua permintaan karyawan. Karena di sini juga ada prioritas dalam setiap usulan penyediaan fasilitas.

Sehingga jika tidak dapat dipenuhi dalam waktu dekat, hal-hal yang bersifat umum perlu diteruskan ke bagian yang sesuai.

Di sisi lain, general affair perlu memperjelas prioritas penyediaan barang atau fasilitas kepada manajemen keuangan perusahaan ketika itu menjadi prioritas.

5. Tugas General Affair Lainnya

Masih banyak Tugas General Affair lainnya, yaitu sebagai berikut:

• Mengelola dan memastikan item-item yang perlu diperbarui, terutama yang mempengaruhi kinerja perusahaan dan perlu dijalankan dengan arah yang jelas.
• Bayar dan pembelian rutin dari perusahaan, misalnya, Kertas, pulpen, tinta, tagihan air dan listrik dan lain-lain.
• Tentukan jumlah gaji yang akan dibayarkan kepada karyawan harian lepas dengan jumlah yang sesuai.
• Menjaga aset perusahaan. Ini termasuk pengorganisasian, pengorganisasian, dan mengingatkan karyawan lain tentang penggunaan yang tepat dari aset perusahaan.
• Menguraikan biaya perbaikan dan pembukaan cabang, dengan mempertimbangkan kelayakan dan perkiraan dana yang akan ditawarkan.

C. Gaji dan Tunjangan General Affair

General Affair di Indonesia menerima gaji antara 3-5 juta/bulan. Upah juga ditentukan oleh peraturan perusahaan.

Selain itu, upah dikendalikan oleh upah minimum suatu wilayah dan biaya hidup di wilayah tersebut.

D. Syarat dan Kualifikasi General Affair

General Affair harus memenuhi persyaratan dan kualifikasi tertentu yang memudahkan mereka dalam melaksanakan pekerjaannya.

Ia harus mampu memahami kesehatan dan keselamatan kerja agar dapat memberikan rasa aman kepada seluruh karyawan.

Ia juga harus mampu membuat laporan harian dan mingguan. Dalam hal ini, laporan pembelian bulanan dan semua faktur harus dicatat secara rinci namun mudah dipahami.

1. Pendidikan dan Pengalaman yang Harus Dimiliki

General Affair diprioritaskan dengan setidaknya gelar sarjana di bidang administrasi. Karena tugas General Affair dapat melakukan banyak tugas administrasi, seperti menyediakan informasi barang dan anggaran untuk perbaikan dan anggaran membuat cabang perusahaan.

Seseorang dalam posisi ini harus memiliki pengalaman dalam pengadaan barang perusahaan.

Selain itu juga harus mampu mengelola, menyimpan dan mengatur penggunaan aset perusahaan yang dipergunakan sebagaimana mestinya oleh beberapa karyawan lainnya.

2. Keterampilan dan Kemampuan

General Affair perlu memiliki keterampilan dan kekuatan tertentu untuk melakukan pekerjaan dengan benar. Keterampilan dan kemampuan berikut harus tersedia:

• Teliti dan gesit. Ia harus teliti dalam setiap masalah, termasuk pengadaan barang untuk operasional perusahaan.
• Jujur. Dalam posisi ini, dia harus jujur ​​dalam semua tugas yang dia lakukan karena terkait dengan pengeluaran uang perusahaan.
• Baik dalam memecahkan masalah.
• Berpengalaman untuk pengadaan barang di perusahaan.
• Memiliki kemampuan untuk melakukan pembelian barang dan mengetahui barang yang harus dibeli, menulis dan menilai beberapa barang perusahaan serta memeliharanya dengan baik.
• Dapat Berkomunikasi dengan baik dan efisien.
• Disiplin waktu. Dalam hal ini, dia bisa mengatur waktu dengan baik.
• Memiliki kemampuan melobi dan tawar menawar.

E. Tips Lolos Wawancara Sebagai General Affair

Bagi Anda yang tertarik dengan posisi general affair, lakukan panduan ini agar Anda bisa lolos wawancara. Tipsnya adalah sebagai berikut:

• Pakailah pakaian yang sopan dan rapi.
• Gunakan bahasa yang benar dan baik dalam wawancara.
• Jangan terlihat gugup, santai dan berpikir positif.
• Jangan menundukkan kepala saat menjawab pertanyaan.

Berikut adalah video dari fungsi dan tugas General Affair

Tentunya selain poin-poin utama yang disebutkan di atas, Anda juga perlu memahami beberapa poin utama lainnya.

Sekian artikel berjudul Pekerjaan, Gaji dan Tugas General Affair, semoga bermanfaat.