Manajemen Proyek Adalah: Pengertian, Tujuan, Sasaran dan Contohnya

Manajemen Proyek Adalah: Pengertian, Tujuan, Sasaran dan Contohnya | Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana seminar besar di hotel bintang lima dengan banyak audiens bisa berhasil.

Atau pernahkah Anda berjalan melewati sebuah konstruksi gedung besar dan berpikir dalam hati “Bagaimana proyek pembangunan gedung sebesar ini, yang membutuhkan dana besar dan melibatkan banyak orang, bisa berjalan dengan lancar?” Jawabannya adalah manajemen proyek

A. Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah sebagai penerapan pengetahuan, keterampilan, alat dan teknik untuk kegiatan proyek agar memenuhi persyaratan proyek.

Dan semuanya harus diatur secara ahli untuk memberikan hasil tepat waktu, sesuai anggaran, penilaian dan integrasi yang dibutuhkan oleh organisasi.

Sebelum masuk ke pengertian manajemen proyek ada baiknya kita memahami dulu pengertian proyek dan pengertian manajemen, agar memudahkan anda memahami apa itu manajemen proyek.

Pengertian Proyek

Proyek merupakan upaya sementara yang dilakukan dalam suatu industri untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang unik.

Sebuah proyek bersifat sementara karena memiliki waktu mulai dan waktu akhir yang cocok, sehingga menentukan ruang lingkup dan sumber daya.

Dan sebuah proyek memiliki karakter yang unik, karena bukan merupakan operasi biasa, melainkan serangkaian operasi khusus yang direncanakan untuk mencapai suatu tujuan.

Akibatnya, tim proyek sering kali menyertakan orang-orang yang biasanya tidak bekerja sama, terkadang dari organisasi yang berbeda dan dari wilayah yang berbeda.

Contoh proyek adalah peningkatan perangkat lunak untuk program bisnis, konstruksi gedung atau jembatan, pemulihan bencana alam, perluasan pemasaran ke pasar geografis baru, penelitian, pembuatan buku, dan sebagainya.

Inti dari kegiatan suatu proyek adalah adanya kegiatan awal dan akhirnya ada proses kerja.

Pengertian Manajemen

Manajemen adalah suatu proses penggunaan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya untuk mencapai suatu tujuan tertentu sampai tujuan tersebut dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Dari sini dapat disimpulkan bahwa manajemen proyek adalah suatu proses manajemen dalam suatu proyek dari awal sampai akhir proyek agar manajemen proyek terwujud dengan baik, tepat waktu, sesuai dengan kualitas yang dipersyaratkan dan juga sesuai dengan biaya yang telah disiapkan.

Pengertian Manajemen Proyek Menurut Para Ahli

Apa itu manajemen proyek? Manajemen proyek adalah suatu pendekatan/sistem untuk mengelola suatu proyek secara efisien dan efektif.

Mekanisme ini berfungsi sebagai alat untuk mengelola beberapa kegiatan proyek, mis. proyek konstruksi.

Tanpa manajemen proyek, sebuah proyek akan sulit dilaksanakan dari segi biaya, waktu maupun kualitas.

Pengertian Manajemen Proyek Menurut Husen

Menurut Husen (2009:4), Manajemen proyek adalah penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan keterampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas, untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja biaya, mutu dan waktu serta keselamatan kerja.

Pengertian Manajemen Proyek Menurut Ervianto

Menurut Ervianto (2005:21), manajemen proyek adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan koordinasi suatu proyek dari awal (gagasan) hingga berakhirnya proyek untuk menjamin pelaksanaan proyek secara tepat waktu, tepat biaya dan tepat mutu.

Pengertian Manajemen Proyek Menurut Yamit

Yamit (2000: 296) menyatakan, Manajemen proyek merupakan suatu perencanaan, pengkoordinasian, dan pengawasan secara teliti menyangkut berbagai macam kegiatan.

B. Tahapan Manajemen Proyek

Selama pelaksanaan proyek, tahapan manajemen memvisualisasikan proses tingkat yang lebih tinggi untuk mencapai keberhasilan proyek.

Tahapan manajemen proyek ini menjadi rangkaian tahapan yang dilalui dari proses awal pelaksanaan proyek hingga selesainya proses proyek.

Salah satu tujuannya adalah untuk menghilangkan hambatan yang pengaruhnya tidak akan mempengaruhi pelaksanaan.

Untuk mengurangi kendala tersebut, ada 4 tahapan manajemen proyek yang bisa Anda kerjakan dalam pelaksanaan proyek, yaitu:

1. Inisiasi proyek

Hal pertama yang harus dicari adalah mengidentifikasi kebutuhan, masalah, atau peluang bisnis dan bertukar pikiran dengan tim Anda untuk menemukan cara memenuhi persyaratan proyek, memecahkan masalah, dan menemukan peluang.

Pada tahap ini, Anda perlu mengetahui ke mana tujuan proyek Anda, menentukan nilai proyek Anda, dan mengidentifikasi hasil/hasil utama bawah proyek yang ingin Anda lakukan.

Dari tahapan inisiasi proyek, Anda dapat menerapkan beberapa langkah, antara lain sebagai berikut:

• Melakukan studi kelayakan.
• Mengidentifikasi ruang lingkup.
• Mengidentifikasi tujuan akhir dalam proyek.
• Menentukan pemangku kepentingan.
• Mengembangkan studi kasus.

2. Perencanaan Proyek

Setelah proyek disepakati berdasarkan analisis inisiasi, tahap selanjutnya yang dilakukan adalah perencanaan.

Pada tahap ini, Anda perlu memecah proyek besar menjadi beberapa tugas yang lebih kecil, membentuk tim, dan menyiapkan agenda untuk menyelesaikan banyak tugas.

Dari tahapan rencana proyek ini, Anda dapat menerapkan beberapa langkah, antara lain sebagai berikut:

• Membuat perencanaan proyek.
• Membuat diagram jalur kerja.
• Melakukan perkiraan tarif.
• Mengumpulkan sumber daya.
• Mengidentifikasi risiko dan perhitungkan risiko yang dapat menjadi penghalang jalan di seluruh proyek.

3. Eksekusi Proyek

Setelah kesepakatan proyek dibuat, rencana dikembangkan dan tim proyek terbentuk, tahap selanjutnya yang perlu dilakukan adalah eksekusi.

Tahap ini mengubah ide-ide yang telah Anda buat menjadi tindakan/tugas yang perlu Anda lakukan.

Dari tingkat pelaksanaan proyek ini, Anda dapat menerapkan beberapa langkah yang mencakup:

• Membuat pekerjaan dan atur jalur kerja.
• Memberi tahu tim Anda tentang tanggung jawab dan pekerjaan yang diselesaikan.
• Pastikan komunikasi yang baik dengan tim, pelanggan, dan manajemen.
• Memantau kualitas kerja tim.
• Menetapkan anggaran.

4. Penutupan Proyek

Pada tahapan penutupan/penyelesaian proyek ini, Anda memberikan hasil akhir, membubarkan tim proyek, dan menentukan keberhasilan proyek.

Pada tahap ini Anda juga harus melakukan penilaian proyek mana yang berhasil dan mana yang tidak dalam tahap pelaksanaan proyek.

Dari tahap terakhir ini, Anda harus menerapkan beberapa langkah, antara lain sebagai berikut:

• Menganalisis kinerja proyek.
• Menganalisis kinerja tim.
• Dokumentasikan hasil akhir proyek.
• Melakukan tinjauan dampak proyek.
• Melakukan evaluasi terhadap anggaran yang digunakan dan tidak digunakan untuk pelaksanaan proyek

Baca juga: Manajemen SDM Adalah: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Manfaat dan Ruang Lingkup

C. Metodologi Manajemen Proyek

Pengetahuan manajemen proyek berkaitan dengan sejumlah bidang termasuk; Integratif, ruang lingkup proyek, waktu, biaya, kualitas, pembelian, sumber daya manusia, komunikasi, manajemen risiko, manajemen pemangku kepentingan.

Menurut Project Management Institute (PMI), metodologi proyek adalah sistem, teknik, proses, dan penyebaran yang digunakan dalam disiplin pengetahuan.

Contoh metodologi manajemen proyek adalah Lean Practices, Kanban, Six Sigma, dan beberapa sistem proyek lainnya.

Ada banyak metode proyek yang dapat Anda pilih, tetapi tidak ada metode yang semuanya benar.

Ini berarti bahwa tidak ada metodologi yang sempurna untuk setiap proyek dan setiap proyek memiliki karakternya sendiri.

Setiap proyek berbeda dalam lingkup, kebutuhan dan masalah. Oleh karena itu, implikasi dan metode yang digunakan dalam proyek tersebut tentu berbeda.

1. Agile

Metode pertama Manajemen Proyek Adalah Agile

Agile adalah metodologi proyek terbaik, biasanya digunakan untuk proyek berulang dan bertahap.

Metodologi ini menggabungkan keinginan dan proses solusi yang bekerja dalam suatu organisasi dan kerja tim dengan manajer proyek.

Ketika sistem tangkas ini dibuat, ia berperan dalam pengembangan perangkat lunak.

2. Scrum

Metode manajemen proyek lainnya adalah Scrum. Tujuan dari sistem ini adalah untuk menghasilkan produk dengan komplikasi yang tinggi melalui proses kolaborasi, akuntabilitas dan iteratif.

Perbedaan dengan sistem proyek lain adalah istilah Scrum, yaitu peran Scrum roles, Scrum events, Scrum artifacs.

3. Kanban

Motede yang sering dipakai Manajemen Proyek Adalah Kanban.

Kanban sebagai metode hasil dari pengembangan Agile. Metode ini berfokus pada kolaborasi dan manajemen tim.

Metode ini digunakan di pabrik Toyota pada tahun 1941 dan dimaksudkan untuk mengidentifikasi bottleneck dalam proses produksi.

4. Lean

Lean Methodology memprioritaskan nilai konsumen dan meminimalkan pemborosan.

Sistem ini bertujuan untuk menambah nilai bagi pemilik proyek dengan sumber daya proyek yang ada.

5. Waterfall

Metode waterfall memiliki karakter linier, sekuensial, dimana proses mengalir dalam satu arah saja, seperti air terjun.

Sistem ini memiliki kelemahan yaitu sangat kaku, namun lebih mengutamakan dokumentasi sehingga jika seorang pekerja proyek keluar dari proyek, dapat digantikan oleh pekerja lain berdasarkan dokumentasi yang ada.

6. Critical Path Method

Metode Critical Path Method alias CPM sebagai sistem untuk membuat mode dan memetakan aktivitas proyek, termasuk durasi waktu proyek.

Untuk pekerjaan yang saling bergantung, pencapaian dan deskripsi lebih besar dan tenggat waktu dirinci dalam sistem ini.

Dengan informasi ini, Anda dapat menemukan cara tercepat untuk menyelesaikan proyek dengan masalah paling sedikit.

7. Critical Chain Project Management

Critical Chain Project Management, atau CCPM, sebagai sistem yang berfokus pada sumber daya yang digunakan untuk menyelesaikan proyek, seperti anggota tim, kantor, peralatan, dan lain-lain.

CCPM lebih bertujuan untuk menyeimbangkan sumber daya yang ada dengan jumlah proyek yang ada dan lebih fleksibel.

8. Six Sigma

Sama seperti Kanban, metode yang sering dipakai Manajemen Proyek Adalah Six Sigma.

Dalam metode ini, proses yang tidak berjalan dikeluarkan dari proses. DNA menggunakan pendekatan empiris dan statistik serta ahli di bidangnya.

Six Sigma cocok digunakan di perusahaan besar untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas proyek melalui metodologi data proyek.

9. Event Chain Methodology

Event Chain Methodology sebagai suatu sistem yang mengutamakan berbagai hal yang dapat mempengaruhi jalannya suatu proyek.

Mengetahui beberapa faktor sekarang dapat membantu menilai agenda dan jadwal proyek sebagai lebih matang.

10. Extreme Project Management

Metode tradisional Manajemen Proyek Adalah Extreme Project Management.

Seperti namanya, Extreme Project Management adalah jawaban untuk metode proyek tradisional yang kaku.

Periode yang pendek dan terbuka pada transisi, anggaran atau rencana proyek dapat diimplementasikan dalam proses proyek dengan metode ini.

11. PMI

PMI/PMBOK sebagai Project Management Institute/Project Management Body of Knowledge.

Dalam PMBOK ada 5 proses yang harus didorong maju dalam setiap proyek, yaitu:initiating, planning, executing, monitoring and controlling dan clossing.

PMI/PMBOK bukanlah metode standar, tetapi sebagai dasar manajemen proyek secara umum. Namun, PMBOK dapat digunakan untuk melihat dampak dari proyek tersebut.

Baca juga: Akuntansi Manajemen Adalah: Pengertian, Penerapan dan Fungsi

D. Tujuan Manajemen Proyek

Manajemen proyek memiliki beberapa tujuan, salah satunya adalah:​

1. Menyelesaikan tepat waktu

Dalam manajemen waktu, jadwal didefinisikan yang mencakup kapan suatu kegiatan harus dimulai dan kapan harus berakhir.

Untuk itu, proyek tersebut dipantau agar dapat selesai dalam waktu yang ditentukan. Jenis pemantauan ini membuat pembuatan proyek lebih mudah.

2. Tetap sesuai anggaran

Anggaran sebagai salah satu faktor yang dikaji dalam manajemen ini. Dengan pembahasan ini, akan dicapai anggaran minimal yang tetap dapat mendukung pelaksanaan kebutuhan proyek yang telah ditetapkan di awal (efisien dan efektif).

3. Menjaga kualitas

Seperti yang telah dibahas di awal, persyaratan proyek yang ditetapkan di awal harus diimplementasikan.

Artinya manajemen proyek membuat standar kualitas dari suatu proyek agar tidak ditangani secara sembarangan.

4. Melancarkan proyek

Pada akhirnya, proyek yang baik adalah proyek yang selesai sesuai dengan rencana semula, baik dari segi waktu, anggaran maupun kualitas.

Manajemen ini membantu merancang proyek agar berakhir dengan lancar sesuai dengan ide awalnya.

Baca juga: Manajemen Keuangan Adalah: Pengertian, Tujuan, Fungsi dan Prinsip

E. Sasaran Manajemen Proyek

Sasaran dari manajemen proyek adalah sebagai berikut:​

1. Menyelesaikan dan meningkatkan proyek sesuai dengan anggaran biaya dan tenggat waktu yang ditetapkan, semua dalam kualitas/detail seperti yang disepakati di awal.
2. Meningkatkan reputasi pelaksana proyek berdasarkan hasil kualitas proyek.
3. Menciptakan situasi kerja yang aman untuk mendukung kelancaran proyek. Ini termasuk ketersediaan kondisi kerja, fasilitas dan keselamatan.
4. Menjaga kerukunan antar pihak dalam proyek agar semua pihak yang terlibat memberikan yang terbaik untuk proyek yang diusung.

F. Ruang Lingkup Manajemen Proyek

Beberapa hal yang termasuk dalam ruang lingkup manajemen proyek adalah sebagai berikut:

1. Waktu mulai proyek
2. Perencanaan cakupan proyek
3. Deskripsi ruang lingkup proyek
4. Verifikasi dan kontrol proyek selama proyek berlangsung

G. Contoh Manajemen Proyek

Sebenarnya, ada banyak, misalnya. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Proyek konstruksi

Contoh pertama Manajemen Proyek Adalah proyek konstruksi

Proyek konstruksi adalah proyek yang berkaitan dengan pembangunan fasilitas umum, seperti: Pembangunan bendungan, gedung, kawasan pembangkit listrik, jembatan, pabrik, jalan raya, jalan tol dan lain-lain.

2. Proyek Penelitian

Contoh kedua Manajemen Proyek Adalah proyek penelitian.

Proyek penelitian pada dasarnya adalah proyek yang dilakukan untuk tujuan penelitian dan pengembangan.

Hasil penelitian tersebut nantinya digunakan untuk meningkatkan kualitas suatu produk atau jasa, atau sekedar untuk menambah pengetahuan dan keterampilan.

3. Proyek padat modal

Contoh ketiga Manajemen Proyek Adalah proyek padat modal.

Proyek padat modal adalah proyek produksi besar yang melibatkan teknisi (robot).

Proyek ini tergolong “padat” karena membutuhkan banyak modal untuk melaksanakannya. Modal yang dibutuhkan untuk ini hanya dapat dikumpulkan oleh perusahaan besar.

4. Proyek Manufaktur

Project manufacturing adalah proyek yang merancang produksi suatu produk secara detail.

Untuk menjawab Apa itu manajemen Proyek bisa melihat video ini

Kesimpulan

Agar suatu proyek dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan tujuan proyek dengan rincian yang telah ditentukan di awal, diperlukan manajemen proyek yang baik.

Dalam proses ini, berbagai hal seperti anggaran, tenggat waktu dan ruang lingkup proyek perlu diperkirakan.

Dalam setiap proyek ada risiko. Selain itu, jumlah keputusan yang akan dibuat dalam beberapa proyek besar menentukan jumlah peluang, keterbatasan, dan risiko yang ada.

Untuk menghindari risiko tersebut, Anda bisa mencari jalan keluar dengan menimbang segala kemungkinan yang mungkin muncul.

Sekian artikel berjudul Manajemen Proyek Adalah: Pengertian, Tujuan, Sasaran dan Contohnya, semoga bermanfaat.

Referensi:

• Husen, Abrar. 2009, Manajemen Proyek. Yogyakarta: Andi Offset.