Manajemen Mutu Adalah: Pengertian, Manfaat, Tujuan dan Fungsi
Manajemen Mutu Adalah: Pengertian, Manfaat, Tujuan dan Fungsi | Dalam suatu perusahaan, organisasi atau unit bisnis, salah satu hal yang perlu dilakukan untuk meningkatkan kualitas perusahaan adalah penerapan manajemen mutu.
Jadi apa itu manajemen mutu? Bagaimana prosesnya? Apa manfaat dan fungsinya?
Table of Contents
A. Pengertian Manajemen Mutu
Manajemen mutu, yang dikenal sebagai total management quality atau TQM, dapat digambarkan sebagai mekanisme yang membantu organisasi, perusahaan, atau unit bisnis untuk mengawasi setiap aktivitas dan pekerjaan, serta tanggung jawab yang diperlukan untuk menjaga mutu atau kualitas organisasi.
Total management quality itu sendiri merupakan suatu mekanisme yang menentukan, merencanakan, mengatur dan meningkatkan kualitas mutu yang diberikan oleh perusahaan.
Mekanisme ini juga dikenal sebagai filosofi dasar, yang menyatakan bahwa kepuasan pelanggan yang menentukan keberhasilan jangka panjang suatu perusahaan.
Di dalamnya, seluruh pemangku kepentingan atau pendukung perlunya peningkatan kualitas produk dan layanan serta budaya kerja di perusahaan harus bersinergi.
Di samping itu, ada pemahaman lain yang menjelaskan bahwa sistem manajemen untuk menjaga kualitas adalah sistem manajemen yang mengutamakan kualitas sebagai strategi bisnis yang berfokus pada kepuasan pelanggan yang mencakup seluruh sumber daya manusia yang ada di perusahaan.
Baca juga: Manajemen Adalah: Pengertian Ahli, Ruang Lingkup, Tujuan, Fungsi, dan Jenis
B. Manfaat Manajemen Mutu
Ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari proses tersebut bila diterapkan dalam suatu organisasi. Diantaranya yaitu:
- Memuaskan banyak pelanggan untuk menjaga kepercayaan pada perusahaan.
- Menumbuhkan rasa motivasi di dalam diri karyawan
- Meningkatkan standar kerja di perusahaan
- Menjaga dan memperluas nama baik perusahaan
Mengapa Manajemen Mutu itu Penting?
Ada banyak alasan mengapa manajemen mutu merupakan bagian penting dari setiap bisnis yang sukses. Alasan khusus mengapa ini penting adalah:
- Memastikan kualitas layanan dan produk
- Memberikan dukungan untuk kepuasan keseluruhan pelanggan
- Meningkatkan tingkat retensi pelanggan
- Meningkatkan pendapatan
- Meningkatkan produktivitas dalam organisasi
- Mengurangi kontrol inventaris dan pemborosan
- Pastikan semua proses diikuti secara merata dan efisien
- Memungkinkan bisnis untuk membuat merek mereka sendiri berdasarkan produk dan/atau layanan berkualitas tinggi
- Meningkatkan stabilitas operasional
- Memungkinkan perusahaan untuk terus meningkatkan proses mereka
C. Tujuan Manajemen Mutu
Manajemen mutu sendiri memiliki beberapa tujuan yang harus dilaksanakan. Yaitu:
- Menetapkan tanggung jawab dan standar kerja untuk beberapa anggota organisasi atau unit bisnis
- Terciptanya motivasi dan budaya kerja dalam organisasi atau unit bisnis
- Membantu membangun kepercayaan terhadap produk perusahaan, baik dengan member atau pelanggan atau klien.
- Pengembangan lebih lanjut atau peningkatan organisasi atau perusahaan.
Baca juga: Manajemen Risiko Adalah: Pengertian, Manfaat, Tujuan dan Prinsip
D. Fungsi Manajemen Mutu
Seperti yang telah dibahas sebelumnya, manajemen mutu berperan sebagai acuan atau parameter dalam mengelola kualitas yang diberikan oleh suatu perusahaan, organisasi atau unit bisnis.
Hal ini mempengaruhi kualitas dan kinerja seluruh anggota perusahaan dalam menjalankan perannya masing-masing untuk mencapai visi dan tujuan perusahaan.
E. Proses Manajemen Mutu
Dalam manajemen mutu ada banyak tingkatan atau proses yang penting untuk dilaksanakan, yaitu:
1. Perencanaan dan Strategi Mutu
Proses pertama Manajemen Mutu Adalah perencanaan dan strategi mutu.
Pencapaian tujuan membutuhkan proses perencanaan dan strategi yang cermat agar keputusan yang diambil dapat diukur dan akurat. Ini benar dalam dunia bisnis.
Untuk melakukan ini, Anda harus memulai dengan rencana yang baik. Rencana dan strategi yang dihasilkan juga harus memiliki tingkat dan struktur proses yang tepat.
Hal ini dilakukan agar kualitas yang diharapkan dapat terwujud dan memenuhi standar yang ada.
Selain itu, pada tahap perencanaan strategis ini perlu dilakukan analisis analitik untuk mengetahui kebutuhan pelanggan atau konsumen guna meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap produk atau jasa yang dihasilkan.
2. Dampak dari perencanaan mutu
Proses kedua Manajemen Mutu Adalah dampak dari perencanaan mutu.
Setelah menjalankan roadmap yang matang, diperlukan implikasi kualitas untuk mengimplementasikan hasil rancangan yang dibuat.
Dalam proses dampak kualitas, ada hal-hal yang harus diperhatikan, seperti: Standar manufaktur atau pembuatan produk dan pengujian kualitas mutu.
Jika memenuhi standar kualitas yang digunakan oleh perusahaan, produk atau hasil baru dibagikan dan disebarluaskan ke beberapa pelanggan di luar.
3. Evaluasi Mutu
Proses ketiga Manajemen Mutu Adalah evaluasi mutu.
Setelah mengimplementasikan produk dan mendistribusikan produk ke banyak pelanggan, langkah penting berikutnya adalah proses penilaian kualitas.
Proses evaluasi kualitas berguna untuk mengevaluasi kembali hasil dari produk yang dikeluarkan.
Dalam proses evaluasi ini, perusahaan harus menilai kembali tingkat kepuasan dan reaksi terhadap produk yang diproduksi.
Nantinya, hasil review atau evalusi tersebut akan berguna dalam pembaruan atau penyempurnaan produk di masa mendatang.
4. Perbaikan atau Pengembangan
Proses keempat Manajemen Mutu Adalah perbaikan atau pengembangan, setelah mengevaluasi hasil dan kualitas produk yang awalnya dikeluarkan, perusahaan harus mengambil jalan terakhir dan terpenting, yaitu memperbarui atau meningkatkan.
Proses ini merupakan proses lanjutan yang menggunakan hasil kontrol dan regulasi kualitas hingga perusahaan dapat terus berinovasi dengan produk atau layanan yang dirilis semula.
Pada hakekatnya, hasil proses atau hasil tahapan harus ditinjau ulang dalam rangka perbaikan dan peningkatan kualitas perusahaan.
Ini adalah salah satu tujuan yang diharapkan ketika menerapkan manajemen untuk menjaga mutu.
Pada tingkat tahapan atau pengembangan ini, tiga faktor harus dipertimbangkan, yaitu dampak terhadap kinerja atau kualitas produk, manajemen atau kontrol kualitas, dan manajemen atau kontrol unit bisnis atau perusahaan secara keseluruhan.
Di sini Anda akan menemukan informasi tentang masalah manajemen mutu.
Baca juga: Sistem Informasi Manajemen Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Tujuan
F. Prinsip Manajemen Mutu
Konsep ini dikembangkan oleh International Standard for Organizations (ISO), yang sejak didirikan pada tahun 1947 telah mengembangkan konsep panduan tentang bagaimana melindungi organisasi dari kesalahan fatal.
ISO 9001 adalah nama yang menarik untuk model sistem manajemen mutu (SMM) yang diperkenalkan pada tahun 1994.
Versi terbaru, yang mulai berlaku pada tahun 2015, diangkat untuk memenuhi kondisi baru dan memperbarui model sebelumnya.
Standar SMM bersifat global dan penerapannya diawasi oleh Komite Teknis ISO 176.
Komite memutuskan kapan memperbarui standar dan menulis pedoman baru kira-kira setiap 3 tahun.
Beberapa prinsip yang ditetapkan oleh ISO 9001 ditemukan pada tahun 1990-an oleh sekelompok kecil ahli, menggunakan panduan filosofis dan pengetahuan bisnis pada masa-masa awal.
Mari kita lihat masing-masing secara detail dari konsepnya:
Prinsip 1: Fokus pelanggan
Prinsip pertama dan bisa dibilang paling penting adalah bahwa bisnis tidak dapat eksis tanpa pelanggan.
Oleh karena itu, perusahaan harus berusaha untuk memahami pelanggan mereka saat ini dan masa depan agar dapat lebih memenuhi kebutuhan dan keinginan mereka.
Manfaat spesifik dari membangun hubungan pelanggan yang baik antara lain meningkatkan pangsa pasar dan meningkatkan pendapatan, serta meningkatkan loyalitas pelanggan.
Jika Anda tampaknya memahami kebutuhan pelanggan dan merespons dengan tepat, bisnis Anda akan berkembang, jadi sebaiknya perhatikan konsep ini dengan cermat.
Prinsip 2: Kepemimpinan
Konsep ini mengagungkan nilai-nilai kepemimpinan yang kuat, terukur, dan menyatukan.
Manajer bertanggung jawab untuk menciptakan lingkungan bisnis yang produktif dan progresif.
Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa karyawan masa depan menangani situasi ini.
Menerapkan konsep ini ke tempat kerja Anda bergantung pada misi yang ditetapkan untuk perusahaan dan kepemimpinan yang tepat untuk mempresentasikan visi tersebut kepada semua tim.
Meluangkan waktu untuk ini sejak awal akan menghemat waktu dan depresi Anda di masa depan.
Prinsip 3: Keterlibatan orang
Sama seperti bisnis, Anda bukan apa-apa tanpa basis pelanggan, Anda tidak akan pergi jauh tanpa tim multi-keterampilan yang seimbang.
Karyawan di semua tingkat organisasi penting bagi kesuksesan mereka dan konsep ini dirancang untuk mengenalinya.
Sebagai pemberi kerja, penting untuk memastikan bahwa tim Anda termotivasi dan terlibat, tidak hanya dalam pekerjaan mereka sehari-hari, tetapi juga di perusahaan secara keseluruhan.
Hal ini mengharuskan karyawan untuk memahami betapa pentingnya peran mereka dan bagaimana hal itu sesuai dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan, dan bertanggung jawab atas masalah apa pun yang mungkin menghalangi mereka melakukan pekerjaan mereka dengan kemampuan terbaik mereka.
Prinsip 4: Pendekatan berbasis proses
Pendekatan proses dapat membantu perusahaan menghindari masalah logistik yang sering muncul karena tidak mengetahui bagaimana melakukan sesuatu dengan benar.
Ini akan membuat perusahaan Anda sukses di masa depan karena proses yang ditentukan memastikan bahwa tidak ada peristiwa yang mengkhawatirkan ketika anggota tim tertentu bergerak, membuat semua orang dalam kegelapan dan tidak memahami komponen kunci dari pekerjaan mereka.
Meningkatkan proses untuk setiap unit bisnis Anda, mulai dari penjualan hingga pemasaran, dari keuangan hingga SDM, akan memastikan sumber daya digunakan paling efisien dan hasil yang hemat biaya dan stabil tercapai.
Ini memungkinkan Anda untuk mencurahkan waktu dan perhatian untuk beberapa tugas yang lebih besar dan lebih menarik.
Prinsip 5: Pendekatan sistematis untuk manajemen
Konsep ini terkait dengan aslinya dan diyakini bahwa mengenali, memahami, dan mengelola proses menggunakan mekanisme yang jelas akan membantu merampingkan bisnis Anda.
Dengan memastikan anggota tim memberikan perhatian yang tepat untuk tugas-tugas tertentu, Anda menghindari membuang-buang waktu dan membuat upaya Anda lebih efektif.
Pendekatan terstruktur memungkinkan setiap orang untuk memiliki akses ke setiap tahap dari proses tertentu dan tetap mengikuti perkembangan terkini.
Ini juga terlihat bagus untuk calon pelanggan baru ketika perusahaan Anda diluncurkan.
Prinsip 6: Peningkatan berkelanjutan
Seperti pepatah lama, jika Anda tidak maju, Anda akan mundur. Perusahaan harus selalu berinovasi, jika tidak, Anda dapat bertaruh bahwa pesaing Anda akan melakukannya.
Pengembangan berkelanjutan adalah tujuan konstan dari setiap organisasi yang sukses.
Lihatlah 10 organisasi paling progresif di dunia dan Anda dapat menjamin bahwa mereka memiliki seluruh tim yang berdedikasi untuk memastikan mereka mengikuti perkembangan selanjutnya.
Loyalitas terhadap pertumbuhan memungkinkan Anda menjadi pemimpin karena Anda mengatur jadwal alih-alih mengejar pesaing Anda.
Prinsip 7: Pendekatan Faktual untuk Pengambilan Keputusan
Konsep ini menyatakan bahwa keputusan yang efisien dibuat berdasarkan analisis data yang logis.
Meskipun firasat dapat berguna dalam keadaan tertentu, itu tidak benar-benar berlaku ketika Anda menjelaskan kepada dewan investor Anda mengapa penghasilan Anda turun 10% tahun ini.
Sebelum membuat keputusan bisnis apa pun, besar atau kecil, pastikan Anda memiliki semua fakta.
Dengan cara ini, jika Anda pernah ditanya mengapa Anda membuat keputusan tertentu atau diminta untuk menunjukkan bagaimana keputusan itu bermanfaat bagi bisnis Anda, Anda akan memiliki semua data di ujung jari Anda untuk digunakan kembali.
Konsep ini bergantung pada akses ke data yang andal dan tepat, faktor penting lainnya untuk bisnis saat ini.
Prinsip 8: Hubungan Pemasok yang Saling Menguntungkan
Oke, jadi Anda memiliki keterampilan manajemen yang fenomenal, hubungan pelanggan yang sangat baik, dan rencana bisnis yang mendalam.
Satu hal yang hilang, apa yang Anda berikan kepada pelanggan Anda?
Terlepas dari apakah bisnis Anda menawarkan barang atau jasa kepada pelanggan, peluang Anda bergantung pada jenis penyedianya.
Konsep ini menyatakan bahwa hubungan antara perusahaan Anda dan setiap pemasok harus saling menguntungkan untuk menciptakan nilai bagi kedua belah pihak.
Hal ini memungkinkan Anda berdua untuk bereaksi lebih cepat dan lebih fleksibel terhadap keinginan pelanggan jika semuanya berjalan lancar dan harmonis di antara Anda dan memfasilitasi negosiasi biaya.
Prinsip-prinsip ini dimaksudkan untuk menjadi dasar bagi beberapa sub-standar lainnya, termasuk Good Manufacturing Practices (GMP), Good Clinical Practices (GCP), dan Good Laboratory Practices (GLP). ISO sangat menyukai akronimnya, bukan?
Selain itu, beberapa prinsip SMM tidak hanya mendukung mekanisme kualitas di seluruh dunia, prinsip tersebut merupakan dasar dari praktik bisnis yang baik, terlepas dari industri atau domainnya.
Dengan mengikuti mereka, Anda dapat memastikan bisnis Anda terorganisir dengan baik dan efektif – pentingnya manajemen kualitas total.
Baca juga: Manajemen Keuangan Adalah: Pengertian, Tujuan, Fungsi dan Prinsip
G. Contoh Manajemen Mutu dan Studi Kasus
Berikut adalah contoh manajemen mutu:
Poppin’ Soda membuat berbagai rasa selain soda spesial. Rasa mereka termasuk cola biasa, soda jeruk, dan soda biru.
Untuk memastikan soda memiliki warna dan rasa yang tepat, perusahaan membentuk tim kontrol kualitas.
Ulasan ini melakukan pengujian acak pada soda dan memeriksa soda untuk stabilitas warna dan rasa. Mereka memastikan bahwa kaleng minuman tidak bocor dan mudah dibuka.
Jika tim peninjau menemukan kesalahan atau perbedaan dalam kualitas soda, mereka dapat menghentikan produksi hingga masalah teratasi.
‘Poppin’ Soda secara teratur melakukan studi uji dengan beberapa orang yang menguji soda untuk rasa dan warna.
Berdasarkan hasil tersebut, perusahaan mengadakan kecocokan untuk memastikan rasa dan warna limun adalah yang terbaik.
Untuk lebih jelas mengenai manajemen mutu, bisa melihat video dibawah ini.
Kesimpulan
Ini adalah tinjauan manajemen kualitas lengkap yang dapat Anda terapkan untuk proses bisnis yang lebih baik. Pastikan semua proses bisnis Anda berjalan sesuai rencana, termasuk proses pengendalian keuangan.
Sekian artikel mengenai Manajemen Mutu Adalah: Pengertian, Manfaat, Tujuan dan Fungsi, semoga bermanfaat.