Manajemen Perkantoran Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Tujuannya

Manajemen Perkantoran Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Tujuannya | Pada kesempatan kali ini kami ingin mencoba mengkaji mekanisme manajemen perkantoran.

Kajian yang ingin kita telusuri bersama terkait dengan pengertian, fungsi dan kebijakan dalam mengoptimalkan manajemen perkantoran.

Akan lebih baik jika memahami pengertian manajemen terlebih dahulu Manajemen Adalah: Pengertian Ahli, Ruang Lingkup, Tujuan, Fungsi, dan Jenis

Agar lebih jelas, silahkan baca penjelasan berikut.

A. Pengertian Manajemen Perkantoran

Manajemen administrasi perkantoran adalah kegiatan pengolahan data yang disertai informasi yang diolah secara teratur, terstruktur dan bertahap, mengikuti berbagai kegiatan organisasi sehingga pengelolaan organisasi terkait dapat dilaksanakan dengan baik.

Apa itu manajemen perkantoran? Manajemen perkantoran adalah suatu usaha untuk mengarahkan kegiatan atau aktivitas administrasi suatu kantor secara rinci untuk mencapai manajemen yang seefisien mungkin, dan pengaturan harus dibuat agar tugas ini dapat dilaksanakan dengan baik.

Berusaha mengatur atau mengontrol suatu tugas di kantor ini disebut manajemen perkantoran.

Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut Para Ahli

Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut George Terry

Menurut George Terry (dalam Munir) mengemukakan bahwa manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang.

Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut William Spriegel & Ernest Davies

Menurut William Spriegel & Ernest Davies (dalam The Liang Gie, 2007: 3), Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan, dan penjualan.

Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut The Liang Gie

Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal (pekerjaan perkantoran) (The Liang Gie, 2007: 4)

Baca juga: Akuntansi Manajemen Adalah: Pengertian, Penerapan dan Fungsi

B. Fungsi Manajemen Perkantoran

Berikut ini adalah macam-macam fungsi manajemen perkantoran:

1. Planning

Fungsi manajemen perkantoran pertama yaitu fungsi planning atau fungsi perencanaan dalam manajemen perkantoran adalah fungsi yang digunakan dalam menentukan segala bentuk perlakuan untuk mencapai semua tujuan yang diinginkan.

Jadi, dalam fungsi perencanaan ini, seorang manajer perlu memikirkan tugas apa yang harus diselesaikan dengan berbagai sumber daya yang telah mereka miliki.

2. Organizing

Fungsi kedua Manajemen Perkantoran Adalah Fungsi pengorganisasian atau Organizing dalam manajemen perkantoran membantu manajer melakukan kegiatan pengawasan dan menentukan siapa yang dibutuhkan untuk pekerjaan yang didelegasikan.

Manajemen memiliki fungsi koordinasi yang sangat penting karena dapat membantu mengimplementasikan struktur organisasi dengan jelas dan menggambarkan dengan jelas pekerjaan keseluruhan dari setiap sektor atau sisi organisasi.

Selain itu, tanggung jawab dan wewenang dalam organisasi ini menjadi lebih jelas dan pekerjaan masing-masing unit organisasi dapat dibedakan juga sumber daya manusia dan material yang diperlukan juga dapat ditemukan.

3. Commanding

Fungsi manajemen perkantoran ketiga yaitu fungsi pengarahan atau Commanding dalam manajemen perkantoran merupakan fungsi manajerial yang erat kaitannya dengan upaya memberikan bimbingan, nasehat, perintah, atau instruksi kepada bawahan untuk melaksanakan pekerjaannya.

Artinya pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik dan sesuai dengan arah yang telah ditentukan semula.

4. Controlling

Fungsi terakhir Manajemen Perkantoran Adalah controling, untuk memastikan bahwa segala bentuk kegiatan dan efektivitas penggunaan sumber daya tidak digunakan dengan cara yang menyimpang dari rencana, untuk mewujudkan tujuan utama organisasi, diperlukan fungsi pengendalian atau controlling di sebuah kantor.

Baca juga: Manajemen Risiko Adalah: Pengertian, Manfaat, Tujuan dan Prinsip

C. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup manajemen perkantoran meliputi, ruang kantor, pegawai kantor, perlengkapan kantor. Peralatan dan mesin kantor, perbekalan kantor, metode kerja, warkat, pengawasan pejabat pelaksana.

1. Ruang Perkantoran (Office Space)

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran yang pertama yaitu ruang perkantoran. Kantor biasanya hanya berupa ruangan atau kamar kecil maupun bertingkat tinggi.

Kantor sering dibagi menjadi dua jenis; kator pusat untuk pekerjaan penting, dan kantor bagian untuk pekerjaan yang lebih kecil.

2. Komunikasi (Comunications)

Ruang lingkup manajemen perkantoran selanjutnya ada Komunikasi.

Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan, prosesini dikatakan efektif dan dapat dimengerti serta membuat orang mengerjakan sesuai instruksi pesan tersebut.

Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan organisasi karena komunikasi memungkinkan perintah, instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan dengan cepat dan jelas sehingga efisien dan efektif.

3. Pegawai Kantor (Office Personnel)

Dalam suatu kantor, manajemen perkantoran berperan aktif dalam mengatur fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi.

Karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai pada sebuah instansi mengakibatkan inefesiensi tenaga kerja.

Kepegawaian perkantoran mencakup kegiatan pemilihanpegawai, orientasi pegawai, pelatihan pegawai, promosi pegawai, pergantian pegawai, sistem sarana pegawai, absensi pegawai, pemberhentian pegawai, fasilitan untuk pegawai, moral dan disiplin pegawai, dan pengaduan pegawai/karyawan.

4. Perabotan dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan yang digunakan pada suatu kantor.

Perabotan dan perlengkapan ini meliputi mena kerja, kursi, perlengkapan arsip,ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gundang, pemeliharaan dan perbaikan, perlengkapan acuan, lemari perbekalan dan rak, perabotan perpustakaan dan penilaian perlengkapan.

5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines)

Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun.

Peralatan ini merupakan peralatan tidak habis pakai, namun memiliki nilai penyusutan terhadap fungsinya.

Peralatan dan mesin kantor meliputi mesin tik, komputer, laptop, mesin pembukuan, mesin hitung, perlengkapan mengirim surat.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan suatu kantor. Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai maka sulit untuk menghasilkan pekerjaan yang baik.

Karena pada dasarnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai kantor mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.

Perbekalan kantor dan keperluan tulis mencakup pengelolaan barang keperluan tulis, aneka surat, formulir-formulir, perbekalan sarana kebersihan, perbekalan penggandaan, dan evaluasi untuk membuat perbekalan baru.

7. Metode Kerja

Metode dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup pengolahan data (data processing), survey perkantoran (office survey), pengukuran hasil kerja, penjadwalan pekerjaan rutin, melakukan prosedur pembangunan, dan penganalisisan statistik (statistical analysis).

8. Warkat (Records)

Warkat merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat dengan tujuan membantu ingatan.

Warkat (record) dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup kegiatan pengkoordinasian formulir, pelayanan surat menyurat, kegiatan survei, pembuatan mikro film, jadwal penyimpanan, dan kegiatan pengarsipan.

9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls)

Pengawasan pejabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah penyalahgunaan jabatan dalam suatu organisasi/perkantoran/instansi.

Kegiatan pengawasan pejabat pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan layanan, perencanaan anggaran, penaksiran, pembuatan buku petunjuk kerja, penyelenggaraan konferensi, pelatihan penggantian tugas, analisispekerjaan, dan pengaturan standar gaji.

Sumber daya dalam manajemen perkantoran adalah ruang kantor, pegawai kantor, perlengkapan kantor, peralatan dan mesin kantor, perbekalan kantor, metode kerja, warkat, pengawasan pejabat pelaksana.

Baca juga: Manajemen SDM Adalah: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Manfaat dan Ruang Lingkup

D. Tips untuk Mengoptimalkan Manajemen Kantor

1. Analisis Cara Kerja yang Sudah Berjalan

Tentu saja, sebelum Anda mulai membaca panduan ini, Anda sudah memiliki mekanisme atau langkah kerja Anda sendiri.

Ini bukan masalah, jadi cobalah untuk menganalisis langkah kerja yang telah Anda terapkan sekarang. Apakah cukup efisien atau tidak.

Efektivitas manajemen kantor dapat dinilai dari durasi pekerjaan, hasil pengerjaan dan anggota tim Anda.

Jika ada pekerjaan yang bisa diselesaikan dalam dua hingga tiga hari, sebenarnya butuh dua minggu untuk menyelesaikannya, jadi Anda perlu mempertimbangkan kembali kecepatan kerja Anda.

Bisa jadi manajemen saat ini kurang tepat. Juga sama dengan hasil yang kurang optimal, dan anggota tim Anda mungkin tidak senang karena stres yang terlalu berat.

Manajemen yang baik harus berdampak positif pada segala bentuk aktivitas karyawan.

2. Terapkan skema kepemimpinan yang sesuai

Langkah memimpin seseorang tentunya berkaitan dengan sistem kepemimpinan yang telah ia terapkan pada jabatannya.

Oleh karena itu, cobalah untuk mengevaluasi kembali catatan terbaik ketika menerapkan manajemen, karena langkah-langkah lain dapat digunakan.

Tetapi jelas bahwa Anda harus terus berkomunikasi, bahkan ketika harus mendelegasikan pekerjaan Anda kepada mitra.

Anda harus dapat menyampaikan kepada anggota tim apa yang sebenarnya Anda harapkan dan tenggat waktu untuk pekerjaan tersebut.

Selain itu, Anda juga perlu menyatakan dengan jelas misi dan visi perusahaan karena ini terkait dengan tim yang Anda pimpin.

Jika ada anggota yang memiliki tingkat pengetahuan yang sama, maka perlu digerakkan agar lebih sederhana dan terukur.

3. Periksa langkah kerja “Peralatan” yang ada

Untuk meninjau peralatan yang ada, pertama-tama Anda harus dapat melihat dengan tepat apa yang digunakan tim Anda untuk menjalankannya.

Misalnya, program yang mereka gunakan untuk mengirim email, berbicara dengan anggota lain, atau mengatur agenda dan daftar kerja mereka masing-masing.

Kemudian Anda dapat menilai setiap perangkat apakah dapat bekerja dengan baik atau tidak.

Misalnya, berdasarkan jumlah akun yang dilaporkan, karyawan Anda tampaknya hanya menggunakan Gmail untuk berkomunikasi dengan pihak eksternal, dan Slack sering digunakan untuk pihak internal perusahaan.

Beberapa alat lain seperti Kalender Google untuk penjadwalan dan Asana untuk tugas kerja tampaknya tidak digunakan dengan cara ini.

Jika Anda dapat mengenali ini, maka Anda dapat menyederhanakan penggunaan program.

Sebagai contoh, katakanlah Anda hanya menggunakan dua alat, yaitu Slack untuk mengirim semua pesan dan Asana untuk menjadwalkan dan menetapkan pekerjaan. Sehingga pengelolaan kantor akan lebih optimal.

4. Buat alur kerja dalam manajemen kantor

Jalur kerja yang jelas sangat dibutuhkan di kantor agar pengelolaan yang ada saat ini bisa lebih optimal.

Beberapa anggota juga tidak perlu bertanya-tanya di mana mereka harus bekerja dan apa yang harus mereka lakukan setelahnya.

Termasuk siapa yang berhubungan langsung dengan mereka yang terkait dengan tanggung jawabnya.

Misalnya, Anda dapat membuat diagram alur dan Standard Operational Procedure (SOP) untuk memberikan deskripsi komprehensif tentang pekerjaan anggota tim Anda.

Baca juga: Manajemen Keuangan Adalah: Pengertian, Tujuan, Fungsi dan Prinsip

5. Sharing antar anggota tim

Langkah selanjutnya yang bisa dilakukan adalah mengefektifkan manajemen perkantoran dengan memanfaatkan sesi sharing.

Disarankan agar semua anggota tim dan pemimpin yang bertanggung jawab atas tim menghadiri sesi ini.

Semua anggota tim dapat menyampaikan pendapat atau keluhannya tentang mekanisme yang diterapkan.

Pada saat yang sama, sesi ini juga dapat mengoptimalkan penggunaan perangkat di ruangan untuk ruang kerja mereka.

Selain itu, setiap anggota juga harus diberi kesempatan untuk mengungkapkan gagasannya sendiri.

Hingga pimpinan dapat mengetahui metode manajemen mana yang harus diterapkan dan digunakan untuk tindakan selanjutnya.

Disarankan agar sesi sharing ini diadakan secara teratur sesuai dengan agenda yang telah ditentukan sebelumnya.

Kegiatan ini juga mampu menilai mekanisme dan manajemen yang ada sejak awal.

Dengan diadakannya sesi ini, diharapkan setiap anggota tidak tenggelam dalam kesulitannya masing-masing dan mampu menerapkan mekanisme manajemen yang lebih efektif dan efisien.

6. Membantu eksekutif dalam implementasi manajemen perkantoran pada tahap awal

Hasil penilaian dapat memberikan banyak perubahan yang diterapkan oleh ketua tim.

Ada aturan baru yang perlu dibuat berdasarkan apa yang telah dikemukakan oleh setiap anggota tim dan kemudian diterapkan sebaik mungkin oleh beberapa pemimpin.

Oleh karena itu, ada baiknya jika semua anggota tim selalu bersikap positif dan siap melaksanakan setiap peraturan baru yang telah diputuskan.

Ajak seluruh anggota tim anda untuk mendukung pimpinan dan sebaiknya mencoba peraturan baru yang sudah diputuskan terlebih dahulu.

Jika ada yang aneh dan berbeda dalam proses pengerjaannya, siapa tahu hasilnya akan lebih positif dari peraturan lama.

7. Evaluasi alur kerja dan perangkat yang digunakan dalam manajemen perkantoran

Setelah menerima banyak komentar dan saran dari setiap anggota tim pada sesi sharing, pemimpin perlu mulai menerapkan apa yang dianggap sebagai langkah terbaik.

Banyak hal yang harus diperhatikan juga masih sama yaitu hasil dan durasi pengerjaan serta kondisi tim yang menjalankannya.

Anda tidak perlu khawatir, hasil yang didapat tentunya akan lebih optimal, efektif dan efisien jika menggunakan manajemen yang sesuai dan tepat.

Sadarilah bahwa manajemen yang optimal akan mampu mengeluarkan kemampuan yang optimal kepada setiap anggota tim.

Untuk lebih jelas mengenai pengertian manajemen perkantoran bisa melihat video dibawah ini.

Kesimpulan

Manajemen administrasi perkantoran merupakan kegiatan pengolahan data yang disertai informasi yang diolah secara teratur, terstruktur dan bertahap, mengikuti berbagai kegiatan organisasi sehingga pengelolaan organisasi terkait dapat dilaksanakan dengan baik.

Fungsi manajemen perkantoran sangat erat kaitannya dengan perencanaan, koordinasi, pengarahan dan pengawasan.

Ruang Lingkup manajemen perkantoran meliputi seluruh kegiatan kantor serta peralatan dan prasarana kantor.

Panduan terbaik untuk mengoptimalkan manajemen kantor adalah dengan menganalisis mekanisme kerja yang ada, menerapkan sistem kepemimpinan yang tepat dan sesuai.

Selanjutnya dengan meninjau langkah kerja “peralatan” yang ada, membuat jalur kerja, membaginya di antara anggota tim, dan memberikan dukungan kepemimpinan selama periode implementasi dan penilaian alur kerja dan peralatan yang digunakan dalam manajemen.

Sekian artikel berjudul Manajemen Perkantoran Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Tujuannya, semoga bermanfaat.