Manajemen Personalia Adalah: Pengertian, Fungsi dan Tugas

Manajemen Personalia Adalah: Pengertian, Fungsi dan Tugas | Sumber daya manusia sebagai aspek penting dalam jalannya sebuah perusahaan.

Manajemen personalia adalah bagian dari upaya perusahaan untuk memproses penerimaan karyawan. Selain itu, manajemen ini memperhatikan kinerja karyawan yang bekerja di perusahaan.

Ketika sebuah perusahaan atau organisasi mempunyai manajemen ini, organisasi tersebut dapat menjalankan fungsi perusahaan dengan baik.

Fungsi ini berkaitan dengan perekrutan, pelatihan dan motivasi karyawan agar mereka melakukan pekerjaannya secara optimal.

Pada dasarnya, manajemen personalia bukan hanya tentang keterampilan karyawan di suatu perusahaan, tetapi bagaimana perusahaan dapat mengembangkan perasaan memiliki karyawan di perusahaannya.

Sebagai elemen terpenting dalam perusahaan, karyawan memegang peranan utama dalam mewujudkan tujuan perusahaan.

Oleh karena itu, pihak personalia suatu perusahaan perlu dapat menyeleksi orang-orang yang memiliki skill yang baik sesuai dengan tujuan perusahaan.

Akan lebih baik mengetahui pengertian manajemen sebelum masuk lebih dalam ke pengertian manajemen personalia, artikelnya bisa dilihat di Manajemen Adalah: Pengertian Ahli, Ruang Lingkup, Tujuan, Fungsi, dan Jenis

A. Pengertian Manajemen Personalia

Apa itu manajemen personalia? Secara umum, manajemen personalia adalah jenis manajemen yang berkaitan dengan perencanaan, pemilihan dan pengerahan pegawai.

Personalia sendiri sebagai istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses perekrutan dan peningkatan karyawan dalam suatu perusahaan.

Untuk lebih memahami apa itu manajemen personalia, berikut pengertian manajemen personalian menurut beberapa ahli.

Pengertian Manajemen Personalia Menurut Para Ahli

a. Pengertian Manajemen Personalia Menurut Edward Francis Leopold Brech

Menurut Brech, manajemen personalia diperlukan sebagai manajemen bagi perusahaan. Terutama di Sumber Daya Manusia.

Manajemen ini sangat diperlukan untuk mewujudkan tujuan perusahaan atau organisasi. Untuk mencapai tujuan tersebut, perusahaan membutuhkan organisasi sumber daya manusia.

b. Pengertian Manajemen Personalia Menurut Marihot Manulang

Pengertian manajemen personalia menurut Marihot Manullang sebagai pengetahuan tentang langkah-langkah perkembangan, tugas dan fasilitas karyawan.

Bidang ilmu ini adalah tentang menyediakan alat yang berguna yang dapat mendukung perkembangan karyawan.

c. Pengertian Manajemen Personalia Menurut Melayu S.P. Hasibuan

Menurut Malayu Hasibuan, manajemen personalia adalah ilmu tentang seni manajemen tentang hubungan.

Komponen yang dikelola pada bidang ini adalah hubungan dan peran tenaga kerja dalam perusahaan.

Tenaga kerja diatur untuk menjalankan tujuan perusahaan atau organisasi secara efisien dan efektif.

Menurut Malayu, bukan hanya tujuan perusahaan yang diwujudkan, tetapi tujuan karyawan dan komponen warga.

d. Pengertian Manajemen Personalia Menurut John Soeprihanto

Menurut John Soeprihanto, Pengertian manajemen personalia adalah rangkaian pemantauan terhadap fungsi manajemen sumber daya manusia.

Ini termasuk penyediaan pekerja, pemberian kompensasi untuk mendukung pekerjaan pekerja.

Selain itu, personalia melakukan berbagai pekerjaan terintegrasi dan pemeliharaan untuk membantu organisasi atau bisnis mencapai tujuannya.

e. Pengertian Manajemen Personalia Menurut Alex S. Nitisemito

Nitisemito mendefinisikan manajemen personalia adalah ilmu dan seni merencanakan, mengoordinasikan, dan memantau tenaga kerja.

Beberapa hal tersebut akan meningkatkan efisiensi karyawan semaksimal mungkin sehingga proses kerja akan lebih efektif.

Ketika hal ini terwujud, perusahaan akan terbantu untuk mencapai tujuannya.

f. Pengertian Manajemen Personalia Menurut Prof. Edwin B. Flippo

Menurut Flippo, manajemen personalia adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengendalian dan pengaturan penyediaan tenaga kerja.

Selain itu, manajemen personalia juga mengatur perkembangan sumber daya manusia di perusahaan dan memastikan pemberian kompensasi.

Personalia berkaitan erat dengan integrasi, pemeliharaan dan pemutusan hubungan kerja dengan karyawan.

Semua fungsi manajemen ini berfokus pada pencapaian tujuan karyawan, organisasi, dan warga.

Baca juga: Manajemen SDM Adalah: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Manfaat dan Ruang Lingkup

B. Perbedaan Manajemen Personalia dan HRD

Umumnya, manajemen personalia disebut juga dengan manajemen sumber daya manusia, sebagian besar orang memahami bahwa bagian personalia dan departemen sumber daya manusia (HRD) adalah hal yang sama.

Meskipun keduanya terkait dalam praktik, keduanya sebenarnya berbeda secara prinsip.

Perbedaan yang paling mendasar terletak pada lingkup kerja keduanya. Personalia mencakup beberapa kegiatan administratif untuk mendukung fungsi HRD.

Personalia sendiri memiliki hubungan yang kuat dengan perencanaan dan seleksi karyawan.

Tanggung jawab personalia berkaitan dengan banyak tugas yang terkait dengan manajemen, kepatuhan, dan penyimpanan database karyawan.

Selain itu, personalia mencakup pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia dengan tujuan untuk mencapai visi dan misi perusahaan.

Sedangkan peran HRD secara umum adalah mengurus berbagai hal yang mempengaruhi karyawan di perusahaan.

Salah satu tugas harian HRD adalah proses perekrutan, evaluasi pekerjaan, tunjangan karyawan hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja (PHK).

Dengan kata lain, HRD dalam operasional sehari-hari bertanggung jawab untuk menangani masalah di area karyawan, manajer, atau karyawan di level lain.

Selain ruang lingkup pekerjaan yang saling berhubungan, personalia dan SDM terkait erat dengan satu sama lain.

Tanpa kehadiran personalia, fungsi HRD akan sulit diwujudkan. Keduanya terkait dengan pengembangan sumber daya manusia di perusahaan untuk membawa perusahaan beberapa langkah lebih dekat ke arah yang diinginkan.

Namun, ada banyak perusahaan yang menggabungkan bagian personalia dengan HRD, dengan HRD yang menangani beberapa tugas personalia. Hal ini dapat mempengaruhi tingkat konsentrasi HRD saat melakukan pekerjaannya.

Baca juga: Manajemen Keuangan Adalah: Pengertian, Tujuan, Fungsi dan Prinsip

C. Tugas Manajemen Personalia

Manajemen personalia sebagai bagian penting dari perusahaan selalu berkaitan dengan sumber daya manusia atau karyawan dari suatu perusahaan.

Tugas utama manajemen personalia adalah terletak pada penyediaan pekerja yang berkualitas.

Tentunya para personalia tidak hanya berdiam diri dalam penyediaan tenaga kerja, tetapi juga memiliki beberapa tugas penting lainnya terkait pengelolaan sumber daya manusia, salah satunya sebagai berikut.

1. Menciptakan rencana kerja untuk karyawan, termasuk menganalisis posisi dalam tugas, tugas yang menjadi tanggung jawab karyawan, dan detailnya.
2. Melakukan seleksi calon karyawan sesuai dengan kualifikasi dan jumlah yang dibutuhkan perusahaan dan pastikan tenaga kerja perusahaan dalam status yang benar sesuai spesifikasi masing-masing.
3. Membuat rencana anggaran yang berkaitan dengan tenaga kerja perusahaan.
4. Menentukan sumber daya manusia yang dibutuhkan oleh perusahaan.
5. Menyimpan dan mengelola database karyawan.
6. Mendidik dan meningkatkan sumber daya manusia, termasuk memberikan bimbingan dan pelatihan yang dapat meningkatkan keterampilan karyawan.
7. Pengurusan berbagai hal yang berkaitan dengan pensiun dan pemutusan hubungan kerja.
8. Memastikan kesejahteraan karyawan di perusahaan.

Baca juga: Manajemen Bisnis Adalah: Pengertian, Fungsi, Unsur dan Komponen

D. Fungsi Manajemen Personalia

Personnel Management dalam suatu perusahaan atau organisasi menjalankan fungsi untuk mencapai tujuannya.

Secara umum, fungsi manajemen personalia dalam perusahaan dapat dibagi menjadi dua bidang, yaitu fungsi manajemen dan fungsi operasional.

1. Fungsi Manajemen

Manajemen menurut Yayat M. Herujito sebagai tugas pengendalian untuk mencapai suatu arah bersama yang semula ditetapkan dengan cara menggerakkan orang-orang untuk bekerja dan mencapai arah tersebut.

Fungsi manajemen dalam kaitannya dengan pengelolaan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan terbagi menjadi 4 komponen.

Komponen ini merupakan parameter keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuan bersama. Empat komponen dari fungsi manajamen itu adalah:

a. Perencanaan (planning)

Perencanaan atau planning merupakan bagian mendasar dari manajemen sumber daya manusia yang bertujuan untuk membantu perusahaan mencapai tujuannya.

Dalam fungsi ini, personalia melaksanakan rencana program yang sama seperti dalam rencana untuk mencapai tujuan perusahaan.

Rencana ini melibatkan penentuan bagian dan jumlah karyawan yang sama sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

b. Pengorganisasian (organizing)

Setelah merencanakan dan menentukan fungsi yang harus dijalankan setiap karyawan, manajer personalia membuat organisasi.

Organisasi ini dipecah menjadi berbagai penghubung antar jabatan dan berperan sebagai langkah mewujudkan tujuan perusahaan, terutama melalui koordinasi karyawan yang akurat.

c. Pengarahan (directing)

Selanjutnya, manajer personalia melakukan pengarahan tugas.

Setelah perencanaan dan koordinasi, personalia akan mengarahkan atau membimbing karyawan sesuai dengan deskripsi pekerjaan utama mereka.

Fungsi pengarahan ini adalah agar seluruh karyawan dapat bekerja secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan perusahaan.

d. Pengawasan (controlling)

Dalam menjalankan fungsi ini, manajer personalia memantau kinerja karyawan, mengamati dan membandingkan antara perencanaan dan koordinasi.

Di sini manajer personalia mengetahui apakah kegiatan di perusahaan telah berjalan sesuai dengan rencananya.

2. Fungsi Operasional

Fungsi manajemen personalia adalah mengurus sumber daya manusia atau SDM sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Padahal, tanggung jawabnya adalah memastikan bahwa setiap orang dalam organisasi dapat bekerja sama secara produktif untuk mencapai misi, visi, dan tujuan yang ingin dicapai organisasi.

Untuk lebih memahami tugas dan fungsi manajemen personalia, berikut penjelasannya:

a. Membantu menentukan aturan/kebijakan

Manajemen personalia menentukan penempatan kerja, tingkat karir, dan pencocokan posisi karyawan berdasarkan kebutuhan bisnis.

Pada saat yang sama, manajemen personalia juga harus dapat merencanakan dan mengoordinasikan beberapa hal penting di perusahaan dan memastikan bahwa langkah-langkah untuk mewujudkan rencana yang sama berada di jalur yang benar.

b. Mediator perusahaan

Selain mengelola sumber daya manusia (SDM) di suatu perusahaan, departemen personalia bertindak sebagai mediator.

Segala sesuatu yang berkaitan dengan keluhan, permintaan atau masalah dari karyawan ditangani oleh manajemen personalia.

Ketika Anda membutuhkan persetujuan dari atasan atau perusahaan Anda, sisi sumber daya manusia adalah perantara.

Dengan kata lain, bagian personalia dapat menjadi jembatan bagi karyawan dan perusahaan, antara karyawan dengan karyawan, bahkan antara atasan dan bawahan agar komunikasi di tempat kerja tetap mengalir secara efektif.

Bawahan dapat dengan bebas mengungkapkan ide-ide mereka dan atasan dapat memiliki gambaran tentang harapan karyawan di tempat kerja yang diharapkan karyawan.

Dengan demikian, kebutuhan semua pihak dapat terpenuhi.

c. Upgrade dan Kompensasi

Selain bekerja untuk mengontrol karyawan, manajemen personalia bekerja untuk meningkatkan karir bagi setiap karyawan.

Tujuannya di sini adalah untuk membantu setiap karyawan meningkatkan keterampilan, kemampuan dan keahlian mereka melalui serangkaian pelatihan dan pendidikan, yang memungkinkan karyawan untuk dipromosikan ke posisi yang lebih tinggi di masa depan.

Selain itu, manajemen personalia juga mengatur tata cara pemberian penghargaan, reward bahkan sanksi kepada karyawan yang melanggar ketentuan yang berlaku.

Personalia bekerja untuk menghasilkan referensi SOP, langkah-langkah pelatihan hingga penghentian.

Ini mencakup lingkup terbesar HRM (Human Resource Management) serta penempatan pekerjaan, tahapan karir mereka dan penyesuaian yang sama sesuai dengan kebutuhan yang menentukan kesejahteraan karyawan.

d. Mengatasi masalah

Sebuah perusahaan terkadang menghadapi masalah atau perselisihan internal. Oleh karena itu, jika hal ini terjadi, manajer SDM yang mengurus pekerjaan SDM di perusahaan harus mampu mengidentifikasi pemicu perselisihan yang sebenarnya.

Baru kemudian memutuskan untuk mengatasi masalah dengan cepat dan menemukan solusi terbaik untuk memperbaiki masalah tersebut.

Artinya bidang ini harus bisa menjadi problem solver, apalagi jika masalah yang muncul berkaitan dengan SDM. Mulai dari pencegahan, mencari solusi, melakukan berbagai perawatan lanjutan, dll. sampai dengan penjelasan rinci tentang peran dari sisi personalia dalam mengatasi permasalahan individu di perusahaan.

e. Pengawas dan konselor

Proses perencanaan tenaga kerja merupakan rangkaian kegiatan yang panjang dan saling terkait.

Peran personalia juga sangat penting dari pekerjaan lain sebagai pengawas dan pemantau.

Seberapa tinggi kepuasan karyawan? Bagaimana kinerja karyawan? Bahkan perlu untuk memantau kinerja dan produktivitas perusahaan di seluruh dunia untuk mencapai tujuan prioritas yang ditetapkan.

Fungsi manajemen personalia meliputi berbagai faktor dalam mengelola sumber daya manusia dalam organisasi, mulai dari penyediaan hingga pemeliharaan karyawan.

Di bawah ini adalah deskripsi lainnya dari masing-masing fungsi operasional tersebut.

1. Penyediaan tenaga kerja berdasarkan jenis dan jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Tentunya ini termasuk skill yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. Pelatihan peningkatan atau pengembangan tenanga kerja oleh perusahaan melalui kursus-kursus pelatihan yang ditujukan untuk meningkatkan keterampilan dan kemampuan karyawannya.
3. Pemberian kompensasi dan penghargaan yang adil dan wajar kepada karyawan. Perusahaan memberikan kompensasi berdasarkan kinerja karyawan dalam upaya membantu Perusahaan mencapai tujuan.
4. Pengintegrasian antara kehendak organisasi dengan jajaran atau individu dalam perusahaan. Manajer personalia harus memastikan bahwa proses integratif berjalan dengan baik sehingga kerjasama semua pihak yang terlibat dalam perusahaan dapat diarahkan ke tujuan yang sama.
5. Memelihara dan memastikan kesehatan fisik atau mental karyawan dalam keadaan teratur melalui berbagai pelayanan kesehatan.

Baca juga: Manajemen Konflik Adalah: Pengertian, Tipe, dan Fungsinya

E. Sifat Manajemen Personalia

Karakter manajemen personalia ini meliputi fungsi pengembangan, ketenagakerjaan dan kompensasi.

Fungsi yang berbeda ini dapat dilakukan oleh manajemen personalia dengan berdiskusi dengan area atau departemen lain.

Berikut adalah sifat-sifat lain dari manajemen personalia:

1. Fokus pada tindakan daripada mengembangkan ide, rencana, dan sistem kerja jangka panjang. Beragam masalah dan keluhan setiap individu di tempat kerja dapat diselesaikan secara efektif dengan berurusan dengan peraturan yang lebih logis dan berdasarkan fokus manusia.
2. Memotivasi setiap karyawan dengan berbagai pembangkit impuls (insentif) yang efektif agar karyawan dapat bekerja lebih maksimal.
3. Sangat terkait dengan sumber daya manusia, yang sering menjadi perhatian khusus. Oleh karena itu, dari segi sumber daya manusia, manajemen personalia perlu memperhatikan setiap karyawan atau organisasi dengan baik.

Anda bisa melihat video dibawah ini untuk memahami pengertian manajemen personalia lebih jelas

Kesimpulan

Secara umum, manajemen personalia adalah suatu bidang kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan.

Pengendalian SDM ini dimulai dari penyediaan tenaga kerja hingga penerimaannya di perusahaan.

Personalia dan SDM sebagai dua hal yang berbeda, namun keduanya tidak terpisah.

Karyawan yang bidang pekerjaannya berfokus pada people management memiliki banyak fumgsi dan tanggung jawab, baik manajerial maupun operasional, yang dapat membantu menjalankan bisnis.

Sekian artikel berjudul Manajemen Personalia Adalah: Pengertian, Fungsi dan Tugas, semoga bermanfaat.