Town Hall Meeting Adalah: Arti, Persiapan, Kelebihan dan Kekurangan
Town Hall Meeting Adalah: Arti, Persiapan, Kelebihan dan Kekurangan | Town Hall Meeting adalah hal yang biasa ketika Anda bekerja di perusahaan besar atau startup.
Jadi apa sebenarnya Town Hall Meeting ini? Town Hall sebagai jenis pertemuan yang diadakan dengan tujuan untuk memberikan pembaruan atau update.
Townhall meeting diadakan untuk memberikan update berkala dan menyelaraskan dengan misi dan visi perusahaan.
Table of Contents
A. Apa itu Town Hall Meeting?
Town Hall Meeting adalah jenis pertemuan yang diadakan untuk memberikan update rutin dan menyelaraskan dengan visi dan misi perusahaan.
Town Hall Meeting memiliki panggilan lain, yaitu all staff meeting atau all hands meeting.
Dari nama ini tentu kita bisa menebak siapa yang selalu wajib datang ke pertemuan itu. Jika Anda jarang bertemu dengan karyawan atau CEO atau staff top perusahaan, Anda dapat dengan mudah menemukannya di pertemuan tersebut.
Biasanya, CEO memandu rapat hingga rapat dapat berjalan sesuai jadwal perusahaan. Tentunya membutuhkan persiapan yang cukup banyak jika ingin melakukan Town Hall Meeting.
Baca juga: 20+ Contoh Notulen Rapat yang Baik dan Benar
B. Cara Melakukan Town Hall Meeting
Tentu saja, sebelum percaya mengadakan meeting dalam bentuk town hall, berbagai jenis persiapan harus dilakukan. Berikut adalah berbagai jenis persiapan.
1. Menunjukan Tujuan Meeting
Cara Melakukan Town Hall Meeting yang pertama yaitu menunjukan tujuan meeting.
Menentukan tujuan dan arah pertemuan adalah hal yang paling mendasar.
Jika pertemuan sering dan topik pembahasan belum dipersiapkan dengan matang, pertemuan cenderung menjadi tidak menarik.
Oleh karena itu, Anda juga perlu menyiapkan berbagai jenis instruksi dari pertemuan tersebut.
Mulai dari memotivasi beberapa karyawan, merayakan pencapaian atau sekedar menyampaikan statement terbaru perusahaan.
2. Mengatur Waktu Pertemuan yang Tepat
Mengatur waktu pertemuan yang tepat adalah salah satu Cara Melakukan Town Hall Meeting.
Tentunya dengan banyaknya peserta rapat, waktu dan tempat menjadi hal yang perlu diingat untuk dipersiapkan. Town Hall bisa diadakan di hall, ballroom, atau lokasi lainnya.
Kalau mau lebih ringkas, town hall sebenarnya bisa dilakukan secara online menggunakan aplikasi video.
Aplikasi video seperti Hangout, Zoom dapat digunakan untuk membuat rapat menjadi lebih ringkas.
3. Buat rencana kegiatan rutin
Cara Melakukan Town Hall Meeting ketiga yaitu membuat rencana kegiatan rutin.
Karena banyaknya peserta dari town hall dan beberapa hal yang harus diperiksa, jadwal sesi perlu diatur dengan benar.
Jadi pertemuan itu bukan hanya untuk mengetahui update setiap bagian, tetapi juga untuk mengetahui apakah ada hal lain yang ingin disampaikan, seperti: pencapaian anggota tim, pencapaian salah satu pihak perusahaan sampai dengan hari libur nasional.
4. Mengumpulkan pertanyaan sebelum mengadakan rapat
Mengumpulkan pertanyaan sebelum mengadakan rapat adalah Cara Melakukan Town Hall Meeting.
Sebelum mengadakan town hall meeting, coba kumpulkan dulu berbagai pertanyaan. Dengan begitu banyak peserta, lebih baik untuk mengumpulkan pertanyaan.
Anda bisa mengirimkan email berisi apa yang ingin ditanyakan atau dijawab saat membuat town hall meeting.
Anda dapat membuat daftar semua pertanyaan yang penting dan perlu dijawab segera.
5. Tunjuk Seorang Moderator
Cara Melakukan Town Hall Meeting selanjutnya yaitu menunjuk seorang moderator.
Agar rapat yang diadakan dapat berjalan dengan aman, Anda dapat menentukan pembicara dan moderator.
Dengan banyak pembicara, Anda dapat menyesuaikan durasi town hall.
Misalnya, jika akan ada banyak pembicara, Anda dapat mengurangi jumlah pertanyaan yang diajukan.
6. Siapkan Ruangan Meeting
Menyuapkan ruangan meeting adalah bagian terpenting dari Cara Melakukan Town Hall Meeting.
Hal lain yang perlu disiapkan untuk town hall meeting adalah ruangan.
Ruangan yang baik mendukung jalannya konferensi dengan lebih baik lagi. Cobalah untuk memilih ruangan dengan meja bundar.
Ini menciptakan situasi positif di mana setiap karyawan merasa terlibat dalam percakapan pribadi.
7. Tetap membuat situasi menjadi positif
Cara Melakukan Town Hall Meeting terakhir yaitu tetap membuat situasi menjadi positif.
Town Hall Meeting dapat digunakan sebagai ajang untuk meningkatkan situasi positif di sebuah perusahaan.
Anda dapat memberikan waktu kepada beberapa peserta, mis. makan bersama dan ice breaking.
Dengan demikian, town hall meeting akan lebih menarik dan beberapa karyawan akan tetap dalam suasana hati yang positif dan antusias.
Town hall meeting sendiri akan bermanfaat dan berguna untuk perkembangan perusahaan dan karyawan.
Oleh karena itu, sudah saatnya Anda melakukan berbagai langkah tersebut di atas agar town hall meeting yang ingin Anda kerjakan berjalan dengan lancar dan sukses.
Baca juga: Cara dan Manfaat Briefing
C. Seberapa Penting Town Hall Meeting?
Banyak yang beranggapan bahwa membuat town hall meeting tidak begitu penting.
Padahal, town hall merupakan tempat pertemuan yang penting. Bahkan harus dilakukan minimal sebulan sekali.
Ada juga perusahaan yang mengadakan pertemuan ini setiap dua minggu sekali atau seminggu sekali.
Rapat jenis ini menjadi wadah dan kegiatan rutin untuk menyampaikan berbagai jenis hal baru tentang perusahaan.
Melalui town hall, setiap bagian perusahaan dapat diperbarui. Ada berbagai jenis departemen dalam sebuah perusahaan.
Misalnya, jika Anda bekerja di departemen Social Media, kemungkinan Anda hanya akan dikaitkan dengan tim desain.
Lalu bagaimana dengan bagian lainnya? Di town hall ini setiap orang dapat mengirimkan update yang dapat menjadi penting bagi perusahaan.
Selain bisa mengkomunikasikan update, town hall juga penting karena antusiasme karyawan semakin meningkat.
Tentunya dengan adanya kesempatan untuk mengupdate diri dari segala sisi dan memiliki bidang yang sudah melebihi target membuat mereka bisa lebih semangat dalam berkarya.
Selain itu, town hall meeting juga dapat memberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapat.
Ternyata, ada sesi tanya jawab di town hall meeting. Sesi ini memungkinkan semua karyawan untuk menyampaikan ide-ide mereka dengan benar dan bahkan ditemukan atau di notice langsung oleh CEO.
Memang budaya yang baik adalah dengan secara teratur melakukan town hall meeting untuk perusahaan.
Baca juga: 10+ Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik
D. Mengapa Perusahaan Mengadakan Town Hall Meeting?
Tentu saja, perusahaan tidak akan pergi tanpa alasan ketika melakukan Town Hall Meeting yang menyatukan semua karyawan perusahaan.
Tatap muka dipandang penting untuk perubahan organisasi di masa depan. Dimana semua anggota perusahaan dapat saling berhubungan satu sama lain.
Berikut adalah beberapa alasan spesifik mengapa Town Hall Meeting pada perusahaan harus diadakan, yaitu sebagai berikut:
1. Menyampaikan Pernyataan Penting secara Langsung
Seperti yang telah dijelaskan di atas, Town Hall merupakan pertemuan sebagai ajang untuk mempertemukan seluruh karyawan di perusahaan kepada CEO perusahaan.
Hal ini tentunya akan memudahkan perusahaan untuk menyampaikan update terbaru di perusahaan.
2. Menunjukan Keterampilan Kepemimpinan
Dengan hadirnya beberapa orang yang memegang jabatan tinggi dan penting seperti manajer, direktur dan CEO, mereka dapat menunjukkan bentuk kepemimpinannya masing-masing.
Pesan yang mereka coba sampaikan kepada perusahaan membuat kesan yang cukup baik pada karyawan yang mengabaikannya.
3. Menanamkan nilai dan budaya perusahaan
Seiring berjalannya waktu tidak menutup kemungkinan setiap karyawan yang bekerja di perusahaan melupakan nilai-nilai dan budaya yang ada di perusahaan.
Padahal dalam kenyataannya penting untuk kelangsungan hidup perusahaan.
Dengan menyatukan seluruh anggota organisasi, mulai dari karyawan hingga eksekutif puncak, menjadi lebih mudah untuk mengingat nilai-nilai dan budaya yang perlu dipahami oleh setiap karyawan.
Ini akan menciptakan rasa keterhubungan yang lebih dalam di seluruh lingkup pekerjaan.
4. Meningkatkan Kerjasama Tim
Dengan mengumpulkan beberapa karyawan dan posisi penting di ruangan yang sama, mereka didorong untuk terlibat dalam diskusi bersama.
Hal ini akan membawa rasa hangat antar rekan kerja maupun antar departemen. Karena mereka dapat bertemu muka dengan muka dalam rencana yang sama.
5. Mendapatkan umpan balik yang jujur
Tentu saja, umpan balik yang berharga dan jujur adalah salah satu hal terbaik bagi perusahaan dan karyawan.
Pada Town Hall Meeting ini, beberapa pemimpin bisnis dari berbagai tingkatan menerima umpan balik atas kinerja jujur mereka.
Baca juga: 20+ Tata Cara Rapat yang Baik
E. Keuntungan Town Hall Meeting
Tentu saja, ada banyak alasan di balik Town Hall Meeting atau acara tatap muka.
Begitu juga dengan manfaat yang dapat diperoleh dari pertemuan tatap muka yang dilakukan oleh perusahaan.
Berikut ini adalah beberapa keuntungan dan manfaat yang dapat diperoleh dengan diadakannya Town Hall Meeting, antara lain:
1. Update perusahaan yang penting dikatakan secara langsung
Keuntungan pertama Town Hall Meeting Adalah update perusahaan yang penting dikatakan secara langsung.
Town Hall Meeting yang rutin diadakan dan dihadiri oleh seluruh anggota perusahaan, tentunya memudahkan perusahaan dalam mengkoordinasikan berbagai hal.
Artinya, jika perusahaan ingin mengomunikasikan update terkini yang baru saja diperoleh.
Hal ini tentunya membuat perusahaan tidak takut jika kesalahpahaman karena ketidaklengkapan informasi mengenai update.
Karena informasi tentang update dapat disampaikan secara langsung melalui pertemuan.
2. Kepemimpinan Organisasi Terlihat
Keuntungan kedua Town Hall Meeting Adalah kepemimpinan organisasi akan terlihat.
Keuntungan lain dari Town Hall Meeting adalah bahwa organisasi kepemimpinan menjadi lebih terlihat.
Kenapa ini bisa? Pasalnya, rapat tersebut akan dihadiri oleh seluruh anggota perusahaan, termasuk pejabat kunci dan CEO perusahaan.
Karena ada pertemuan tatap muka untuk beberapa pejabat senior yang merasa sulit bertemu atau jarang terlihat menghadiri pertemuan, mereka dapat menunjukkan kepemimpinan organisasi di perusahaan.
3. Memperkuat Rutinitas dan Nilai
Keuntungan ketiga Town Hall Meeting Adalah memperkuat rutinitas dan nilai.
Mengadakan town hall meeting bisa menjadi salah satu cara untuk memberikan nilai plus kepada banyak karyawan.
Misalnya dengan menyebarkan nilai yang ada di perusahaan kepada seluruh anggota perusahaan.
Karena ruang lingkup pertemuan ini sangat luas, perlu memiliki dampak yang lebih besar dari sekedar memberikan nilai kepada karyawan secara individu.
4. Memperkuat kerja tim dan kerjasama
Keuntungan keempat Town Hall Meeting Adalah memperkuat kerja tim dan kerjasama.
Dalam sebuah perusahaan pasti ada banyak tim dengan industri yang berbeda. Hal ini tentu saja dapat menyebabkan kurangnya keakraban dan kerjasama di antara keduanya.
Namun, karena ada pertemuan tatap muka, itu menjadi jembatan bagi tim yang berbeda untuk lebih mengenal dan dekat satu sama lain.
Di kemudian hari, terbuka peluang kerjasama antar tim atau kerjasama yang baik antar departemen untuk menyelesaikan berbagai masalah perusahaan dan proyek yang akan dikerjakan.
5. Umpan Balik secara Langsung
Keuntungan kelima Town Hall Meeting Adalah umpan balik secara langsung.
Karena ada town hall meeting yang berlangsung secara tatap muka atau langsung dengan seluruh anggota di perusahaan.
Ini jelas memudahkan perusahaan untuk berkolaborasi dalam pengambilan keputusan tentang suatu masalah dan membicarakan suatu masalah.
Pejabat dan staf dapat mengajukan pertanyaan dan saran secara langsung tanpa filter atau perantara. Sampai semuanya menjadi lebih terbuka.
6. Tersedia untuk semua anggota perusahaan
Keuntungan keenam Town Hall Meeting Adalah tersedia untuk semua anggota perusahaan.
Tentu kita tahu bahwa dalam bekerja akan ada saatnya kita merasa bosan dan lelah karena tugas yang kita lakukan setiap hari.
Oleh karena itu, karena ada rapat juga dapat dijadikan sebagai selingan dimana seluruh anggota perusahaan dapat dibebastugaskan sejenak.
Di sisi lain, ini bisa menjadi bahan untuk mendorong kerja tim. Yang nantinya membantu retensi karyawan.
F. Kekurangan Town Hall Meeting
Seperti yang kita ketahui, ada kelebihan dan pasti ada kekurangan.
Tidak terkecuali untuk melakukan Town Hall Meeting ini. Berikut adalah beberapa kerugian yang dapat dihasilkan dari Town Hall Meeting, termasuk:
1. Kompleksitas
Kekurangan pertama Town Hall Meeting Adalah Kompleksitas.
Dalam organisasi besar, karyawan dan tim harus tersebar di beberapa lokasi atau negara. Ini akan sulit jika dilakukan secara tatap muka.
Pada akhirnya, untuk mengadakan diskusi ini, kita perlu melakukan lebih banyak upaya untuk mengendalikannya.
Untuk beberapa perusahaan, ini membuat kesan yang sulit pada Town Hall Meeting.
2. Informasi disaring
Kekurangan kedua Town Hall Meeting Adalah Informasi Disaring.
Karena ada pertemuan tatap muka yang dilakukan secara langsung atau tatap muka, hal ini dapat mengakibatkan beberapa orang mengajukan ide-ide mereka bukan hanya sebagai pendapat untuk solusi dari masalah yang ada.
Namun mereka juga memberikan pendapat hanya karena ingin didengar, misalnya karena ingin dipromosikan.
3. Masalah sosial
Kekurangan ketiga Town Hall Meeting Adalah masalah sosial.
Isu sosial yang dimaksud adalah dimana setiap orang memiliki karakternya masing-masing.
Ada orang yang suka mengutarakan pendapatnya, namun ada juga orang yang sulit menyampaikan ide.
Oleh karena itu, Anda bisa mengatasinya dengan memanfaatkan teknologi yang ada.
Berikut adalah salah satu contoh Town Hall Meeting.
Kesimpulan
Townhall meeting adalah salah satu jenis rapat yang diadakan oleh suatu perusahaan untuk menyampaikan berbagai jenis laporan kepada seluruh karyawan.
Sebagai aturan, semua karyawan mengikuti rapat dan semua peserta rapat dapat dengan bebas mengungkapkan ide, kritik, dan saran mereka dalam laporan tersebut.
Laporan tersebut biasanya disiapkan oleh beberapa eksekutif di perusahaan dan disampaikan langsung kepada seluruh karyawan.
Sekian artikel berjudul Town Hall Meeting Adalah: Arti, Persiapan, Kelebihan dan Kekurangan, semoga bermanfaat.