5 Contoh Surat Pemberhentian Kerja Sesuai Alasannya

Bagaimana Contoh Surat Pemberhentian Kerja? Perlakukan proses pemutusan hubungan kerja secara profesional merupakan prioritas yang sama seperti proses perekrutan dan tujuan karyawan.

Prosedur umum yang dilakukan perusahaan saat memberhentikan karyawan adalah dengan mengirimkan surat pemberhentian kerja.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu surat Pemberhentian Kerja dan memberikan beberapa contohnya.

Pengertian Surat Pemberhentian Kerja

Surat Pemberhentian Kerja merupakan pernyataan resmi oleh perusahaan untuk memberitahukan kepada karyawan ketika mereka diberhentikan dari pekerjaannya.

Surat pemutusan hubungan kerja umumnya memuat informasi tentang alasan pemutusan hubungan kerja, tunjangan karyawan atau uang pesangon yang diharapkan diterima oleh karyawan, tanggal gaji terakhir karyawan, dan perincian lain yang terkait dengan pemutusan hubungan kerja.

Alasan Pemberhentian Kerja atau Pemutusan Hubungan Kerja

Dalam bisnis, kita tidak tahu kapan kita akan naik dan kapan kita akan turun. Namun, hal ini dapat dilihat dari posisi keuangan suatu perusahaan. Jika bagus, perusahaan memiliki daya tahan untuk berkembang.

Jika tidak bagus dan tidak segera diperbaiki, ada kemungkinan perusahaan akan mengalami ke bangkrutan.

Karena tidak mampu membayar gaji seluruh pegawai, maka harus dilakukan pemutusan hubungan kerja atau pemberhentian kerja.

Namun, biaya tidak selalu menjadi alasan pemutusan hubungan kerja karyawan.

Ada faktor lain yang menyebabkan perusahaan melakukan pemberhentian kerja atau pemutusan hubungan kerja terhadap karyawan tersebut.

Di bawah ini adalah beberapa alasan untuk memberhentikan atau melakukan PHK seorang karyawan.

1. Masalah biaya

Masalah biaya adalah alasan umum pemutusan hubungan kerja. Alasan ini digunakan oleh perusahaan untuk mengurangi biaya anggaran operasi dan diterapkan ketika tidak ada keuntungan untuk menutupi semua biaya.

Namun yang perlu Anda perhatikan adalah melakukan pemberhentian kerja dengan benar agar tidak terbawa masalah hukum di kemudian hari.

Salah satunya dengan mengeluarkan surat pemberhentian kerja (PHK).

️2. Relokasi Perusahaan

Alasan selanjutnya yaitu pindah perusahaan. Relokasi operasional perusahaan ke luar negeri atau pindah ke luar negeri, mau tidak mau menyebabkan fakta bahwa manajemen harus memutuskan hubungan kerja dengan karyawannya.

Alasan ini mendorong pihak manajemen untuk mencari karyawan baru di lokasi baru daripada harus mempekerjakan karyawan lama yang cenderung menghabiskan lebih banyak uang.

️3. Teknologi

Perkembangan teknologi adalah alasan umum untuk memberhentikan karyawan. Hal ini umumnya terjadi pada pekerja pabrik.

Perkembangan teknologi membuat semua kegiatan produksi menjadi lebih cepat selesai dan digantikan oleh beberapa mesin atau robot.

Penggunaan teknologi ini juga dapat menekan biaya anggaran perusahaan.

️4. Efisiensi Karyawan

Alasan lain bagi perusahaan untuk memberhentikan karyawannya adalah efisiensi karyawan.

Artinya dalam hal ini perusahaan merasa perlu untuk menghilangkan beberapa status yang dianggap terlalu berlebihan atau mungkin tidak begitu penting bagi operasional perusahaan.

Selain itu, efektivitas karyawan ini juga dapat terjadi ketika organisasi mengalami perubahan kepemimpinan atau tujuan, sehingga perlu dilakukan perubahan status di dalam organisasi.

️5. Berkelakuan Buruk

Di tempat kerja, tentu saja ada karyawan yang berperilaku buruk terhadap manajer atau rekan kerja mereka.

Dia tidak hanya berperilaku buruk, tetapi karyawan itu juga menunjukkan sikap buruk.

Seperti manipulasi dalam melakukan pekerjaannya, menciptakan lingkungan kerja yang tidak nyaman hingga beberapa hal buruk lainnya yang dapat menghambat produktivitas karyawan.

Jika ada karyawan seperti itu di perusahaan Anda, maka Anda tidak perlu ragu untuk memecatnya, karena ini dapat menyebabkan kerugian.

️6. Prestasi Kerja Menurun

Alasan berikutnya adalah prestasi kerja karyawan tersebut mengalami penurunan.

Setiap perusahaan menginginkan yang terbaik dari karyawannya. Masalah prestasi kerja diperhitungkan.

Jika, setelah instruksi dan pelatihan, kinerja karyawan masih terus menurun, Anda harus memutuskan hubungan kerja.

Tidak hanya pesanan yang terlambat, tetapi juga dapat mengganggu operasional perusahaan.

️7. Penurunan Tingkat Kehadiran

Alasan lain mengapa perusahaan dapat memberhentikan karyawannya adalah penurunan tingkat kehadiran.

Jika ada karyawan yang banyak absen, hubungi karyawan tersebut terlebih dahulu untuk mengingatkan.

Namun, jika tidak ada kemajuan atau peningkatan di pihak karyawan setelah peringatan, Anda dapat memutuskan hubungan kerja secara sepihak.

Baca juga: 10 Contoh Surat Resign Mendadak yang Baik dan Benar

Etika Mengeluarkan Surat Pemberhentian Kerja

Meskipun ada beberapa alasan untuk memberhentikan seorang karyawan, ketika memberhentikan seorang karyawan, Anda harus memperhatikan etika-etikanya.

Salah satunya adalah menyampaikan surat pemberhentian kerja yang baik.

Selain menyusun surat PHK, ada banyak etika pemecatan karyawan yang harus Anda ikuti, yaitu:

1. Berikan Alasan yang Jelas

Anda harus perhatikan etika dengan memberikan alasan yang jelas. Sebagai manajer atau HRD, Anda harus bisa memberikan alasan yang jelas saat memberhentikan seorang karyawan.

Tujuannya adalah untuk melindungi kehormatan Anda sebagai manajer dan melindungi hati karyawan yang Anda pecat.

Jelaskan kepada karyawan di mana letak kesalahannya sehingga dapat dihentikan.

2. Sampaikan Secara Jelas dan Terbuka

Sebagai manajer atau HRD, Anda juga wajib mengomunikasikan pemutusan hubungan kerja dengan karyawan secara jelas dan terbuka, tanpa bertindak tidak tahu apa-apa dan menyembunyikan alasan.

Ini lebih etis daripada tiba-tiba mengeluarkan surat pemberhentian kerja, padahal karyawan tersebut tidak begitu mengerti apa yang salah.

3. Memberikan Hak-Hak Karyawan

Saat Anda memecat seorang karyawan, jangan lupa untuk memberi mereka apa yang menjadi hak mereka.

Misalnya uang pesangon, uang pengganti, dan jenis uang lainnya. Berikan segera, jangan ragu. Tentunya hal ini dapat bermanfaat bagi karyawan setelah keluar dari perusahaan Anda.

4. Menjaga Citra dan Kesan yang Baik Karyawan Tersebut

Setelah itu, penting untuk menjaga citra dan kesan yang baik pada karyawan yang diberhentikan.

Bahkan jika karyawan tidak ada, Anda pasti tidak boleh membuat komentar buruk tentang seseorang karyawan yang sebelumnya bekerja.

Sebagai supervisor dan HRD, rahasiakan kesalahan atau hal buruk antara Anda dan karyawan yang diberhentikan.

Jangan biarkan diri Anda menyebarkan rumor dan merusak citra karyawan sebelumnya di perusahaan.

5. Bersikap Adil

Aturan lain yang perlu diingat saat memberhentikan karyawan adalah bersikap adil.

Artinya, jika karyawan A dilaporkan dengan kesalahan yang sama dengan karyawan B, Anda harus memberhentikan kedua karyawan tersebut.

Sungguh tidak adil ketika Anda hanya mengeluarkan salah satu karyawan yang melakukan kesalahan yang sama.

Hal ini akan memberikan efek positif pada bisnis Anda, mencegah tindakan yang tidak adil dan sewenang-wenang.

Baca juga: Alasan Resign yang Tepat

Contoh Surat Pemberhentian Kerja

Pada hakikatnya surat pemberhentian kerja merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.

Surat pemutusan hubungan kerja ini memuat informasi tentang pemutusan kontrak kerja dengan karyawan dan berbagai alasan yang mendasarinya.

Ketentuan tentang pemutusan hubungan kerja ini diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003.

Berdasarkan ketentuan ini, perusahaan yang memutuskan hubungan kerja dengan karyawan harus memberikan hak-hak karyawan, seperti pesangon dan kompensasi.

Selain itu, ada banyak elemen yang harus Anda penuhi saat menulis surat pemberhentian kerja, yaitu:

1. Kop surat perusahaan
2. Nomor surat
3. Perihal
4. Orang yang dituju
5. Isi surat
6. Kata-kata terima kasih
7. Tempat dan tanggal penulisan
8. Tanda tangan dan nama asli

Surat Pemberhentian Kerja dibagi menjadi beberapa kelompok sesuai dengan pemicunya sebagai berikut:

Surat Pemberhentian Kerja karena Tidak Disiplin

Salah satu pemicu karyawan menerima surat Pemberhentian Kerja adalah ketika karyawan tidak disiplin dalam mematuhi peraturan perusahaan.

Surat Pemberhentian Kerja karena Efisiensi perusahaan

Contoh surat pemutusan hubungan kerja yang disebabkan oleh efisiensi perusahaan.

Surat Pemberhentian Kerja karena Melakukan Kesalahan

Contoh surat pemutusah hubungan kerja karena kesalahan pegawai yang merugikan perusahaan.

Surat Pemberhentian Kerja Karena tidak Lolos Masa Percobaan

Contoh surat pemberhentian kerja karena gagal lolos masa percobaan di perusahaan.

Surat Pemberhentian Kerja Sementara

Contoh Pemberhentian Kerja ini sedikit berbeda dari contoh sebelumnya karena Pemberhentian Kerja hanya berlaku untuk waktu sementara.

Kesimpulan

Berikut adalah contoh Pemberhentian Kerja yang bisa menjadi referensi bagi HRD.

Sebelum mengirimkan surat Pemberhentian Kerja kepada karyawan, sebaiknya konsultasikan terlebih dahulu dengan pengacara atau profesional hukum.

Hal ini dilakukan agar tidak terjadi kesalahan yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan atau karyawan yang di-PHK.