3 Sistem Penggajian Karyawan di Indonesia

Sistem Penggajian Karyawan di Indonesia | Halo! Apa kabar? Bagaimana pekerjaanmu? Apakah kamu mengetahui betapa pentingnya proses penggajian yang baik di sebuah perusahaan?

Sistem penggajian yang tepat dan efektif sangat penting untuk memastikan bahwa karyawan merasa dihargai dan termotivasi untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

Di Indonesia, ada banyak jenis sistem penggajian yang berbeda dan setiap perusahaan biasanya memiliki kebijakan sendiri. Namun, sebelum kita membahas lebih lanjut tentang proses penggajian di Indonesia, mari kita bahas terlebih dahulu tentang definisi dan fungsi proses penggajian. Yuk, kita pelajari bersama-sama!

Definisi Sistem Penggajian

Sebelum kita membahas lebih lanjut tentang sistem penggajian karyawan di Indonesia, mari kita mulai dengan definisi sistem penggajian itu sendiri.

Secara sederhana, sistem penggajian adalah proses menghitung dan memberikan bayaran kepada karyawan sebagai imbalan atas pekerjaan yang telah mereka lakukan.

Sistem penggajian juga meliputi berbagai komponen seperti gaji pokok, tunjangan, bonus, insentif, dan lain-lain yang diberikan kepada karyawan sebagai bagian dari imbalan mereka.

Sistem penggajian yang baik sangat penting untuk memastikan bahwa karyawan merasa dihargai dan termotivasi untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

Dengan proses penggajian yang tepat, karyawan dapat merasa terdorong untuk meningkatkan produktivitas mereka dan secara keseluruhan dapat membantu meningkatkan kinerja perusahaan.

Dalam konteks Indonesia, sistem penggajian diatur oleh undang-undang dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Sehingga, sangat penting bagi perusahaan untuk memahami dan mematuhi peraturan-peraturan tersebut agar sistem penggajian yang diterapkan di perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan tidak melanggar hukum.

Jenis-jenis Sistem Penggajian di Indonesia

Di Indonesia, terdapat beberapa jenis sistem penggajian yang biasanya diterapkan oleh perusahaan. Beberapa jenis proses penggajian di Indonesia antara lain:

1. Skala Tunggal

Sistem skala tunggal adalah cara perusahaan memberikan gaji dengan nominal yang sama untuk setiap karyawan yang mempunyai jabatan yang setara.

Perbedaan dalam tugas dan tanggung jawab tidak dipertimbangkan, sehingga karyawan dengan jabatan yang sama akan mendapatkan jumlah gaji yang sama. Namun, ada kemungkinan ada sedikit perbedaan dalam nominal gaji antara karyawan yang setara.

2. Skala Ganda

Sistem penggajian ini didasarkan pada jenis pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan. Setiap jenis pekerjaan biasanya memiliki tingkat kesulitan dan tanggung jawab yang berbeda, sehingga gaji yang diterima pun akan berbeda sesuai dengan jenis pekerjaan tersebut.

b. Berdasarkan Waktu Kerja

Sistem penggajian ini didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan oleh karyawan untuk bekerja. Karyawan akan menerima gaji berdasarkan jam kerja atau jumlah hari kerja dalam satu bulan.

Sistem penggajian berdasarkan waktu kerja cocok untuk jenis pekerjaan yang mengharuskan kehadiran fisik selama periode waktu tertentu dan tidak memerlukan penilaian produktivitas yang rumit.

c. Berdasarkan Produktivitas

Sistem penggajian ini didasarkan pada produktivitas dan kinerja karyawan. Karyawan akan menerima imbalan berupa bonus atau insentif berdasarkan tingkat produktivitas yang mereka capai dalam bekerja.

3. Campuran

Skema penggajian campuran merupakan kombinasi dari skala tunggal dan ganda. Dalam sistem ini, gaji karyawan dengan jabatan yang sama akan memiliki nilai yang sama.

Namun, perusahaan akan memberikan tambahan berupa tunjangan yang berkaitan dengan tanggung jawab.

Sehingga, nominal gaji karyawan bisa berbeda-beda karena tunjangan yang diterima karyawan bisa berbeda satu sama lain.

Setiap jenis sistem penggajian memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri. Oleh karena itu, perusahaan harus memilih sistem penggajian yang paling sesuai untuk diterapkan di perusahaan mereka.

Penting juga bagi perusahaan untuk memperhatikan peraturan perundang-undangan terkait penggajian yang berlaku di Indonesia agar tidak terjadi pelanggaran hukum dalam pemberian upah kepada karyawan.

Komponen Sistem Penggajian di Indonesia

Komponen sistem penggajian di Indonesia dapat terdiri dari beberapa unsur atau item gaji, antara lain:

1. Gaji Pokok

Gaji pokok adalah komponen utama dari sistem penggajian. Gaji pokok adalah jumlah uang tetap yang diterima oleh karyawan setiap bulannya tanpa memperhitungkan tunjangan atau insentif lainnya.

2. Tunjangan Karyawan

Tunjangan karyawan adalah komponen gaji yang diberikan di luar gaji pokok dan merupakan tambahan penghasilan bagi karyawan.

Beberapa jenis tunjangan karyawan antara lain tunjangan jabatan, tunjangan kesehatan, tunjangan pendidikan, dan tunjangan keluarga.

3. Insentif atau Bonus

Insentif atau bonus adalah imbalan tambahan yang diberikan kepada karyawan sebagai bentuk penghargaan atas pencapaian atau kinerja karyawan yang baik dalam bekerja.

4. Lembur

Lembur adalah komponen gaji yang diberikan kepada karyawan sebagai imbalan atas kerja lembur atau kerja di luar jam kerja normal.

5. Uang Makan dan Transportasi

Uang makan dan transportasi adalah komponen gaji yang diberikan sebagai pengganti biaya makan dan transportasi yang dikeluarkan oleh karyawan saat bekerja.

Perusahaan di Indonesia biasanya menerapkan beberapa atau seluruh komponen di atas dalam sistem penggajian mereka.

Namun, perusahaan harus memperhatikan peraturan perundang-undangan terkait penggajian yang berlaku di Indonesia agar tidak terjadi pelanggaran hukum dalam pemberian upah kepada karyawan.

Baca juga: 5+ Komponen Slip Gaji yang Perlu Diketahui

Peraturan Perundang-undangan Terkait Sistem Penggajian di Indonesia

Kebijakan pengupahan yang dituangkan dalam UU 13/2003 jo. UU 11/2020 dan PP 36/2021 mengatur prinsip-prinsip sebagai berikut:

• Pemerintah menetapkan kebijakan pengupahan sebagai usaha untuk menjamin hak pekerja dalam memperoleh penghasilan yang cukup untuk memenuhi kebutuhan hidup layak.
• Setiap pekerja berhak diperlakukan sama dalam penerapan sistem pengupahan, tanpa ada diskriminasi.
• Setiap pekerja berhak memperoleh upah yang sama untuk pekerjaan yang sama, sesuai dengan nilainya. Prinsip-prinsip ini diatur dalam Pasal 88 ayat (1) dan (2) UU 13/2003 jo. UU 11/2020, serta Pasal 2 ayat (1), (2), dan (3) PP 36/2021.

Untuk dasar dalam sistem penggajian di Indonesia yaitu sebagai berikut:

Berdasarkan Satuan Waktu

Berdasarkan peraturan yang disebutkan di atas, upah ditetapkan berdasarkan satuan waktu dan hasil. Satuan waktu bisa berupa upah per jam, upah harian, atau upah bulanan.

1. Upah per jam (pasal 16 PP 36/2021)
   • Hanya berlaku untuk pekerja/buruh yang bekerja paruh waktu, yaitu kurang dari 7 jam dalam sehari dan kurang dari 35 jam dalam seminggu.
   • Upah per jam harus disepakati antara pengusaha dan pekerja/buruh, dan tidak boleh lebih rendah dari hasil perhitungan berdasarkan formula: upah per jam = upah sebulan : 126.
   • Angka 126 adalah hasil perkalian antara 29 jam (median jam kerja pekerja paruh waktu tertinggi dari seluruh provinsi dalam satu minggu) dan 52 minggu (jumlah minggu dalam satu tahun), kemudian dibagi 12 bulan.
2. Upah harian (pasal 17 PP 36/2021)
   • Dihitung dengan membagi upah sebulan dengan 25 hari kerja jika perusahaan memiliki sistem waktu kerja 6 hari dalam seminggu
   • Atau dengan membagi upah sebulan dengan 21 hari kerja jika perusahaan memiliki sistem waktu kerja 5 hari dalam seminggu.
3. Upah bulanan dihitung secara keseluruhan dalam satu bulan.

Berdasarkan Satuan Hasil (Pasal 18 dan 19 PP 36/2021)

• Upah dapat ditetapkan berdasarkan hasil pekerjaan yang telah disepakati antara pekerja dan pengusaha.
• Besarnya upah ditentukan oleh pengusaha dan pekerja berdasarkan hasil kesepakatan mereka.
• Jika upah ditetapkan berdasarkan satuan hasil, upah sebulan dihitung berdasarkan rata-rata upah yang diterima oleh pekerja selama 12 bulan terakhir.

Prosedur Sistem Penggajian

Prosedur sistem penggajian merupakan hal yang sangat penting dalam manajemen sumber daya manusia suatu perusahaan.

Penggajian adalah bagian integral dari setiap bisnis dan perusahaan perlu memastikan bahwa gaji karyawan dibayar secara tepat waktu dan akurat untuk menjaga hubungan baik dengan karyawan dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan.

Prosedur sistem penggajian yang baik akan membantu perusahaan untuk mengelola proses penggajian dengan efisien dan efektif serta menghindari kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.

Pada bagian ini, kita akan membahas secara rinci langkah-langkah yang harus diambil dalam prosedur sistem penggajian yang benar.

1. Pra-penggajian

Pra-penggajian, yang meliputi persiapan data karyawan, pengumpulan informasi gaji, perhitungan tunjangan dan potongan gaji, serta persiapan dokumen dan data yang diperlukan sebelum proses penggajian.

Ada tahap awal sistem penggajian yang disebut pra-penggajian, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan kebijakan.

Kebijakan ini mencakup kebijakan gaji, cuti, tunjangan, dan kehadiran yang harus ditandatangani oleh manajemen perusahaan agar proses penggajian bisa ditetapkan.

Kemudian, Anda harus mengumpulkan data input dengan berkolaborasi dengan departemen lain di perusahaan Anda.

Hal ini dapat memakan waktu dan energi, namun software sistem penggajian dapat membantu dengan fitur seperti manajemen cuti, kehadiran, dan portal layanan mandiri karyawan.

Setelah itu, perlu dilakukan validasi input untuk memeriksa validitas data input, termasuk memastikan tidak ada karyawan aktif yang terlewatkan dan tidak ada karyawan non-aktif yang masuk dalam pembayaran gaji.

2. Proses Penghitungan Penggajian

Proses penghitungan penggajian, di mana dilakukan perhitungan gaji berdasarkan data karyawan dan informasi gaji yang telah dikumpulkan. Tahap ini mencakup perhitungan gaji, tunjangan, dan potongan gaji yang diterapkan pada karyawan.

Pada tahap ini, data input yang telah dikumpulkan sebelumnya dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk dihitung.

Setelah dihitung, akan dihasilkan jumlah gaji bersih yang akan diterima karyawan setelah dipotong pajak dan biaya lain yang diperlukan.

Setelah tahap ini selesai, tugas Anda adalah memeriksa dan memastikan nilai gaji yang dihasilkan akurat agar terhindar dari kesalahan.

3. Pasca-penggajian

Pasca-penggajian, yang meliputi distribusi gaji kepada karyawan, pencatatan dan pemrosesan data gaji, serta penyelesaian keluhan atau masalah yang mungkin muncul setelah penggajian dilakukan.

Dalam proses penggajian, terdapat pemotongan dari gaji karyawan berdasarkan undang-undang, seperti EPF, pajak penghasilan, dan asuransi.

Frekuensi pemrosesan ini bervariasi tergantung pada iuran, dan bisa dilakukan dengan formulir khusus. Setelah pembayaran iuran selesai, Anda harus mencatat semua transaksi keuangan terkait penggajian dengan akurat pada sistem akuntansi perusahaan.

Gaji adalah bagian penting dari biaya operasional yang harus dicatat dengan baik. Setelah itu, gaji karyawan dapat dibayarkan melalui uang tunai, cek, atau transfer bank.

Umumnya, perusahaan menyetor gaji langsung ke rekening bank karyawan dan memastikan dana mencukupi sebelum proses pembayaran dilakukan.

Selanjutnya, perusahaan membutuhkan pernyataan bank yang berisi rincian gaji karyawan seperti ID karyawan, nomor rekening bank, dan nominal upah.

Jika Anda menggunakan software payroll dengan portal data karyawan, mempublikasikan slip gaji menjadi lebih mudah dan karyawan dapat mengakses akun mereka untuk mendapatkan slip gaji.

4. Pelaporan

Pelaporan, di mana dibuat laporan gaji bulanan dan tahunan yang berisi informasi mengenai total pengeluaran untuk gaji, tunjangan, dan potongan gaji. Pelaporan ini digunakan untuk tujuan audit, perencanaan keuangan, dan evaluasi kinerja perusahaan.

Departemen keuangan atau tim manajemen perusahaan biasanya meminta laporan tentang biaya pengeluaran gaji karyawan setiap bulan.

Untuk itu, Anda perlu mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan untuk menyusun laporan tersebut.

Manfaat Memiliki Sistem Penggajian yang Baik

Menerapkan sistem penggajian yang baik sangat penting bagi perusahaan dan karyawan. Berikut adalah beberapa manfaat yang didapatkan dari memiliki sistem penggajian yang baik di Indonesia:

1. Menjaga Keadilan dalam Pemberian Gaji

Dengan menerapkan sistem penggajian yang baik, perusahaan dapat memastikan bahwa gaji yang diterima oleh setiap karyawan adil dan sesuai dengan kontribusi mereka dalam bekerja. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan dan motivasi karyawan dalam bekerja.

2. Meningkatkan Produktivitas dan Kinerja Karyawan

Sistem penggajian yang baik dapat memberikan insentif kepada karyawan untuk bekerja lebih baik dan meningkatkan produktivitas mereka. Karyawan yang merasa dihargai dan diberi imbalan yang cukup akan cenderung lebih termotivasi untuk bekerja dengan lebih baik.

3. Memenuhi Standar Peraturan Perundang-undangan

Dengan menerapkan sistem penggajian yang baik, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka memenuhi standar peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia. Hal ini dapat mencegah terjadinya sanksi atau masalah hukum yang dapat merugikan perusahaan.

4. Meningkatkan Loyalitas Karyawan

Sistem penggajian yang baik dapat meningkatkan loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Karyawan akan merasa dihargai dan diakui oleh perusahaan sehingga cenderung lebih setia dan tidak mudah pindah ke perusahaan lain.

5. Memperkuat Citra Perusahaan

Dengan menerapkan sistem penggajian yang baik, perusahaan dapat memperkuat citra mereka di mata karyawan, pelanggan, dan masyarakat.

Perusahaan yang dikenal memiliki sistem penggajian yang adil dan transparan cenderung lebih dihormati dan dihargai oleh orang-orang di sekitarnya.

Demikianlah beberapa manfaat yang didapatkan dari memiliki sistem penggajian yang baik di Indonesia.

Sehingga, perusahaan harus memperhatikan pentingnya sistem penggajian yang baik dan memastikan bahwa sistem penggajian yang diterapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Tips Menerapkan Sistem Penggajian yang Baik di Perusahaan

Menerapkan sistem penggajian yang baik di perusahaan tidaklah mudah. Berikut ini adalah beberapa tips yang dapat membantu perusahaan menerapkan sistem penggajian yang baik di Indonesia:

1. Tentukan Standar Gaji yang Adil

Perusahaan harus menentukan standar gaji yang adil dan sesuai dengan industri dan posisi karyawan.

Hal ini dapat dilakukan dengan melakukan riset terlebih dahulu mengenai gaji yang ditawarkan oleh perusahaan lain di industri yang sama.

Perusahaan juga harus mempertimbangkan kontribusi karyawan dalam pekerjaan mereka dan memberikan insentif kepada karyawan yang berprestasi.

2. Gunakan Sistem Penggajian Otomatis

Perusahaan dapat menggunakan software atau sistem penggajian otomatis untuk memudahkan proses penggajian dan memastikan akurasi penghitungan gaji. Sistem otomatis juga dapat mengurangi risiko kesalahan manusia dalam perhitungan gaji.

3. Berikan Transparansi dalam Sistem Penggajian

Perusahaan harus memberikan transparansi dalam sistem penggajian kepada karyawan. Hal ini dapat dilakukan dengan memberikan akses kepada karyawan untuk melihat perhitungan gaji mereka dan mengetahui bagaimana gaji mereka dihitung.

4. Perhatikan Peraturan Perundang-undangan yang Berlaku

Perusahaan harus memperhatikan peraturan perundang-undangan yang berlaku mengenai penggajian karyawan di Indonesia.

Perusahaan harus memastikan bahwa mereka mematuhi ketentuan yang berlaku untuk menghindari masalah hukum yang dapat merugikan perusahaan.

5. Gunakan Evaluasi secara Berkala

Perusahaan harus melakukan evaluasi secara berkala terhadap sistem penggajian yang diterapkan.

Hal ini dapat membantu perusahaan untuk mengevaluasi efektivitas sistem penggajian dan melakukan perbaikan jika diperlukan.

Dengan menerapkan tips-tips tersebut, perusahaan dapat memastikan bahwa sistem penggajian yang diterapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia dan dapat memberikan manfaat yang maksimal bagi karyawan dan perusahaan.

Kesimpulan

Dalam proses penggajian, terdapat beberapa tahap yang perlu dilalui, antara lain perhitungan penggajian, pemrosesan iuran, pembayaran gaji karyawan, dan pelaporan.

Pada tahap perhitungan penggajian, data input dimasukkan ke dalam sistem payroll untuk menghasilkan gaji bersih setelah menyesuaikan pajak dan pengurangan yang diperlukan.

Pemrosesan iuran dilakukan dengan memotong iuran-undang undang seperti EPF, pajak penghasilan, dan asuransi dari gaji karyawan, yang kemudian dilaporkan pada pernyataan bank terkait.

Pembayaran gaji karyawan dilakukan melalui uang tunai, cek, atau transfer bank, yang kemudian harus memastikan bahwa rekening bank karyawan memiliki cukup dana untuk pembayaran gaji.

Terakhir, pelaporan dilakukan untuk mengumpulkan data dan mengekstrak informasi yang diperlukan dalam menyusun laporan pengeluaran biaya gaji karyawan.

Sekian artikel berjudul Sistem Penggajian Karyawan di Indonesia, semoga bermanfaat.