Berita Acara: Tujuan, Jenis, Ciri, Format, Unsur dan Cara Membuat

Berita Acara: Tujuan, Jenis, Ciri, Format, Unsur dan Cara Membuat | Gimana nih kalau setelah sebuah acara selesai, misalnya rapat, pertemuan, atau konferensi, kita nggak cuma langsung pulang aja? Masih ada banyak laporan yang harus dibuat sesudah acara selesai dilaksanakan. Salah satunya adalah berita acara.

Pokoknya, berita acara itu dokumen penting banget yang harus dibuat karena ini bisa jadi bukti tertulis kalau acara udah selesai dilaksanakan. Berita acara harus dibuat dengan cara atau langkah yang tepat, supaya bisa ngasih informasi yang tepat tentang acara tersebut.

Berikut ini adalah beberapa hal yang berkaitan dengan berita acara, mulai dari pengertian, tujuan, cara membuat, sampai contoh-contoh berita acara.

Pengertian Berita Acara

Sebelum memahami apa itu berita acara, pertama-tama kita perlu menguraikan kata “berita acara” yang terdiri dari dua kata, yaitu “berita” dan “acara”. Untuk memahami arti dari kata tersebut, perlu kita ketahui arti dari masing-masing kata yang membentuknya.

Menurut Barus, berita adalah gabungan laporan tentang peristiwa, kejadian, ide, atau fakta yang bikin orang penasaran sama pentingnya disampaikan atau ditayangin di media masa. Tujuannya sih biar informasi itu diketahui sama masyarakat atau jadi kesadaran umum.

Menurut Noor, acara adalah kegiatan yang digelar buat merayakan hal-hal penting dalam kehidupan manusia, baik cuma untuk individu atau kelompok yang terikat sama adat, budaya, tradisi, dan agama dengan maksud dan tujuan tertentu. Acara itu juga melibatkan masyarakat di sekitar sana dan digelar sesuai jadwal yang udah ditentuin.

Dari pengertian ‘berita’ sama ‘acara’, jadinya kita bisa nyimpulin kalau berita acara adalah laporan tentang peristiwa, kejadian, atau fakta yang terjadi sama orang atau kelompok, yang disodorkan jadi bukti yang legal atau sah.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), berita acara adalah catatan laporan yang dibuat sama polisi tentang waktu terjadinya, tempat, keterangan, dan petunjuk lain tentang kejadian atau peristiwa. Berita acara juga bisa diartiin jadi bukti tertulis dari acara yang udah digelar atau udah selesai dilaksanain.

Tujuan Membuat Berita Acara

Tujuan utama dari penyusunan berita acara adalah sebagai dokumentasi bagi lembaga yang mengadakan acara, yaitu sebagai bukti bahwa acara tersebut telah selesai dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan, termasuk waktu, tanggal, dan tempat pelaksanaannya.

Namun, tujuan membuat berita acara dapat bervariasi tergantung pada jenis acara yang diselenggarakan oleh lembaga atau organisasi tersebut.

Ada beberapa tujuan membuat berita acara, yaitu:

1. Sebagai bukti tertulis bahwa suatu acara telah selesai dilaksanakan. Berita acara merupakan dokumen resmi yang dibuat untuk mencatat kejadian atau peristiwa yang terjadi pada suatu waktu tertentu.
2. Sebagai bahan evaluasi untuk mengevaluasi keberhasilan acara yang telah dilaksanakan. Berita acara dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk mengevaluasi kinerja atau keberhasilan suatu acara.
3. Sebagai bahan referensi untuk menjadi acuan dalam menyusun laporan atau dokumen lainnya. Berita acara dapat dijadikan sebagai referensi dalam menyusun laporan atau dokumen lain yang terkait dengan acara tersebut.
4. Sebagai bukti hukum dalam menyelesaikan sengketa atau permasalahan yang terjadi selama acara berlangsung. Berita acara merupakan dokumen resmi yang dapat dijadikan sebagai bukti hukum dalam menyelesaikan sengketa atau permasalahan yang terjadi selama acara berlangsung.
5. Sebagai sarana komunikasi dan koordinasi antar pihak yang terlibat dalam acara tersebut. Berita acara dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi dan koordinasi antar pihak yang terlibat dalam acara, seperti panitia, peserta, dan sponsor.
6. Sebagai sarana untuk membangun relasi dan networking. Berita acara dapat dijadikan sebagai alat untuk membangun relasi dan networking dengan pihak-pihak yang terlibat dalam acara tersebut, seperti panitia, peserta, dan sponsor.
7. Sebagai dokumentasi yang bermanfaat bagi masa depan. Berita acara merupakan dokumen resmi yang dapat dijadikan sebagai dokumentasi yang bermanfaat bagi masa depan, seperti untuk mempersiapkan acara yang serupa di masa yang akan datang.
8. Sebagai alat untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam mengelola acara. Berita acara dapat dijadikan sebagai alat untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam mengelola acara, dengan cara memanfaatkan pengalaman yang diperoleh dari acara-acara sebelumnya.

Jenis Berita Acara

Berita acara merupakan dokumen resmi yang dibuat untuk mencatat kejadian atau peristiwa yang terjadi pada suatu waktu tertentu.

Berikut adalah beberapa jenis berita acara yang sering digunakan.

1. Berita Acara Serah Terima Barang

Berita acara serah terima barang adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat proses serah terima barang dari suatu pihak kepada pihak lain.

2. Berita Acara Rapat

Berita acara rapat adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat hasil diskusi atau pembahasan yang terjadi dalam suatu rapat.

3. Berita Acara Serah Terima Jabatan

Berita acara serah terima jabatan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat proses serah terima jabatan dari seseorang kepada orang lain

4. Berita Acara Kesepakatan

Berita acara kesepakatan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat kejadian atau peristiwa kesepakatan yang terjadi pada suatu waktu tertentu.

5. Berita Acara Pemeriksaan

Berita acara pemeriksaan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat hasil pemeriksaan atau inspeksi suatu obyek atau lokasi tertentu.

6. Berita Acara Kejadian

Berita acara kejadian adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat kejadian atau peristiwa yang terjadi pada suatu waktu tertentu.

7. Berita Acara Penyelesaian Proyek

Berita acara penyelesaian proyek adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat keberhasilan atau kegagalan suatu proyek.

8. Berita Acara Persetujuan Rencana Anggaran Biaya

Berita acara persetujuan rencana anggaran biaya adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat persetujuan terhadap rencana anggaran biaya suatu proyek.

9. Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan

Berita acara penyelesaian pekerjaan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat penyelesaian suatu pekerjaan atau proyek.

10. Berita Acara Penyimpangan dan Peringatan

Berita acara penyimpangan dan peringatan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat setiap penyimpangan atau pelanggaran yang terjadi pada suatu proyek, serta memberikan peringatan kepada pelaku penyimpangan tersebut.

11. Berita Acara Pelaksanaan Kegiatan

Berita acara pelaksanaan kegiatan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat pelaksanaan suatu kegiatan atau acara.

12. Berita Acara Pemeriksaan Lapangan

Berita acara pemeriksaan lapangan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat hasil pemeriksaan atau inspeksi suatu obyek atau lokasi tertentu yang dilakukan secara langsung di lapangan.

13. Berita Acara Penerimaan Barang

Berita acara penerimaan barang adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat penerimaan barang yang dikirimkan atau diserahkan oleh suatu pihak kepada pihak lain.

14. Berita Acara Penyelesaian Sengketa

Berita acara penyelesaian sengketa adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat penyelesaian sengketa atau perselisihan yang terjadi antara dua pihak atau lebih.

15. Berita Acara Persetujuan Rencana Kerja

Berita acara persetujuan rencana kerja adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat persetujuan terhadap rencana kerja yang telah disusun.

16. Berita Acara Pemasangan Alat

Berita acara pemasangan alat adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat proses pemasangan suatu alat atau peralatan.

17. Berita Acara Pembahasan Proposal

Berita acara pembahasan proposal adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat pembahasan suatu proposal yang diajukan oleh suatu pihak.

18. Berita Acara Penyerahan Laporan

Berita acara penyerahan laporan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat proses penyerahan laporan oleh suatu pihak kepada pihak lain.

19. Berita Acara Penilaian Kinerja

Berita acara penilaian kinerja adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat hasil penilaian kinerja suatu individu atau kelompok.

20. Berita Acara Penyerahan Hasil Karya

Berita acara penyerahan hasil karya adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat proses penyerahan hasil karya oleh suatu pihak kepada pihak lain.

21. Berita Acara Penyerahan dan Penerimaan Tanah

Berita acara penyerahan dan penerimaan tanah adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat proses penyerahan dan penerimaan tanah yang dilakukan antara dua pihak atau lebih.

22. Berita Acara Penyerahan Dokumen

Berita acara penyerahan dokumen adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat proses penyerahan dokumen oleh suatu pihak kepada pihak lain.

23. Berita Acara Penyelesaian Masalah

Berita acara penyelesaian masalah adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat penyelesaian masalah atau isu yang terjadi antara dua pihak atau lebih.

24. Berita Acara Pengecekan Aset

Berita acara pengecekan aset adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat hasil pengecekan atau inspeksi terhadap aset suatu perusahaan atau organisasi.

25. Berita Acara Penunjukan Panitia

Berita acara penunjukan panitia adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat penunjukan anggota panitia yang bertugas dalam suatu kegiatan atau acara.

26. Berita Acara Penyusunan Anggaran

Berita acara penyusunan anggaran adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat proses penyusunan anggaran suatu perusahaan atau organisasi.

27. Berita Acara Penyusunan Rencana Kerja

Berita acara penyusunan rencana kerja adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat proses penyusunan rencana kerja suatu perusahaan atau organisasi.

28. Berita Acara Penyelenggaraan Acara

Berita acara penyelenggaraan acara adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat pelaksanaan suatu acara atau kegiatan.

29. Berita Acara Penandatanganan MoU atau Perjanjian

Berita acara penandatanganan MoU atau perjanjian adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat proses penandatanganan Memorandum of Understanding (MoU) atau perjanjian antara dua pihak atau lebih.

Baca juga: SKCK Adalah: Arti, Fungsi dan Manfaat

Ciri-ciri Berita Acara

Ciri-ciri dari berita acara yaitu:

1. Berita acara merupakan dokumen resmi yang dibuat untuk mencatat kejadian atau peristiwa tertentu.
2. Berita acara mencantumkan tanggal dan waktu kejadian yang akan dicatat.
3. Berita acara menjelaskan secara rinci mengenai kejadian yang terjadi, termasuk detail lokasi, waktu, dan kondisi saat kejadian terjadi.
4. Berita acara mencantumkan nama-nama saksi yang menyaksikan kejadian, serta tandatangan dari saksi-saksi yang bersedia menandatangani dokumen tersebut.
5. Berita acara dijadikan sebagai dokumentasi resmi dari kejadian yang terjadi, sebagai bukti yang dapat dipertanggungjawabkan dalam proses penyelidikan atau pengajuan laporan.
6. Berita acara dibuat sesuai dengan format yang telah ditentukan, biasanya menggunakan bentuk tabel atau daftar.
7. Berita acara ditandatangani oleh saksi-saksi yang menyaksikan kejadian atau oleh pihak-pihak yang terlibat dalam kejadian tersebut.
8. Berita acara dibuat dalam jumlah 2 lembar atau lebih, dengan salinan yang diberikan kepada setiap pihak yang terlibat dalam kejadian tersebut.
9. Berita acara dibuat dalam bahasa yang jelas dan mudah dipahami oleh setiap pihak yang terlibat.
10. Berita acara dibuat dengan menggunakan tinta atau pena yang tidak mudah apus atau terhapus, sehingga keabsahan dokumen tersebut tidak terganggu.

Format Berita Acara yang Baik

Berikut adalah format berita acara yang sering digunakan secara umum:

1. Kop Surat

Kop surat merupakan bagian yang mencantumkan nama organisasi atau institusi yang mengeluarkan dokumen tersebut, serta alamat organisasi/institusi tersebut.

2. Nomor Surat

Nomor surat merupakan bagian yang mencantumkan nomor unik yang diberikan kepada dokumen tersebut untuk memudahkan identifikasi.

3. Tanggal

Bagian ini mencantumkan tanggal pembuatan dokumen berita acara.

4. Perihal

Bagian ini mencantumkan jenis dokumen yang akan dibuat, seperti “Berita Acara Penyelesaian Proyek” atau “Berita Acara Rapat”.

5. Kepada

Bagian ini mencantumkan nama penerima dokumen berita acara.

6. Paragraf Pembuka

Paragraf pembuka merupakan bagian yang menjelaskan secara umum mengenai kejadian yang terjadi, termasuk tanggal, waktu, dan lokasi kejadian.

7. Tabel atau Daftar

Tabel atau daftar merupakan bagian yang digunakan untuk mencatat informasi mengenai kejadian, termasuk nama saksi-saksi yang menyaksikan kejadian, serta pernyataan yang diberikan oleh saksi-saksi tersebut.

8. Paragraf Deskripsi

Paragraf deskripsi merupakan bagian yang menjelaskan secara rinci mengenai kejadian yang terjadi, termasuk detail mengenai kejadian tersebut, nama-nama saksi yang menyaksikan kejadian, serta pernyataan yang diberikan oleh saksi-saksi tersebut.

9. Paragraf Penutup

Paragraf penutup merupakan bagian yang menjelaskan hasil akhir dari kejadian yang terjadi, serta tindakan yang akan dilakukan selanjutnya jika diperlukan.

10. Tandatangan

Bagian ini mencantumkan tandatangan dari saksi-saksi yang menyaksikan kejadian atau oleh pihak-pihak yang terlibat dalam kejadian tersebut.

Contoh Format Berita Acara secara umum:

Baca juga: Proposal Adalah: Jenis, Tujuan, Fungsi, Manfaat & Cara Menyusunnya

Unsur-unsur yang Harus ada dalam Berita Acara

Berikut adalah unsur-unsur yang harus ada dalam surat berita acara:

1. Tujuan pembuatan berita acara: Tujuan pembuatan berita acara harus jelas dan spesifik, agar dapat membantu dalam memahami isi dari berita acara tersebut.
2. Identitas pihak yang terlibat: Identitas pihak yang terlibat harus dicantumkan secara jelas, agar dapat memudahkan dalam mengenali pihak-pihak yang terlibat dalam kejadian yang akan dicatat dalam berita acara.
3. Tanggal dan waktu kejadian: Tanggal dan waktu kejadian harus dicantumkan secara jelas, agar dapat membantu dalam menentukan kronologis kejadian yang terjadi.
4. Lokasi kejadian: Lokasi kejadian harus dicantumkan secara jelas, agar dapat membantu dalam menentukan kejadian yang terjadi pada lokasi tertentu.
5. Detail kejadian: Detail kejadian harus dicatat secara rinci dan jelas, agar dapat membantu dalam memahami secara tepat mengenai kejadian yang terjadi.
6. Saksi-saksi yang menyaksikan kejadian: Nama-nama saksi yang menyaksikan kejadian harus dicantumkan secara jelas, agar dapat membantu dalam menentukan keabsahan dan kredibilitas dari kejadian yang terjadi.
7. Kesimpulan dan tindakan yang akan dilakukan: Kesimpulan dan tindakan yang akan dilakukan harus dicantumkan secara jelas, agar dapat membantu dalam menentukan langkah-langkah yang harus dilakukan.
8. Tandatangan: Tandatangan dari saksi-saksi yang menyaksikan kejadian atau pihak-pihak yang terlibat dalam kejadian harus dicantumkan, agar dapat membantu dalam menentukan keabsahan dari berita acara tersebut.
9. Nomor surat: Nomor surat merupakan bagian yang mencantumkan nomor unik yang diberikan kepada dokumen berita acara, agar dapat memudahkan identifikasi.
10. Kop surat: Kop surat merupakan bagian yang mencantumkan nama organisasi atau institusi yang mengeluarkan dokumen berita acara, serta alamat organisasi/institusi tersebut.

Cara Membuat Berita Acara

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk membuat berita acara:

1. Tentukan Tujuan Pembuatan Berita Acara

Tentukan tujuan dari pembuatan berita acara. Berita acara dapat dibuat untuk mencatat kejadian atau peristiwa yang terjadi pada suatu waktu tertentu, sehingga tujuan pembuatan berita acara harus jelas dan spesifik.

2. Siapkan Peralatan yang Dibutuhkan

Siapkan peralatan yang dibutuhkan. Peralatan yang dibutuhkan untuk membuat berita acara antara lain kertas, pena, dan tinta yang tidak mudah apus atau terhapus.

3. Buat Outline atau Garis Besar Isi dari Berita Acara

Buatlah outline atau garis besar isi dari berita acara. Outline atau garis besar isi dari berita acara harus mencakup informasi mengenai tanggal dan waktu kejadian, lokasi kejadian, saksi-saksi yang menyaksikan kejadian, dan detail mengenai kejadian tersebut.

4. Buat Tabel atau Daftar untuk Mencatat Informasi

Buatlah tabel atau daftar untuk mencatat informasi mengenai kejadian yang terjadi. Tabel atau daftar tersebut harus mencakup kolom-kolom yang sesuai dengan informasi yang akan dicatat, seperti tanggal, waktu, lokasi, saksi-saksi, dan detail mengenai kejadian tersebut.

5. Isi Tabel atau Daftar dengan Informasi yang Telah Dikumpulkan

Isi tabel atau daftar dengan informasi yang telah dikumpulkan. Pastikan untuk mengisi informasi dengan jelas dan tepat, sesuai dengan informasi

6. Buat Paragraf Pembuka yang Menjelaskan Secara Umum Mengenai Kejadian

Buatlah paragraf pembuka yang menjelaskan secara umum mengenai kejadian yang terjadi. Paragraf pembuka tersebut harus mencakup tanggal dan waktu kejadian, lokasi kejadian, dan latar belakang mengenai kejadian tersebut.

7. Buat Paragraf Deskripsi yang Menjelaskan Secara Rinci Mengenai Kejadian

Buatlah paragraf deskripsi yang menjelaskan secara rinci mengenai kejadian yang terjadi. Paragraf deskripsi tersebut harus mencakup detail mengenai kejadian tersebut, termasuk nama-nama saksi yang menyaksikan kejadian, serta pernyataan yang diberikan oleh saksi-saksi tersebut.

8. Buat Paragraf Penutup yang Menjelaskan Hasil Akhir dari Kejadian

Buatlah paragraf penutup yang menjelaskan hasil akhir dari kejadian yang terjadi. Paragraf penutup tersebut harus mencakup kesimpulan yang dapat diambil dari kejadian tersebut, serta tindakan yang akan dilakukan selanjutnya jika diperlukan.

9. Tandatangani Dokumen Berita Acara

Tandatangani dokumen berita acara oleh saksi-saksi yang menyaksikan kejadian atau oleh pihak-pihak yang terlibat dalam kejadian tersebut. Pastikan untuk menyimpan salinan dokumen berita acara untuk keperluan di kemudian hari.

10. Selesaikan Dokumen Berita Acara dengan Mencetak atau Menandatangani Secara Digital

Selesaikan dokumen berita acara dengan mencetak atau menandatangani dokumen tersebut secara digital. Pastikan untuk menyimpan dokumen berita acara dalam tempat yang aman dan mudah diakses, agar dokumen tersebut dapat dijadikan sebagai referensi jika diperlukan kembali.

Sekian artikel berjudul Berita Acara: Tujuan, Jenis, Ciri, Format, Unsur dan Cara Membuat, semoga bermanfaat.