Pekerjaan, Gaji, Fungsi dan Tugas Staff Purchasing

Bagaimana Pekerjaan, Gaji, Fungsi Dan Tugas Staff Purchasing? Pasti kamu sudah sering kan mendengar istilah staff purchasing? Dimana pada perusahaan yang profesional dan memiliki cukup banyak pegawai biasanya memiliki staff untuk melakukan pembelian kebutuhan perusahaan.

Jika kamu ingin ketahui pekerjaan, gaji, fungsi dan tugas staff purchasing lebih detail lagi, yuk simak ulasan menariknya berikut ini.

A. Apa Sebenarnya Pengertian Dari Staff Purchasing?

Staff purchasing yang juga dikenal sebagai staff pembelian, merupakan bidang dari karyawan maupun pekerja di sebuah perusahaan yang ditugaskan khusus untuk mengurusi barang ataupun rangkaian material yang dibutuhkan perusahaan tersebut.

Adapun material atau barang yang dimaksud yaitu perlengkapan kantor seperti kertas, alat tulis, printer, dan lain sebagainya.

Singkatnya, staff purchasing nantinya akan melakukan pembelian terhadap apapun itu yang mendukung kinerja perusahaan. Baik penyediaan barang yang digunakan dalam rangka meningkatkan kegiatan operasional kantor setiap harinya, hingga pada barang yang nantinya akan dijual kembali.

Sebagai contoh dari barang yang dijual kembali, bisa diambil dari badan usaha penyedia paket bunga. Dimana staff purchasing akan melakukan pembelian bunga beserta beberapa perangkat lainnya, kemudian dirakit oleh staf lain lalu dijual kembali.

Jadi, dapat diambil kesimpulan bahwa material yang dibeli tidak harus barang yang dipakai, namun barang yang akan diperjual belikan kembali.

B. Tugas Penting Seorang Staff Purchasing

1. Melakukan Analisis Vendor Atau Supplier

Menjadi seorang staff purchasing tidak hanya sekedar melakukan pembelian barang saja, tetapi juga melakukan analisa vendor manakah yang cocok untuk digunakan.

Selain itu, staff di bidang ini juga harus melakukan negosiasi harga, pengambilan sampel, dan beberapa hal lainnya. Tentu saja kegiatan ini dilakukan agar staff purchasing bisa mendapatkan vendor terbaik untuk melakukan kerjasama.

2. Memastikan Dengan Cermat Kualitas Barang

Tidak jauh berbeda dengan orang yang hendak membeli barang, seorang staff purchasing juga harus memastikan bahwa kualitas barang yang akan dibeli sudah memenuhi standar kualitas yang diinginkannya.

Meskipun sudah mendapatkan vendor ataupun supplier terbaik, namun tetap saja perusahaan harus tetap memastikan kualitas setiap produk yang tiba.

Waktu dimana produk tersebut sudah datang, staff pembelian memiliki kewajiban untuk melakukan pemeriksaan kondisi dan juga kualitas barang yang telah dibeli.

Apabila ditemukan barang dengan kondisi yang kurang baik maupun jumlahnya yang tidak sesuai, maka staff harus mengajukan komplain kepada vendor.

Dalam melakukan komplain ini pun tidak bisa dilakukan sembarangan. Namun staff pembelian juga harus menunjukkan bukti purchase order yang valid.

Dengan begitu, vendor pun pastinya akan mencarikan solusi terkait permasalahan tersebut, misalnya saja dengan mengirimkan ulang barang dengan kualitas yang lebih baik.

3. Menjalin Hubungan Baik Dengan Vendor

Kerjasama yang berkelanjutan haruslah didasari dengan hubungan baik antara staff purchasing dan juga tim vendor terpercaya.

Walaupun diluar sana akan banyak sekali vendor, namun untuk mendapatkan vendor yang benar benar dapat bekerjasama dengan perusahaan adalah hal yang cukup sulit dilakukan.

Karena alasan itulah mengapa perusahaan harus terus menjaga hubungan baik dengan vendor, terutama ketika tim vendor sudah memberikan barang dengan kualitas terbaiknya.

Karena selain menguntungkan pihak perusahaan, vendor juga pastinya akan mendapat langganan pasti akan barang yang diperjualbelikan.

4. Lakukan Rekapitulasi Dan Laporan Pembelian

Pada perusahaan besar yang sudah profesional, segala transaksi dalam perusahaan baik masuk maupun keluar haruslah didokumentasikan atau dibuat arsipan penting dengan cara tepat dan teliti.

Yang mana kegiatan pengumpulan data atau rekapitulasi data ini bertujuan agar perusahaan bisa membuat keputusan yang lebih cermat lagi dalam penentuan strategi.

Sedangkan untuk pembuatan laporan, bertujuan sebagai wadah dimana nantinya akan terlihat apakah pembelian yang dilakukan sudah optimal atau malah sebaliknya.

Biasanya laporan pembelian pada suatu perusahaan, akan dibuat secara tahunan. Namun ada pula perusahaan yang memang menyusun laporan per semester dan triwulan.

Tidak sedikit kasus dimana perusahaan menemukan vendor yang kurang dari standar. Jika hal ini terjadi, maka tugas penting dari seorang staff purchasing yaitu mencari vendor atau supplier yang baru.

Selain itu tim purchasing juga harus memutuskan atau menyelesaikan kontrak dengan vendor yang sebelumnya.

C. Karakteristik Seorang Staff Purchasing yang Handal

Perusahaan yang sedang mencari staff purchasing, biasanya akan melihat pada background pendidikan yang sesuai, misalnya saja minimal berada dalam jenjang D3.

Dengan adanya persyaratan ini, diharapkan seorang staff purchasing dapat menjamin jalannya setiap sistem dalam perusahaan dan juga memberikan kinerja yang optimal.

Dikarenakan bagian purchasing akan mengemban tugas untuk memastikan kebutuhan divisi lainnya, maka hal utama yang harus dimiliki adalah keahlian komunikasi yang baik.

Apabila karyawan tidak komunikatif, maka dikhawatirkan hubungan dengan divisi lainnya mungkin saja tersendat, alhasil kebutuhan pun tidak dapat terpenuhi.

Misalkan saja untuk hubungan dengan divisi finance dan logistik yang juga memiliki peran penting terhadap pembelian barang.

Yang mana hal ini harus selalu dijaga dengan baik, agar bisa memenuhi berbagai kebutuhan lainnya. Dengan begitu, maka kinerja antar divisi ini dapat berjalan dengan baik tanpa adanya hambatan.

Memiliki kesiapan diri untuk menjadi staff pembelian adalah hal penting yang tidak boleh terlewatkan. Misalnya saja untuk dapat menerima SDM yang telah siap dengan networking yang nantinya dibutuhkan untuk kelancaran kerja.

Seperti menemukan beberapa vendor yang sudah dikenal agar dapat menjamin kebutuhan perusahaan serta manajemen yang lebih baik lagi.

Tidak hanya itu saja, namun kesiapan diri lainnya yaitu mampu mendapatkan informasi tertentu yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Yang mana dikala perusahaan membutuhkan barang, staff pembelian harus memiliki sikap yang sigap dan siap dengan informasi apapun yang diinginkan oleh perusahaan tersebut.

Karakteristik terakhir yang harus dipenuhi calon staff purchasing, yaitu memiliki keahlian teknologi di bidang purchasing. Meskipun hal ini terkesan sederhana, namun ternyata memiliki efek dan juga dampak yang besar bagi perusahaan.

Agar kegiatan purchasing dapat berjalan dengan lancar, maka karyawan diharuskan mahir menggunakan teknologi untuk membuat laporan atau dokumentasi.

Baca juga: Pekerjaan, Gaji, Fungsi dan Tugas Marketing

D. Berapa Besaran Gaji Staff Purchasing?

Setelah melihat serba serbi seputar dunia staff purchasing, pasti kamu penasaran dengan berapa besaran gaji yang akan diterima oleh staff pembelian ini.

Jika kamu juga ingin terjun di bidang ini, perlu diketahui bahwa kisaran rata rata gaji yang akan diterima yakni kisaran 15% diatas UMK.

Meskipun tergantung di daerah masing masing, namun biasanya kisaran gaji yang didapatkan oleh staff purchasing setiap bulannya yakni kisaran 3,5 juta.

Tentu saja hal ini akan sesuai dengan pekerjaan, gaji, fungsi dan tugas staff purchasing yang terbilang tidak mudah dan butuh banyak tanggung jawab.

Dari ulasan yang sudah dijelaskan, tidak menutup kemungkinan kamu akan tertarik di dunia staf pembelian ini. Terutama jika kamu sudah memenuhi semua karakteristik atau persyaratan yang harus dimiliki.

Melalui informasi ini pula, diharapkan kamu bisa mempersiapkan diri lebih matang jika memang serius mendalami dunia staff purchasing.