14 Cara Mengirim CV Lewat Email yang Benar

Bagaimana Cara Mengirim CV Lewat Email? Butuh contoh mengirimkan surat lamaran kerja? Ada dua cara dalam mengirim lamaran pekerjaan atau CV.

Pertama melalui media offline (kirim pos) dan yang kedua melalui media online (email, google form, jobstreet, linkedin dan yang lainnya).

Dalam mengirim lamaran CV atau lamaran lewat email ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan salah satunya susunan kata pengantar yang terdapat pada subjek. Berikut simak beberapa cara mengirim CV lewat email agar dibaca oleh HRD.

Banyak yang bertanya mengenai Cara Mengirim CV Lewat Email, oleh karena itu akan kami bahas disini.

A. Cara Mengirim CV Lewat Email yang Baik dan Benar

1. Siapkan CV Yang Akan Dikirim Ke HRD Dalam Bentuk File PDF

Tahapan Cara Mengirim CV Lewat Email yang pertama yaitu siapkan CV yang akan dikirimkan.

Jika CV kamu masih dalam bentuk file word, maka silahkan dikonversi terlebih dahulu ke file berbentuk PDF. Hal itu bertujuan agar file yang kamu kirim lebih mudah untuk dibaca oleh penerima.

Cara merubah file word menjadi bentuk PDF sangat mudah sekali yaitu kamu tinggal membuka file tersebut lalu klik tombol save as. Pada menu itu nantinya akan muncul pilihan bentuk file yang akan tersimpan.

Disitu kamu bisa memilih bentuk file PDF, kemudian save. Sebelum menyimpannya dalam bentuk PDF maka pastikan terlebih dahulu bahwa isi dari CV tersebut sudah tidak ada typonya.

Hal itu dikarenakan HRD sangat sangat teliti dalam membaca dokumen yang kamu kirim, dan jika ada kesalahan penulisan atau typo maka ada kemungkinan kamu tidak akan dipanggil oleh perusahaan tersebut.

2. Isi Email Penerima Dengan Benar Dan Jangan Sampai Salah

Cara Mengirim CV Lewat Email selanjutnya yaitu pastikan anda mengisi email penerima dengan benar.

Pada bagian penerima, isi dengan alamat email (email perusahaan yang dilamar) yang tercantum dalam poster atau info yang kamu dapatkan.

Input alamat email dengan benar dan jangan sampai ada yang salah, karena jika satu huruf saja tertinggal maka akan menyebabkan email tidak terkirim. Sebagaimana CV yang dibuat harus spesifik untuk setiap jenis pekerjaan yang kamu lamar.

Maka begitu pula ketika proses pengiriman CV, harus dilakukan satu per satu ke alamat email HRD yang dituju. Kesalahan yang sering dilakukan oleh sebagian orang dalam mengirim CV adalah mengirimkan CV tersebut ke semua alamat email HRD.

Oleh karena itu hindari untuk melakukan hal tersebut karena perusahaan dapat mendiskualifikasi sehingga kamu tidak akan pernah mendapat panggilan untuk interview.

3. Isi Kolom Subject Atau Judul Email Sesuai Dengan Format Yang Diminta

Ini yang sering dilupakan ketika Cara Mengirim CV Lewat Email, yaitu isi kolom subject atau judul.

Cara mengirim CV lewat email yang baik dan benar selanjutnya adalah mengisi kolom subjek atau judul sesuai dengan posisi yang anda lamar.

Pada bagian ini jangan sampai tertinggal karena merupakan salah satu poin penting agar CV kamu dibaca oleh HRD. Biasanya setiap perusahaan memiliki instruksi yang bermacam-macam dalam pengisian subjek ini.

Ada yang memberikan perintah untuk diisi dengan Nama_Lowongan Pekerjaan_Posisi yang dilamar. Namun ada pula yang memerintahkan pada pelamar hanya dengan mengisi Nama_Posisi saja.

Jika pemberitahuan mengenai hal tersebut tidak disampaikan atau tidak ditulis maka kamu cukup mencantumkan posisi pekerjaan yang  dilamar yang pasti kolom ini jangan sampai tidak terisi.

Karena email yang masuk tanpa judul di dalamnya dianggap sesuatu yang mencurigakan dan spam, sehingga email spam rawan dihapus oleh HRD sebelum dibaca. Oleh karena itu jika tidak ingin hal tersebut terjadi maka jangan lupa mengisi judul email sebelum mengirimkannya. Dengan begitu email yang diterima oleh HRD tidak dianggap spam.

4. Mengisi Bagian Body Email Dengan Kalimat Pengantar Yang Sopan

Cara Mengirim CV Lewat Email selanjutnya yaitu mengisi bagian body email dengan kalimat yang sopan.

Selanjutnya, cara mengirim CV lewat email yang baik dan benar agar dibaca oleh HRD adalah dengan mengisi bagian body email. Banyak yang melakukan kesalahan fatal pada bagian ini yaitu dengan tidak adanya kalimat pembuka dalam hal kepada siapa CV tersebut ditujukan. Yang mana hal itu merupakan salah satu etika dalam berkirim email pada seseorang.

Lebih parahnya lagi, isi email yang kamu kirim hanyalah tulisan seperti “terlampir surat lamaran dan CV” atau “saya ingin mengirim lamaran pekerjaan dan CV terlampir di dalamnya”.

Kesalahan itu sangat fatal dan kamu akan dianggap sebagai orang yang tidak memiliki etika. Bagaimana perasaan kamu jika berada dalam posisi sebagai HRD yang menerima email tersebut.

Oleh karena itu isi bagian badan email dengan kata atau kalimat lamaran kerja seperti yang sudah dituliskan di dalam surat lamaran. Namun, pada body email ini kamu bisa meringkasnya agar lebih singkat dan tetap jelas. Hindari untuk menulis kata-kata yang terlalu bertele-tele dan tidak to the point, karena hal itu akan membuat HRD malas untuk membacanya.

5. Urutkan File Lampiran Mulai Dari Yang Terpenting

Pastikan anda mengurutkan file lampiran dari yang terpenting, karena ini adalah salah satu Cara Mengirim CV Lewat Email yang tidak boleh terlewatkan.

Cara mengirim CV lewat email yang baik dan benar selanjutnya yaitu perhatikan urutan file lampiran yang akan kamu kirim. Kesalahan fatal yang sering terjadi adalah lupa melampirkan CV pada email yang dituju.

Sebagai pihak yang dituju, HRD tidak akan pernah merepotkan dirinya untuk membalas email kamu dan menanyakan CV lupa kamu lampirkan. Sehingga jangan heran jika kamu tidak dipanggil-panggil untuk interview karena dari awal saja sudah salah.

6. Isi Attachment atau Lampiran tidak terlalu besar

Pada bagian lampiran jangan sampai kosong dan usahakan file yang dikirim memiliki ukuran yang tidak terlalu besar. Berikan kualitas file yang bagus dengan ukuran file yang sekecil mungkin.

Usahakan file jangan sampai lebih besar dari 1 MB dan jika bisa di compress menjadi ukuran 500 kb dengan kualitas file dokumen yang bagus (tidak blur) justru akan lebih baik lagi karena itu merupakan salah satu cara mengirim CV lewat email yang benar agar dibaca oleh HRD.

Sebisa mungkin kamu memberikan perhatian lebih pada bagian ini, karena dari CV lah yang akan menjadi penentu untuk HRD tertarik atau tidak dengan profil kamu.

7. Perhatikan CV sebelum dikirim

Buat CV dengan tampilan yang berwarna dengan desain yang unik sehingga informasi yang kamu sampaikan dapat dengan mudah ditangkap dan dibaca oleh HRD. Tapi sangat tidak disarankan untuk membuat CV dengan background warna merah yang menyala atau hijau terang.

Karena warna yang terlalu terang dan mencolok akan membuat pembacanya cepat sakit mata sehingga orang yang membacanya pun cepat bosan. Oleh karena itu perhatikan dengan baik mengenai pemilihan warna yang ramah terhadap penglihatan (enak dipandang).

Kamu bisa membuat CV dengan mengkombinasikan beberapa warna. Cara mengirim CV lewat email mungkin terlihat mudah namun beberapa poin diatas tidak boleh kamu lewatkan.

Itulah beberapa cara mengirim CV yang baik dan benar agar dibaca oleh HRD dan dipanggil untuk interview. Meskipun terlihat mudah, namun masih saja banyak orang yang melakukan kesalahan pada saat mengirim CV salah satunya adalah mengisi body email dengan kata-kata yang tidak sopan.

Oleh karena itu sebelum kamu mengirim CV maka pastikan terlebih dahulu bahwa semua poin telah terisi dengan benar dan tidak ada yang terlewatkan apalagi sampai tidak terisi.

B. Bagian Email yang Perlu Diisi untuk Melamar Pekerjaan

Bagian email yang perlu diisi untuk melamar pekerjaan juga penting dalam proses Cara Mengirim CV Lewat Email.

Di era yang semakin canggih dan serba instan ini, mengirimkan surat lamaran pekerjaan merupakan hal yang sangat mudah dilakukan. Salah satu kemudahan kirim lamaran pekerjaan ialah melalui emai.

Terdapat beberapa bagian email yang perlu diisi untuk melamar pekerjaan agar sesuai dengan kriteria tepat kaidah pengiriman. Untuk mengetahui penjelasan mendalam mengenai hal tersebut, mari simak ulasan lengkapnya berikut ini.

1. Mengisi Alamat Dan Subjek Pada Bagian Email

Langkah pertama Cara Mengirim CV Lewat Email yang harus diperhatikan dalam menulis lamaran pekerjaan via email ialah memastikan ketepatan alamat email yang dituju. Jangan sampai di akhir proses anda baru menyadari bahwa email tujuan salah.

Hal tersebut bisa sangat merugikan untuk anda yang ingin memperoleh pekerjaan idaman. Bila perlu, lakukan double check terkait alamat email perusahaan. Jangan sampai ada kesalahan 1 huruf saja dalam penulisan alamatnya.

Penulisan email yang tidak tepat juga menyebabkan surat lamaran tidak terkirim. Secara tidak langsung, anda telah melewatkan peluang dan kesempatan yang belum tentu datang kembali.

Apabila email memang terbukti tidak terdaftar, anda perlu menanyakannya pada staf HRD perusahaan tersebut. Hal ini dilakukan sebagai bentuk antisipasi terhadap kesalahan yang nantinya mungkin terjadi.

Setelah mengisikan alamat email dengan benar, anda perlu memastikan apakah perusahaan tersebut mengharuskan untuk mengisi posisi yang dilamar pada bagian email yang perlu diisi untuk melamar pekerjaan.

Apabila perusahaan tersebut mengharuskan mencantumkan subjek, maka anda tinggal mengisinya dengan posisi yang diinginkan. Semisal, jika anda melamar sebagai staff keuangan suatu perusahaan maka di bagian subjek tuliskan staff keuangan nama pelamar.

2. Memperkenalkan Diri Di Bagian Cover Letter

Setelah menuliskan alamat dan subjek email, anda perlu mengisi body email cover letter. Bagian tersebut merupakan sarana dan acuan employer untuk menilai lamaran anda pantas atau tidak dipertimbangkan.

Kesalahan fatal yang sering kali terjadi ialah menjadikan cover letter sebagai attachment dan body dalam emailnya kosong. Sebagai informasi, cover letter merupakan senjata utama dan pertama bagi para pelamar agar dilirik oleh perusahaan.

Ketika mengisi bagian body email, sangat dianjurkan untuk menyertakan perkenalan nama anda terlebih dahulu. Hal ini dikarenakan, orang yang akan menerima pesan anda belum tentu kenal.

Jadi, jangan hanya mengirimkan attachment namun tak menyertakan salam pembuka dan perkenalan diri. Apabila anda hanya mengirimkan dokumen atau berkas persyaratan tanpa mengisi body email, kemungkinan anda tak akan menerima panggilan interview.

3. Menulis Kalimat Di Paragraf Pertama

Setelah mengisikan bagian email yang perlu diisi untuk melamar pekerjaan, anda harus menulis kalimat yang akan menjadi paragraf pertama.

Penting sekali bagi anda untuk menjelaskan kenapa melamar di tempat tersebut, dimana anda melihat lowongan pekerjaan itu, tanggal ketika lowongan itu di posting, dan bagaimana cara menemukan lowongan tersebut. Biasanya, staf HRD akan menilai wawasan anda hanya dari melihat bagaimana cara menemukan lowongan.

4. Mengisi Paragraf Kedua

Di bagian ini, anda bisa menuliskan kalimat mengenai surat lamaran yang diajukan. Anda bisa menjelaskan beberapa alasan mengapa pekerjaan yang dilamar sangat sesuai dengan kriteria dan keinginan.

Kemudian, sertakan apa saja yang bisa anda tawarkan kepada perusahaan baik itu jasa, kemampuan, atau pengetahuan. Setelah itu, anda bisa menuliskan posisi pekerjaan serta tanggung jawab yang paling relevan atas pencapaian.

Di paragraf kedua ini, anda harus membuat ulasan yang berbeda dari apa yang dituliskan di CV. Hal ini dikarenakan Curriculum Vitae hanya berfungsi sebagai rangkuman atas diri anda sendiri.

Di kesempatan inilah anda bisa memanfaatkannya sebagai ajang promosi diri atas pengalaman, keahlian, dan kemampuan yang sudah anda miliki. Di antara kalimat tersebut, bagian email yang perlu diisi untuk melamar pekerjaan tersebut juga bisa ditambahkan pencapaian perstasi.

Apabila anda tak memiliki pengalaman kerja, bisa menceritakan pengalaman organisasi yang telah diikuti dan tanggung jawab apa yang pernah dijalankan.

Namun, sebelum menceritakan pengalaman tersebut pastikan antara pengalaman dan jenis pekerjaan memiliki hubungan yang erat. Bila anda tak memiliki pengalaman organisasi, bisa pula menceritakan ilmu apa saja yang sudah didapatkan selama masa sekolah atau perkuliahan.

Baca juga: Cara Membalas Email Panggilan Interview

5. Mengisi Bagian Paragraf Akhir Dan Penutup

Di bagian paragraf akhir, anda perlu mengucapkan terima kasih kepada si penerima karena membaca email yang telah dikirim.

Jangan lupa pula untuk menyebutkan bahwa anda telah melampirkan CV dan persyaratan lainnya dengan lengkap. Pihak perusahaan akan berpikir bahwa anda termasuk orang yang kompeten melalui kelengkapan persyaratan yang sudah terlampir. Pastikan pula tidak ada satu pun berkas yang terlewatkan.

Gunakan pula bagian ini sebagai ruang untuk mengucapkan terimakasih kepada pihak perusahaan karena telah mempertimbangkan aplikasi yang anda kirim.

Jangan lupa untuk menambahkan kalimat hormat saya sebagai bagian dari paragraf akhir dan penutup. Di bawah kalimat tersebut, anda perlu menulis nama lengkap secara jelas. Pada bagian email yang perlu diisi untuk melamar pekerjaan ini mengharuskan anda menuliskan nama sesuai akta.

6. Pastikan Melampirkan Semua Persyaratan

Setelah mengisi seluruh bagian email dengan benar, anda perlu mengecek kembali kelengkapan berkas atau data yang diminta perusahaan.

Baik itu KTP, Transkrip Nilai, Ijazah, Foto, Sertifikat dan lain lain. Usahakan agar file lampiran memiliki ukuran tidak elbih dari 2 MB. Umumnya, beberapa perusahaan akan meminta jenis file berbeda beda. Ada yang berbentuk PDF, RAR atau ZIP, Word, dan lain lain.

Jika dimintai untuk menyertakan foto, pastikan kualitas foto jelas dan tak lebih dari 2 MB. Perhatikan pula bentuk, tulisan, dan format dari semua file yang telah anda kirimkan.

Jangan pernah memberikan informasi yang tidak faktual atau mengada ngada tentang diri anda sendiri. Sebab, hal tersebut malah bisa berakibat pengurangan poin lamaran pekerjaan. Semua tulisan juga harus tepat dan tak ada kesalahan apapun (typo).

Baca juga: Cara Membuat CV Lamaran Kerja, Gratis 20+ Template!

7. Mengecek Kembali Tujuan, Isi, Serta Lampiran

Setelah semua bagian dalam body email sudah terisi dengan baik dan benar, anda perlu memeriksa kembali beberapa bagian email yang perlu diisi untuk melamar pekerjaan.

Baik itu alamat email perusahaan, isi, subjek, dan lampiran surat lamaran. Periksa pula apakan surat lamaran sudah sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan oleh pihak perusahaan. Setelah anda yakin dengan surat tersebut, segera kirim surat lamaran dengan berdoa terlebih dahulu.

Untuk lebih jelas mengenai Cara Mengirim CV Lewat Email, bisa melihat video dibawah ini.

Kesimpulan

Kemajuan teknologi dan infrastruktur saat ini menjadikan semua hal bisa dilakukan secara cepat dan mudah. Hal tersebut juga dimanfaatkan oleh beberapa perusahaan guna merekrut karyawan barunya.

Salah satu kemudahan dalam mengirim surat lamaran pekerjaan ialah penggunaan surat elektronil atau email. Namun, ada beberapa hal dan bagian dari penulisan email yang harus diperhatikan seperti, menuliskan alamat, mengecek berkas, dan lain lain.

Sekian artikel berjudul Cara Mengirim CV Lewat Email, semoga bermanfaat.