Knowledge Management Systems Adalah: Contoh dan Penerapan

Knowledge Management Systems Adalah: Contoh dan Penerapan | KMS atau sering disebut sebagai Knowledge Management Systems, Pengetahuan baru tentang suatu organisasi akan selalu ada dan berkembang.

Agar pengetahuan tetap terjaga dan bermanfaat, diperlukan suatu mekanisme yang dapat mengolahnya. Mekanismenya disebut knowledge management system (KMS).

A. Apa itu Knowledge Management System?

Knowledge Management System adalah mekanisme di mana organisasi perlu mengidentifikasi, membuat, menggambarkan, dan berbagi pengetahuan untuk mengeksplorasi kembali.

Hal ini dilakukan untuk mencapai keselarasan organisasi yang baik.

Keinginannya adalah agar semua pihak dalam organisasi dapat memiliki pemahaman yang baik tentang pengetahuan operasi atau bisnis organisasi.

Dengan cara ini bisnis akan terus berlanjut dan tetap terhubung.

Baca juga: Manajemen Adalah: Pengertian Ahli, Ruang Lingkup, Tujuan, Fungsi, dan Jenis

B. Elemen Knowledge Management System

Ada tiga aspek penting dalam Knowledge Management System, yaitu people, process dan technology

1. People

Elemen pertama knowledge management systems adalah People.

People sebagai orang yang memiliki pengetahuan, memelihara mekanisme dan berkomitmen pada proses membawa pengetahuan ke organisasi.

Kegiatan berbagi memungkinkan penyebaran pengetahuan dapat terjadi.

2. Process

Elemen kedua knowledge management systems adalah Process.

Proses memastikan bahwa penerapan dari knowledge management bekerja dengan baik dengan menyesuaikan konsep, taktik, praktik dan proses.

3. Technology

Elemen ketiga knowledge management systems adalah Techology.

Teknologi merupakan media knowledge management system yang membutuhkan orang-orang yang terampil untuk mengurusnya.

Berbagai alat diperlukan dalam proses penerapan untuk menyediakan komunikasi, manajemen konten, dan kolaborasi.

Ini bertujuan untuk memberikan dukungan untuk pengumpulan, penyebaran, berbagi dan penerapan pengetahuan.

Teknologi memainkan peran pendukung, membuat orang melakukan pekerjaan mereka.

Baca juga: Akuntansi Manajemen Adalah: Pengertian, Penerapan dan Fungsi

C. Manfaat Knowledge Management System

Bisnis perlu memiliki pengetahuan yang baik agar bisnisnya tetap berkembang dan tidak ketinggalan zaman.

Selain itu, pengetahuan ini digunakan untuk menghadapi segala hambatan yang mungkin timbul. Manfaat rinci dari Knowledge Management System adalah sebagai berikut.

1. Hemat biaya dan waktu

Dengan sumber pengetahuan yang ada, perusahaan dapat dengan mudah memanfaatkannya untuk kerangka kerja lain.

Dengan demikian, pengeluaran waktu dan uang tidak terlalu besar.

2. Tambahkan sumber pengetahuan

Karyawan dapat dengan mudah menggunakan sumber pengetahuan. Efeknya penggunaan pengetahuan meningkat, kemudian keterampilan berkembang.

3. Perusahaan lebih mudah beradaptasi

Akibatnya, ketika lingkungan bisnis berubah, organisasi semakin siap untuk merespons dengan beradaptasi dengan baik. Itu karena perusahaan sudah memiliki pengetahuan.

4. Meningkatkan produktivitas

Dalam penciptaan produk yang telah dikembangkan, pengetahuan dapat digunakan kembali sehingga peningkatan produktivitas dapat terjadi.

Baca juga: Sistem Informasi Manajemen Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Tujuan

D. Siklus KMS

Ada banyak pendekatan dan versi siklus ke knowledge management berdasarkan para peneliti.

Berikut ini adalah siklus knowledge management dalam penelitian “Bridging Knowledge Management Life Cycle Theory and Practice” oleh Max Evans dengan Natasha Ali.

1. Analisis

Pada tahap analisis, pengetahuan dicari yang dapat berupa dokumen fisik atau elektronik dalam suatu organisasi.

Untuk menemukan dasar pengetahuan tertentu, bukti implisit atau eksplisit dicari melalui brainstorming dan analisis bersama.

Analisis dan penilaian kekayaan dilakukan berdasarkan peraturan yang berlaku secara berkualitas tinggi dan terkait.

2. Penciptaan (Create)

Data dan informasi dalam dasar pengetahuan pada tahap awal diubah menjadi pengetahuan baru.

Penyempurnaan ilmu dilakukan untuk mengisi kebutuhan yang hilang. Ada beberapa cara perusahaan dapat menciptakan pengetahuan baru.

Contohnya adalah alur kerja dan analisis data, penskalaan proses, dan pembuatan pola dasar.

Pembuatan aset ini mengikuti tutorial serupa sebagai penilaian fase analitis dan analitis.

3. Penyimpanan (Storage)

Jika pengetahuan dianggap berharga, itu dibawa ke dalam organisasi sebagai elemen aktif.

Nilai-nilai pengetahuan dirancang sedemikian rupa sehingga dapat dikumpulkan dan dipisahkan secara bertanggung jawab oleh manajemen organisasi.

Satu hal yang perlu diingat pada tahap ini adalah bahwa pengetahuan tidak boleh dibocorkan dan ditemukan oleh pesaing.

4. Berbagi (Share)

Dari tempat penyimpanan, pengetahuan dibagikan dan disosialisasikan.

Proses ini harus menjadi perhatian agar seluruh karyawan dapat memahami pengetahuan dengan baik.

Penting untuk menggunakan media yang tepat untuk menyampaikan pengetahuan.

Perusahaan dengan keahlian akan memiliki arus komunikasi yang lebih efektif dan efisien.

Hal ini dapat mempercepat waktu penyebaran pengetahuan. Fase ini dapat disebut sebagai menghubungkan saluran pengetahuan dari hilir ke hulu.

5. Penggunaan (Use)

Pengetahuan yang dipisahkan dapat digunakan untuk membuat keputusan, memecahkan masalah, mendorong pemikiran inovatif dan meningkatkan efektivitas tugas dalam suatu organisasi.

Masukan ahli mungkin diperlukan pada tahap ini agar implementasi pengetahuan dapat dilakukan secara efektif.

6. Pembelajaran (Learn)

Sumber daya pengetahuan dapat menjadi dasar untuk penciptaan pengetahuan baru lainnya untuk meningkatkan yang sudah ada.

Menggunakan pengetahuan dalam rencana pengetahuan kontekstual dipandang oleh karyawan sebagai pengalaman yang berharga.

Ada banyak perlakuan pada tahap ini, yaitu menghubungkan, mengintegrasikan, menyatukan dan menginternalisasi pengetahuan.

Ketika sesuatu yang perlu diketahui bermanfaat, lanjutkan ke tahap berikutnya, yaitu pembaruan bertahap. Namun, jika utilitas aset pengetahuan tidak lengkap, siklus diulangi dari fase awal.

7. Improvisasi

Hal-hal yang perlu diketahui tercakup atau juga dapat direkomendasikan. Hal ini dilakukan agar nilainya bermanfaat di kemudian hari. Peningkatan ini termasuk pengajuan untuk penggunaan permanen atau portabilitas untuk digunakan nanti.

Baca juga: Manajemen Mutu Adalah: Pengertian, Manfaat, Tujuan dan Fungsi

E. Piramida Kognitif KMS

Piramida kognitif knowledge management system menggambarkan bagaimana informasi dapat diubah menjadi pengetahuan dan kemudian menjadi dasar pengambilan keputusan.

1. Data

Data sebagai komponen paling dasar karena memang belum diolah. Komponen mentah ini tidak dapat digunakan. Misalnya kata, angka, tabel, kode dan database.

2. Informasi

Informasi timbul dari hasil pengolahan data, sehingga bermakna. Misalnya ide, gagasan, ide dan pertanyaan.

3. Pengetahuan

Pengetahuan adalah informasi yang dikumpulkan untuk mengaturnya dan kemudian memahaminya. Contoh pengetahuan adalah teori, fakta dan kerangka kerja.

4. Kebijakan

Regulasi adalah implementasi dari pengetahuan yang menjadi dasar pengambilan keputusan.

F. Model KMS

Menurut Hirakata Takeuchi dan Ikujiro Nonaka, dua peneliti Jepang, pengetahuan memiliki karakter aktif dan dapat mengambil berbagai bentuk, dari eksplisit hingga implisit dan sebaliknya.

Mereka menciptakan mode generasi pengetahuan yang memudahkan organisasi untuk memprosesnya.

Model knowledge management system atau mode dimensinya sendiri disebut mode dimensi pengetahuan SECI (Socialization, Externalization, Combination, Internalization).

1. Socialization

Socialization muncul melalui kegiatan berbagi pengetahuan yang dilakukan secara langsung.

Ini adalah transfer pengetahuan diam-diam (dipahami tetapi belum diakui) antar individu.

2. Externalization

Externalization sebagai transisi dari bentuk tacit ke bentuk eksplisit.

Pada saat yang sama, pengetahuan ini disebarkan melalui berbagai media dan aliran untuk memudahkan seseorang memahaminya.

3. Combination

Combination sebagai kegiatan untuk mengumpulkan pengetahuan eksplisit dalam suatu media agar lebih terstruktur. Hal ini dilakukan dengan menambah pengetahuan baru.

4. Internalisasi

Internalisasi adalah perubahan dari bentuk eksplisit kembali ke bentuk implisit. Misalnya proses belajar, kemudian menciptakan pengetahuan baru dalam diri Anda.

Setiap perusahaan membutuhkan sistem manajemen pengetahuan untuk menerapkan pengetahuan organisasi.

Jika Anda tidak menggunakan mekanisme ini, pengetahuan baru yang tersedia tidak akan memberikan transisi yang baik bagi perusahaan.

Baca juga: Manajemen Perubahan Adalah: Pengertian, Fungsi, Fase dan Tahapannya

G. Contoh Knowledge Management System

1. SurveyMoney

Contoh pertama Knowledge Management Systems Adalah SurveyMoney

Dasar pengetahuan memungkinkan pengguna untuk mencari berdasarkan kata kunci atau topik.

2. Canva

Contoh kedua Knowledge Management Systems Adalah Canva.

Sangat mudah untuk menavigasi dan mencari basisdasar pengetahuan.

3. Optimizely

Contoh ketiga Knowledge Management Systems Adalah Optimezely.

Dasar pengetahuan menawarkan berbagai fitur: akademi, forum komunitas, sertifikasi, dokumentasi developer, dan banyak lagi

4. Microsoft

Contoh keempat Knowledge Management Systems Adalah Microsoft.

Dasar pengetahuan diatur dalam video, sesi pelatihan, dan pembicaraan bermanfaat dengan manajer produk

5. Google Analytics

Contoh kelima Knowledge Management Systems Adalah Google Analytics

Dasar pengetahuannya menampilkan mesin pencari prediktifnya sendiri

6. Evernote

Contoh terakhir Knowledge Management Systems Adalah Evernote.

Dasar pengetahuan tidak hanya mencakup sumber daya yang berguna, tetapi juga panduan yang jelas tentang cara menghubungi perusahaan

H. Contoh Penerapan Knowledge Management di PT Unilever Indonesia Tbk

Penerapan knowledge management yang dilakukan oleh PT Unilever Indonesia adalah:

1. Komunikasi pemasaran yang bersifat One-Voice

Penjelasan One-Voice, walaupun sistem komunikasi yang digunakan perusahaan berbeda, jika dikoordinasikan dan memiliki visi yang tepat, maka akan mudah menjangkau pelanggan.

Mekanisme komunikasi ini seharusnya tidak hanya meningkatkan citra suatu produk, tetapi juga harus mencapai hasil pemasaran yang baik untuk produk yang ditawarkan.

2. Peningkatan SDM

Di halaman ini, karyawan adalah aset berharga bagi Unilever Indonesia.

Untuk itu, Unilever Indonesia telah mengembangkan taktik dan sistem sumber daya manusia yang mendalam.

Beberapa hal yang telah dilakukan adalah pembuatan Performance Development Program (PDP) dimana karyawan melakukan pekerjaannya sesuai dengan kemampuannya.

Setiap setengah tahun, PDP dipantau oleh Continuos Improvement Discussion (CID) untuk meninjau berbagai hal yang diperlukan untuk meningkatkan sistem kerja karyawan.

3. Budaya pembinaan

Di sini, budaya pembinaan menggambarkan seorang manajer senior dipekerjakan di suatu departemen untuk membantu atau membimbing karyawan yang masuk ke departemen tersebut.

Namun sebelum menjadi pelatih, mereka dilatih terlebih dahulu agar tahu tekniknya. Budaya coaching ini disebut Building Leaders as Generative Coaches.

4. Budaya berbagi pengetahuan

Di sini dijelaskan bahwa Unilever Indonesia telah secara sukarela menunjuk seorang manajer senior sebagai Learning Champion untuk berbagi ilmu dan pengalamannya sesuai ahlinya masing-masing.

Dan beberapa hal yang telah dilakukan oleh Unilever Indonesia adalah:

• Sebuah achievement untuk manajemen dan staf berperan dalam berbagi pengetahuan dan kisah hidup.
• Retrospektif dalam bentuk program penulisan tersirat berdasarkan kisah hidupnya dan disetujui akan terus dipublikasikan di situs web departemen.
• SOLAR (Sharing of Learning and Discussion), dimana para pemimpin bisnis dari Uniliver Indonesia keluar sebagai pembicara untuk berbagi pengetahuan dan kisah hidup mereka.
• Ide bagus. Ini adalah ide yang memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menyampaikan ide sederhana yang dapat bermanfaat bagi perusahaan dalam beberapa cara.

Bagi yang belum paham mengenai Knowledge Management Systems Adalah bisa lihat video dibawah ini

Kesimpulan

Knowledge Management System adalah sistem IT yang menyimpan dan mengambil kembali pengetahuan untuk meningkatkan pengetahuan, kolaborasi dan sinkronisasi proses antar individu.

Hal ini tentu berdampak pada proses bisnis, layanan, dan produk mereka.

Untuk menciptakan KMS yang produktif dan kompetitif diperlukan beberapa alat atau simpatisan di dalamnya.

Banyak tools yang gratis atau berbayar, namun hal ini tidak menjadi halangan bagi kami untuk menggunakan KMS dalam bisnis kami.

Bisnis perlu menggunakan KMS untuk mempertahankan dan meningkatkan daya saing mereka.

Sekian artikel berjudul Knowledge Management Systems Adalah: Contoh dan Penerapan, semoga bermanfaat.