20+ Tata Cara Rapat yang Baik

Bagaimana Tata Cara Rapat yang Baik? Rapat adalah bagian dari kehidupan sehari-hari dalam organisasi. Karena sudah menjadi kegiatan rutin, sebagian orang seringkali menyepelekan beberapa hal yang berkaitan dengan rapat.

Ini sebenarnya adalah rapat resmi atau tidak resmi, yang diadakan oleh organisasi atau badan pemerintah atau swasta sebagai bagian penting dari kehidupan kerja.

Keberhasilan atau kegagalan suatu rapat tergantung pada bagaimana persiapan sebelum rapat dan juga sesudah rapat, serta sarana yang berdampak pada keberhasilan atau kegagalan pertemuan.

Memikirkan apakah akan mengadakan rapat atau tidaknya menjadi isu penting.

Tidak perlu mengadakan rapat jika topiknya tidak penting dan tidak mendesak.

Untuk memutuskan apakah tujuan rapat itu penting, perlu ada dialog singkat antara beberapa orang kunci yang diundang, intinya perlu atau tidaknya pertemuan.

Rapat yang efisien harus dilakukan agar dapat mengoptimalkan waktu yang dimiliki. Anda mungkin sering merasa bahwa rapat tidak teratur dan memakan waktu lama.

Untuk menyiasatinya, ada baiknya Anda membuat jadwal rapat yang jelas dan tertata dengan baik agar produktivitas kerja Anda meningkat.

Sebenarnya, menjalankan rapat yang efisien tidaklah sulit jika kita memiliki loyalitas untuk mewujudkannya.

Semoga penjelasan dibawah ini dapat menjawab bagaimana Tata Cara Rapat yang Baik?

A. Tata Cara Rapat yang Baik

Mengadakan rapat secara efisien. Berikut cara yang bisa Anda lakukan dengan mudah:

1. Siapkan rencana rapat dari awal

Tata Cara Rapat yang Baik yang pertama yaitu siapkan rencana rapat dari awal.

Jangan tiba-tiba menjadwalkan rapat untuk diri sendiri dan semua karyawan secara mendadak.

Misalnya, Anda memiliki rapat pada Kamis pagi, tetapi baru membuat jadwal ketika Rabu malam.

Tentu saja hal ini dapat membuat rapat menjadi kurang efisien. Artinya, peserta rapat tidak tahu persis seperti apa jadwalnya. Agar Anda bisa menghadapinya, Anda bisa membuat jadwal lebih awal.

Anda dapat memberi tahu peserta rapat tentang jadwal setidaknya beberapa hari sebelum rapat.

Dengan begitu peserta dapat mengetahui dengan baik apa saja yang perlu dipersiapkan sehingga tidak memakan waktu.

Baca juga: Pengembangan Diri Adalah: Pengertian, Manfaat dan Langkah

2. Atur waktu sebaik mungkin

Tata Cara Rapat yang Baik yang kedua yaitu atur waktu sebaik mungkin.

Agar rapat dapat berjalan dengan efisien, waktu harus dikelola dengan sebaik-baiknya. Anda perlu menyeimbangkan komitmen waktu untuk setiap topik yang ingin Anda bicarakan.

Misalnya, rapat berlangsung selama 2 jam dan mencakup 4 topik dalam satu jadwal.

Pikirkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk semua topik. Waktu yang sama tidak serta merta berlalu antara satu topik dengan topik lainnya.

Misalnya, suatu topik memiliki ulasan yang mendalam dan cukup luas, sehingga harus memakan waktu yang cukup lama. Anda juga harus mempertimbangkan saat-saat istirahat selama rapat.

3. Mintalah saran dari anggota rapat

Tata Cara Rapat yang Baik yang ketiga yaitu mintalah saran dari anggota rapat

Cara lain untuk membuat rapat menjadi efisien adalah dengan mendapatkan saran dari anggota.

Tanyakan kepada semua peserta apakah mereka memiliki saran untuk topik rapat. Jika mereka memiliki saran, tanyakan mengapa topik ini harus didiskusikan.

Memungkinkan Anda untuk menambahkan jadwal jika layak untuk dibahas yang baik. Langkah ini dapat membuat rapat menjadi lebih efisien dan produktif.

4. Analisis semua peserta

Tata Cara Rapat yang Baik yang keempat yaitu analisis semua peserta

Tidak semua karyawan diwajibkan menghadiri rapat. Namun, undangan kepada peserta yang tepat harus dilakukan agar rapat berjalan dengan efisien. Ini disamakan dengan tujuan yang dibuat dari awal.

Untuk mengakalinya, Anda dapat mengajukan pertanyaan, misalnya siapa yang perlu mengetahui keterangan yang diberikan? dan siapa yang dapat memberikan bukti dan data pendukung ​​dalam rapat?.

5. Buatlah daftar pertanyaan

Tata Cara Rapat yang Baik yang kelima yaitu buatlah daftar pertanyaan

Sebelum rapat, Anda dapat membuat daftar pertanyaan dari semua peserta. Pertanyaan tentu memiliki kekuatan yang begitu besar, ditambah pertanyaan membantu peserta mempersiapkan diri sebelum datang ke acara.

Selain itu, pertanyaan dapat mendorong peserta untuk mencari informasi yang lebih detail dan menentukan penilaiannya. Ketika mereka datang ke rapat itu, mereka punya ide.

Selain itu, pembuatan daftar pertanyaan akan membantu mewujudkan rapat yang efisien. Situasi bisa menjadi aktif.

6. Tentukan proses yang akan dijalankan nanti

Tata Cara Rapat yang Baik yang keenam yaitu tentukan proses yang akan dijalani nanti.

Rapat berjalan efisien dan produktif jika Anda dapat menyampaikan proses yang diperlukan.

Proses membantu untuk mengetahui cara yang telah dilakukan untuk mendapatkan hasil akhir atau untuk mengambil keputusan.

Misalnya, 10 menit digunakan untuk meninjau marketing yang dilakukan, dan kemudian 5 menit untuk meninjau pelaksanaan teknik.

7. Tulis ringkasan

Tata Cara Rapat yang Baik yang ketujuh yaitu tulis ringkasan.

Setelah rapat selesai, jangan lupa untuk membuat ringkasan rapat yang diadakan. Anda juga dapat menentukan tujuan yang ingin dicapai selanjutnya.

Tetapkan jadwal tentang apa pertemuan berikutnya. Langkah ini akan memudahkan Anda untuk mengatur rencana rapat dan membuatnya lebih baik lagi.

Baca juga: Kerjasama Tim Adalah: Pengertian, Manfaat dan Menciptakan

B. Pedoman Mempersiapkan Rapat

Setelah mengentahui Tata Cara Rapat yang Baik, langkah selanjutnya yaitu memahami pedoman dalam mempersiapkan rapat.

Jika Anda bekerja di kantor, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan saat menyelenggarakan rapat.

Dalam merencanakan suatu rapat, ada banyak konsep dasar yang dapat dijadikan dasar atau pedoman untuk persiapan, sebagai berikut:

1. Mengapa? yaitu mengapa pertemuan itu perlu? Hal ini untuk menentukan tujuan rapat.
2. Apa? Topik apa yang akan dibahas dalam rapat tersebut? Ini digunakan untuk membuat rencana rapat.
3. Siapa? Siapa yang diundang ke rapat itu? Ini digunakan untuk menentukan peserta rapat yang diundang.
4. Dimana? Dimana rapat berlangsung? Ini menentukan tempat rapat.
5. Kapan? Kapan rapat berlangsung? Ini menentukan hari, tanggal dan waktu pertemuan.
6. Bagaimana? Bagaimana rapat itu diadakan? Hal ini untuk menentukan apakah rapat akan dilakukan secara periodik atau hanya sekali, tertutup atau terbuka.

Baca juga: Afirmasi Adalah: Pengertian, Manfaat dan Contoh

C. Susunan Panitia Rapat

Mengetahui susunan panitia rapat juga salah satu Tata Cara Rapat yang Baik.

Oleh karena itu, sebelum rapat diadakan terlebih dahulu lakukan dialog yang membahas alasan diadakannya rapat dan juga ditentukan siapa yang akan menjadi ketua rapat.

Susunan panitia rapat disesuaikan dengan besar kecilnya kegiatan. Secara umum, pembentukan panitia dibagi menjadi panitia utama dan panitia keseluruhan.

Panitia utama terdiri dari ketua, sekretaris dan bendahara. Menjadi panitia lengkap karena ada seksi-seksi yang akan ditambah. Contoh pembentukan panitia adalah sebagai berikut:

1. Ketua Umum
2. Sekretaris I
3. Sekretaris II
4. Bendahara I
5. Bendahara II
6. Seksi-seksi:
   – Bagian acara
   – Bagian Humas dan Dokumentasi
   – Bagian Konsumsi
   – Bagian Dana Usaha
   – Bagian Tempat
   – Bagian peralatan
   – Bagian Kesehatan

Susunan formasi panitia yang mirip dengan contoh di atas bisa jadi berbeda.

Yang penting berhati-hati untuk tidak membuat atau menempatkan siapa pun di bagian tertentu yang sebenarnya tidak memiliki fungsi.

Bagian tertentu dapat dihilangkan, dikurangi, atau diganti dengan bagian lain.

Baca juga: Pantang Menyerah adalah: Pengertian dan Cara Melatih

D. Tetapkan Tujuan, Jadwal dan Susunan Rapat

Menetapkan tujuan, jadwal dan susunan rapat akan membantu anda dalam Tata Cara Rapat yang Baik

Setelah pembentukan panitia ditentukan, para undangan harus memiliki tujuan yang jelas dalam mengadakan rapat, jika memang akan diadakan rapat.

Harus memperhatikan tujuan atau jadwal untuk mengadakan rapat, misalnya Rapat diadakan untuk memecahkan suatu masalah, mengambil keputusan, atau mengumpulkan informasi.

Kemudian perlu ada rencana pertemuan dan daftar acara.

Agenda rapat adalah daftar topik utama yang akan dibahas dalam rapat. Dan susunan rapat adalah rincian atau penjelasan lebih detail dari beberapa topik dalam agenda rapat.

Sekretariat bertanggung jawab untuk menyusun agenda rapat dan daftar acara dengan batuan bagian acara.

Setelah agenda dan daftar acara rapat ditetapkan, Sekretaris terlebih dahulu harus mengkonfirmasikan acara yang akan diadakan atau dilakukan dalam rapat dengan terlebih dahulu berkonsultasi dengan Ketua rapat.

Acara harus terstruktur secara struktural dengan pada dasarnya mendefinisikan poin-poin utama rapat.

Dari rencana pertemuan yang dibuat, ditentukan siapa yang akan menjadi pembicara dalam rapat tersebut dan siapa saja para peserta yang akan diundang.

Setelah Anda membuat daftar beberapa peserta rapat yang ingin diundang dan daftar acara yang menyertakan kerangka waktu untuk rapat berikutnya, tanyakan kembali kepada ketua rapat untuk melihat apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat atau apakah ada penambahan atau pengurangan waktu sesi.

E. Cara Membuat Undangan Rapat

Setelah membuat jadwal dan daftar agenda rapat, Anda perlu membuat surat undangan rapat.

Surat undangan sebagai pernyataan bahwa mengharapkan seseorang untuk datang ke rapat tertentu, di tempat dan waktu tertentu.

Undangan harus memenuhi beberapa persyaratan, yaitu sebagai berikut:

1. Gunakan kop surat atau kepala surat.
2. Cantumkan nomor surat undangan dan tanggal pembuatan.
3. Tambahkan perihal undangan rapat.
4. Sebutkan nama-nama orang yang diundang ke pertemuan itu.
5. Sebutkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat.
6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan.

Waktu pengiriman undangan tidak boleh terlambat atau mendadak dari pelaksanaan rapat yang diadakan.

Seiring waktu, seseorang mungkin lupa bahwa akan diadakan rapat sehingga panitia harus dapat memprediksi kapan undangan akan dikirim, memberi beberapa peserta rapat banyak kesempatan untuk mempersiapkan pertemuan tatap muka atau rapat.

F. Menyiapkan Daftar Hadir dan Bahan Rapat

Setelah membuat surat undangan, Anda perlu membuat daftar hadir untuk tamu yang datang ke rapat.

Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang ke suatu rapat, untuk mengetahui jumlah mekanisme yang perlu disiapkan, seperti: konsumsi, kursi dan lain-lain.

Juga sebagai bahan risalah rapat dan sebagai dokumentasi.

Menyiapkan bahan atau materi untuk rapat

Setelah daftar hadir, langkah selanjutnya adalah menyiapkan bahan rapat. Beberapa bahan rapat yang perlu disiapkan antara lain sebagai berikut:

1. Agenda rapat.
2. Risalah/hasil rapat sesi terakhir (jika sesi ini merupakan lanjutan dari sesi pertama).
3. Bahan yang akan dibahas dalam rapat (makalah, laporan, dll).

Beberapa dari materi ini dikelompokkan bersama dalam satu folder dan harus tersedia untuk setiap peserta di awal pertemuan.

Jika beberapa bahan tersebut memerlukan pertimbangan yang panjang, maka harus dikirimkan dengan disertai penjelasan rapat/surat undangan untuk diperiksa terlebih dahulu.

G. Ruangan dan Fasilitas Rapat

Setelah tahap perencanaan selesai, hal lain yang menjadi penting dalam sebuah rapat adalah perangkat keras yang dibutuhkan untuk rapat tersebut.

Perangkat keras di sini adalah benda-benda fisik yang berhubungan dengan rapat, termasuk tempat, furnitur, dan beberapa alat bantu rapat.

Alat-alat ini dapat memiliki dampak besar pada keberhasilan atau kegagalan rapat.

Bereksperimenlah sebanyak mungkin agar ruangan sesuai dengan ukuran yang dibutuhkan, nyaman, memiliki pemanas atau pendingin udara yang baik, memiliki mekanisme pertukaran udara yang baik, dan bebas dari masalah yang dapat mengganggu konsentrasi.

Ruangan Rapat

Ruangan adalah lingkungan yang paling penting untuk pertemuan. Ruangan juga harus memiliki tata letak dan peralatan yang baik.

Keutamaan tata letak sumber didasarkan pada faktor-faktor, yaitu:

1. Masalah suara dan penglihatan.
2. Status
3. Perhatian langsung.
4. Suasana.
5. Pilihan
6. Direksi.

Perlengkapan Rapat

Demikian pula, formasi meja dan bangku harus sesuai dengan jumlah minimum peserta atau tingkat formalitas.

Semua perangkat termasuk beberapa alat visual perlu dicocokkan sesuai kebutuhan, ditempatkan dengan baik dan terbukti terlebih dahulu.

Beberapa perlengkapan dan persiapan penting untuk mempersiapkan pertemuan antara lain:

1. Papan tulis lengkap dengan spidol dan penghapus.
2. Flipchart lengkap dengan spidol.
3. Proyektor LCD atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan monitor.
4. Sound system lengkap dengan microphone.
5. Folder atau tas untuk menyimpan beberapa bahan rapat.
6. Block note dengan bolpoin.
7. Label nama untuk peserta.
8. Laptop atau komputer.

Beberapa alat tulis seperti klip kertas, penjepit kertas, staples di isinya, gunting, pisau, rautan pensil, dll harus disiapkan dan tersedia di awal pertemuan.

Saat menyiapkan perlengkapan dan perlengkapan rapat, terlebih dahulu harus dibuat daftar kebutuhan perlengkapan dan perlengkapan agar jumlah barang yang dibutuhkan dipastikan.

Konsumsi Rapat

Hal penting lainnya dalam pertemuan tersebut adalah persiapan makanan. Penyelenggaraan rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat bagi beberapa peserta rapat harus dipersiapkan sedemikian rupa sehingga sebagian peserta rapat dapat dengan nyaman mengikuti kegiatan rapat.

Jika pertemuan berlangsung lebih dari satu hari, jenis katering juga harus diperhitungkan.

Hal ini mempengaruhi motivasi peserta untuk mengikuti sesi. Konsumsi berupa minuman dan makanan dapat disajikan sebagai berikut:

1. Disampaikan sebelum peserta rapat duduk.
2. Disampaikan pada saat rapat.
3. Disajikan saat istirahat dengan takeaway.
4. Disajikan dalam kombinasi.

Persiapan Perlengkapan dan Fasilitas Rapat

Sebelum sesi dimulai atau pada hari – 1, sekretaris harus meninjau semua persiapan untuk memastikan semuanya siap.

Beberapa hal penting yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut:

1. Apakah tempat duduk cukup untuk jumlah peserta rapat?
2. Apakah posisi tempat duduk sesuai dengan peran masing-masing peserta rapat?
3. Apakah semua perangkat rapat sudah ada di ruang rapat dan berfungsi dengan baik?
4. Apakah beberapa materi atau materi sesi yang akan digunakan dalam sesi telah disiapkan pada map?
5. Apakah daftar hadir, rencana pertemuan dan daftar acara sudah disusun?
6. Apakah makanan rapat sudah dipesan/disiapkan?

Baca juga: Sifat Proaktif dan Reaktif: Pengertian dan Cirinya

H. Memulai dan Menutup Rapat

Oleh karena itu, setelah tahapan-tahapan persiapan rapat selesai dan telah tiba waktunya untuk memulai rapat, maka tibalah waktunya untuk mengatur jalannya rapat.

Memulai rapat

Hal-hal yang perlu diperhatikan pada tahap ini antara lain:

1. Rapat harus dimulai pada waktu yang ditentukan dalam surat undangan.
2. Rapat harus berdasarkan jadwal yang telah ditetapkan dan tidak menyimpang dari sesuatu yang telah direncanakan.
3. Rapat harus berdasarkan waktu yang telah ditentukan.
4. Jangan abaikan rapat jika pembicaraan terlalu panjang.
5. Jangan memberi kesempatan anggota yang suka berbicara kosong
6. Jangan biarkan gangguan mendadak seperti panggilan telepon atau kebisingan.

Menutup Rapat

Setelah rapat selesai, langkah selanjutnya adalah mengakhiri rapat. tahap ini merupakan tahap terakhir dari proses penyelenggaraan rapat.

Pada tahap ini ada banyak pedoman yang bisa dijalankan, yaitu:

1. Setelah semua masalah telah dibahas, segera akhiri rapat.
2. Rapat seharusnya hanya berlangsung sesaat.
3. Saat rapat selesai, yang terbaik adalah segera meninggalkan ruangan dan kembali bekerja.
4. Setelah rapat selesai, notulis harus siap membacakan beberapa temuan rapat.
5. Beberapa hari setelah rapat berakhir, laporan tentang beberapa hasil tindak lanjut harus tersedia.

Setelah akhir sesi, pemimpin sesi bertanggung jawab untuk pemrosesan lebih lanjut, misalnya meminta notulen rapat dari risalah rapat dan mengirimkan hasil rapat berupa risalah rapat yang diketik dan ditandatangani dengan rapi serta diketahui oleh pimpinan.

Kemudian seorang ketua diminta untuk melakukan beberapa pekerjaan lanjutan.

Bagian pekerjaan yang diperhitungkan dalam tindak lanjut suatu rapat umumnya meliputi kapan rapat tersebut diadakan sebagai rapat berkala.

Oleh karena itu, seorang Ketua dapat melampirkan selembar atau catatan yang meminta informasi dari beberapa anggota tentang apakah ia dapat menghadiri pertemuan tatap muka di masa depan atau tidak.

Dari jawaban catatan tersebut, ketua dengan dibantu sekretaris menyusun daftar beberapa peserta yang ingin menghadiri pertemuan tatap muka yang akan datang.

Setelah pekerjaan selesai, pertemuan itu secara resmi selesai.

Penutup

Nyatanya, membuat rapat menjadi lebih hidup bukanlah hal yang mudah, apalagi menjadikan rapat yang rumit sebagai kebiasaan yang dilakukan secara terus menerus.

Untuk mewujudkan rapat yang efisien harus dimulai secara perlahan.

Sekian artikel berjudul Tata Cara Rapat yang Baik, semoga bermanfaat.