10+ Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik

By Loker Pintar Last updated Mar 29, 2022 616

Bagaimana Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik? Dalam konteks perusahaan, surat menyurat menjadi dokumen yang memiliki arah dan peran tertentu.

Salah satunya adalah surat yang dimaksudkan untuk memberikan informasi dan bersifat undangan atau sering disebut surat undangan rapat.

Contoh surat undangan rapat berbeda-beda penggunaannya sesuai dengan instansi, namun penulisannya harus menggunakan bahasa yang baku, singkat, dan jelas.

Dalam suatu perusahaan atau organisasi, kegiatan rapat sangat diperlukan karena merupakan bentuk kesepakatan untuk mencapai kesepakatan tertentu.

Tujuan rapat yaitu untuk meninjau rencana dan peraturan di seluruh organisasi.

Kemudian, untuk mempelajari lebih lanjut tentang contoh surat undangan rapat, langkah-langkah yang perlu Anda lakukan yaitu simak artikel di bawah ini!

Table of Contents

A. Apa itu surat undangan rapat?

Yang dimaksud dengan surat undangan rapat adalah dokumen yang berisi undangan atau undangan resmi kepada suatu lembaga atau perorangan untuk datang dan menghadiri rapat pada tempat dan waktu tertentu.

Adapun surat tersebut memuat tema atau topik rapat, waktu dan tempat rapat, dan keterangan lain bagi lampiran surat.

Jika isi surat berisi informasi yang lengkap, maka peserta rapat akan mendapat informasi yang baik dan dapat mempersiapkan diri untuk menjadi lebih siap.

Rapat adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mencari keputusan mufakat.

Biasanya, pihak-pihak yang diundang bertemu dalam rapat untuk membahas bagaimana suatu masalah harus ditangani.

Kemudian, peran surat undangan rapat adalah mengundang banyak pihak untuk bergabung dalam rapat.

Baca juga: 20+ Tata Cara Rapat yang Baik

B. Cara Membuat Surat Undangan Rapat

Kemudian, untuk membuat surat undangan rapat yang baik, Anda perlu memperhatikan gaya bahasa dan format susunannya.

Gaya bahasa yang baik untuk undangan resmi adalah gaya yang formal dan sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia.

Berikut adalah beberapa bagian penting yang perlu diingat saat menulis surat undangan rapat:

1. Kop Surat

Pertama, kop surat merupakan poin penting yang berkaitan dengan identitas suatu lembaga atau perusahaan.

Identitas dapat berupa simbol institusi, nama, alamat, kontak perusahaan yang tertata rapi. Peran dan tujuannya adalah agar penerima surat mengetahui asal usul pengirim.

2. Tanggal surat

Tanggal yang diberikan dalam surat undangan sesuai dengan saat surat itu ditulis, ini merupakan acuan pembuatan surat.

3. Nomor surat

Jika perusahaan Anda membutuhkan arsip surat, berikan nomor surat pada undangan yang valid.

4. Perihal

Pada halaman ini Anda dapat menuliskan tujuan surat. Hal ini untuk memudahkan penerima mengetahui isi surat tersebut.

5. Nama dan alamat penerima

Halaman ini harus dicantumkan secara singkat dan jelas. Alamat lengkap akan dicantumkan di amplop. Nyatakan dengan jelas nama, jabatan, dan peran penerima.

6. Salam Pembuka

Setelah menuliskan nama penerima dan alamat tujuan, lampirkan salam dengan bahasa yang sopan, ramah dan benar.

7. Isi surat

Dalam hal ini, mengundang penerima surat untuk menghadiri suatu acara resmi tertentu, memuat maksud dan maksud pembuatan surat undangan rapat, memuat hari dan tanggal diadakannya rapat, dasar topik pembahasannya, juga Lokasi dan isi surat pendukung lainnya.

8. Salam penutup

Selain itu, penulisan surat undangan rapat yang resmi harus mencakup etika yang baik, seperti: Salam dan kata-kata terima kasih di akhir.

9. Lampiran

Penambahan lampiran pada surat undangan rapat tidak bersifat wajib. Lampiran hanya berfungsi sebagai dokumen untuk mengkonfirmasi atau melengkapi isi surat undangan.

Tujuannya adalah untuk menonjolkan topik pelaksanaan rapat sehingga penerima tahu secara detail agenda rapat. Salah satunya adalah lampiran rundown acara.

10. Nama pengirim, cap dan tanda tangan

Setelah menyelesaikan bagian penutup, tunjukkan posisi dan nama pengirim sehingga penerima dapat mengenalinya dengan jelas. Diperlukan cap dan tanda tangan sebagai bukti keabsahan undangan.

C. Contoh Surat Undangan Rapat

Berikut dibawah ini adalah beberapa Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik yang bisa dijadikan referensi untuk anda.

1. Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan

PT. Loker Pintar
Jl. Jend. Sudirman no. 16 Jakarta Pusat
Telp/Fax: 021-567883
Email: [email protected]

Jakarta, 25 Februari 2022

Nomor : 010/URP/LP/II/2022
Lampiran : –
Hal : Undangan Rapat Perusahaan

Yth.
Bpk. Sani Yado, S.kom
HRD PT. Loker Pintar
di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya evaluasi kerja tahunan perusahaan PT. Loker Pintar, kami bermaksud mengundang bapak untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Senin/26 Februari 2022
Waktu : 13.00 – Selesai
Tempat : Kantor Pusat PT. Loker Pintar

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara rapat ini maka kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak.

Atas perhatian dan kedatangannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Direktur PT. Loker Pintar,

Rudi Tabuti

2. Contoh surat undangan rapat kantor

Nomor : XX/SUR/2012
Perihal : Undangan rapat
Lampiran : –

Yth. Bapak Adi Nagoro
Manajer Marketing PT Maju Terus
Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya acara peringatan ulang tahun perusahaan. Bersama ini kami mengundang seluruh Manajer PT Maju Terus untuk Hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakannya pada:

Hari, tanggal : Rabu, 25 Januari 2012
Waktu : 09.00-11.00 WIB
Tempat : Hotel Sultan
Agenda : Rapat ulang tahun perusahaan

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu dimohon hadir tepat waktu. Atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua Panitia

Andi Ardumas

3. Contoh surat undangan rapat kementerian

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA
Jalan Jenderal Sudirman Kav. 69 Jakarta 12190
Telp. (021) 7398381, 7398382
Fax. (021) 7398323
http://www.menpan.go.id

11 April 2019

Nomor : B/103/SM.02.00/2019
Lampiran : 5 (lima) lembar
Perihal : Undangan rapat koordinasi penyusunan kebijakan manajemen talenta Nasional

Yth. Daftar Terlampir
Jakarta

Dalam rangka pelaksanaan proses penyusunan kebijakan tentang Manajemen Talenta Nasional, diperlukan perspektif Bersama lintas sektoral, khususnya pada sektor pemerintahan Daerah.

Oleh karena itu, bersama ini dengan hormat kami mengundang Saudara atau pejabat yang ditunjuk yang menangani bidang pembinaan kepegawaian sebanyak 2 (dua) orang untuk hadir pada Rapat Koordinasi Penyusunan Kebijakan Manajemen Talenta Nasional dengan tema “ASN Berkelas Dunia: Indonesia Membangun Manajemen Talenta Nasional”, yang akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal : Senin, 22 April 2019
Waktu : Pukul 08.00 WIB – selesai (mohon hadir sesuai jadwal terlampir)
Tempat : The Sultan Hotel & Residence Jakarta. Jl. Jenderal Gatot Subroto, RT 01/RW 03, Gelora, Tanah Abang, Jakarta Pusat 10270

Untuk konfirmasi kehadiran dapat menghubungi Sdr. Muhamad Afid (HP +62 822-9855-0371), pada jam kerja pukul 09.00-15.00 WIB. Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mengharapkan kehadiran Saudara tepat pada waktunya.

Atas perhatian dan kehadiran Saudara, disampaikan terima kasih.

Deputi SDM Aparatur

Setiawan Wangsaatmaja

Tembusan :
Menteri PANRB
Sekretaris Kementerian PANRB

4. Contoh surat undangan rapat sekolah

YAYASAN PENDIDIKAN ISLAM ALI HASANUDDIN
MADRASAH IBTIDAIYAH
Alamat: Kp. Cijulang Desa Kopo Kecamatan Cisarua Kabupaten Bogor 16750

Cijulang, Februari 2013
Nomor : 415.19/MI-AH/VI/2013
Perihal : Undangan rapat
Lampiran : –

Yth. Bapak Dedi Rahmadi
Bogor

Assalamualaikum Wr. Wb.

Sehubungan dengan banyaknya program sekolah yang perlu disampaikan kepada Bapak/Ibu selaku orang tua wali murid maka dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada:

Hari, tanggal : Jumat, 28 Juni 2013
Waktu : 08.00 s/d selesai
Tempat : MIS. Ali Hasanuddin

Besar harapan kami kiranya Bapak/Ibu/Saudara dapat Hadir tepat pada waktunya. Atas kehadirannya, kami mengucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Kepala Sekolah MIS Ali Hasanuddin

Pepen Apendi

5. Contoh surat undangan rapat osis

Nomor : 015/OSIS/SMA-XXI/2010
Perihal : Undangan rapat
Lampiran : –

Yth. Saudara/i Denny Ahmad
Jakarta

Assalamualaikum Wr. Wb.

Sehubungan dengan Pergantian Kepengurusan OSIS Periode 2009-2010 dengan OSIS Periode 2010-2011 maka kami mengundang saudara/i pada:

Hari, tanggal : Senin, 21 Juni 2010
Waktu : 13.00 s/d selesai
Tempat : Sekretariat OSIS SMA II
Acara : Rapat Pergantian Pengurus OSIS Periode 2009-2010

Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadirannya kami mengucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Jakarta, 16 Juni 2010

Ketua OSIS Sekretaris

Muhammad Ridwan Saraswati
Mengetahui,

Pembina OSIS

6. Contoh surat undangan rapat RT/RW

PEMERINTAH KOTA BATAM
KECAMATAN BENGKONG – KELURAHAN SADAI
RT. 01/RW. 20 CIPTA PERMATA
Sekretariat : Perum Cipta Permata Blok K1 No. 31, Batam

Batam, 14 Juni 2019

No. Surat : 02/RT 01/VI/2019
Hal : Undangan Rapat Pengurus & Warga

Yth. Bapak Rizal
Batam

Salam hormat,

Sehubungan dengan rencana untuk mengoptimalkan kepengurusan dan program-program kerja tambahan RT 01, kami mengundang seluruh warga RT 01 untuk menghadiri rapat pada:

Hari, tanggal : Minggu, 22 Juni 2019
Waktu : 19.30 WIB
Tempat : Rumah ketua RT 01/Blok K1 No. 31
Agenda rapat :
– Evaluasi kinerja
– Pembenahan struktur organisasi RT 01
– Merencanakan dan menetapkan program kerja tambahan
– Laporan keuangan pembangunan pos siskamling RT 01
– Pembentukan panitia buka bersama dengan warga RT 01

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas kehadirannya kami mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Ketua RT 01

Andi B.

7. Contoh surat undangan rapat resmi

PIMPINAN DAERAH IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
Sekretariat: Jl. RTA Milono KM 1,5 Komplek Perguruan Muhammadiyah Palangkaraya
Email: [email protected]

Palangkaraya, 13 Rabiul Akhir 1433 H

Nomor : 11YA2/XVIN/2012
Lampiran : SK Pengurus DPD IMM Kalteng 6 Maret 2012
Perihal : Rapat Pleno

Yth. Pengurus DPD IMM Kalteng
Periode 2011-2013
Palangkaraya

Assalamualaikum Wr. Wb.

Dengan ini kami mengundang immawan dan immawati untuk berkenan Hadir dalam agenda rapat rutin yang akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal : Sabtu, 17 Rabiul Akhir 1433 H/10 Maret 2012
Waktu : 19.00 (Ba’da Salat Isya)
Tempat : Sekretariat PWM Kalteng
Agenda :
1. Membahas agenda kegiatan per-bidang DPD IMM Kalteng.
2. Membahas agenda kegiatan Milad IMM tanggal 14 Maret.

Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadirannya, kami mengucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

PIMPINAN
Ketua, Sekretaris,

Priyono Y Andi Novia
KTA. 18. 10. 0001 KTA. 18.10. 0002

8. Contoh surat undangan rapat dinas

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
KABUPATEN MAGELANG, JAWA TENGAH
Alamat: Jl. Sawitan No. 12, Mungkid, Magelang 55636

Magelang, 5 April 2018

Nomor : 01/003-Dispar/04/2018
Perihal : Undangan Rapat

Yth. Bapak Rohadi
Magelang

Dengan hormat,
Sehubungan dengan acara peresmian gedung baru Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Magelang maka akan diadakan rapat bersama pada:

Hari, tanggal : Senin, 8 April 2018
Tempat : Aula Gedung Srikandi
Waktu : 09.30 WIB
Agenda : Rapat membahas susunan acara, panitia, dan anggaran

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mengharap kehadiran Bapak/Ibu pada waktu yang telah ditetapkan. Demikian surat undangan rapat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Dispar Kabupaten Magelang Sekretaris
Rozak Abdul Utari Halizah

Tembusan:
– Bendahara Dispar

9. Contoh surat undangan rapat karang taruna

KARANG TARUNA
GUBENG MOJO RT 03/RW 05

Surabaya, 22 Juli 2014

Kepada : Anggota Karang Taruna
Perihal : Undangan rapat
Lampiran : –

Dengan hormat,
Bersama dengan ini kami mengharapkan kehadiran seluruh anggota Karang Taruna untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal : Sabtu, 26 Juli 2014
Waktu : 19.00 WIB
Tempat : Basecamp Karang Taruna
Acara : Pertemuan rutin Karang Taruna dan rapat persiapan 17 Agustus

Demikian surat undangan ini kami buat, atas perhatian dan kehadirannya, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ketua Karang Taruna

Faris Antoni

10. Contoh surat undangan rapat desa/kelurahan

DESA RONGGO RT 002/RW: 003 KECAMATAN JAKEN KABUPATEN PATI
JAWA TENGAH

Pati, 14 Desember 2016
No surat : IX/BDR/2016
Perihal : Undangan rapat
Lampiran : –

Yth. Ketua RT 01 Desa Ronggo
Pati

Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diselenggarakannya acara Upacara Adat Tahunan Desa Ronggo, diperlukan beberapa persiapan demi kelancaran acara tersebut. Oleh karena itu, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu seluruh perangkat Desa Ronggo pada rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal : Sabtu, 17 Desember 2016
Waktu : 08.00 – selesai
Tempat : Balai Desa Ronggo
Agenda : Rapat acara Upacara Adat Tahunan Desa Ronggo

Demikian undangan ini kami sampaikan, kami mohon kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu. Atas perhatian dan kehadirannya kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Desa Ronggo

Joko Riyono, S.T.

11. Contoh surat undangan rapat kerja bakti

RUKUN TETANGGA 07/10 PERUMAHAN GRIYA ALAM SENTOSA DESA PASIR ANGIN, KECAMATAN CILEUNGSI KABUPATEN BOGOR 16820

Cileungsi, 5 Maret 2014
No : 101/INT/III/2014
Perihal : Undangan rapat kerja bakti

Assalamualaikum Wr. Wb.

Mengingat pentingnya menjaga kebersihan lingkungan khususnya di RT 07, oleh karena itu pengurus RT 07 mengundang Bapak dan Ibu sekalian untuk menghadiri rapat kerja bakti yang akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal : Sabtu, 8 Maret 2014
Waktu : 19.30 WIB – selesai
Tempat : Rumah Ketua RT 07
Agenda : Rapat kerja bakti

Demikian undangan ini kami sampaikan, atas kerjasama yang baik dan semangat kekeluargaan dalam menjaga lingkungan yang aman dan Sehat, kami mengucapkan terima kasih.

Mengetahui,
Ketua RT 07 Seksi Kebersihan

Supriadi Roy

12. Contoh surat undangan rapat antar kepala bagian

13. Contoh surat undangan rapat warga

14. Contoh surat undangan rapat dosen

Kesimpulan

Surat undangan rapat adalah surat resmi yang berisi undangan kepada pihak tertentu untuk menghadiri rapat sesuai dengan waktu dan tempat yang telah ditentukan.

Sekian artikel berjudul 10+ Contoh Surat Undangan Rapat yang Baik, semoga bermanfaat.