Mengenal Kuadran Time Management atau 4 Kuadran Prioritas

Mengenal Kuadran Time Management atau 4 Kuadran Prioritas | Salah satu masalah yang sering muncul ketika menyelesaikan tugas atau pekerjaan apapun adalah waktu yang terbatas.

Beberapa orang berpendapat bahwa ketika waktu yang diberikan tidak cukup, pekerjaan menjadi menumpuk.

Ada juga beberapa orang yang ingin melakukan banyak tugas pada waktu tertentu, sehingga pekerjaan yang tertunda tidak terselesaikan dengan baik.

Namun hal itu tentu bisa dihindari dengan manajemen waktu yang baik.

Manajemen waktu yang baik dapat membantu kita menjadi lebih produktif dan mengurangi stres akibat beban kerja.

Berbicara tentang waktu, saya ingin memberi tahu Anda bahwa ada langkah-langkah yang baik untuk melakukan semua aktivitas dalam satu hari.

A. Pengertian Kuadran Time Management

Kuadran Time Management atau 4 kuadran prioritas sebagai langkah efisien untuk mendistribusikan tugas dari yang paling penting ke yang mendesak hingga yang tidak penting ke yang tidak mendesak.

Sistem 4 kuadran ini diperkenalkan oleh Stephen Covey dalam bukunya tahun 1989 yang berjudul 7 Habits of Highly Effective People, Restoring The Character Ethic.

Pada intinya, buku ini memberikan gambaran umum tentang visi Stephen Covey tentang bagaimana orang hidup secara efisien, yang tertuang dalam gagasan 7 Kebiasaan.

Salah satu konsep kebiasaan yang dibahas dalam artikel ini adalah Habit 3: Put First Things First..

Habit 3: Put First Things First, umumnya dikenal sebagai prinsip-prinsip manajemen individu, menjelaskan bagaimana menciptakan fokus skala.

Anda dapat mengelompokkan tugas atau kegiatan yang ingin Anda lakukan dari yang paling penting dan mendesak, paling penting dan tidak mendesak, tidak penting dan mendesak, hingga tidak penting dan tidak mendesak.

Baca juga: VUCA Adalah: Pengertian, Hubungan dan Contoh

B. Jenis Kuadran Time Management

Ada cara yang bisa diterapkan dalam manajemen waktu, salah satunya dikatakan oleh Stephen Covey.

Stephen Covey adalah penulis buku psikologi populer yang mengembangkan sistem self-help yang menggunakan mekanisme matriks (diagram/kuadran) untuk manajemen waktu dan aktivitas.

Metode ini dikenal sebagai “Kuadran Empat Prioritas”. Kuadran dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Berikut penjelasan mengenai Kuadran Time Management atau kita kenal dengan Kuadran Empat Prioritas.

Kuadran 1 : Mendesak dan Penting

Bagian dari Kuadran Time Management yang pertama yaitu Kuadran 1: Mendesak dan Penting.

Kuadran satu berisi hal-hal yang telah ditekankan dan penting. Beberapa hal tersebut umumnya berkaitan dengan batas waktu minimum.

Kuadran satu diisi dengan kegiatan yang paling mendesak dan penting, atau kegiatan yang perlu diselesaikan dalam waktu yang sangat tepat.

Jika kegiatan di Kuadran I tidak segera ditangani, akan timbul masalah di kemudian hari.

Aktivitas di kuadran 1 umumnya menguras pikiran, tenaga, dan waktu Anda.

Anda sering merasa tertekan ketika menyelesaikannya. Tapi jika tidak, bagaimana ini akan berakhir? Jadi pastikan kamu memprioritaskan tugas di kuadran 1 ya!

Contoh Kuandran 1

• Contoh dari kuadran ini adalah belajar di malam hari karena besok pagi ujian. Tentu saja, pekerjaan dan tanggung jawab itu harus sangat penting.
• Contoh kegiatan di kuadran 1 adalah: mengerjakan tugas sekolah, belajar untuk PTS, dan sejenisnya.

Kuadran 2 : Tidak Mendesak Tetapi Penting

Bagian Kuadran Time Management yang kedua yaitu kuadran 2: Tidak mendesak tetapi penting.

Pada kuadran kedua ini terdapat beberapa hal yang perlu tetapi tidak mendesak atau mungkin tidak perlu segera dilakukan, namun pada kuadran ini penekanannya adalah pada fokus kita pada perolehan arah jangka panjang.

Kuadran dua berisi beberapa aktivitas yang perlu tetapi tidak membuat stres dan memiliki banyak waktu untuk dilakukan.

Konsentrasi di kuadran kedua berfokus untuk mendapatkan tujuan yang panjang.

Jika Anda seorang mahasiswa dengan mindset berkembang, kegiatan di kuadran 2 akan terasa penting dan memiliki makna.

Kuadran II merupakan kegiatan yang dapat meningkatkan value diri dan bermanfaat untuk masa depan.

Contoh Kuandran 2

• Contoh dari kuadran kedua ini adalah membuat catatan seminggu sebelum ujian, meningkatkan kemampuan (keterampilan) tertentu untuk masuk ke rutinitas yang baik.
• Contoh kegiatan di kuadran 2 adalah: olahraga, belajar bahasa asing, pengembalian materi UTBK dan lain-lain.

Kuadran 3 : Mendesak Tapi Tidak Penting

Bagian Kuadran Time Management yang ketiga yaitu kuadran 3: Mendesak tapi tidak penting.

Kuadran ketiga ini berisi beberapa hal yang tidak atau kurang penting tetapi mendesak, atau bisa dikatakan kuadran ketiga ini berisi beberapa hal yang mengalihkan perhatian kita tetapi sebenarnya tidak penting meskipun perlu segera diselesaikan.

Ketika fokus belajar, sebuah notifikasi muncul di monitor ponsel. Baik itu chat WhatsApp, telepon, atau DM Instagram.

Pikiran Anda langsung teralihkan dan tidak sabar untuk membacanya. Padahal, kegiatan ini tidak begitu penting untuk diselesaikan dengan cepat.

Tidak seperti kuadran satu, aktivitas di kuadran tiga dapat ditunda sampai Anda menyelesaikan pekerjaan di kuadran satu.

Anda bisa menggunakan fungsi silent mode atau mematikan ponsel agar konsentrasi Anda tidak mudah terganggu.

Contoh Kuandran 3

• Contoh kegiatan di kuadran ketiga ini antara lain formalitas acara yang sebenarnya dapat diwakili oleh seseorang, atau percakapan ringan dengan rekan kerja yang tidak berkepentingan.
• Contoh kegiatan di kuadran 3 antara lain: membalas pesan teks, mendengarkan teman berbagi di telepon, atau menanggapi komentar di media sosial.

Kuadran 4 : Tidak Mendesak dan Tidak Penting

Bagian Kuadran Time Management yang keempat yaitu kuadran 4: Tidak Mendesak dan Tidak Penting.

Kuadran keempat ini memuat beberapa hal yang tidak/kurang penting dan tidak/kurang mendesak.

Karakter dari kuadran keempat cenderung membawa keberuntungan untuk sementara waktu.

Beberapa hal yang termasuk dalam kuadran ini perlu dikurangi dan diminimalisir sebanyak mungkin karena cenderung membuang waktu yang berharga, terutama ketika kita mencari banyak poin utama.

Aktivitas di kuadran keempat sering disebut sebagai me time atau self reward.

Setelah menyelesaikan tugas-tugas di kuadran pertama, Anda merasa perlu penyembuhan untuk menghilangkan rasa lelah.

Sayangnya, beberapa orang sering healing sampai mereka lupa bahwa ada hal lain yang perlu dilakukan.

Anda dapat bersantai selama Anda tidak meremehkan tanggung jawab Anda! Jangan sampai nilai di rapor jelek karena sering self reward.

Contoh Kuandran 4

• Contoh kegiatan dari kuadran keempat ini adalah memeriksa media sosial selama beberapa jam, menonton TV, browsing, dan sebagainya
• Contoh aktivitas di kuadran 4 adalah menonton serial favorit, bermain game, jalan-jalan, atau scrolling media sosial.

Baca juga: Keterampilan Adalah: Pengertian, Macam dan Contohnya

C. Manfaat 4 Kuadran Prioritas

Jika Anda mengetahui sistem ini, Anda akan lebih mudah untuk memenuhi tugas Anda sebagai siswa.

Tidak ada alasan untuk melupakan pekerjaan rumah, terutama jika Anda tidak punya waktu untuk belajar.

Sistem 4 kuadran memungkinkan Anda membuat skala fokus dari yang paling penting hingga mengalokasikan waktu untuk bersantai.

Semuanya bisa dilakukan tanpa ribet. Yok, belajarlah mengatur waktu dengan baik dan efisien! Saya tahu Anda bisa melakukannya!

Untuk Mengenal Kuadran Time Management atau 4 Kuadran prioritas lebih lanjut bisa melihat video dibawah ini

Kesimpulan

Terkadang 24 jam tidak cukup untuk menyelesaikan semua aktivitas. Apakah Anda setuju?

Manajemen waktu menjadi sulit ketika Anda memiliki banyak kegiatan. Mulai dari sekolah, sampai les, membantu ibu di rumah, bekerja, dan jangan lupa me time agar tidak depresi.

Sebagai mahasiswa yang perlu bergerak cepat, terkadang kita merasa tergesa-gesa dan tidak fokus saat melakukan sesuatu.

Dengan mengkategorikan beberapa aktivitas ke dalam empat kuadran, kita sebenarnya dapat mengetahui pekerjaan apa yang perlu segera dilakukan dan apa yang tidak, semoga memungkinkan kita untuk mengatur waktu kita dengan lebih baik.

Sekian artikel berjudul Mengenal Kuadran Time Management atau 4 Kuadran prioritas, semoga bermanfaat.