7 Fungsi Manajemen Logistik Rumah Sakit

Apa saja Fungsi Manajemen Logistik Rumah Sakit? Manajemen logistik farmasi rumah sakit dan macam-macam logistik di rumah sakit akan kita bahas di artikel ini.

Manajemen logistik merupakan kegiatan penting di rumah sakit karena menjamin ketersediaan obat atau perbekalan lain dengan biaya minimal.

Manajemen logistik yang baik diperlukan untuk menangani aliran persediaan yang tinggi dari beberapa item dan bahan inventaris di rumah sakit.

Keberhasilan pengendalian logistik rumah sakit tergantung pada keterampilan manajer logistik rumah sakit.

Manajer berperan dalam mengelola logistik melalui peran seperti mengidentifikasi, merencanakan pengiriman, mendistribusikan alat untuk meningkatkan mekanisme kontrol logistik yang efisien dan efektif.

Penyediaan alat yang sesuai dan berperan baik akan memperlancar kegiatan pelayanan pasien sehingga mempengaruhi kualitas pelayanan secara umum.

Istilah manajemen logistik rumah sakit didefinisikan oleh Aditama (2003) yaitu ilmu pengetahuan serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat.

Untuk pemahaman mengenai Manajemen Logistik dapat melihat artikel Manajemen Logistik Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Manfaat

A. Fungsi Manajemen Logistik Rumah Sakit

Manajemem logistik berfungsi merecanakan, melaksanakan, dan mengendalikan keefisienan dan keefektifan aliran dan penyimpanan barang, pelayanan, dan informasi, terkait dari titik permulaan (point of origin) hingga titik konsumsi (point of consumption) dalam tujuannya untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan (Miranda dan Tunggal, 205).

Fungsi manajemen logistik antara lain:

1. Fungsi perencanaan

Mencakup aktivitas dalam menentukan sasaran-sasaran, pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang logistik, penentuan kebutuhan merupakan perincian dari fungsi perencanaan.

Penjelasan Fungsi Manajemen Logistik Rumah Sakit untuk fungsi perencanaan, yaitu, Perencanaan adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Secara khusus perencanaan logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai atau user kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing-masing organisasi.

2. Fungsi penganggaran

Fungsi ini merupakan usaha-usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yaitu skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku.

Lebih jelas mengenai Fungsi Manajemen Logistik Rumah Sakit dalam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana-dana yang tersedia.

Dengan mengetahui hambatan-hambatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebutmerupakan anggaran yang tepat.

Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulangkali dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa.

Pengaturan keuangan yang jelas, sederhana dan tidak rumit akan sangat membantu kegiatan. Dalam menyusun anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan antara lain :

1. Peraturan–peraturan terkait
2. Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan teknologi
3. Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran
4. Pengaturan anggaran seperti sumber biaya pendapatan sampai dengan pengaturan logistik.

3. Fungsi pengadaan

Fungsi ini merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi perencanaan dan penentuan kepada instansi-instansi pelaksana.

Dalam Fungsi Manajemen Logistik Rumah Sakit, fungsi pengadaan yaitu Pengadaan alat kesehatan pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam pengelolaan keuangan negara.

Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses pengadaan alat kesehatan pemerintah secara elektronik, yaitu pengadaan alat kesehatan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

Penyelenggaraan pengadaan alat kesehatan secara elektronik diatur dalam Peraturan Presiden nomor 70 tahun 2012.

Proses pengadaan alat kesehatan pemerintah secara elektronik akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, danakuntabilitas dalam pembelanjaan uang Negara.

4. Fungsi penyimpanan dan penyaluran

Fungsi ini merupakan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran perlengkapan yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi terdahulu untuk kemudian disalurkan kepada instansi-instansi pelaksana.

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan.

Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya serendah-rendahnya.

Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan alat kesehatan. Fungsi yang lain adalah kualitas alat kesehatan dapat dipertahankan, terhindar dari kerusakan, pencarian yang lebih mudah dan aman dari pencuri.

Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya (Subagya,1996).

Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain:

1. Proses Administrasi
2. Proses penyampaian berita (data-data informasi)
3. Proses pengeluaran fisik barang
4. Proses angkutan
5. Proses pembongkaran dan pemuatan
6. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan

5. Fungsi pemeliharaan

Fungsi pemeliharaan Adalah usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya gunadan daya hasil barang inventaris.

Pemeliharaan adalah kegiatan atau tindakan yang dilakukan agar semua barang milik daerah selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdaya guna dan berhasil guna (Permendagri,2007).

Logistik yang ada di rumah sakit memerlukan upaya pemeliharaan secara rutin dan berkesinambungan ( Imron, 2010).

6. Fungsi penghapusan

Berupa kegiatan dan usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban yang berlaku Dengan kata lain, fungsi penghapusan adalah usaha untuk menghapus kekayaan karena kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi.

Dinyatakan sudah tua dari segi ekonomis maupun teknis, kelebihan, hilang, susut dan karena hal-hal lain menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Penghapusan adalah tindakan menghapus barang milik daerah dari daftarbarang dengan menerbitkan surat keputusan dari pejabat yang berwenang untuk membebaskan pengguna dan/atau kuasa pengguna dan/atau pengelola dari tanggung jawab administrasi dan fisik atas barang yang berada dalam penguasaannya (Permendagri,2007).

7. Fungsi pengendalian

Fungsi ini merupakan fungsi inti dari pengelolaan perlengkapan yang meliputi kegiatan untuk memastikan bahwa suatu proses produksi atau pelayanan sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan.

Fungsi Manajemen Logistik Rumah Sakit, khususnya fungsi pengendalian merupakan inti dari pengelolaan perlengkapan yang meliputi usaha untuk memonitor dan pengamankan keseluruhan pengelolaan logistik (Adiatama, 2002).

Terdapat beberapa kriteria yang baik dilakukan untuk pengendalian logistik seperti akurat, tepat waktu, objektif dan menyeluruh, terpusat pada titik pengawasan strategis ekonomis, realistik secara organisasional , terkoordinasi dengan unit kerja, fleksibel, bersifat sebagai petunjuk dan operasional, dan diterima oleh organisasi ( Astutik, 2010).

B. Lingkup Kegiatan Logistik Rumah Sakit

Setelah mengetahui Fungsi Manajemen Logistik Rumah Sakit, ada baiknya kita memahami apa saja lingkup kegiatan logistik yang ada di rumah sakit.

Alat Kesehatan adalah instrument, apparatus, mesin dan atau implant yang tidak mengandung obat, yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosis, menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat orang sakit, memulihkan kesehatan pada manusia, dan atau membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh.

Hasil atau output yang diharapkan dari suatu sistem logistik di rumah sakit adalah kepastian akan ketersediaan barang ( DeScioli, 2001)

Lingkup kegiatan logistik dalam rumah sakit meliputi

1. Logisitik Obat: meliputi aktivitas logistik yang terkait dengan obat-obatan yang digunakan dalam proses pelayanan kesehatan di rumah sakit.
2. Logistik alat kesehatan: terkait dengan alat-alat kesehatan yang digunakan dalam pelayanan kesehatan di rumah sakit
3. Logistik bahan habis pakai: terkait dengan bahan-bahan yang dikategorikan sebagai bahan habis pakai.
4. Logistik barang-barang kuasai: terkait dengan barang-barang kelengkapan administrasi rumah sakit.
5. Logistik peralatan medis dan non-medis: terkait dengan peralatan medis dan non-medis yang digunakan dalam memberikan pelayanan kesehatan.
6. Logistik sarana dan prasarana gedung: terkait dengan sarana dan prasarana gedung rumah sakit.

Besarnya dana logistik sudah dianggarkan oleh pihak rumah sakit namun dana yang diperoleh belum tentu sesuai dengan usulan rumah sakit.

Jika dalam pelaksanaannya dana yang ada tidak mencukupi, dalam arti ada kebutuhan tidak terduga, bagian Rumah Tangga dapat mengajukan usulan dana tambahan ke bagian keuangan.

Keberadaan logistik, kebutuhan, pemakaian serta pengadaannya perlu diatur dikarenakan dana logistik yang terbatas, oleh karena itu kebutuhan didasarkan atas prioritas kebutuhan dari unit-unit yang ada di rumah sakit dan standarisasi harga barang dan jasa.

Fungsi dari manajemen logistik ini adalah agar pembelanjaan logistik tidak melebihi dana yang telah ditetapkan, untuk itu akan didahulukan kebutuhan yang menjadi prioritas.

Sekian artikel berjudul 7 Fungsi Manajemen Logistik Rumah Sakit, semoga bermanfaat.