Pekerjaan, Gaji dan Tugas Admin Arsip

Bagaimana Pekerjaan, Gaji dan Tugas Admin Arsip? Apakah Anda sedang mencari informasi tentang lowongan kerja admin arsip?

Di sini kami akan membahas mengenai tanggung jawab, gaji, kualifikasi untuk posisi ini.

Memiliki admin arsip penting mengingat tugas dan tanggung jawabnya dapat menjaga dan menyederhanakan semua arsip yang ada.

Sebelum membahas lebih jauh mengenai Tugas Admin Arsip, ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu tentang admin arsip itu seperti apa.

A. Tentang Admin Arsip

Pengarsipan sebagai proses pengumpulan data dalam sebuah arsip. Hal ini bertujuan untuk mempermudah pengaturan beberapa hal yang diperlukan dalam suatu organisasi.

Tidak hanya untuk menata arsip, tetapi juga untuk mengontrol, memelihara dan menerimanya.

Dalam sebuah organisasi, seorang admin arsip adalah suatu keharusan. Karena semua file perlu diatur dengan rapi dan mudah jika Anda ingin mengambilnya kembali.

Pada dasarnya tugas admin arsip adalah melindungi dan mengamankan semua arsip organisasi yang digunakan.

1. Karakter Admin Arsip yang Baik

Dalam sistem arsip. Ada banyak karakteristik yang menunjukkan sistem pengarsipan yang baik. Berikut adalah beberapa ciri-ciri arsip yang baik.

• Mudah ketika proses pengambilan arsip – arsip.
• Mudah dipahami untuk meminimalkan kesalahan saat bekerja.
• Tidak berlebihan dalam hal peralatan, biaya, tenaga kerja dan peralatan kearsipan.
• Dibutuhkan sedikit ruang atau ruang penyimpanan arsip.
• Mudah ditemukan.
• Mencegah kehilangan arsip.

2. Sistem Penyimpanan Arsip

Dalam penerapan penyimpanan arsip secara umum dikenal ada 5 (lima) jenis sistem penyimpanan arsip, yaitu:

• Pengarsipan arsip dalam urutan abjad
• Penyimpanan menurut wilayah
• Penyimpanan berdasarkan nomor
• penyimpanan berdasarkan tanggal
• Penyimpanan berdasarkan pokok masalah

3. Masalah Perusahaan di Pengarsipan

1. Kurangnya pemahaman tentang keutamaan arsip. Karena kurangnya pemahaman akan pentingnya arsip, peran arsip sebagai pusat arsip/memori suatu organisasi tidak diakui dan pada akhirnya beberapa tugas dan kewajiban di bagian kearsipan dianggap tidak penting.
2. Karena kualifikasi pegawai yang tidak memenuhi persyaratan, mengakibatkan pengangkatan pegawai yang diserahi tugas dan tanggung jawab admin arsip tidak didasarkan pada syarat yang diperlukan, bahkan banyak yang beranggapan bahwa pegawai memiliki cukup tingkat pendidikan yang rendah.
3. Bagian kearsipan dipandang oleh sebagian orang sebagai tempat pembuangan bagi pegawai/karyawan yang memiliki masalah atau kondisi buruk yang mereka gunakan, ditambah ada dugaan lain apakah ada yang bisa mengurus/melakukan tugas kearsipan.
4. Admin Arsip yang kurang kompeten dan berkualitas tidak akan mampu beradaptasi dengan perubahan di sektor kearsipan yang terus berkembang.
5. Peningkatan volume arsip yang terus menerus dengan tempat penyimpanan arsip yang sama mengakibatkan arsip tidak tertampung.
6. Tidak ada peraturan dasar untuk tugas admin arsip yang ditentukan secara default di suatu lembaga atau organisasi, sehingga beberapa admin arsip melakukan pekerjaannya secara berbeda dan tidak ada arahan yang jelas.
7. Penggunaan arsip oleh admin atau pihak lain yang membutuhkan arsip yang sama dalam waktu yang lama, bahkan tidak dikembalikan. Ini membuat pihak lain yang membutuhkan file tersebut kesulitan.
8. Sangat sulit untuk mencari file dengan cepat dan akurat saat dibutuhkan oleh unit atau pihak lain. Mungkin karena mekanismenya yang belum sempurna atau pihak manajemen yang kurang mumpuni.
9. Catatan aliran masuk dan keluar dokumen yang tidak termonitor menunjukkan bahwa fungsi monitor tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya.

Setelah mengetahui berbagai penjelasan diatas mengenai admin arsip mari kita bahas Tugas Admin Arsip dibawah ini.

Baca juga: Pekerjaan, Gaji dan Tugas Account Officer

B. Tugas dan Tanggung Jawab Admin Arsip

Tugas atau peran seorang admin arsip sangat penting karena harus teliti dan tangkas dalam menangani semua kearsipan.

Semuanya memiliki tujuan untuk memudahkan penggunaan arsip setiap saat.

1. Tugas Admin Arsip

• Melakukan atau merencanakan penataan file secara terpisah sesuai dengan file yang dibutuhkan atau tidak.
• Memelihara dan merawat semua file yang diperlukan.
• Menyimpan dan atur untuk mengambilan ulang yang mudah.
• Menerima berkas.
• Melakukan pencatatan data
• Mendistribusikan dan menyediakan dokumen yang diperlukan.
• Memastikan keamanan semua arsip.
• Menjaga arsip.
• Melayani mengambil arsip dan proses mengembalikannya.
• Dan masih banyak Tugas Admin Arsip lainnya.

2. Tanggung Jawab Admin Arsip

• Arsip harus dilindungi sedemikian rupa agar tidak hilang, jatuh ke tangan yang salah dan digunakan secara tidak benar serta tidak cepat rusak atau hilang.
• Menyimpan arsip. Dengan tujan untuk pengambilan cepat jika Anda ingin menggunakannya kapan saja, memudahkan untuk mengambil file dan kembali ke penyimpanan.
• Pengarsipan dirancang untuk melindungi arsip agar dapat lama digunakan.

Baca juga: Pekerjaan, Gaji dan Tugas Admin Penjualan

C. Gaji dan Tunjangan Admin Arsip

Besaran gaji yang diterima oleh Admin arsip tentunya akan berbeda-beda sesuai dengan pengaturan perusahaan.

Namun, jika kita mengambil rata-rata gaji admin arsip, itu cukup tinggi.

Setiap bulan, admin arsip menerima upah rata-rata Rp 2.800.000 hingga 4.200.000. Gaji tersebut merupakan upah pokok yang belum termasuk dalam tunjangan lainnya.

Situasinya berbeda jika bekerja di organisasi pemerintah. Gaji yang diperoleh setiap bulannya bisa mencapai Rp 5.000.000 – Rp 6.000.000 juta.

Itu termasuk tunjangan yang disepakati oleh pemerintah.

Tunjangan lain umumnya berupa bonus, gaji ke 13, uang lembur dan lain-lain.

Baca juga: Pekerjaan, Gaji dan Tugas Admin Produksi

D. Persyaratan dan Kualifikasi Admin Arsip

Selain gaji berbeda-beda di setiap organisasi. Setiap organisasi memiliki standar penerimaan karyawan yang berbeda-beda.

Hal ini sesuai dengan kebutuhan dan keinginan organisasi. Berikut ini adalah persyaratan umum untuk Admin Arsip.

1. Pendidikan dan Pengalaman

Di bawah ini adalah contoh persyaratan umum yang biasa digunakan oleh suatu organisasi untuk merekrut karyawan.

• Pria atau wanita
• Usia maksimal 30 tahun.
• Pendidikan minimal SMA/SMK sederajat.
• Lebih disukai memiliki jurusan perpustakaan.
• Sehat jasmani dan rohani.
• Menarik.

2. Skill dan Kemampuan

Tentu saja, setiap tugas membutuhkan keterampilan atau skill yang dapat mendukung kinerja. Tidak terkecuali itu tentang admin arsip.

Untuk mendukung Tugas Admin Arsip, seorang admin arsip harus memiliki setidaknya kemampuan berikut:

• Menguasai Microsoft Office.
• Menguasai ilmu kearsipan.
• Dapat berkomunikasi dengan baik
• Teliti dan cekatan dalam bekerja. Karena menata arsip membutuhkan dua hal itu.
• Tegas
• Pemeliharaan arsip.
• Kuasai langkah-langkah dan proses surat menyurat.

Sebagai dasar skill atau kemampuan yang harus dikuasai atau dimiliki oleh seorang admin arsip seperti di atas.

Namun seiring berjalannya waktu, kekuatan itu harus berkembang.

Untuk membantu mengenai tugas admin arsip lebih lanjut bisa melihat video dibawah ini

Baca juga: Pekerjaan, Gaji dan Tugas Team Leader

Kesimpulan

Admin arsip dengan demikian memainkan peran penting bagi organisasi. Tugas admin arsip yaitu menjaga dan mengamankan semua arsip organisasi.

Perannya juga berkontribusi pada organisasi yang baik. Karena ini dapat menyederhanakan pemrosesan, mencari arsip yang ingin Anda gunakan kembali.

Jadi? Apakah Anda ingin menjadi admin arsip? tugas admin arsip cukup mudah bukan?