Pekerjaan, Gaji dan Tugas Admin Proyek

Bagaimana Pekerjaan, Gaji dan Tugas Admin Proyek? Segala sesuatu yang berhubungan dengan melakukan aktivitas perkantoran tentunya membutuhkan peran seorang administrator.

Tidak berbeda dengan proyek besar di mana administrasi proyek perlu mengawasi pelaksanaan proyek.

Bagi Anda yang menginginkan informasi lengkap tentang cara kerja admin proyek, berikut penjelasan lengkapnya.

A. Tentang Admin Proyek

Dalam pelaksanaan proyek-proyek besar, administrasi proyek memainkan peran penting yang tidak dapat diabaikan.

Dia adalah orang di balik keberhasilan menjalankan proyek dan membuat beberapa laporan akuntansi.

Tugas admin proyek adalah memastikan bahwa pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan lancar dan menghasilkan laporan yang berkala.

Dia bertanggung jawab untuk entri data sehari-hari dan mengidentifikasi masalah biaya operasional.

Contoh admin proyek adalah admi proyek sipil, teknisi, penempatan mesin dan beberapa hal lainnya.

Baca juga: Pekerjaan, Gaji dan Tugas Admin Penjualan

B. Tanggung Jawab dan Tugas Admin Proyek

Untuk lebih jelasnya, berikut beberapa pekerjaan yang sesuai dengan SOP admin proyek yang harus Anda ketahui.

1. Tugas Admin Proyek

Suatu proyek konstruksi berjalan dengan baik apabila didukung oleh admin dan pembiayaan proyek dengan jenis pekerjaan yang berbeda-beda.

Tugas admin proyek dimulai dari tahap persiapan, pelaksanaan pembangunan sampai dengan pemeliharaan dan penutupan kontrak karya.

a. Melakukan proses entri data

Tugas admin proyek yang pertama adalah memproses entri data. Data yang dimasukkan berhubungan dengan semua yang ada di proyek.

Pada komputer yang diatur oleh administrator proyek, harus ada catatan yang jelas dan terorganisir baik dari segi tanggal, nama data, orang yang bertanggung jawab dan beberapa hal lainnya.

Hal ini bertujuan agar data tersebut dapat segera diakses sebagai bahan referensi jika terjadi kesalahan dalam proses proyek konstruksi yang sedang berjalan.

b. Melakukan sesi dokumentasi

Tugas admin proyek selanjutnya adalah melakukan proses dokumentasi. Anda harus tahu bahwa proses dokumentasi ini harus faktual dan tidak terlambat.

Dokumentasi harian harus dilakukan pada hari ini sehingga proses dalam proyek dapat dilihat dengan cara yang signifikan.

Selain itu, Anda harus menyadari bahwa proses dokumentasi ini tidak hanya dalam bentuk dokumentasi foto, tetapi beberapa data dan media lain seperti video dan tanda tangan beberapa orang terkait dengan dokumentasi tersebut.

c. Memelihara dan memeriksa inventaris kantor

Kemudian seorang administrator proyek memiliki tugas sebagai penjaga inventaris dan aset perusahaan di proyek tempat dia bekerja.

Setiap aset dan fasilitas perusahaan harus diperiksa dengan baik untuk memastikan tidak ada kesalahan atau kehilangan.

Pastikan semua stok dan aset diperiksa setiap pulang kerja, atau minimal punya bukti jika aset tersebut digunakan oleh pihak lain sehingga ada yang bertanggung jawab jika ada kehilangan.

d. Meninjau biaya operasional dan melakukan Reiburstment ke pusat

Tugas admin proyek selanjutnya yang perlu dilakukan adalah menguji dan memvalidasi semua pengeluaran di kantor selama itu terjadi di proyek, seperti: Biaya listrik (jika ada), biaya internet, pembelian alat tulis, dll.

Berbagai biaya operasional lainnya yang mungkin timbul selama proyek berlangsung.

Sebagai admin proyek, Anda perlu memvalidasi beberapa data yang diberikan oleh karyawan yang melakukan pengembalian dana/permintaan kepada perusahaan.

Jika data tidak mencukupi atau mungkin tidak akurat, Anda dapat menolaknya. Setelah beberapa data lengkap dan mencukupi, Anda tinggal menyelesaikan proses reimburst dengan mengirimkan invoice ke kantor pusat.

e. Buat surat perjalanan

Setelah itu, tugas admin proyek adalah membuat dokumen perjalanan dan mendapatkan surat jalan untuk semua kendaraan yang masuk atau keluar dari proyek.

Secara umum, untuk mengoptimalkan tugas ini Anda harus bekerja sama dengan pihak keamanan yang berjaga di pintu masuk/keluar kendaraan.

f. Pembuatan data Absensi dan lembur

Selain itu, Anda juga sering kali harus mengambil data absensi dan lembur dari karyawan yang bekerja untuk memastikan bahwa biaya perusahaan benar-benar terintegrasi dengan baik dan tidak terjadi kesalahan di sini.

Secara umum, hal ini sering menimbulkan perselisihan, karena Anda sering harus banyak berkoordinasi dengan kelompok ke-2 atau ke-3 dalam suatu proyek.

Proyek biasanya dilakukan oleh pihak yang berbeda dan Anda harus mengoordinasikannya dengan baik.

g. Membuat laporan mingguan/bulanan

Selanjutnya, Anda perlu membuat laporan bulanan dan mingguan tentang semua aktivitas proyek yang sedang Anda kerjakan.

Laporan ini harus ditandatangani oleh manajer proyek dan diketahui oleh pihak-pihak yang terlibat dalam proyek yang sedang berjalan.

h. Merapikan dokumen dan Membuat salinan dari setiap dokumen yang Anda miliki

Terakhir, pastikan Anda membuat salinan dari setiap dokumen yang Anda miliki sehingga Anda tidak berpotensi kehilangan sebagian data Anda.

Anda juga harus merapikan beberapa dokumen ini agar mudah diakses kapan pun Anda membutuhkannya.

i. Tugas admin proyek lainnya

Terdapat beberapa tugas admin proyek lainnya yaitu sebagai berikut:

• Menyeleksi atau merekrut pekerja proyek dari pekerja bulanan hingga pekerja harian dengan spesialisasi keterampilan yang sama sesuai dengan posisi organisasi proyek yang diperlukan.
• Pembuatan laporan keuangan atau laporan bank, inventory report, project success report, debt list dan sebagainya.
• Membuat dan klarifikasi bukti pekerjaan yang harus dibayar oleh pemilik proyek.
• Melayani tamu – tamu internal atau eksternal perusahaan dan melakukan pekerjaan umum. Seperti mengisi beberapa data kepegawaian, pelaksanaan, asuransi kerja, simpan beberapa data kepegawaian karyawan dan pembayaran gaji dan tunjangan karyawan.
• Menghasilkan laporan akuntansi proyek dan melaksanakan pajak dan retribusi.
• Pemrosesan faktur kepada pemilik proyek atau ketika kontraktor nasional bekerja dengan beberapa proyek, oleh karena itu, untuk menyiapkan laporan ke kantor pusat dan menyiapkan dokumen untuk permintaan dana ke bagian keuangan pusat.
• Membantu manajer proyek terutama dalam hal keuangan dan sumber daya manusia, sehingga kegiatan pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan baik.
• Melaporkan keberadaan proyek dan staf dalam pelaksanaan tugas pembangunan kepada pemerintah daerah, kepala desa atau polisi.
• Mencatat sumber daya proyek meliputi inventaris, kendaraan dinas, beberapa alat proyek, dan sejenisnya.
• Menerima dan memproses tagihan dari subkontraktor ketika proyek yang sedang diproses berskala besar, untuk melakukan pencarteran kepada kontraktor khusus sesuai dengan item tugas yang dikerjakan.
• Simpan bukti pekerjaan admin proyek dan beberapa data proyek
• Menginput dan merapikan data
• Melakukan pengumpulan data dan bukti(bisa dalam bentuk dokumentasi)
• Menjaga dan merawat inventaris kantor
• Memeriksa kembali biaya operasional dan buat rekapannya
• Pembuatan template dan isi surat perjalanan
• Membuat dan merekap data absensi beserta data lembur karyawan
• Menghasilkan laporan berkala (mingguan, bulanan atau periode tertentu)
• Merapikan dan membuat salinan dokumen

2. Tanggung Jawab Admin Proyek

• Menginput data
• Memastikan pendokumentasian kegiatan proyek berjalan lancar dan baik
• Bertanggung jawab atas inventaris kantor
• Bertanggung jawab atas reimburstment ke kantor pusat selalu terorganisir
• Membuat Absensi, SPL dan surat japan
• Membuat laporan bulanan

Seorang admin proyek bekerja setiap hari untuk menginput data terkait proyek. Dia juga harus membuat dokumentasi yang sesuai untuk memastikan bahwa proyek berjalan dengan baik.

Seorang administrator proyek diharuskan untuk mengurus inventaris kantor, membuat dokumen perjalanan (surat jalan), membuat SPL dan menyiapkan laporan harian.

Baca juga:

C. Gaji dan Tunjangan Admin Proyek

Gaji admin proyek umumnya berkisar Rp 3.000.000 hingga Rp 4.000.000 bahkan lebih.

Ada juga insentif jaminan kesehatan dan gaji ke 13. Tunjangan gaji dan tambahan uang lembur, jika ada.

Jenis penugasan full time tergantung perusahaan dari Senin sampai Sabtu atau Jumat dengan batas waktu 8 jam kerja.

Baca juga: Pekerjaan, Gaji dan Tugas General Affair

D. Syarat Dan Kualifikasi Admin Proyek

Di bawah ini adalah seperangkat persyaratan admin proyek yang diambil dari latar belakang pendidikan dan pengalaman.

1. Pendidikan dan Pengalaman

• Pria/Wanita, usia maks. 30 tahun
• Pendidikan minimal D3 atau S1 (semua jurusan)
• Setidaknya satu tahun pengalaman dalam administrasi
• Memiliki kredibilitas tinggi dan multitasking

2. Skill dan Kemampuan

• Memahami laporan perusahaan dan administrasi kantor
• Loyalitas yang tinggi dan komunikasi yang baik
• Pintar menjalankan MS Word dan Power Point
• Dapat diandalkan, pekerja keras dan bersedia menerima tekanan
• Disiplin dan pekerja keras

Menjadi administrator proyek tidak memerlukan pendidikan tingkat tinggi di kelas sarjana atau diploma.

Beberapa perusahaan besar bahkan menerima prospek dengan ijazah SMA, asalkan memiliki tingkat kredibilitas yang tinggi.

Tugas seperti ini membutuhkan keterampilan multitasking dan komunikasi yang baik antara kedua tim.

Untuk lebih jelas mengenai tugas admin proyek bisa melihat video dibawah ini

Baca juga: Pekerjaan, Gaji dan Tugas Finance Staff

Kesimpulan

Tugas admin proyek memiliki peran penting dalam pelaksanaan proyek jangka panjang yang besar.

Dia menyiapkan laporan akuntansi, neraca, input data dan laporan bulanan. Dengan kata lain, seorang administrator proyek bertanggung jawab atas semua aspek implementasi proyek.

Admin proyek adalah pekerjaan penting yang membutuhkan pengetahuan tentang urusan kantor.

Tugas admin proyek mengharuskan karyawan untuk bersedia menerima tekanan apa pun dan melakukan banyak tugas dalam hal apa pun.

Sekian artikel berjudul Pekerjaan, Gaji dan Tugas Admin Proyek, semoga bermanfaat.