Administrasi Perkantoran: Tugas, Ruang Lingkup, dan Tujuan

Administrasi perkantoran adalah kegiatan yang berhubungan dengan mekanisme administrasi di suatu kantor. Ini merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung berjalannya kegiatan secara efisien.

Dengan memahami pengertian administrasi perkantoran, kita dapat lebih mudah memahami kegiatan yang terjadi di kantor.

Administrasi Perkantoran Adalah…

Pengertian administrasi perkantoran adalah kegiatan rutin dalam suatu organisasi yang terkait dengan pengelolaan data dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi secara sistematis.

Administrasi perkantoran termasuk dalam rangkaian kegiatan di suatu organisasi yang bertujuan untuk mengelola data dan informasi dengan tujuan mencapai sasaran organisasi secara terstruktur.

Secara etimologi, kata “administrasi” berasal dari bahasa Latin, yaitu “ad” yang berarti intensif dan “ministrare” yang berarti membantu, melayani, atau memenuhi dalam bahasa Indonesia.

Pengertian administrasi perkantoran dibagi menjadi dua, yaitu pengertian administrasi perkantoran secara luas dan administrasi perkantoran secara sempit.

Pengertian Administrasi Perkantoran secara Luas

Pengertian administrasi perkantoran secara luas mencakup semua kegiatan yang terkait dengan pengelolaan data dan informasi di suatu organisasi.

Pengertian administrasi perkantoran adalah kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pelaksanaan, dan pengawasan berbagai tugas yang terkait dengan kantor dan tata usaha yang baik dan tertib.

Ini termasuk dalam proses manajemen yang bertujuan untuk mengelola kegiatan di kantor agar dapat berjalan dengan lancar dan efektif.

Dengan melakukan administrasi perkantoran yang baik, kantor dapat beroperasi secara efisien dan membantu mencapai tujuan organisasi.

Pengertian Administrasi Perkantoran secara Sempit

Sedangkan pengertian administrasi perkantoran secara sempit hanya mencakup kegiatan rutin yang terjadi di kantor.

Administrasi perkantoran adalah segala kegiatan teknis yang memiliki peran utama dalam melaksanakan kegiatan operatif, menyampaikan laporan kepada direksi, dan memegang peranan penting dalam meningkatkan efektivitas organisasi perusahaan.

Kegiatan ini merupakan bagian dari proses operasional di suatu perusahaan dan memiliki peran penting dalam menunjang kelancaran operasi perusahaan.

Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

George Terry

Menurut George Terry, seorang peneliti dan penulis yang menulis buku berjudul Principles of Management, administrasi perkantoran adalah proses perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan di suatu perkantoran serta menjadi penggerak bagi mereka yang menjalankan pekerjaan tersebut agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik.

Dengan demikian, administrasi perkantoran merupakan bagian penting dari manajemen yang bertujuan untuk mengatur kegiatan di kantor agar dapat berjalan secara efisien dan membantu mencapai tujuan organisasi.

Prajudi Atmosudirdjo

Prajudi Atmosudirdjo, Direktur Lembaga Administrasi Negara yang pertama, menyebutkan bahwa administrasi perkantoran adalah gabungan dan kombinasi antara corporate management (kantor sebagai kesatuan yang terdiri dari gedung, tanah, personel, dan perlengkapan) dengan operation management (pekerjaan di kantor).

Dengan demikian, administrasi perkantoran mencakup semua aspek yang terkait dengan pengelolaan kantor, termasuk perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pelaksanaan, dan pengawasan berbagai tugas yang berkaitan dengan kantor dan tata usaha.

Tugas Administrasi Perkantoran

Beberapa tugas yang umumnya dilakukan oleh administrasi perkantoran adalah:

1. Menyusun Rencana Kerja

Poin 1 yang dimaksud adalah “Menyusun rencana kerja dan melakukan perencanaan kegiatan di kantor”.

Tugas administrasi perkantoran yaitu menyusun rencana kerja.

Perencanaan kegiatan di kantor dilakukan untuk menentukan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi, menetapkan langkah-langkah yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut, serta menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan tersebut.

Dengan melakukan perencanaan kegiatan yang baik, kantor dapat lebih efisien dalam mencapai tujuan organisasi dan menghindari terjadinya kegagalan atau hambatan dalam pelaksanaan kegiatan.

Selain itu, perencanaan kegiatan juga dapat membantu dalam mengelola sumber daya yang ada dengan lebih efektif, sehingga dapat mengurangi biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan di kantor.

2. Mengelola Data dan Informasi

Poin 2 yang dimaksud adalah “Mengelola data dan informasi yang terkait dengan kegiatan kantor, termasuk mencatat, menyimpan, dan mengolah data yang dibutuhkan”.

Tugas administrasi perkantoran ini merupakan bagian dari kegiatan rutin yang harus dilakukan oleh admin di kantor.

Mengelola data dan informasi di kantor sangat penting untuk menjamin kelancaran proses operasional kantor dan membantu dalam pengambilan keputusan.

Untuk mengelola data dan informasi yang baik, administrasi perkantoran harus memiliki sistem yang efektif untuk mencatat, menyimpan, dan mengolah data yang diperlukan.

Ini termasuk menentukan jenis data yang perlu dicatat, menentukan bagaimana data tersebut disimpan, serta menentukan bagaimana data tersebut diolah dan ditampilkan agar dapat digunakan dengan efektif.

Dengan mengelola data dan informasi yang baik, kantor dapat meningkatkan efisiensi dalam pengambilan keputusan, mempermudah proses perencanaan kegiatan, dan membantu dalam mengelola sumber daya yang ada dengan lebih baik.

3. Menyusun dan Mengelola Dokumen-Dokumen

Poin 3 yang dimaksud adalah “Menyusun dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam proses operasional kantor, seperti surat-menyurat, dokumen keuangan, dan lainnya”.

Tugas administrasi perkantoran ini merupakan bagian penting dari kegiatan admin di kantor.

Dokumen-dokumen yang disusun dan dikelola oleh administrasi perkantoran merupakan bahan yang diperlukan dalam proses operasional kantor, seperti surat-menyurat, dokumen keuangan, dan lainnya.

Untuk menyusun dan mengelola dokumen-dokumen yang baik, administrasi perkantoran harus memiliki sistem yang efektif untuk menyusun, menyimpan, dan mengolah dokumen-dokumen tersebut.

Ini termasuk menentukan format dokumen yang akan digunakan, menentukan bagaimana dokumen tersebut disimpan, serta menentukan bagaimana dokumen tersebut diolah dan ditampilkan agar dapat digunakan dengan efektif.

Dengan mengelola dokumen-dokumen yang baik, kantor dapat meningkatkan efisiensi dalam proses operasional, mempermudah pengambilan keputusan, dan membantu dalam mengelola sumber daya yang ada dengan lebih baik.

4. Menyusun Laporan dan Menyampaikan Laporan

Poin 4 yang dimaksud adalah “Menyusun laporan dan menyampaikan laporan kepada atasan atau pimpinan organisasi tentang kegiatan di kantor”.

Tugas administrasi perkantoran ini merupakan salah satu tugas utama dari administrasi perkantoran. Laporan yang disusun oleh administrasi perkantoran merupakan salah satu cara untuk menyampaikan informasi yang diperoleh dari kegiatan di kantor kepada atasan atau pimpinan organisasi.

Untuk menyusun laporan yang baik, administrasi perkantoran harus memiliki sistem yang efektif untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengolah informasi yang diperlukan.

Ini termasuk menentukan jenis informasi yang akan disampaikan dalam laporan, menentukan format laporan yang akan digunakan, serta menentukan bagaimana laporan tersebut akan disampaikan agar dapat dipahami dengan baik oleh pimpinan organisasi.

Dengan menyusun laporan yang baik, kantor dapat menyampakan informasi yang diperlukan oleh pimpinan organisasi secara tepat dan akurat, membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, serta membantu dalam memonitor dan mengevaluasi kinerja organisasi.

Laporan yang disusun oleh administrasi perkantoran juga dapat membantu dalam meningkatkan transparansi dan akuntabilitas organisasi.

5. Melakukan Koordinasi dengan Unit-Unit Kerja Lain

Poin 5 yang dimaksud adalah “Melakukan koordinasi dengan unit-unit kerja lain di dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama”.

Tugas administrasi perkantoran ini merupakan salah satu tugas utama dari admin perkantoran.

Koordinasi antar unit kerja di dalam organisasi sangat penting untuk menjamin kelancaran proses operasional kantor dan membantu dalam mencapai tujuan organisasi.

Untuk melakukan koordinasi yang baik, administrasi perkantoran harus memiliki sistem yang efektif untuk menjalin komunikasi dan kerja sama dengan unit-unit kerja lain di dalam organisasi.

Ini termasuk menentukan mekanisme komunikasi yang akan digunakan, menentukan bagaimana informasi akan dibagi antar unit kerja, serta menentukan bagaimana kerja sama antar unit kerja akan dilakukan agar dapat berjalan dengan baik.

Dengan melakukan koordinasi yang baik, kantor dapat meningkatkan kelancaran proses operasional kantor dan membantu dalam mencapai tujuan organisasi.

Koordinasi yang baik juga dapat membantu dalam menghindari terjadinya konflik antar unit kerja dan membantu dalam meningkatkan sinergi dan efektivitas organisasi.

6. Mengelola Anggaran dan Mengawasi Pengeluaran Biaya

Poin 6 yang dimaksud adalah “Mengelola anggaran dan mengawasi pengeluaran biaya untuk keperluan kantor”.

Tugas administrasi perkantoran ini merupakan salah satu tugas utama dari admin kantor. Mengelola anggaran dan mengawasi pengeluaran biaya di kantor sangat penting untuk menjamin kelancaran proses operasional kantor dan membantu dalam mengelola sumber daya yang ada dengan efektif.

Untuk mengelola anggaran dan mengawasi pengeluaran biaya yang baik, administrasi perkantoran harus memiliki sistem yang efektif untuk mengelola dan mengawasi anggaran yang ada.

Ini termasuk menentukan anggaran yang tersedia untuk keperluan kantor, menentukan bagaimana anggaran tersebut akan digunakan, serta menentukan bagaimana anggaran tersebut akan diawasi dan dikontrol agar dapat digunakan secara efektif.

Dengan mengelola anggaran dan mengawasi pengeluaran biaya yang baik, kantor dapat meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan sumber daya yang ada, membantu dalam mencapai tujuan organisasi, serta membantu dalam meningkatkan akuntabilitas dan transparansi organisasi.

Mengawasi pengeluaran biaya dengan baik juga dapat membantu dalam menghindari terjadinya pemborosan dan penyalahgunaan sumber daya yang ada.

7. Menyusun dan Mengelola Jadwal Kerja, Absensi, dan Lainnya.

Poin 7 yang dimaksud adalah “Mengelola dan mengawasi kinerja pegawai yang ada di kantor”.

Tugas administrasi perkantoran ini merupakan salah satu tugas utama dari admin kantor.

Mengelola dan mengawasi kinerja pegawai di kantor sangat penting untuk menjamin kelancaran proses operasional kantor dan membantu dalam mencapai tujuan organisasi.

Untuk mengelola dan mengawasi kinerja pegawai yang baik, administrasi perkantoran harus memiliki sistem yang efektif untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja pegawai.

Ini termasuk menentukan kriteria kinerja yang akan digunakan, menentukan bagaimana kinerja pegawai akan dinilai, serta menentukan bagaimana hasil evaluasi kinerja pegawai akan digunakan dalam proses pengembangan karier pegawai.

Dengan mengelola dan mengawasi kinerja pegawai yang baik, kantor dapat meningkatkan produktivitas pegawai dan membantu dalam mencapai tujuan organisasi.

Mengawasi kinerja pegawai yang baik juga dapat membantu dalam meningkatkan komitmen dan motivasi pegawai serta membantu dalam meningkatkan kualitas layanan yang diberikan oleh organisasi.

8. Mengelola dan Menyediakan Sarana dan Prasarana

Poin 8 yang dimaksud adalah “Mengembangkan dan mengupdate sistem administrasi yang ada di kantor”.

Tugas administrasi perkantoran ini merupakan salah satu tugas utama dari admin kantor.

Mengembangkan dan mengupdate sistem administrasi di kantor sangat penting untuk menjamin kelancaran proses operasional kantor dan membantu dalam mencapai tujuan organisasi.

Untuk mengembangkan dan mengupdate sistem administrasi yang baik, administrasi perkantoran harus memiliki sistem yang efektif untuk mengidentifikasi kebutuhan sistem administrasi yang ada di kantor, mengidentifikasi solusi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tersebut, serta mengimplementasikan solusi tersebut dengan tepat.

Dengan mengembangkan dan mengupdate sistem administrasi yang baik, kantor dapat meningkatkan efisiensi dalam proses operasional kantor, membantu dalam mencapai tujuan organisasi, serta membantu dalam meningkatkan kualitas layanan yang diberikan oleh organisasi.

Mengembangkan dan mengupdate sistem administrasi yang baik juga dapat membantu dalam mengantisipasi perubahan yang terjadi di lingkungan eksternal organisasi.

9. Mengelola dan Menjaga Keamanan dan Kenyamanan di Kantor

Poin 9 yang dimaksud adalah “Melakukan analisis terhadap situasi dan kondisi di kantor serta mengambil tindakan yang diperlukan”.

Tugas administrasi perkantoran ini merupakan salah satu tugas utama dari admin perkantoran. Melakukan analisis terhadap situasi dan kondisi di kantor sangat penting untuk menjamin kelancaran proses operasional kantor dan membantu dalam mencapai tujuan organisasi.

Untuk melakukan analisis yang baik, administrasi perkantoran harus memiliki sistem yang efektif untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengolah informasi yang diperlukan.

Ini termasuk menentukan jenis informasi yang akan dianalisis, menentukan metode yang akan digunakan dalam melakukan analisis, serta menentukan bagaimana hasil analisis akan digunakan dalam mengambil tindakan yang diperlukan.

Dengan melakukan analisis yang baik, kantor dapat mengambil tindakan yang tepat untuk mengatasi masalah yang ada dan membantu dalam mencapai tujuan organisasi.

Melakukan analisis yang baik juga dapat membantu dalam mengantisipasi perubahan yang terjadi di lingkungan eksternal organisasi dan membantu dalam meningkatkan keunggulan bersaing organisasi.

Tugas-tugas administrasi perkantoran tersebut dapat bervariasi tergantung pada jenis organisasi dan bidang pekerjaan yang bersangkutan.

Ruang Lingkup Pekerjaan Administrasi Perkantoran

Secara umum, ruang lingkup pekerjaan administrasi perkantoran meliputi segala hal yang berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan operasional kantor, termasuk mengelola sumber daya yang ada, mengawasi kinerja pegawai, mengembangkan dan mengupdate sistem administrasi, melakukan analisis, dan mengelola hubungan dengan pihak luar.

Ruang lingkup pekerjaan administrasi perkantoran meliputi:

1. Perencanaan Kegiatan Operasional Kantor

Perencanaan kegiatan operasional kantor, termasuk menentukan tujuan dan strategi yang akan digunakan, menentukan alokasi sumber daya yang diperlukan, serta menentukan jadwal dan rencana tindakan yang akan dilakukan.

Ruang lingkup administrasi perkantoran, Perencanaan kegiatan operasional kantor sangat penting untuk menjamin kelancaran proses operasional kantor dan membantu dalam mencapai tujuan organisasi.

Untuk melakukan perencanaan yang baik, administrasi perkantoran harus memiliki sistem yang efektif untuk menentukan tujuan dan strategi yang akan digunakan, menentukan alokasi sumber daya yang diperlukan, serta menentukan jadwal dan rencana tindakan yang akan dilakukan.

Ini termasuk menentukan jenis kegiatan yang akan dilakukan, menentukan sumber daya yang akan digunakan, serta menentukan bagaimana kegiatan akan dilakukan.

Dengan melakukan perencanaan yang baik, kantor dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan efektif dan efisien.

Perencanaan yang baik juga dapat membantu dalam mengantisipasi masalah yang mungkin terjadi dan membantu dalam meningkatkan keunggulan bersaing organisasi.

2. Pengorganisasian Kegiatan Operasional Kantor

Pengorganisasian kegiatan operasional kantor, termasuk menentukan struktur organisasi kantor, menentukan tata hubungan kerja antar unit kerja, serta menentukan sistem kerja dan sistem informasi yang akan digunakan.

Ruang lingkup administrasi perkantoran, Pengorganisasian kegiatan operasional kantor sangat penting untuk menjamin kelancaran proses operasional kantor dan membantu dalam mencapai tujuan organisasi.

Untuk melakukan pengorganisasian yang baik, administrasi perkantoran harus memiliki sistem yang efektif untuk menentukan struktur organisasi kantor, menentukan tata hubungan kerja antar unit kerja, serta menentukan sistem kerja dan sistem informasi yang akan digunakan.

Ini termasuk menentukan bagaimana kegiatan akan diatur, menentukan siapa yang akan bertanggung jawab atas setiap kegiatan, serta menentukan bagaimana informasi akan diolah dan dibagikan kepada yang berkepentingan.

Dengan melakukan pengorganisasian yang baik, kantor dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan efektif dan efisien.

Pengorganisasian yang baik juga dapat membantu dalam mengantisipasi masalah yang mungkin terjadi dan membantu dalam meningkatkan keunggulan bersaing organisasi.

3. Pengarahan Kegiatan Operasional Kantor

Pengarahan kegiatan operasional kantor, termasuk mengkoordinasikan kegiatan operasional kantor, menyalurkan informasi yang diperlukan, serta mengarahkan kegiatan operasional kantor sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Ruang lingkup administrasi perkantoran, pengarahan kegiatan operasional kantor sangat penting untuk menjamin kelancaran proses operasional kantor dan membantu dalam mencapai tujuan organisasi.

Untuk melakukan pengarahan yang baik, administrasi perkantoran harus memiliki sistem yang efektif untuk mengkoordinasikan kegiatan operasional kantor, menyalurkan informasi yang diperlukan, serta mengarahkan kegiatan operasional kantor sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Ini termasuk menentukan bagaimana kegiatan akan diatur, menentukan siapa yang akan bertanggung jawab atas setiap kegiatan, serta menentukan bagaimana informasi akan diolah dan dibagikan kepada yang berkepentingan.

Dengan melakukan pengarahan yang baik, kantor dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan efektif dan efisien.

Pengarahan yang baik juga dapat membantu dalam mengantisipasi masalah yang mungkin terjadi dan membantu dalam meningkatkan keunggulan bersaing organisasi.

4. Pelaksanaan Kegiatan Operasional Kantor

Pelaksanaan kegiatan operasional kantor, termasuk melakukan tugas-tugas teknis di kantor, mengawasi kelancaran proses operasional kantor, serta menjamin kualitas layanan yang diberikan oleh kantor.

Ruang lingkup administrasi perkantoran, Pelaksanaan kegiatan operasional kantor sangat penting untuk menjamin kelancaran proses operasional kantor dan membantu dalam mencapai tujuan organisasi.

Untuk melakukan pelaksanaan yang baik, administrasi perkantoran harus memiliki sistem yang efektif untuk melakukan tugas-tugas teknis di kantor, mengawasi kelancaran proses operasional kantor, serta menjamin kualitas layanan yang diberikan oleh kantor.

Ini termasuk menentukan bagaimana kegiatan akan diatur, menentukan siapa yang akan bertanggung jawab atas setiap kegiatan, serta menentukan bagaimana informasi akan diolah dan dibagikan kepada yang berkepentingan.

Dengan melakukan pelaksanaan yang baik, kantor dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan efektif dan efisien.

Pelaksanaan yang baik juga dapat membantu dalam mengantisipasi masalah yang mungkin terjadi dan membantu dalam meningkatkan keunggulan bersaing organisasi.

5. Pengawasan Kegiatan Operasional Kantor

Pengawasan kegiatan operasional kantor, termasuk mengawasi pelaksanaan kegiatan operasional kantor, mengevaluasi kinerja kantor, serta mengidentifikasi kekurangan dan kelebihan dalam proses operasional kantor.

Ini termasuk menentukan standar kinerja yang akan digunakan, menentukan metode yang akan digunakan dalam melakukan evaluasi, serta menentukan bagaimana hasil evaluasi akan digunakan dalam meningkatkan kualitas layanan yang diberikan oleh kantor.

Ruang lingkup administrasi perkantoran, Pengawasan kegiatan operasional kantor sangat penting untuk menjamin kelancaran proses operasional kantor dan membantu dalam mencapai tujuan organisasi.

Untuk melakukan pengawasan yang baik, administrasi perkantoran harus memiliki sistem yang efektif untuk mengawasi kegiatan operasional kantor, mengidentifikasi masalah yang mungkin terjadi, serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengatasi masalah tersebut.

Ini termasuk menentukan bagaimana kegiatan akan diatur, menentukan siapa yang akan bertanggung jawab atas setiap kegiatan, serta menentukan bagaimana informasi akan diolah dan dibagikan kepada yang berkepentingan.

Dengan melakukan pengawasan yang baik, kantor dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan efektif dan efisien.

Pengawasan yang baik juga dapat membantu dalam mengantisipasi masalah yang mungkin terjadi dan membantu dalam meningkatkan keunggulan bersaing organisasi.

6. Mengelola Sumber Daya yang Ada di Kantor

Mengelola sumber daya yang ada di kantor, termasuk mengatur penggunaan ruangan, perlengkapan, dan peralatan kantor, serta mengawasi pengeluaran biaya untuk keperluan kantor.

Ruang lingkup administrasi perkantoran, Mengelola sumber daya yang ada sangat penting untuk menjamin kelancaran proses operasional kantor dan membantu dalam mencapai tujuan organisasi.

Untuk melakukan pengelolaan sumber daya yang baik, administrasi perkantoran harus memiliki sistem yang efektif untuk mengelola segala hal yang berkaitan dengan sumber daya yang ada, termasuk mengelola sumber daya manusia, sumber daya finansial, dan sumber daya teknologi.

Ini termasuk menentukan bagaimana sumber daya akan diatur, menentukan siapa yang akan bertanggung jawab atas setiap sumber daya, serta menentukan bagaimana sumber daya akan digunakan untuk mencapai tujuan organisasi.

Dengan melakukan pengelolaan sumber daya yang baik, kantor dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan efektif dan efisien.

Pengelolaan sumber daya yang baik juga dapat membantu dalam mengantisipasi masalah yang mungkin terjadi dan membantu dalam meningkatkan keunggulan bersaing organisasi.

7. Mengelola dan Mengawasi Kinerja Pegawai di Kantor

Mengelola dan mengawasi kinerja pegawai di kantor, termasuk mengukur dan mengevaluasi kinerja pegawai, serta mengembangkan karier pegawai agar dapat memberikan kontribusi yang optimal bagi organisasi.

8. Mengembangkan dan Mengupdate Sistem Administrasi yang Ada di Kantor

Mengembangkan dan mengupdate sistem administrasi yang ada di kantor, termasuk mengidentifikasi kebutuhan sistem administrasi yang ada, mengidentifikasi solusi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tersebut, serta mengimplementasikan solusi tersebut dengan tepat.

9. Melakukan Analisis Terhadap Situasi dan Kondisi di Kantor

Melakukan analisis terhadap situasi dan kondisi di kantor, termasuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengolah informasi yang diperlukan, serta mengambil tindakan yang diperlukan berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan.

Ini termasuk menentukan jenis informasi yang akan dianalisis, menentukan metode yang akan digunakan dalam melakukan analisis, serta menentukan bagaimana hasil analisis akan digunakan dalam mengambil tindakan yang diperlukan.

10. Mengelola Hubungan dengan Pihak Luar

Mengelola hubungan dengan pihak luar, termasuk menjalin kerjasama dengan pihak luar, mengatur hubungan dengan pelanggan, serta mengawasi pemenuhan kewajiban hukum yang harus dipenuhi oleh kantor.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Berikut adalah beberapa tujuan administrasi perkantoran:

1. Mencapai kelancaran dan efisiensi dalam proses operasional kantor.
2. Mencapai tujuan organisasi secara sistematis dan teratur.
3. Mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya yang ada (manusia, finansial, teknologi) untuk mencapai tujuan organisasi.
4. Mengelola dokumen-dokumen dan data-data yang diperlukan dalam proses operasional kantor.
5. Membantu dalam mengantisipasi dan mengatasi masalah yang mungkin terjadi dalam proses operasional kantor.
6. Membantu dalam meningkatkan keunggulan bersaing organisasi.
7. Membantu dalam menjamin kualitas pelayanan kepada pelanggan organisasi.
8. Membantu dalam menciptakan lingkungan kerja yang sehat, produktif, dan menyenangkan.
9. Membantu dalam meningkatkan kompetensi dan profesionalisme personil kantor.
10. Membantu dalam memenuhi tuntutan dan kebutuhan hukum yang berlaku bagi organisasi.

Baca juga: Administrasi Samsat: Tugas, Cara Kerja dan Fungsi

Manfaat Administrasi Perkantoran

Selain tujuan-tujuan di atas, administrasi perkantoran juga memiliki beberapa manfaat lainnya, yaitu:

1. Menyediakan informasi yang diperlukan dalam mengambil keputusan.
2. Menjamin kelancaran dan efisiensi dalam komunikasi antar unit kerja dalam organisasi.
3. Membantu dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan sumber daya organisasi.
4. Membantu dalam meminimalkan terjadinya kesalahan dan kekeliruan dalam proses operasional kantor.
5. Membantu dalam menjaga keamanan dan integritas data dan informasi yang ada dalam organisasi.
6. Membantu dalam meningkatkan kinerja dan produktivitas personil kantor.
7. Membantu dalam menciptakan suasana kerja yang sehat, aman, dan nyaman.
8. Membantu dalam memenuhi tuntutan dan kebutuhan pelanggan organisasi.
9. Membantu dalam memenuhi tuntutan dan kebutuhan hukum yang berlaku bagi organisasi.
10. Membantu dalam meningkatkan reputasi dan citra organisasi di mata pelanggan, stakeholder, dan masyarakat.

Fungsi Administrasi Perkantoran

Menurut Quible (2001), terdapat lima fungsi administrasi perkantoran yaitu fungsi rutin, teknis, analisis, interpersonal, dan manajerial.

1. Fungsi Rutin

Fungsi rutin adalah fungsi yang bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan-kegiatan rutin dan terjadwal sesuai dengan instruksi yang telah ditetapkan.

Fungsi rutin adalah fungsi administrasi perkantoran yang bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan-kegiatan rutin dan terjadwal sesuai dengan instruksi yang telah ditetapkan.

Kegiatan-kegiatan rutin yang dimaksudkan dapat berupa kegiatan seperti mengirimkan surat-surat, membuat dan mengirimkan laporan-laporan, menyimpan dan mengelola dokumen-dokumen, mencatat pengeluaran-pengeluaran, dan lain-lain.

Fungsi rutin merupakan fungsi yang sangat penting dalam administrasi perkantoran karena kegiatan-kegiatan rutin merupakan dasar dari seluruh kegiatan operasional kantor.

Dengan menjalankan fungsi rutin secara efektif dan efisien, administrator perkantoran dapat memastikan bahwa seluruh kegiatan operasional kantor dapat berjalan lancar dan sesuai dengan rencana.

Fungsi rutin juga dapat membantu dalam menjamin keamanan dan integritas data dan informasi yang ada dalam organisasi.

2. Fungsi Teknis

Fungsi teknis adalah fungsi yang bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan-kegiatan yang memerlukan keterampilan teknis tertentu, seperti kegiatan perawatan mesin atau perbaikan perlengkapan kantor.

3. Fungsi Analisis

Fungsi analisis adalah fungsi yang bertanggung jawab untuk menganalisis data dan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan.

4. Fungsi Interpersonal

Fungsi interpersonal adalah fungsi yang bertanggung jawab untuk melakukan interaksi dengan pelanggan, stakeholder, dan personil kantor lainnya.

5. Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial adalah fungsi yang bertanggung jawab untuk mengatur dan mengelola seluruh kegiatan operasional kantor.

Dengan menjalankan fungsi-fungsi tersebut secara efektif dan efisien, administrasi perkantoran dapat membantu dalam mencapai tujuan dan manfaat yang telah disebutkan sebelumnya.

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Dalam administrasi perkantoran, terdapat tiga karakteristik utama, yaitu pelayanan, terbuka dan luas, serta dilaksanakan oleh semua pihak.

1. Bersifat Pelayanan

Pekerjaan di kantor mempunyai sifat pelayanan karena bertujuan untuk membantu pekerjaan utama agar terlaksana dengan efektif dan efisien.

2. Bersifat Terbuka dan Luas

Administrasi perkantoran juga bersifat terbuka dan luas, sehingga dapat dilakukan di berbagai tempat dan tidak terbatas pada gedung kantor saja.

3. Dapat Dilakukan oleh Semua Pihak

Pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh semua pihak dalam organisasi, mulai dari pimpinan hingga karyawan dengan jabatan terendah.

Sekian artikel berjudul Administrasi Perkantoran: Tugas, Ruang Lingkup, dan Tujuan, semoga bermanfaat.