Pekerjaan, Gaji, dan Tugas Front Office

Bagaimana Pekerjaan, Gaji, dan Tugas Front Office? Posisi front office sebagai salah satu bagian penting bagi sebuah perusahaan.

Secara umum, posisi ini juga dikenal sebagai resepsionis. Sama seperti namanya tempat bekerja berada di depan kantor atau umumnya di lobby dan ruang tunggu.

Kegiatan operasional front office tidak hanya harus berjalan dengan baik, tetapi juga memiliki sikap, pengetahuan dan kualitas pelayanan yang baik dalam melayani tamu.

Pelayanan adalah sesuatu yang front office tawarkan kepada tamu, baik barang maupun jasa yang melebihi harapan tamu untuk membuat tamu merasa lebih bahagia dan membuat tamu menginginkan layanan persusahaan lagi.

Front Office ini memiliki peran dan fungsi khusus dari sisi front office suatu perusahaan. Lokasi atau letak kantor resepsionis umumnya berada di tempat yang mudah dilihat atau ditemukan oleh tamu.

Departemen front office berperan penting dalam menyediakan segala jenis informasi, baik yang berhubungan dengan kantor maupun di luar kantor.

A. Pengertian Front Office

Front office atau resepsionis atau staf front office adalah sebuah lokasi di depan sebuah pusat informasi perusahaan tempat seorang individu atau sekelompok tamu pertama kali bertemu atau berinteraksi dengan karyawan perusahaan.

Pengertian front office bila disimpulkan dalam bahasa indonesia yaitu di depan kantor. Sedikit membingungkan memang jika diartikan seperti itu.

Namun dalam definisi front office merupakan salah satu departemen atau divisi yang keberadaannya berada paling depan di perusahaan.

Bagian ini umumnya berlaku untuk hotel dan perusahaan besar. Jika Anda melihat anggota staf di meja resepsionis, karena itu adalah salah satu staf front office.

Front office ini menangani semua pertanyaan tamu dan menempatkan mereka dalam kontak pertama dengan orang-orang terkait di perusahaan.

Front office menerima pertanyaan dari tamu/pelanggan dan meneruskannya ke departemen yang bertanggung jawab di perusahaan.

Jika tamu/pelanggan memiliki pertanyaan terkait pemasaran atau marketing, front office akan menghubungi pihak marketing atau pemasaran.

Tugasnya tentu saja menerima dan melayani tamu atau pelanggan yang berhubungan dengan perusahaan, hampir sama dengan call center yang melayani pelanggan secara online.

Area di depan kantor adalah salah satu tempat yang dianggap sangat mengganggu. Itu membuat peran status ini cukup penting.

Mulai dari penyajian, instruksi, hingga penyediaan berbagai jenis informasi yang dibutuhkan konsumen.

B. Tugas dan Tanggung jawab Front Office

Oleh karena itu, agar proses pendaftaran lebih lancar dan dapat diterima, Anda harus mengetahui pekerjaan khusus front office. Setidaknya Anda bisa memberikan apa saja yang perlu dikuasai. Berikut adalah beberapa pekerjaan penting dari front office.

• Melayani pemesanan kamar hotel.
• Membantu proses check-in dan check-out.
• Menyediakan tamu dengan berbagai informasi.
• Menangani barang bawaan tamu.
• Layanan jaringan telepon.
• Memproses pembayaran.
• Menghubungkan tamu ke housekeeping jika diperlukan.

1. Tanggung Jawab dan Tugas Front Office Berdasarkan Jabatan

Bagian front office memiliki peran penting dan mempengaruhi kelancaran operasional kantor. Karena mereka menyambut tamu/pengunjung, termasuk koordinasi dengan pihak kantor selanjutnya.

Sebagian besar kegiatan di front office berhubungan langsung atau tidak langsung dengan tamu/pelanggan.

Peran umum staf front office adalah melayani tamu dan membantu secara internal di kantor. Pekerja front office melakukan tugas-tugas sederhana seperti mengetik dan mencetak, menjawab panggilan telepon, menggunakan printer dan mesin faks.

Deskripsi pekerjaan Front Office selengkapnya adalah sebagai berikut:

a. Job Description Front Office Manager

• Memilih, Menempatkan, melatih, dan evaluasi Front Office.
• Memastikan semua staf front office mahir dalam software yang digunakan oleh perusahaan terkait dengan layanan tamu/customer.
• Menjaga dan melatih kedisiplinan staf front office dengan mengeluarkan peringatan dan sanksi pelanggaran.
• Meningkatkan produktivitas dan kinerja staf front office dalam melayani pelanggan dan memberikan penghargaan khusus kepada mereka yang berprestasi.
• Menjaga keharmonisan kerja dengan departemen penjualan dan pemasaran dalam hal upselling dan transaksi eksklusif dengan tamu.
• Menyambut tamu VIP.
• Menangani protes dari tamu/pelanggan yang tidak dapat diselesaikan oleh staf front office.

b. Job Description Assistant Front Office Manager

• Mendukung tugas Front Office Manager, resepsionis, operator telepon dan concierge.
• Membuat agenda kerja untuk staf front office.
• Membantu di Front Office.
• Mengarahkan atau mengawasi tugas-tugas resepsionis dan concierge.
• Atasi minat tamu yang membutuhkan bantuan.

c. Job Description Head of Reception (Front desk Supervisor)

• Memimpin pelaksanaan penyambutan tamu serta proses pendaftaran.
• Menangani masalah yang muncul di Font Desk.
• Mengatur tata cara penerimaan tamu khususnya tamu VIP.
• Mengelola penggunaan bahan dan peralatan untuk administrasi front office.

d. Job Description Resepsionis

• Sambutan yang ramah dan sopan untuk tamu/pelanggan yang tiba di meja resepsionis.
• Buat daftar tamu.
• Check-in tamu.
• Tulis dan menerima uang deposit tamu yang diberikan untuk bermalam.
• Entri data tamu ke dalam laporan harian.
• Hitung dan bertanggung jawab untuk transaksi bisnis sepanjang hari kerja.

2. Peran Front Office

Selain itu, departemen front office memiliki peran dan tanggung jawab yang cukup besar serta bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan perusahaan. Peran departemen Front Office adalah sebagai berikut:

• Sebagai perwakilan manajemen yang bekerja untuk memecahkan masalah tertentu yang umumnya diselesaikan oleh pihak manajemen.
• Sebagai penyedia informasi, staf front office diharapkan mampu memberikan informasi yang jelas dan akurat terkait dengan kebutuhan tamu/pelanggan kantor.
• Sebagai record keeper, ditunjuk sebagai sumber dan pusat penyimpanan data dalam beberapa kegiatan sehari-hari perusahaan.
• Sebagai Community Relations Agent, staf Front Office harus dapat berperan aktif sebagai pengasuh bagi penghuni, khususnya beberapa tamu yang datang ke kantor. Diharapkan dapat berperan sebagai humas internal, memberikan citra yang baik bagi tamu kantor.
• Sebagai Koordinator Kegiatan Pelayanan (Servis Codinator), bertugas mengkoordinir pelayanan informasi dan kegiatan departemen lainnya.

Baca juga: Pekerjaan, Gaji, Fungsi dan Tugas Promotor Sales

C. Gaji dan Tunjangan Front Office

Salah satu hal terpenting untuk diteliti ketika mempertimbangkan melamar pekerjaan adalah gaji dan tunjangan. Hal ini tentu berlaku untuk semua posisi tanpa kecuali front office.

Pada umumnya nilai nominalnya sangat bervariasi dan tidak pasti.

Karena ada beberapa faktor yang mempengaruhi dalam hal gaji. Dari perusahaan tempat Anda bekerja hingga berapa nilainya. Belum lagi setiap daerah memiliki standar gaji yang berbeda-beda.

Karena itu, ketika Anda bekerja di sebuah hotel, itu ditentukan oleh tingkat bintangnya. Tapi kisaran gaji biasanya Rp 2.000.000 – Rp 9.000.000/bulan. Itu semua tergantung pada daerah, pengalaman, dan tempat kerja.

Baca juga: Pekerjaan, Gaji dan Tugas Funding Officer

D. Persyaratan dan Kualifikasi Front Office

Jadi, menjadi resepsionis adalah salah satu cara bagi sebagian orang untuk mendapatkan pekerjaan. Gaji sangat bervariasi tergantung pada perusahaan tempat mereka bekerja. Namun selain itu, Anda perlu mengetahui persyaratan dan kualifikasinya.

1. Pendidikan dan Pengalaman

Pendidikan yang dibutuhkan untuk posisi front office umumnya minimal SMA/SMK sederajat atau lulusan S1. Itu semua tergantung pada perusahaan dan hotel yang ingin menampung karyawan. Tapi biasanya tidak kurang dari persyaratan minimum.

2. Skill dan Kemampuan

Keterampilan yang harus dimiliki posisi ini adalah komunikasi dan sikap ramah dan sopan. Selain itu, performa atraktif juga menjadi salah satu poin utama dan diperhatikan dengan baik.

Selain itu, dapat menjalankan perangkat lunak atau perangkat komputer.

Baca juga: Pekerjaan, Gaji dan Tugas Pramuniaga

E. Tips Lolos Wawancara Sebagai Front Office

Untuk diterima di suatu perusahaan, dokumen jelas bukan faktor. Masalahnya adalah fase wawancara juga merupakan peristiwa penting bagi perusahaan untuk merekrut karyawan baru. Berikut adalah beberapa panduan untuk lulus wawancara front office.

• Berpakaian rapi dan rapi.
• Bawalah dokumen yang diperlukan bersama Anda.
• Masukkan sertifikat tertentu.
• Lihat gaya berbicara.
• Tunjukkan sikap profesional.

Baca juga: Pekerjaan, Gaji dan Tugas Staff Development

Kesimpulan

Dengan cara ini Anda sekarang dapat mulai menyiapkan dari awal. Bagaimanapun, peluang diterima di perusahaan dengan posisi ini akan meningkat.

Peran front office sangat penting sehingga departemen tersebut diberi sebutan yang menggambarkan pusat tempat semua departemen lain bergantung. Oleh karena itu, tanpa adanya departemen front office, operasional kantor akan terganggu.

Sekian artikel mengenai Pekerjaan, Gaji, dan Tugas Front Office, semoga bermanfaat.