Manajemen Persediaan Adalah: Pengertian, Fungsi dan Metode
Manajemen Persediaan Adalah: Pengertian, Fungsi dan Metode | Pernahkah Anda mendengar istilah manajemen persediaan atau inventory management?
Istilah ini biasa digunakan dalam ilmu manajemen operasional dan produksi. Manajemen persediaan penting bagi bisnis, terutama perusahaan manufaktur.
Sebelum masuk ke pengertian manajemen persediaan, ada baiknya anda memahami terlebih dahulu Manajemen Adalah: Pengertian Ahli, Ruang Lingkup, Tujuan, Fungsi, dan Jenis
Bagi yang ingin mempelajari lebih lanjut tentang manajemen persediaan, baca detail lengkapnya di bawah ini:
Table of Contents
A. Pengertian Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan sebagai salah satu bagian perusahaan. Bagian ini berperan dalam menjaga dan mengelola persediaan perusahaan.
Beberapa kegiatan yang telah dilakukan dalam manajemen persediaan mulai dari pengambilan persediaan, penyimpanan hingga penggunaan persediaan.
Persediaan mengandung arti yang berbeda di sini. Bisa berupa bahan baku, bahan penolong, barang dalam proses, barang jadi bahkan suku cadang.
Pengelolaan persediaan tidak semudah yang diperkirakan. Semakin tinggi persediaan, semakin tinggi biaya penyimpanan. Di sisi lain, jika tidak ada, dapat menghambat proses produksi.
Belum lagi perusahaan menghadapi berbagai jenis ketidakpastian. Mulai dari ketidakjelasan tentang keinginan, waktu pemesanan hingga pengiriman oleh pemasok.
Inilah yang membuat manajemen persediaan menjadi sangat penting.
Pengertian Manajemen Persediaan Menurut Para Ahli
Selain pengertian umum, berikut pengertian manajemen persediaan menurut beberapa ahli:
Pengertian Manajemen Persediaan Menurut D.T. Johns dan H.A. Hardin
Menurut D.T. Johns dan H.A. Harding (2001:77), “tujuan manajemen persediaan adalah meminimalkan investasi dalam persediaan namun tetap konsisten dengan penyediaan tingkat pelayanan yang diminta.”
Pengertian Manajemen Persediaan Menurut Lukas Setia Atmaja
Menurut Lukas Setia Atmaja (2003:405), “Manajemen persediaan adalah mengadakan persediaan yang dibutuhkan untuk operasi yang berkelanjutan pada biaya yang minimum.”
Pengertian Manajemen Persediaan Menurut Arthur J. Keown, David F. Scott, John D. Martin dan J. Willian Petty
Menurut Arthur J. Keown, David F. Scott, John D. Martin dan J. Willian Petty (2000:748), menerangkan bahwa, “Manajemen persediaan adalah pengontrolan asset digunakan dalam proses produksi atau diproduksi dijual dengan jalan normal dalam operasi perusahaan”. Pentingnya manajemen persediaan bagi perusahaan tergantung pada besarnya investasi persediaan.
Baca juga: Manajemen Operasional Adalah: Pengertian, Tujuan, Ciri dan Fungsi
B. Mengapa manajemen persediaan diperlukan dalam bisnis atau perusahaan?
Inventory sebagai aset bisnis yang “kosong” atau lebih sederhananya adalah aset yang ditempatkan menunggu untuk digunakan/dipasarkan.
Contoh persediaan ini adalah persediaan barang dagang (jika perusahaan dagang) dan di perusahaan manufaktur ini menjadi lebih luas lagi, seperti bahan (bahan baku), barang jadi dan 1/2 barang jadi.
Untuk mengelola persediaan dagang ini dapat dikatakan mudah tapi repot, jika persediaan terlalu banyak maka persediaan tersebut mau tidak mau akan menimbulkan biaya yang tinggi.
Oleh karena itu, setiap item yang ditempatkan akan memakan biaya yang tidak sedikit. Namun, kurangnya persediaan menghambat kegiatan produksi dan pada akhirnya menyebabkan hilangnya pelanggan dan penjualan.
Ada ketidakpastian pada saat pemesanan, pengiriman dari pemasok hingga ketidaktahuan keinginan ini, semuanya harus diatur agar tidak muncul di perusahaan mana pun.
Oleh karena itu, diperlukan manajemen persediaan agar semuanya dapat terkendali.
Tujuan Manajemen persediaan
Dari kegiatan di atas, kita dapat melihat bahwa tujuan manajemen persediaan adalah menyediakan persediaan dengan biaya minimum.
Selain itu, Anda juga harus memastikan bahwa persediaan untuk kegiatan operasional seperti produksi, penjualan, dan layanan pelanggan tidak terganggu, meskipun biayanya minimal.
C. Faktor yang Mempengaruhi Persediaan
Sebelum mempelajari manajemen persediaan, Anda harus mengetahui beberapa faktor yang memengaruhi tingkat persediaan, seperti:
- Besarnya dana yang tersedia mempengaruhi pembelian persediaan.
- Lead time, waktu tunggu barang yang diminta
- Frekuensi penggunaan, semakin sering digunakan, semakin kecil jumlah penyimpanannya.
- Daya tahan persediaan, stok dengan umur simpan pendek seperti sayuran dan buah perlu dipasarkan secepat mungkin.
- Bencana, stok bisa dipengaruhi oleh bencana seperti bencana alam, pandemi atau bencana buatan manusia, misalnya: kebakaran.
- Tingkat penawaran dan tingkat permintaan.
D. Cara Menentukan Biaya Persediaan
Sekarang Anda tahu persis apa itu manajemen persediaan, tidak lengkap tanpa meninjau bagaimana biaya persediaan ditentukan.
Berikut beberapa metode yang dapat digunakan untuk menentukan persediaan.
1. Metode FIFO (First In First Out)
Dalam sistem first in first out, produk yang pertama kali dibeli adalah produk yang pertama kali dipasarkan. Oleh karena itu, sistem ini sesuai dengan aliran biaya yang sebenarnya.
Sistem ini merupakan sistem yang paling umum digunakan dalam penilaian persediaan. Tentunya sistem ini menyesuaikan stok barang yang akan habis sesuai dengan kegiatan produksi yang nilainya mendekati harga awal yang dimasukkan.
Oleh karena itu persediaan terakhir akan berada pada harga baru atau mungkin dengan barang terakhir yang dibeli. Sistem ini menggunakan sistem perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP).
Jika sistem ini digunakan pada masa inflasi, biaya unit biaya sebelumnya akan lebih rendah daripada biaya unit biaya terakhir. Oleh karena itu, FIFO ini akan menghasilkan laba kotor yang lebih tinggi.
2. Metode LIFO (Last In First Out)
Berbeda dengan sistem FIFO, sistem Last In First Out (LIFO) adalah sistem pendataan stok untuk pencatatan bahwa persediaan yang terakhir dibeli akan dipasarkan terlebih dahulu dan persediaan yang pertama dibeli akan dikeluarkan di kemudian hari.
Perlu dicatat bahwa perusahaan tidak lagi diperbolehkan menggunakan sistem last in first out untuk pencatatan data inventaris mereka.
Karena itu, dengan sistem ini, pajak perusahaan menjadi lebih kecil selama inflasi.
3. Average
Metode average ini merupakan sistem yang biasa digunakan untuk menghitung biaya per unit penyimpanan dengan menggunakan rata-rata tertimbang.
Caranya adalah dengan membagi total biaya barang yang akan dipasarkan dengan jumlah unit yang akan dipasarkan untuk mendapatkan biaya rata-rata per unit.
Setelah biaya rata-rata per unit diketahui, metode terakhir adalah menghitung persediaan akhir dan biaya pokok penjualan.
Uraian di atas sedikit tentang manajemen persediaan. Dengan manajemen persediaan kami dapat mengelola persediaan dengan biaya yang efektif.
Manajemen perseduaan sebagai bagian penting dari perusahaan. Manajemen persediaan memantau aset perusahaan lebih dekat untuk kondisi dan keadaannya.
Misalnya di perusahaan manufaktur. Stok bahan harus dikontrol untuk menghindari kemacetan. Karena kekurangan dapat menghambat proses produksi dan penjualan.
Baca juga: Manajemen Logistik Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Manfaat
E. Fungsi Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan penting untuk bisnis. Hal ini dikarenakan fungsi dari kegiatan tersebut sangat berbeda-beda. Berikut inilah fungsi manajemen persediaan.
1. Mengantisipasi Kekurangan Persediaan
Ini seharusnya menjadi masalah, terutama bagi perusahaan yang fokus pada manufaktur barang.
Meski pengiriman bahan secara umum pasti akan sampai sesuai jadwal, namun cara mengantisipasinya tetap penting untuk dilaksanakan.
Untuk mengantisipasi jika persediaan terlambat datang dan berpotensi mengganggu proses produksi.
2. Pertimbangan pesanan persediaan ternyata tidak sama dengan kebutuhan
Keadaan seperti pesanan yang tidak cocok kemungkinan jarang terjadi. Tapi itu mungkin saja bisa terjadi.
Perusahaan harus selalu memastikan bahwa pesanan stok yang masuk diperlukan dan sesuai untuk proses produksi.
3. Antisipasi ketika persediaan yang dibutuhkan tampaknya tidak ada di pasar
Manajemen persediaan memainkan fungsi khusus dalam memastikan bahwa stok bahan selalu tersedia.
Cara ini harus diperhatikan bila bahan yang umum digunakan tidak dapat ditemukan di pasaran. Mungkin karena kekurangan stok atau hal lain
4. Memastikan kelancaran proses produksi
Khusus untuk perusahaan yang fokus pada produksi barang, harus ditekankan bahwa proses produksi tetap berjalan.
Hal ini dilakukan agar Anda tetap bisa mendapatkan keuntungan dan memenuhi kebutuhan pelanggan.
Oleh karena itu, manajemen persediaan menjadi penting untuk menjaga ketersediaan stok agar dapat terus produksi.
Baca juga: Manajemen Bisnis Adalah: Pengertian, Fungsi, Unsur dan Komponen
F. Pendekatan Metode Manajemen Persediaan
Dalam hal pengendalian persediaan, perusahaan biasanya menggunakan banyak metode.
Setidaknya ada 5 metode manajemen persediaan yang biasa digunakan oleh perusahaan untuk mengelola persediaan. Berikut ini adalah deskripsi dari masing-masing metode:
1. Metode EOQ (Economic Order Quantity)
Pendekatan metode yang sering digunakan dari Manajemen Persediaan Adalah Metode EOQ atau Economic Order Quantity
Biasa disebut sebagai metode kuantitas pesanan ekonomi. Sebagai salah satu metode pengendalian persediaan, dengan melakukan pembelian stok sesuai dengan pesanan yang diterima.
Misalkan perusahaan menerima pesanan.
Pelanggan telah menentukan berapa banyak pesanan, detail dan kapan harus siap. Oleh karena itu, perusahaan akan mempertimbangkan hal yang berbeda.
Dihitung berapa banyak bahan yang dibutuhkan, detail dan berapa harga bahan baku untuk memenuhi pesanan.
Kemudian nanti jelas berapa kebutuhan dan nominalnya. Jadi tidak ada bahan yang tersisa dan sesuai atau pas.
Langkah ini membawa banyak manfaat. Dengan asumsi tidak ada biaya pemeliharaan dan biaya penyimpanan untuk menyimpan sisa bahan.
2. Metode MRP (Material Requirement Planning)
Lebih dikenal sebagai sistem perencanaan kebutuhan material, metode manajemen dan rencana pasokan untuk memastikan bahan baku selalu tersedia.
Selain untuk menyediakan bahan baku tersedia untuk digunakan, metode ini juga memastikan bahwa persediaan yang disimpan berjumlah sedikit. Mengapa stok harus ditujukan untuk jumlah sedikit?
Hal ini karena pengurangan jumlah biaya penyimpanan yang otomatis untuk mempertahankan penyimpanan sedikit.
Beberapa rencana diimplementasikan dalam metode ini. Dimulai dengan perencanaan pembelian melalui jadwal produksi hingga pengiriman persediaan bahan baku.
3. Metode JIT (Just In Time)
Metode yang sering diterapkan oleh beberapa perusahaan jepang dalam Manajemen Persediaan Adalah Just In Time
Sistem ini memiliki istilah lain yaitu metode tepat waktu. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk tidak memiliki stok atau persediaan sebanyak mungkin.
Sampai perusahaan mencoba untuk memiliki persediaan pada atau mendekati 0. Ini karena biaya persediaan tidak dikeluarkan saat posisi perusahaan seperti ini.
Tetapi jika Anda tidak memiliki stok, bagaimana Anda bisa menghasilkan? Berikut adalah keuntungan dari sistem ini.
Perusahaan akan berusaha membeli persediaan hanya pada saat dibutuhkan. Hingga kuantitas bisa disamakan dengan kebutuhan dan tidak ada yang tersisa. Jadi apa triknya?
Dengan menjalin hubungan baik dengan beberapa pemasok bahan baku. Buat mereka merasa seperti bagian dari perusahaan. Kapan dan berapa banyak pemasok selalu siap mengirimkan.
4. Metode Analisa ABC
Klasifikasi stok dilakukan dalam metode ini, dengan nilai dan stok menjadi dasar klasifikasi.
Nilai di sini berarti nilai total persediaan, bukan harga persediaan per unit. Setiap item stock menerima stempel yang sama sesuai dengan kelasnya masing-masing.
Hal ini terjadi karena setiap item stock diperlakukan berbeda.
Misalkan ada persediaan kayu, paku dan cat. Kayu dapat ditandai Kelas A karena kayu membutuhkan perawatan khusus saat disimpan di gudang agar tidak mudah hancur.
Kemudian cat dapat ditempatkan di kelompok B karena mungkin lebih mudah disimpan daripada kayu.
Kode C bisa diberikan untuk paku karena walaupun banyak tapi lebih mudah disimpan daripada 2 stok sebelumnya.
5. Metode Periodic Review
Dalam metode ini dimungkinkan untuk memesan stok material secara bersamaan.
Jadwal pemesanan barang telah terjadwal secara rutin agar manajer keuangan dapat mengantisipasi berapa pengeluaran pembelian bahan baku. Metode ini memiliki keunggulan tertentu.
Salah satunya mampu menahan fluktuasi permintaan bahan baku.
Metode ini juga mudah diterapkan karena tidak memerlukan proses administrasi yang panjang. Sebab, proses pembelian persediaan sudah terjadwal secara rutin.
Namun, sistem ini mengharuskan perusahaan untuk meningkatkan persediaan mereka untuk memperhitungkan ketika pesanan produksi tiba-tiba meroket.
Baca juga: Akuntansi Manajemen Adalah: Pengertian, Penerapan dan Fungsi
G. Kegiatan yang dilaksanakan Manajemen Persediaan
Ada banyak kegiatan utama yang dilakukan dalam manajemen persediaan, misalnya:
- Memastikan Anda memiliki persediaan yang cukup untuk periode berjalan.
- Memastikan persediaan dikelola secara optimal.
- Biaya penyimpanan dibuat seefisien mungkin, efisiensi yang dimaksud disini adalah perusahaan dapat menekan biaya penyimpanan.
Dari 3 hal yang disebutkan sebelumnya, arah khusus dari manajemen persediaan adalah efisiensi biaya.
Tujuannya adalah untuk membantu perusahaan mencapai keuntungan yang maksimal.
Maka efisiensi yang ingin dicapai dapat menekan biaya penyimpanan. Jadi apa itu biaya penyimpanannya?
Biaya penyimpanan adalah biaya yang dikeluarkan dengan menyediakan persediaan, menyimpannya sampai persediaan tersebut dikeluarkan (dipasarkan atau digunakan) oleh perusahaan.
Biaya persediaan ini tidak boleh dianggap remeh mengingat jumlahnya bisa sangat besar jika tidak dikelola dengan baik.
Secara umum biaya penyimpanan ini memiliki 4 kelompok yang masing-masing memiliki pekerjaan yang berbeda, salah satunya adalah:
1. Biaya Pemesanan (Order Cost)
Kegiatan pertama Manajemen Persediaan Adalah Biaya pemesanan. Biaya pemesanan sebagai biaya yang terkait dengan aktivitas pemesanan persediaan.
Biaya pemesanan ini pada dasarnya meliputi semua biaya yang dikeluarkan mulai dari pemesanan awal sampai dengan diterimanya barang yang diinginkan di gudang.
- Biaya Komunikasi
- Biaya Pengiriman
- Biaya Packing
- Biaya Pemrosesan Pesanan
- Biaya Pemeriksaan Pemesanan
2. Biaya Penyimpanan (Carrying Cost)
Kegiatan kedua Manajemen Persediaan Adalah biaya penyimpanan. Biaya-biaya tersebut merupakan biaya-biaya yang dapat dan akan dikeluarkan untuk menyimpan barang atau bahan yang semula dipesan.
Biaya penyimpanan ini dapat bervariasi tergantung pada nilai stok yang disimpan. Contoh biaya penyimpanan ini adalah:
- Biaya Fasilitas Penyimpanan
- Biaya Asuransi
- Biaya Keamanan
- Biaya Keusangan
- Biaya Penyusutan Persediaan
- Biaya Penurunan Harga
- Biaya Perhitungan Fisik dan Konsiliasi Laporan
- Biaya Penanganan Persediaan
- Biaya Pelaksana Gudang
- Biaya Kerusakan Barang
- Biaya Modal
3. Biaya Persiapan (Set Up Cost)
Biaya ketiga Manajemen Persediaan Adalah Biaya persiapan. Biaya set-up dan persiapan muncul ketika perusahaan dapat memproduksi sendiri barang atau stok bahan yang sudah dibutuhkan. Contoh biaya persiapan, yaitu:
- Biaya mesin yang sudah tidak berfungsi
- Biaya persiapan tenaga kerja
- Biaya surat menyurat
- Biaya persiapan peralatan dan perlengkapan
- Biaya penjadwalan
4. Biaya Kehabisan (Shortage Cost)
Biaya keempat Manajemen Persediaan Adalah biaya kehabisan.
Manajemen persediaan kadang-kadang pasti kurang atau tidak ada, oleh karena itu biaya kehabisan stok, atau lebih umum disebut shortage cost ini muncul ketika ketika tidak ada persediaan yang tersedia.
Ini seperti contoh ketika sebuah perusahaan mendapat pesanan tetapi jelas tidak ada bahan baku ketika akan memproduksi, sehingga perusahaan tidak dapat memenuhi pesanan.
Oleh karena itu, ada peluang yang timbul dari kurangnya persediaan, misalnya:
- Kehilangan Penjualan
- Kehilangan Pelanggan
- Kehilangan Pemesanan Khusus
- Biaya Pengiriman Khusus
- Produksi Terganggu
- Gangguan Jadwal Produksi
Berikut adalah meteri kuliah online mengenai pengertian manajemen persediaan, yang bisa anda lihat di video ini
Penutup
Itulah beberapa informasi singkat tentang manajemen persediaan. Mulai dari pengertian, fungsi, hingga metode yang biasa digunakan.
Semoga bisa menjadi rekomendasi bagi mereka yang tidak begitu mengerti istilah itu.
Sekian artikel berjudul Manajemen Persediaan Adalah: Pengertian, Fungsi dan Metode, semoga bermanfaat.